Rapport frå tilsyn med «Behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn» Askvoll kommune 2015

Samandrag

Rapporten gjer greie for avviket som blei avdekt på det reviderte området. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad frå personar som har forsytingsansvar for barn blir behandla i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll) sikrar at kartlegging og vurdering av søknadene frå denne gruppa blir gjort på ein forsvarleg måte. Ei forsvarleg kartlegging og vurdering av kvar enkelt søknad ut frå situasjonen på søknadstidspunktet vil føre til at søkjaren mottar rett teneste til rett tid.

Fylkesmannen avdekte eitt avvik under systemrevisjonen i Askvoll kommune. Det blei ikkje gitt merknad.

Avvik:Askvoll kommunesikrar ikkjeforsvarleg kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn.

Dato: 14.04.2015

Elisabeth Lund-Iversen
revisjonsleiar

Kari Vold Olsen
revisor

Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ikkje underskrifter.

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Askvoll kommune i perioden 17.12.2014 – 14.04.2015. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2015.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosiale tenester i Nav etter sosialtenestelova § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten gjer greie for avviket som blei avdekte under revisjonen og gir derfor ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor området som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av kommunen

Askvoll kommune hadde 3008 innbyggjarar pr. 01.01.2015, og ved Nav-kontoret var det på tilsynstidspunktet fem tilsette i tillegg til leiar. I tillegg til tenester etter sosialtenestelova, har kontoret også ansvaret for særlege tiltak for rusmiddelavhengige, Husbanken sine ordningar og gjeldsordning. Nav-leiar rapporterer til rådmannen og deltek på månadlege leiarmøter i kommunen.

Fire tilsette ved Nav-kontoret arbeider med behandling av søknader om økonomisk stønad. I 2014 var det 22 personar i kommunen med forsytingsansvar for barn som fekk vedtak som gjaldt økonomisk stønad.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel: sendt 17.12.2014.

Oversikt over dokumenta som kommunen sendte i samband med tilsynet, og dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte: 11.03.2015.

Intervju:Fem personar blei intervjua.

Sluttmøte: 12.03.2015. 

4. Kva tilsynet omfatta

Føremålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar som har forsytingsansvar for barn blir gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav. Det er sentralt at kommunen sikrar at situasjonen til søkaren på søknadstidspunktet blir forsvarleg kartlagt og vurdert og at det blir gjort individuelle vurderingar av kvar søknad.

Med økonomisk stønad meiner vi stønad til livsopphald, jf. sosialtenestelova § 18 og stønad i særlege tilfelle, jf. sosialtenestelova § 19.

Personar som har forsytingsansvar for barn er i denne samanhengen definert slik: personar som har forsytingsansvar etter lov om barn og foreldre, og som har barna buande hjå seg fast eller som har samvær med dei.

Behandling av søknad er definert som prosessen frå og med det ligg føre ein søknad og fram til det skal takast avgjerd om det er grunnlag for å yte økonomisk stønad og storleiken på stønaden blir vurdert. Behandling av søknad omfattar kartlegginga av situasjonen til søkaren på søknadstidspunktet og vurderinga som blir lagt til grunn for avgjerd.

5. Funn

Avvik: Askvoll kommune sikrar ikkje forsvarleg kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn.

Avvik frå følgjande krav: sosialtenestelova §§ 4, 5, 18 og 19 jf. forvaltningslova § 17 og internkontrollforskrifta § 4, bokstav f, g, h.

Avviket byggjer på følgjande:

• I intervjua kom det fram at dei tilsette er opptatt av å kartlegge og vurdere situasjonen til søkaren og barna på ein god måte. Mappegjennomgangen viste at kartlegging og vurdering ikkje alltid blir dokumentert i vedtak eller andre saksdokument. I 10 av dei 15 vedtaka/saksdokumenta vi såg på var det ikkje dokumentert at det er gjort ei kartlegging og vurdering av behova til søkarens barn på søknadstidspunktet. Kommunen har ikkje avdekka dette gjennom internkontrolltiltak eller korrigert manglane.
• Kommunen har utarbeida kartleggingsskjema som skal nyttast i samtale med søkaren. Det går fram av «Intern rutine økonomisk sosialhjelp NAV Askvoll» at skjema skal nyttast minimum kvar tredje månad. Intervju og mappegjennomgang avdekka at dette ikkje er ein innarbeidd praksis.
• Mappegjennomgangen avdekka at det ikkje alltid går fram av vedtaka eller andre saksdokument at det er gjort ei individuell vurdering før stønadsbeløpet blir fastsett. I 8 av dei 15 vedtaka/saksdokumenta vi såg på gjekk det ikkje fram kvifor beløpet er tilstrekkeleg i den enkelte situasjonen. Kommunen har ikkje avdekka dette gjennom internkontrolltiltak eller korrigert manglane. I «Intern rutine økonomisk sosialhjelp NAV Askvoll» står det under punktet om vedtaket at: «Det skal gå fram om, og kvifor rettleiande satsar skal fråvikast.» I «Hjelpeskjema – utrekning av krisehjelp» står det: «Askvoll kommune nyttar statleg rettleiande satsane for økonomisk sosialhjelp (…..) Alternativt gjer individuelle vurdering av stønadsbeløpet, der når det er behov for det.»
• Mappegjennomgangen avdekka at for 4 av dei 15 søknadene vi såg på, var det i vedtaket ikkje tatt stilling til alt som var søkt om. Vedtaket i desse tilfella var ikkje formulert som eit delvis avslag, og det gjekk ikkje fram om søknaden var vurdert både etter §§ 18 og 19.
• Tilsette som arbeider med økonomisk stønad har delegert vedtaks- og tilvisingsmynde. Det går fram av «Intern rutine økonomisk sosialhjelp NAV Askvoll» at vedtak skal underskrivast av både rådgjevar og leiar, men det går ikkje fram kva som er omsynet bak at leiar skal skrive under vedtaka. Praksis i kontoret er at rådgjevar gjer vedtak og betalar ut stønad før leiar ser på saksbehandlinga og skriv under vedtaket. Praksisen inneber at vedtak ikkje blir kvalitetssikra før dei blir effektuert.
• Det er saksmøte i kontoret kvar tysdag. Rådgjevarane kan melde inn saker dei behandlar til drøfting i dette møtet for å sikre lik praksis i kontoret. Av intervju går det fram at dette blir gjort i varierande grad slik at ein del av søknadene blir behandla utan felles drøfting.
• Kommunen er i implementeringsfasen av kvalitetssystemet «RiskManager» som har modular for avvikshandtering, dokument og risiko- og sårbarheitsanalyse. Gjennom intervju kom det fram at dei tilsette kjenner til korleis dei skal melde avvik, men er usikre på kva som skal meldast som avvik på tilsynsområdet. Det er dermed ikkje etablert felles forståing og praksis for dette. Kommunen har ikkje starta implementering av modulen for risiko- og sårbarheitsanalyse og utfører heller ikkje denne type arbeid (internkontrolltiltak) på tilsynsområdet.

Kommentar:

Det følgjer av sosialtenestelova § 41 at forvaltningslova gjeld med dei særreglar som går fram av lova.

Avgjerder etter sosialtenestelova §§ 18 og 19 er enkeltvedtak, slik at saksbehandlingsreglane i forvaltningslova kapittel IV og V gjeld. Forvaltningslova § 17 lovfestar eit grunnleggande forvaltningsrettsleg prinsipp om at ei sak skal vera forsvarleg opplyst («så godt opplyst som mulig») før det blir tatt avgjerd. Kommunen har eit sjølvstendig ansvar for aktivt å syte for tilstrekkeleg saksopplysning.

Forvaltningslova § 17 inneber at alle relevante forhold skal klarleggast før kommunen tek stilling til ein søknad.

Når søkaren har barn eller samvær med barn har kommunen særskilt ansvar for å innhente opplysningar knytt til barn, jf. føremålet med sosialtenestelova i § 1. Døme: spesielle utgifter til barn, barns sosiale- og helsemessige forhold, deltaking på fritidsaktivitet, utgifter til utstyr, samværsutgifter, bustad og butilhøve, innbu og liknande.

