Sammendrag

Statens helsetilsyn har det overordnede faglige ansvaret for tilsyn etter lov om folkehelsearbeid, jf. § 32. Statens helsetilsyn har initiert et landsomfattende tilsyn etter lov om folkehelsearbeid i 2014 og har i den forbindelse invitert noen fylker til å gjennomføre pilottilsyn. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomfører slikt pilottilsyn i tre kommuner i fylket.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen har løpende oversikt over helsetilstanden i befolkningen og de positive og negative faktorer som kan virke inn på denne.
• Om det på bakgrunn av dette oversiktsarbeidet vurderes om det er behov for justeringer av løpende tiltak, og/eller behov for å iverksette (nye) tiltak
• Om det løpende oversiktsarbeidet tilrettelegger for arbeidet med det samlede oversiktdokumentet som skal utarbeides hvert fjerde år og være klart ved oppstart av kommunens planstrategi etter plan- og bygningsloven § 10-1.

Det er høy bevissthet i fagenhetene i Åfjord kommune for viktigheten av folkehelsearbeid. Det har i mange år vært fokus på tiltak som hver for seg kan knyttes til folkehelsearbeid som f.eks. trafikksikkerhetstiltak, fysak og friskliv-sentralen, sosiale møteplasser, arealplanlegging, mv.

Kommunen har sammenstillinger av befolkningssammensetning og noe på levekår. Dette er data som i hovedsak er innhentet fra sentrale kilder. Folkehelse Fosen bidrar med systematisering av kunnskapsgrunnlag på folkehelseområdet og leverer analysert datagrunnlag til kommunen. I tillegg har kommunen resultat fra diverse undersøkelser som f.eks. Elevundersøkelsen, Ungdata, DelTa, Folkehelseprofilen og KOSTRA. Det er ikke etablert rutiner for å se dette datagrunnlaget i sammenheng.

Kommunen har gjennomført en prosessdag med bred involvering av både kommunale etater og frivillige lag og organisasjoner. Resultatet fra prosessdagen skal benyttes som utgangspunkt for å systematisere og samle informasjon for videre folkehelsearbeid.

Kommunens planstrategi har fastsatt at det skal utarbeides en Strategiplan for Folkehelsearbeidet og en Plan for barn og unge, oppvekstsvilkår – herunder barn og unge med funksjonsnedsettelser. Dette arbeidet skal ferdigstilles i løpet av 2014.

Det ble avdekket ett avvik under tilsynet. Det ble gitt en merknad

Avvik

Kommunen har ikke en skriftlig, systematisk løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorer som virker inn på denne.

Merknad

Kommunen har organisering for å ivareta folkehelsearbeidet, det gjenstår fortsatt noe implementering og praktiske avklaringer.

Dato: 19.12.2013

Ingrid Karin Hegvold
revisjonsleder Revisorer:
Linda Merete Svanholm
Hilde Bøgseth
Jorunn Lervik
Ragnar Hermstad

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Åfjord kommune, i perioden 28.8.2013 - 28.11.2013. Revisjonen er et pilottilsyn som ledd i å forberede landsomfattende tilsyn etter folkehelseloven i 2014.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om folkehelsearbeid § 31.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og verifikasjoner.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Åfjord kommune har hatt en liten befolkningsvekst i perioden 2010-2012. I 2012 var det i Åfjord kommune 3239 innbyggere (kilde SSB 2012). Befolkningstallene viser at Åfjord kommune vil få en økning i antall eldre over 80 år i årene fremover.

Organiseringen av folkehelsearbeidet ble vedtatt desember 2012. Arbeidet ledes av en strategigruppe som består av rådmann, seksjonssjefer, kultursjef og kommuneoverlege. Det er ansatt en folkehelsekoordinator i 20 % stilling. Kommuneoverlege er ansatt i 46,5 % for å utføre offentlige oppgaver. 6,5 % av dette ble tillagt hans stilling da han gikk over fra å være fastlege med offentlige oppgaver til å bli kommuneoverlege i 2013. Det er etablert en tverrfaglig folkehelse­gruppe, som skal være arbeidsgruppe for folkehelsekoordinatoren. Strategigruppe, folkehelsekoordinator og folkehelsegruppen har vært i funksjon siden høsten 2013.

Åfjord kommune er tilknyttet Folkehelse Fosen, som er en interkommunal organisasjon for syv kommuner, og får blant annet samfunnsmedisinsk kompetanse gjennom dette interkommunale samarbeidet.

