Rapport frå tilsyn med kommunens arbeid med oppfølging av meldingar i Gloppen kommune 2016

Samandrag

Rapporten gjer greie for avvik som vart avdekt innanfor dei reviderte områda. Systemrevisjonen gjaldt kommunens arbeid med meldingar og tilbakemelding til meldar.

Tilsynet såg på følgjande undertema:

• at meldingar til barnevernstenesta vert forsvarleg vurdert
• at plikta til å gje tilbakemelding til meldaren vert ivareteken på ulike trinn i sakshandsaminga

Fylkesmannen avdekte to avvik under systemrevisjonen i Gloppen kommune.

Avvik 1: Kommunen sikrar ikkje forsvarleg vurdering av alle meldingar

Avvik 2: Kommunen sikrar ikkje at offentleg meldar får relevant informasjon etter avslutta undersøking

Dato: 03.06.2016

Line Pedersen Døsen
revisjonsleiar

Gunn Randi Bjørnevoll
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Gloppen kommune i perioden 12.04.2016 – 02.06.2016. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i 2016, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen fører tilsyn med den kommunale barnevernstenesta med heimel i barnevernlova § 2-3 fjerde ledd, og § 2-3 b.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen gjennom sin internkontroll sikrar at barnevernstenesta etterlever krava i lovgjevinga.

Under revisjonen vart følgjande undersøkt:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei temaa tilsynet omfattar
• om tiltaka vert følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok til å sikre at lovgjevinga vert følgd

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved dokumentgransking, intervju og andre undersøkingar.

Rapporten gjer greie for avvik som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Gloppen kommune er ein mellomstor kommune i Sogn og Fjordane, med ca. 5 800 innbyggarar.

Barnevernstenesta er organisert under oppvekstsjefen, saman med skulane, PPT, helsestasjonen og kommunepsykologen. Barnevernstenesta hadde på tilsynstidspunktet 3 heile stillingar i tillegg til barnevernsleiaren.

Gloppen kommune har for 2015 rapportert at dei har motteke 33 meldingar.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:
Revisjonsvarsel vart sendt ut 06.01.2016. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, motteke her 11.02.2016, går fram i kapittel 7, dokumentunderlag.
Opningsmøtevart halde 12.04.2016
Intervju: 5 personar vart intervjua 
Sluttmøte: vart halde 14.04.2016 
Førebels rapport: 27.04.2016

4. Kva tilsynet omfatta

Føremålet med tilsynet er å undersøkje om norske kommunar gjennom sine styringstiltak sikrar at meldingar til barnevernstenesta vart følgt opp i samsvar med gjeldande regelverk, jf. barnevernlova.

Tilsynet omfattar følgjande tema:

• at meldingar til barnevernstenesta vert forsvarleg vurdert
• at plikta til å gje tilbakemelding til meldaren vert ivareteken på ulike steg i sakshandsaminga

Barnevernstenesta har eit særskilt ansvar for at omsorgssvikt, åtferds-, sosiale og emosjonelle problem vert avdekt så tidleg at barnet ikkje får varige problem.

Barnevernstenesta skal behandle bekymringsmeldingar straks dei kjem inn, slik at ingen meldingar vert liggande ubehandla. Gjennomgangen av meldingar skal vere forsvarleg og dei barnevernsfaglege vurderingane skal vere i samsvar med vilkåra i lova, slik at meldingar ikkje vert henlagt på feil grunnlag. I løpet av tidsfristen på ei veke skal meldinga vere gjennomgått og vurdert, og barnevernet skal ha konkludert med mellombels vedtak i akuttsituasjon, undersøking eller henlegging av saka.

Barnevernstenesta skal stadfeste at melding er motteken, jf. § 6-7a. Når meldinga kjem frå offentleg myndigheit skal barnevernstenesta også gi informasjon om korleis dei følgjer opp saka vidare, om det er opna undersøking eller om meldinga er henlagt.

Offentleg meldar skal også ha tilbakemelding når undersøkinga er avslutta jf. barnevernlova § 6-7 a tredje ledd. Barnevernet kan gje offentleg meldar tilbakemelding om tiltak, dersom det er nødvendig for den offentlege meldaren si oppfølging av barnet, jf. barnevernlova § 6-7 a fjerde ledd.