Kartlegging av faktisk situasjon, gjennom innhenting av opplysningar/informasjon frå søkjar, må avgrensast mot retten NAV-kontoret har til å krevje at søkaren dokumenterer opplysningar/informasjon, i den utstrekning det er relevant og rimeleg i den enkelte saka. Kor omfattande kartlegging som er nødvendig og kva type informasjon som skal innhentast for at saka skal vere forsvarleg opplyst, må vurderast konkret, og vil variere frå søknad til søknad. Kommunen må også syte for å dokumentere opplysningar som blir innhenta, t.d. gjennom journalnotat frå møte/brukarsamtale, jf. forvaltningslova § 11d.

Etter at kommunen har sikra at det ligg føre tilstrekkelige opplysningar til søknaden, skal den avgjerast etter ein konkret individuell vurdering, jf. sosialtenestelova §§ 18 og 19. Kravet til konkret individuell vurdering inneber at kommunen, i kvar enkelt sak, skal ta stilling til kva som skal leggast til grunn som inntekter for denne søkaren, kva utgifter som er nødvendig til livsopphald for denne søkaren/familien, om denne søkaren er i ein spesiell livssituasjon som omtalt i § 19, og storleiken på stønaden (utmålinga).

6. Vurdering av styringssystemet i kommunen

Barn og unge er særskilt sårbare i vanskelege situasjonar, som til dømes når familien har økonomiske problem. Difor er kartlegging av deira situasjon viktig når foreldra søkjer om økonomisk stønad.

Tilsynet avdekte at kommunen ikkje har etablert eit fullgodt styringssystem (internkontrolltiltak) for dei sosiale tenestene. Manglande styringstiltak og oppfylling av lovkrav for tenesta økonomisk stønad, fører til ein risiko for at søkjarar av økonomisk stønad, og barna deira, ikkje får den stønaden dei har krav på. Vidare fører det til risiko for at barna ikkje har den levestandarden som er tilstrekkeleg for fysisk, åndeleg og sosial utvikling, jf. sosialtenestelova § 1 om formålet med lova.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18-131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningsloven
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Hovedrundskriv nr 35 av 22.06.2012: lov om sosiale tjenester i NAV – Arbeids- og Velferdsdirektoratet
• Rundskriv A-1/2014 – Statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad 2015

8. Dokumentunderlag

Fylkesmannen fekk tilsendt følgjande dokumentasjon frå kommunen knytt til den daglege drifta av tenesta økonomisk stønad:

• Samarbeidsavtale mellom Askvoll kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Sogn og Fjordane
• Organisasjonskart Askvoll kommune 2015
• Delegasjonar av mynde
• Organisering Nav Askvoll
• Årsmelding Nav Askvoll 2013
• Søknadsskjema for økonomisk sosialhjelp i Askvoll
• Dokumentasjonskrav i samband med søknad om økonomisk sosialhjelp i Askvoll kommune
• Intern rutine økonomisk sosialhjelp NAV Askvoll
• Kartleggingsskjema – økonomisk sosialhjelp i Askvoll kommune
• Hjelpeskjema – utrekning av krisehjelp
• Sjekkliste intern kvalitetskontroll av økonomiske sosialsaker
• Oppsummeringsskjema – intern kontroll sosiale tenester
• Prosedyre for avviksbehandling økonomisk sosialhjelp
• Skjema for avviksmelding
• Informasjon om tal personar med forsytingsansvar for barn som i 2014 fekk vedtak som gjaldt økonomisk stønad

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 15 søknader med tilhøyrande saksdokument og vedtak, frå 13 ulike klientmapper. Søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Revisjonsvarsel sendt 17.12.2014
• Dokumentasjon frå kommunen motteke 10.02.2015
• Program for tilsynet sendt 23.02.2015
• Førebels rapport sendt 17.03.2015

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Fråtilsynsorganetdeltok:
Elisabeth Lund-Iversen (revisjonsleiar)
Kari Vold Olsen (revisor)
Siren Rørgård Skjerven (revisor)