Kommunen har stort fokus på at alle enheter i kommunen skal være delaktig i folkehelsearbeidet.

I følge data fra kommunehelseprofilene utarbeidet fra Nasjonalt folkehelseinstitutt fra 2013 har Åfjord kommune en lavere andel personer som har psykiske symptomer enn ellers i landet. Derimot ligger kommunen over landsgjennomsnittet innenfor området overvekt, samt plager og sykdommer knyttet til muskel- og skjelettsystemet. Andel uføretrygdede under 45 år er også høyere enn landsgjennomsnittet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28. august 2013

Formøte ble avholdt 16. september 2013

Åpningsmøte ble avholdt 27. november 2013

Intervjuer: 14 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 28. november 2013.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, samt oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

I folkehelsemeldingen, Meld. St. 34 (2012-13), uttaler Regjeringen i kapittel 7.1.3 at tilsyn med folkehelseloven skal bidra til å støtte kommunesektorens egne aktiviteter for å ivareta folkehelse gjennom kommunens/fylkeskommunens plan- og styringssystem. Det går her frem at tilsynet bør innrettes mot kommunens fireårige plansykluser.

Ved beslutningen om tilsynstema for pilottilsynene har Statens helsetilsyn lagt vekt på uttalelsen i folkehelsemeldingen om at det ved gjennomføring av tilsynsaktivitet skal tas hensyn til at folkehelsearbeidet skal integreres i kommunens øvrige planarbeid. Av dette følger at det må tas høyde for hvor i planprosessen kommunen befinner seg på tilsynstidspunktet. I beslutningen er det også lagt vekt på at folkehelseloven og forskriften ennå er relativt nye, med ikrafttredelse hhv 1. januar og 1. juli 2012.

Ut fra dette har Statens helsetilsyn besluttet at tilsynet skal omfatte om kommunen sikrer, gjennom tilstrekkelig styring og ledelse (internkontroll) at:

• Den har løpende oversikt over helsetilstanden i befolkningen og de positive og negative faktorer som kan virke inn på denne. Det betyr at:
  - den løpende oversikten baseres på kunnskap fra opplysninger som statlige helsemyndigheter og fylkeskommunen gjør tilgjengelig, kunnskap fra de kommunale helse- og omsorgstjenestene, kunnskap om faktorer og utviklingstrekk i miljø og lokalsamfunn som har innvirkning på befolkningens helse, samt folkehelseutfordringer og tiltak som er identifisert i kommunens planer og
  - kunnskapen som følge av den løpende oversikten benyttes som grunnlag for å identifisere folkehelseutfordringer i kommunen, årsaksforhold (hva påvirker folkehelsen og på hvilken måte) og konsekvenser disse forholdene kan ha for folkehelsen.
• Det på bakgrunn av dette oversiktsarbeidet vurderes om det er behov for justeringer av løpende tiltak, og/eller behov for å iverksette (nye) tiltak
• Det løpende oversiktsarbeidet tilrettelegger for arbeidet med det samlede oversiktsdokumentet som skal utarbeides hvert fjerde år og være klart ved oppstart av kommunens planstrategi etter plan- og bygningsloven § 10-1.

5. Funn

Det ble avdekket ett avvik under tilsynet. Det ble gitt én merknad

Avvik

Kommunen har ikke en skriftlig, systematisk løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorer som virker inn på denne

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om folkehelsearbeid i kommunene § 5

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen mangler en helhetlig oversikt som skal danne grunnlaget for det fireårige samlede oversiktdokumentet. Dette medfører at de også mangler grunnlag for å vurdere og justere det løpende folkehelsearbeidet.
• Kommunen benytter i begrenset grad foreliggende data på en systematisk måte i folkehelsearbeidet.
• Kommunen foretar begrenset selvstendig analyse av det tilgjengelige datamaterialet.
• Gjennom intervju fremkommer det at enhetsledere ikke systematisk blir etterspurt/rapporterer folkehelsedata, men det fremkommer at området diskuteres i ledergruppe.
• Gjennom intervju har det fremkommet at hver enkelt enhet diskuterer områder som har folkehelseperspektiv i sine ledergrupper. Det er ikke rutiner som fører til at dette blir løftet opp i strategi- eller folkehelsegruppa for videre bearbeidelse, samt sikret at det blir sett i sammenheng med andre enheter.

