Rapport frå tilsyn med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i Selje kommune 2014

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avvik som blei avdekt innanfor revisjonsområdet. Systemrevisjonen gjaldt følgjande: om kommunen sikrar at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram blir gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll) sikrar at tildeling og gjennomføring fører til at personar som har rett til kvalifiseringsprogram får ei forsvarleg teneste.

Merknad:

Selje kommune kan betre internkontrolltiltaka slik at det blir enno mindre fare for svikt når det gjeld forsvarleg tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Dato: 13.05.2014

Elisabeth Lund-Iversen
revisjonsleiar

Hanne Sæbø
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Selje kommune i perioden 22.11.2013 – 13.05.2014. Revisjonen er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2014.

Fylkesmannen har heimel til å føre tilsyn med sosiale tenester i NAV etter lov om sosiale tenester i NAV § 9.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøke:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebygge brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok til å sikre at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten gjer greie for avviket som er avdekt under revisjonen og gir ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring.

2. Omtale av kommunen

Selje kommune har nesten 2.800 innbyggjarar, og ved Nav-kontoret arbeider fire personar i tillegg til leiar. Nav-leiar rapporterer direkte til rådmannen, og er den einaste tenesteleiaren i kommunen som ikkje rapporterer til ein kommunalsjef.

Alle dei tilsette i Nav-kontoret rullerer på å arbeide i mottaket og kan informere om kvalifiseringsprogrammet. Tre tilsette deler på ansvaret for oppfølging av personar som har økonomisk stønad og personar med kvalifiseringsprogram. Det er også desse tre som deler på ansvaret for å kartlegge søknader om kvalifiseringsprogram, skrive vedtak og utarbeide program saman med deltakaren. Det er alderen på brukaren som avgjer kven av desse tre som har ansvar i den enkelte sak. Nav-leiar kvalitetssikrar og skriv under på vedtak.

Kontoret er organisert i to team; sosialteam og oppfølgingsteam, der to tilsette har ansvaret for å drifte kvart sitt team. Kvalifiseringsprogrammet kan vere tema i begge teama, alt etter kva type problemstilling som skal drøftast. Møta i sosialteamet blir referatført i ei eiga bok, og både regelverk generelt og konkrete saker blir drøfta. I møter i oppfølgingsteamet blir med jamne mellomrom heile brukarporteføljen til kontoret gått gjennom for å sikre arbeidsretta oppfølging for den enkelte brukar.

Ein person i kommunen er innvilga tenesta kvalifiseringsprogram på tilsynstidspunktet, medan tre personar hadde på same tidspunkt hatt økonomisk stønad som einaste inntekt i fire månader eller meir.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel:sendt 25.11.2013.

Oversikt over dokument som kommunen har sendt over i samband med tilsynet, og dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte:25.03.2014.

Intervju:seks personar blei intervjua.

Sluttmøte:26.03.2014.

4. Kva tilsynet omfatta

Kommunen er pålagt å føre internkontroll med tenesta kvalifiseringsprogram. Føremålet med tilsynet var å undersøke om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram skjer i samsvar med lov- og forskriftskrav slik at det blir gitt forsvarlege tenester til dei som har rett til kvalifiseringsprogram.

Tilsynet hadde som føremål å undersøke om kommunen sikrar at kvalifiseringsprogrammet er tilgjengeleg for potensielle deltakarar, om det blir gjort forsvarlege identifiseringsprosessar og om det blir gitt tilstrekkeleg informasjon om retten til kvalifiseringsprogram. Vidare undersøkte vi om kommunen sikrar at kartleggings-, vurderings- og avgjerdsprosessane ved behandling av søknader om kvalifiseringsprogram er forsvarlege.

Føremålet var også å undersøke om kommunen sikrar forsvarleg gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved å sikre at tidsfrist for iverksetting av program blir haldne. Vidare undersøkte vi om innhald og omfang av kvalifiseringsprogramma er forsvarleg. I dette ligg det at programma blir individuelt tilpassa ved at den einskilde sine behov og føresetnader blir teke omsyn til og at programma inneheld arbeidsretta tiltak, arbeidssøking og eventuelt andre tiltak som kan vere med på å førebu og støtte opp under overgang til arbeid. Vidare undersøkte vi om kommunen sikrar forsvarleg oppfølging av deltakarar i kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Tilsynet avdekka ikkje avvik. Det vart gitt ein merknad.

Merknad:

Selje kommune kan betre internkontrolltiltaka slik at det blir enno mindre fare for svikt når det gjeld forsvarleg tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Merknaden byggjer på følgjande:

• Kommunen har ikkje informasjon om kvalifiseringsprogrammet på nettsidene sine.
• Dokumentgrunnlag og intervju viste at Nav-kontoret har forbetra internkontrolltiltaka og kunnskapen sin om reglane for kvalifiseringsprogrammet i løpet av det siste året. Dette har ført til at kontoret sjølv har avdekka at dei ikkje har utsteda deltakarbevis til personar som har avslutta kvalifiseringsprogrammet. Kontoret har vurdert at beviset ikkje har hatt relevans for brukarane sidan dei har gått inn i ordinært arbeid direkte etter deltaking i kvalifiseringsprogrammet. Etter tilsynet blir deltakarbevis sendt til tidlegare deltakarar.
• Kontoret har skriftlege prosedyrar for arbeidet med kvalifiseringsprogrammet, men desse er ikkje datert. Det går heller ikkje fram at dei er godkjent av leiar eller når dei skal reviderast neste gong.
• Kontoret har prosedyre for utarbeiding av program for den enkelte deltakar og oppfølginga Nav-kontoret skal gi i programperioden. Denne omtalar ikkje alt som er relevant ved desse aktivitetane. Intervju avdekka at programinnhaldet i for den enkelte deltakar gjerne er meir omfattande enn det som er dokumentert saksmappa.
• Av intervju gjekk det fram at oppfølging av den enkelte person jamleg blir diskutert i kontoret, ofte i teammøte. Oppdatering av arbeidsevnevurdering og evt. endring av «innsatsområde» for brukaren blir diskutert, men det blir ikkje alltid dokumentert endring i fagsystemet.
• Gjennom dokumentgrunnlag og intervju kom det fram at Nav-kontoret har eit skriftleg avvikssystem, medan avvik som skal meldast frå Nav-kontoret til kommuneleiing blir meldt munnleg sidan kvalitetssystemet «Kvalitetslosen» ikkje er implementert.
• Dokumentgrunnlag og intervju viste at kommunen ikkje har aktivitetar for systematisk å overvake og gå gjennom internkontrollen for å sikre at den fungerer som føresett og bidreg til kontinuerleg betring.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18-131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningsloven
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• FOR-2011-12-21-1471: Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Hovedrundskriv nr 35 av 22.06.2012: lov om sosiale tjenester i NAV – Arbeids- og velferdsdirektoratet

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart Selje kommune
• Samarbeidsavtale mellom Selje kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Sogn og Fjordane
• Delegert mynde frå rådmannen til Nav-leiar
• Notat om møtestruktur ved Nav Selje
• Notat med kommentarar til budsjettet for 2014
• Oversyn over tilsette ved Nav Selje med ansvars- og oppgåvefordeling på KVP- området
• Arbeidsplan ved Nav Selje
• Verksemdsplan for Nav Selje 2013
• Kompetanseplan for Nav Selje
• Rutine ved søknad om deltaking i kvalifiseringsprogrammet
• Rutine for å kunne identifisere aktuelle kandidatar for kvalifiseringsprogrammet
• Rutine KVP risiko og sårbarhet
• Risiko og sårbarhetsvurdering
• Nyttige verktøy om saksbehandling, rutiner og maler
• Søknadsskjema for deltaking i kvalifiseringsprogrammet
• Eksempel på sjekkliste for deltakarar i kvalifiseringsprogrammet, frå eit Nav-kontor
• Vekeplan KVP for Nav Selje
• Skjema for avvikshandtering KVP
• Opplysning om at tre personar i 2013 har hatt økonomisk stønad som einaste inntektskjelde i fire månader eller meir

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei levert under tilsynsbesøket:

• Utviklingsavtale for 2014 – Nav Selje

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Ei saksmappe til person som hadde tenesta kvalifiseringsprogram på tilsynstidspunktet
• Tre saksmapper til personar som har hatt tenesta kvalifiseringsprogram, men der programmet er avslutta i tidsrommet mellom 01.03.2013 og 01.10.2013
• Tre saksmapper til personar som på tilsynstidspunktet hadde hatt økonomisk stønad som einaste inntekt i fire månader eller meir

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Revisjonsvarsel sendt 25.11.2013
• Nytt tidspunkt for tilsynet sendt 21.01.2014
• Dokumentasjon frå kommunen motteke 17.02.2014 og 25.02.2014
• Program for tilsynet sendt 25.02.2014
• Førebels rapport sendt 11.04.2014
• Endeleg rapport dagsett 13.05.2014

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Rådgjevar Elisabeth Lund-Iversen (revisjonsleiar)
Seksjonsleiar Hanne Sæbø (revisor)
Rådgjevar Kari Vold Olsen (revisor)

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet