Rapport frå tilsyn med «Behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn» i Lærdal kommune 2015

Samandrag

Rapporten gjer greie for avviket som blei avdekt på det reviderte området. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad frå personar som har forsytingsansvar for barn blir behandla i samsvar med lov- og forskriftskrav.

Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll) sikrar at kartlegging og vurdering av søknadene frå denne gruppa blir gjort på ein forsvarleg måte. Ei forsvarleg kartlegging og vurdering av kvar enkelt søknad ut frå situasjonen på søknadstidspunktet vil føre til at søkjaren mottar rett teneste til rett tid.

Fylkesmannen avdekte eitt avvik under systemrevisjonen i Lærdal kommune. Det blei ikkje gitt merknad.

Avvik:

Lærdal kommune sikrar ikkje forsvarleg kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn.

Dato: 21.04.2015

Elisabeth Lund-Iversen
revisjonsleiar

Kari Vold Olsen
revisor

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrifter.

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Lærdal kommune i perioden 17.12.2014 – 21.04.2015. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2015.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosiale tenester i Nav etter sosialtenestelova § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten gjer greie for avviket som blei avdekte under revisjonen og gir derfor ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor området som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av kommunen

Lærdal kommune hadde 2146 innbyggjarar pr. 01.01.2015, og ved Nav-kontoret var det på tilsynstidspunktet fem tilsette i tillegg til leiar. I tillegg til tenester etter sosialtenestelova, har kontoret flyktningteneste og arbeider for tida med busetting av flykningar. Leiar rapporterer til rådmannen, og er leiar også for Nav-kontoret i nabokommunen Aurland.

Fire tilsette arbeider med behandling av søknader om økonomisk stønad. Nav-leiar har ein kvalitetssikringsfunksjon av desse sakene. Kontoret legg vekt på erfaringsdeling i det daglege arbeidet, noko som skjer både i kontormøter, fagmøter og samtalar mellom kollegaer i arbeidskvardagen.

I 2014 var det i Lærdal 17 personar med forsytingsansvar for barn som fekk vedtak som gjaldt økonomisk stønad.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel: sendt 17.12.2014.

Oversikt over dokumenta som kommunen sendte i samband med tilsynet, og dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte: 03.03.2015.

Intervju: Fem personar blei intervjua.

Sluttmøte: 04.03.2015.

4. Kva tilsynet omfatta

Føremålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar som har forsytingsansvar for barn blir gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav. Det er sentralt at kommunen sikrar at situasjonen til søkaren på søknadstidspunktet blir forsvarleg kartlagt og vurdert og at det blir gjort individuelle vurderingar av kvar søknad.

Med økonomisk stønad meiner vi stønad til livsopphald, jf. sosialtenestelova § 18 og stønad i særlege tilfelle, jf. sosialtenestelova § 19.

Personar som har forsytingsansvar for barn er i denne samanhengen definert slik: personar som har forsytingsansvar etter lov om barn og foreldre, og som har barna buande hjå seg fast eller som har samvær med dei.

Behandling av søknad er definert som prosessen frå og med det ligg føre ein søknad og fram til det skal takast avgjerd om det er grunnlag for å yte økonomisk stønad og storleiken på stønaden blir vurdert. Behandling av søknad omfattar kartlegginga av situasjonen til søkaren på søknadstidspunktet og vurderinga som blir lagt til grunn for avgjerd.

5. Funn

Avvik:

Lærdal kommune sikrar ikkje forsvarleg kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytingsansvar for barn.

Avvik frå følgjande krav: sosialtenestelova §§ 4, 5, 18 og 19 jf. forvaltningslova § 17 og internkontrollforskrifta § 4 bokstav c, f, g, h.

Avviket byggjer på følgjande:

• I intervjua kom det fram at dei tilsette er opptatt av å kartlegge situasjonen til søkaren og barna på ein god måte. Mappegjennomgangen viste at kartlegginga ikkje alltid blir dokumentert i vedtak eller andre saksdokument. I seks av dei 16 vedtaka/saksdokumenta vi såg på var det ikkje dokumentert at det er gjort ei kartlegging og vurdering av behova til søkarens barn på søknadstidspunktet. Kommunen har ikkje avdekka dette gjennom internkontrolltiltak eller korrigert manglane. Kommunen har ikkje kartleggingsverktøy eller sjekklister for å sikre forsvarleg kartlegging og vurdering og felles forståing i kontoret.
• Mappegjennomgangen avdekte at det ikkje alltid går fram av vedtaka eller andre saksdokument at det er gjort ei individuell vurdering før stønadsbeløpet blir fastsett. I seks av dei 16 vedtaka/saksdokumenta vi såg på gjekk det ikkje fram kvifor beløpet er tilstrekkeleg i den enkelte situasjonen. Kommunen har ikkje avdekka dette gjennom internkontrolltiltak eller korrigert manglane.
• Gjennom intervju gjekk det fram at nytilsette får innføring i fagsystem og kvar regelverk og relevant fagstoff er å finne elektronisk. Vidare oppfølging skjer gjennom kollegastøtte. Kommunen har ikkje internkontrolltiltak som kan fange opp om dei tilsette har nødvendig kunnskap og ferdigheiter innanfor fagfeltet økonomisk stønad.
• Mappegjennomgangen viste at det i enkelte vedtak er uklart om stønaden er ytt etter §§ 18 eller 19. Intervju avdekka at ikkje alle tilsette som behandlar søknader har kompetanse på dette regelverket.
• Gjennom intervju gjekk det fram at vedtak om økonomisk stønad skal kvalitetssikrast av Nav-leiar som skal skrive under på alle vedtak. Intervju og mappegjennomgang avdekte at denne praksisen ikkje er konsekvent. Åtte av 16 vedtak vi såg på var ikkje underskrivne av leiar.
• Gjennom intervju kom det fram at dersom det blir oppdaga feil i saksbehandlinga av søknader om økonomisk stønad, blir dette ordna opp ovanfor brukaren. Det er ulik oppfatning blant dei tilsette om feila i tillegg skal meldast til leiar. Kommunen har ikkje etablert eit system for å melde avvik i Nav-kontoret, og avvikshandtering er i liten  grad tema på møter i Nav-kontoret eller i leiarmøter i kommunen som Nav-leiar deltek på. Det er ikkje etablert felles forståing i Nav-kontoret for kva som kan meldast som avvik, eller korleis dette kan gjerast.

I dokumentasjonen frå kommunen og intervju kom det fram at det ikkje er gjort risiko- og sårbarheitsanalyse av arbeidet med økonomisk stønad, og kommunen har ikkje utarbeida retningslinjer eller prosedyrar for den type internkontrollarbeid.

Gjennom intervju og dokumentasjon frå kommunen kom det fram at kommunen ikkje har sett i verk systematiske kontrolltiltak for å sikre at arbeidet med økonomisk stønad blir gjennomført i samsvar med regelverket.

Kommentar:

Det følgjer av sosialtenestelova § 41 at forvaltningslova gjeld med dei særreglar som går fram av lova.

Avgjerder etter sosialtenestelova §§ 18 og 19 er enkeltvedtak, slik at saksbehandlingsreglane i forvaltningslova kapittel IV og V gjeld. Forvaltningslova § 17 lovfestar eit grunnleggande forvaltningsrettsleg prinsipp om at ei sak skal vera forsvarleg opplyst («så godt opplyst som mulig») før det blir tatt avgjerd. Kommunen har eit sjølvstendig ansvar for aktivt å syte for tilstrekkeleg saksopplysning.

Forvaltningslova § 17 inneber at alle relevante forhold skal klarleggast før kommunen tek stilling til ein søknad.