Merknad

Kommunen har organisering for å ivareta folkehelsearbeidet, det gjenstår fortsatt noe implementering og praktiske avklaringer

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Folkehelsegruppen, som er tverrfaglig sammensatt, har et mandat. I organisasjonen framkommer ulik oppfatning av ansvar og myndighet for gruppen.
• Intervju viser at det er noe uklarhet om hvilke oppgaver som ligger til strategigruppa og folkehelsegruppen.
• Rådmannen har definert funksjonen som folkehelsekoordinator til å ligge direkte under strategigruppa. Dette er ikke gjennomgående forstått.
• Kommunen skal fortsatt ha fokus på å avklare samarbeid, oppgave- og ansvarsfordeling mellom kommunen og Folkehelse Fosen. Intervju viser at det er behov for ytterligere rolleavklaring.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

• Kommunen har gjennomført en prosessdag med bred involvering av både kommunale etater og frivillige lag og organisasjoner. Resultatet fra prosessdagen skal benyttes som utgangspunkt for å systematisere og samle informasjon for videre folkehelsearbeid.
• Det er høy bevissthet i enhetene for viktigheten av folkehelsearbeid – det utføres mange positive tiltak som har betydning for folkehelsen
• Kommunen har iverksatt mange enkelttiltak som hver for seg har betydning for folkehelsearbeidet (for eksempel trafikksikkerhetstiltak, fysak og friskliv-sentralen, sosiale møteplasser, arealplanlegging, etc.)
• Folkehelse Fosen bidrar med kompetanseutvikling og systematisering av kunnskapsgrunnlag på folkehelseområdet og leverer analysert datagrunnlag til kommunen.
• Kommunen har sammenstillinger av befolkningssammensetning og noe på levekår, jf. § 3a i forskriften, i kommuneplanen og planstrategien
• Kommunen har resultat fra diverse undersøkelser (eks elevundersøkelsen, Ungdata, DelTa, folkehelseprofilen, KOSTRA).
• Det er gjennomført vurdering av noen risikoområder i dokumentet Risiko og sårbarhetsanalyse, Åfjord kommune 2010.
• Kommunens planstrategi har fastsatt at det skal utarbeides en Strategiplan for Folkehelsearbeidet og en Plan for barn og unge, oppvekstvilkår – herunder barn og unge med funksjonsnedsettelser. Dette arbeidet skal ferdigstilles i løpet av 2014.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen er organisert i tre nivåer og fremkommer i kommunens organisa­sjons­kart. Kommunens arbeid med planer fremkommer i årshjul hvor det er målsettinger for de ulike prosessene. Kommunene har en målsetting om at alle kommunale enheter skal delta i folkehelsearbeidet.

Kommunen har organisering for å ivareta folkehelsearbeidet, det gjenstår fortsatt noe implementering og praktiske avklaringer, samt system for sammenstilling av data.

Åfjord kommune er tilknyttet Folkehelse Fosen, som er en interkommunal organisasjon for syv kommuner, og får samfunnsmedisinsk kompetanse gjennom dette interkommunale samarbeidet.

7. Regelverk

Lov om kommunenes folkehelsearbeid LOV 2011-06-24 nr. 29

Forskrift om oversikt over folkehelsen FOR 2012-06-28-692

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen.

• Organisasjonskart
• Stillingsbeskrivelser:
  - Planansvarlig
  - Kommuneoverlege
  - Folkehelsekoordinator
• Kommunens internkontrollsystem for styring av folkehelsearbeidet
• IK-systemer knyttet til div. fagtjenester
• Kommunens vedtatte planstrategi
• Gjeldende kommuneplans samfunnsdel
• Gjeldende handlingsplan
• Folkehelseprofil 2013
• Ungdata 2013

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket

• Årsmelding 2012
• Utkast til oversikt over kvalitetssystem

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

• Brev fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, datert 28.8.2013, med varsel om tilsyn og invitasjon til formøte
• E-post fra Åfjord kommune, datert 10.09.2013
• E-post fra Åfjord kommune, datert 16.10.2013, vedlagt diverse dokumentasjon
• Div. e-poster for praktisk tilrettelegging
• E-post fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, datert 14.11.2013, med endelig program for tilsynsdagene

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisor: stedfortredende fylkeslege Ragnar Hermstad
Revisor: seniorrådgiver Jorunn Lervik
Revisor: seniorrådgiver/jurist Hilde Bøgseth
Revisor: rådgiver Linda Merete Svanholm
Revisjonsleder: seniorrådgiver Ingrid Karin Hegvold.