5. Funn

Avvik 1: Kommunen sikrar ikkje forsvarleg vurdering av alle meldingar

Avvik frå:
Barnevernlova § 4-2, jf. § 4-3, internkontrollforskrifta § 4 bokstav f,g og h

Observasjonar:

1. Ved mappegjennomgangen har vi sett døme på at munnleg melding frå offentleg meldar ikkje er registrert som melding. Ved intervju har vi fått vite at barnevernstenesta etter munnleg melding frå offentleg meldar, har venta med å registrere meldinga til det har kome skriftleg melding.
2. Ved intervju har vi fått vite at meldingar som ikkje fører til akuttvedtak, vert drøfta og konkluderte i første barnevernsmøte etter mottak. Minst to tilsette er med ved meldingsgjennomgangen, den eine er barnevernsleiar eller stedfortreder. Mappegjennomgangen viser at det ikkje alltid er dokumentert kva barnevernsfaglege vurderingar som er gjort ved meldingsgjennomgangen. Dette gjeld mellom anna for 6 av 9 henlagde meldingar.
3. Ved intervju vart det opplyst at historikken vert brukt ved meldingsgjennomgangen. Mappegjennomgangen viser at det i 9 av 30 saker der barnevernet har kjennskap til barnet/familien frå tidlegare, ikkje er dokumentert at historikken er brukt ved meldingsgjennomgangen. Der det går fram at barnevernet har kjennskap til barnet/familien frå tidlegare, går det ikkje fram kva opplysningar som er vurdert relevante for konklusjon av meldinga.
4. Ved mappegjennomgangen fann vi berre eitt døme på at meldaren var kontakta for utfyllande opplysningar før konklusjon av meldinga.
5. Det går fram av mappegjennomgangen at barnevernet i tre saker i 2015 har vore i kontakt med andre enn meldaren/foreldra før meldinga er konkludert. Ved dokumentgjennomgang og intervju har vi fått vite at tenesta i februar 2016 har hatt internundervising om meldingsgjennomgang og undersøking. Ved intervju gjekk det fram at dei tilsette ikkje har felles forståing for når dei kan kontakte foreldra før meldinga er konkludert.
6. Ved dokumentgjennomgang og intervju kom det fram at kommunen ikkje har gjort risikovurderingar på dette området.
7. Ved intervju kom det fram at det ikkje er meldt avvik knytt til meldingsgjennomgangen. Kommuneleiinga etterspør ikkje avvik på dette området.

Avvik 2: Kommunen sikrar ikkje at offentleg meldar får relevant informasjon etter avslutta undersøking

Avvik frå:
Barnevernlova § 6-7 a tredje og fjerde ledd, jf. internkontrollforskrifta § 4 bokstav f, g og h

Observasjonar:

1. Mappegjennomgangen viser at offentleg meldar i tilbakemelding om mottatt melding får informasjon om at meldar vil få ny tilbakemelding etter avslutta undersøking.
2. Det gjekk fram ved intervju at det er klart for dei tilsette at det er den enkelte sakshandsamar si oppgåve å gje meldaren tilbakemelding etter avslutta undersøking. Mappegjennomgangen viser at det i 7 av 21 saker ikkje er gitt tilbakemelding til offentleg meldar. Av dei 14 som har fått tilbakemelding etter avslutta undersøking er 2 tilbakemeldingar gitt etter fristen på tre veker.
3. Ved intervju har vi fått vite at leiinga og dei tilsette veit at det kan svikte i tilbakemelding til offentleg meldar etter avslutta undersøking, men det er ikkje sett i verk tiltak for å sikre mot slik svikt.
4. Mappegjennomgangen viste at det sjeldan er dokumentert at offentleg meldar har fått informasjon om type tiltak. I to saker er heile undersøkingsrapporten sendt med samtykke frå foreldra. Ved intervju fekk vi vite at innhaldet i tilbakemeldinga til offentleg meldar etter avslutta undersøking har vore tema i barnevernsmøte, men at det ikkje er klart for dei tilsette kva tilbakemeldinga skal innehalde av informasjon om tiltak. Kommunen har ikkje kontrolltiltak som fangar opp om samarbeidspartar får nødvendig informasjon om type tiltak.
5. Det er ikkje gjort risikovurderingar på dette området, og det er ikkje klart for dei tilsette om manglande tilbakemelding til offentleg meldar skal meldast som avvik. Leiinga har ikkje oversikt over svikt på dette området.

Kommentar til begge avvika:

Tenester etter barnevernlova skal vere forsvarlege. Både vurderingar, hypotesar og konklusjonar skal vere dokumenterte. Barnevernstenesta må skrive ned det som kan ha betyding for vidare utgreiing og eventuelle tiltak. Tenesta treng dokumentasjon for å sikre samanheng i arbeidet sitt, og dokumentasjonen gjer det lettare for partane å ivareta rettane sine i saka. Det er ikkje eit krav at tenesta skal dokumentere i journal, men kravet til god forvaltningsskikk inneber at det skal vere mogleg å sjå i saksdokumenta kva faglege vurderingar som ligg til grunn for barnevernstenesta sine avgjerder.