Når søkaren har barn eller samvær med barn har kommunen særskilt ansvar for å innhente opplysningar knytt til barn, jf. føremålet med sosialtenestelova i § 1. Døme: spesielle utgifter til barn, barns sosiale- og helsemessige forhold, deltaking på fritidsaktivitet, utgifter til utstyr, samværsutgifter, bustad og butilhøve, innbu og liknande.

Kartlegging av faktisk situasjon, gjennom innhenting av opplysningar/informasjon frå søkjar, må avgrensast mot retten NAV-kontoret har til å krevje at søkaren dokumenterer opplysningar/informasjon, i den utstrekning det er relevant og rimeleg i den enkelte saka. Kor omfattande kartlegging som er nødvendig og kva type informasjon som skal innhentast for at saka skal vere forsvarleg opplyst, må vurderast konkret, og vil variere frå søknad til søknad. Kommunen må også syte for å dokumentere opplysningar som blir innhenta, t.d. gjennom journalnotat frå møte/brukarsamtale, jf. forvaltningslova § 11d.

Etter at kommunen har sikra at det ligg føre tilstrekkelige opplysningar til søknaden, skal den avgjerast etter ein konkret individuell vurdering, jf. sosialtenestelova §§ 18 og 19. Kravet til konkret individuell vurdering inneber at kommunen, i kvar enkelt sak, skal ta stilling til kva som skal leggast til grunn som inntekter for denne søkaren, kva utgifter som er nødvendig til livsopphald for denne søkaren/familien, om denne søkaren er i ein spesiell livssituasjon som omtalt i § 19, og storleiken på stønaden (utmålinga).

6. Vurdering av styringssystemet i kommunen

Barn og unge er særskilt sårbare i vanskelege situasjonar, som til dømes når familien har økonomiske problem. Difor er kartlegging av deira situasjon viktig når foreldra søkjer om økonomisk stønad.

Tilsynet avdekte at kommunen ikkje har etablert eit fullgodt styringssystem (internkontrolltiltak) for dei sosiale tenestene. Manglande styringstiltak og oppfylling av lovkrav for tenesta økonomisk stønad, fører til ein risiko for at søkjarar av økonomisk stønad, og barna deira, ikkje får den stønaden dei har krav på. Vidare fører det til risiko for at barna ikkje har den levestandarden som er tilstrekkeleg for fysisk, åndeleg og sosial utvikling, jf. sosialtenestelova § 1 i lov om formålet med lova.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18-131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningsloven
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Hovedrundskriv nr 35 av 22.06.2012: lov om sosiale tjenester i NAV – Arbeids- og Velferdsdirektoratet
• Rundskriv A-1/2014 – Statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad 2015

8. Dokumentunderlag

Fylkesmannen fekk tilsendt følgjande dokumentasjon frå kommunen knytt til den daglege drifta av tenesta økonomisk stønad:

• Samarbeidsavtale mellom Lærdal kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Sogn og Fjordane
• Organisasjonskart Lærdal kommune
• Brev med opplysningar om Nav Lærdal; tal tilsette, møtestruktur, opplæringsplanar, risiko- og sårbarheitsanalyse, brukarerfaringar, avvikssystem, tal personar med forsytingsansvar for barn som i 2014 fekk vedtak som gjaldt økonomisk stønad
• Delegasjon
• Rundskriv Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV
• Materiell utarbeida på deltaking i læringstilsyn i 2012
• Årsmelding kommunale tenester i Nav 2014

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 16 søknader med tilhøyrande dokumentasjon og vedtak, frå 12 ulike klientmapper. Søknader om økonomisk stønad til personar med forsytingsansvar for barn.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Revisjonsvarsel sendt 17.12.2014
• Dokumentasjon frå kommunen motteke 11.02.2015
• Program for tilsynet sendt 13.02.2015
• Førebels rapport sendt 17.03.2015
• Merknader frå kommunen motteke 10.04.2015

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Elisabeth Lund-Iversen (revisjonsleiar)
Kari Vold Olsen (revisor)