I nokre tilfelle mottek barnevernstenesta meldingar som inneheld opplysningar som krev rask avklaring og eventuelt akutt inngripen. Barnevernstenesta må difor ha eit system som til ei kvar tid sikrar at det ved mottak av alle bekymringsmeldingar vert gjort ei konkret vurdering av alvorsgraden i meldinga, ut frå innhald, barnets alder og tenesta si eventuelle kjennskap til barnet/familien.

Barnevernstenesta skal gje skriftleg tilbakemelding til alle som har sendt bekymringsmelding, innan 3 veker etter motteke melding, jf. barnevernlova § 6-7a andre ledd. Dette for å styrke tilliten til barnevernstenesta, og fordi barnevernstenesta er avhengig av tillit og eit godt samarbeid med andre tenester for å kunne løyse oppgåvene etter barnevernlova. Ved melding frå offentleg meldar eller personar med yrkesmessig teieplikt, skal barnevernet i tilbakemeldinga opplyse om det er opna undersøking, jf. § 6-7a tredje ledd. Etter gjennomført undersøking skal offentlege meldarar ha tilbakemelding om at saka er avslutta eller vert følgt opp med tiltak. Barnevernstenesta skal vurdere om den offentleg meldaren også skal ha informasjon om kva type tiltak som er iverksette.

Kommunens internkontroll skal sikre at arbeidet i barnevernstenesta er forsvarleg og i samsvar med lovkrava. Det er viktig at kommunen i si planlegging, utføring og evaluering av barnevernsverksemda er merksam på tilhøve som kan føre til svikt i tenestene og aktivt bruker kunnskap om uønskte hendingar i forbetringsarbeidet.

Internkontrollen skal sikre at tenestene er forsvarlege og i samsvar med lovkrava elles. Det betyr at kommunen må ha eit system som sikrar at arbeidet i barnevernstenesta vert planlagt, utført og evaluert i samsvar med lovkrava. Det er viktig at kommunen er merksam på tilhøve som kan føre til svikt i tenestene og aktivt bruker kunnskap om uønskte hendingar i forbetringsarbeidet.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Internkontrollforskrifta pålegg kommunen å sikre og dokumentere at dei etterlever lovkrava, jf. barnevernlova § 2-1 andre ledd. Internkontrollforskrifta inneheld konkrete krav til styring og leiing. Krava til styring og kontroll inneber mellom anna at kommunen skal avklare ansvarsforhold, ha nødvendige rutinar og prosedyrar, og sikre at alle tilsette følgjer desse. Vidare skal kommunen sikre at dei tilsette har den kompetansen dei treng for å utføre oppgåvene sine.

Kommunen har hatt fokus på vurderingar i meldingsavklaringa, og har sett i verk rutinar for meldingsgjennomgang i saksmøtet. Barnevernstenesta skal alltid dokumentere dei vurderingane som ligg til grunn for ei avgjerd. Dette er spesielt viktig der meldinga vert henlagt, sidan terskelen for å opne ei undersøking skal vera låg.

Både leiinga og dei tilsette har vore kjende med at offentleg meldar ikkje alltid har fått tilbakemelding etter avslutta undersøking. Vi ser at kommunen ikkje har kontrollrutinar som sikrar mot slik svikt. Kommunen må ha kontrolltiltak som fangar opp at tilbakemeldinga inneheld nødvendig informasjon og er sendt før fristen er ute.

Saksbehandlingssystemet «Familia» som barnevernstenesta brukar, har fleire verktøy for styring og kontroll med meldingsgjennomgangen, som kommunen berre delvis har teke i bruk.

Manglande kontrollrutinar er manglar i arbeidet med å korrigere og forbetre område med fare for svikt. Konsekvensen av svikt i dokumentasjonen eller tilbakemelding til offentleg meldar kan vere at barnevernet ikkje fangar opp at eit barn lever under dårlege omsorgstilhøve og at barn og familiar derfor ikkje får den hjelpa dei treng.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon (barnekonvensjonen)
• Lov om barnevernstenester (barnevernlova)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
• Forskrift om internkontroll for oppgåvene til kommunen etter barnevernlova (internkontrollforskrifta)

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart, Gloppen kommune
• Rutine «Mottak av melding/ gjennomgang av melding»
• «Plan for forbetringsarbeid i Gloppen kommune, etter tilsynssak»
• Årsmelding 2014

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 42 meldingar
• Årsmelding 2015
• Nytt meldeskjema

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om systemrevisjon datert 06.01.2016
• Innsendt dokumentasjon datert 04.02.2016
• Korrespondanse om program og intervjuobjekt
• Program for tilsynet datert 18.03.2016

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Gunn Randi Bjørnevoll, revisor
Turid Måseide, revisor
Line Pedersen Døsen, revisjonsleiar

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet