Rapport fra landsomfattende tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Hitra og Frøya kommuner 2013

Sammendrag

Formålet med det landsomfattende tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med

Nav er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram. Det vil si om tjenesten KVP er tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det foretas forsvarlige identifiserings- prosesser, om det informeres tilstrekkelig om retten til KVP, og om kommunen sikrer at kartleggings, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP er forsvarlige.

Det skal videre undersøkes om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved at tidsfrist for iverksetting overholdes, innholdet i og omfanget av KVP er forsvarlig, samt om det gis forsvarlig oppfølging.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader under tilsynet.

Dato: 14.06.2013

Merete Olufsen Bondø
revisjonsleder

Jannicke Evjen Olsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hitra og Frøya kommuner i perioden 19.02.13 – 07.05.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

NAV Hitra Frøya har en felles organisering basert på et interkommunalt samarbeid mellom Hitra og Frøya kommune etter kommunelovens § 27. Det interkommunale samarbeidet bygger på vedtak i kommunestyrene fra 2008, og en samarbeidsavtale mellom styret for det interkommunale samarbeidet mellom Hitra og Frøya kommuner og NAV Sør-Trøndelag. Avtalen omfatter drift av felles NAV for tjenesteområdet med lokalkontor på Hitra og Frøya. Kommunene har lagt inn like tjenester i NAV Hitra Frøya.

NAV Hitra Frøya har felles administrativ og faglig ledelse. Leder har det faglige og administrative ansvaret for alle deler av kommunenes virksomhet i NAV, og er underlagt ansvar og styringslinjene til kommunene og NAV Sør-Trøndelag. NAV-leder er gitt delegasjon i henhold til foreliggende delegasjonsvedtak.

NAV-kontoret er organisert i mottak og oppfølging med egne fagkoordinatorer, og en fagansvarlig for begge kontorene. NAV Hitra Frøya har to deltakere i kvalifiseringsprogram, en fra hver kommune.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.02.13. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 06.05.13.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 07.05.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av KVP:

• Tilgjengelighet
• Kartlegging, vurdering og beslutning

Om kommunene sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP:

• Tidsfrist for iverksetting
• Tilpasset program
• oppfølging

5. Funn

Tilsynet avdekket ingen avvik eller merknader.

6. Vurdering av virksomhetenes styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesteytingen. Hensikten er å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt. Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes og at feil i tjenesteytingen fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten overvåke at rutiner og instrukser følges og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

NAV Hitra Frøya har en fast møtestruktur med regelmessige møter for blant annet utveksling av informasjon og drøfting av enkeltsaker. NAV-leder rapporterer til rådmennene 4 ganger pr. år og til Nav fylke 2 ganger pr. år. NAV- leder deltar fast i flere kommunale lederteam. Kontoret har utarbeidet en virksomhetsplan for 2013. Oppgaver og ansvar i kontoret er tydelig plassert og godt kjent blant de ansatte.

NAV-kontoret har god oversikt over sine brukere, og har regelmessig gjennomgang av sine langtidsmottakere for vurdering av om KVP kan være en aktuell tjeneste.

NAV Hitra Frøya har i forkant av tilsynet nylig gjennomgått og utarbeidet rutiner for kvalifiseringsprogram, med unntak av oppfølging. Tildeling og gjennomføring av Kvalifiseringsprogram er derfor ivaretatt gjennom de nye rutinene.

NAV-kontoret har to deltakere i kvalifiseringsprogram, og det er ikke fattet nye vedtak om deltakelse i KVP siden rutinene ble utarbeidet. Tidligere praksis om tildeling av KVP er ikke helt i samsvar med de nye rutinene, og NAV sin praksis vil da endres ved at NAV-kontoret nå i større grad vil dokumentere opplysninger fra arbeidsevne-vurderingen, brukermedvirkning, og å beskrive detaljene i programmet slik at delmål og hovedmål fremkommer tydeligere. Dette vil gjøre at behovet for oppfølging fremkommer i sterkere grad, og samtidig gjøre det enklere å evaluere underveis i programmet.

NAV-kontoret vil også i større grad kunne benytte seg av sitt handlingsrom for å utarbeide et program ved at dette ikke iverksettes straks vedtak er fattet, men at bruker får et program med faglig innhold fra iverksettelsesdato.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og- stønad
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Styret for det interkommunale samarbeidet mellom Frøya kommune, Hitra kommune og Nav Sør-Trøndelag
• Organisasjonskart for Hitra og Frøya kommune
• Fullmakter i kommunene og fra Nav fylke, delegasjoner
• Årsrapport 2012 Nav Hitra Frøya
• Årsmelding 2013 Nav Hitra Frøya
• Liste over ansatte
• Rapport økonomisk sosialhjelp
• Organisering av Nav Hitra Frøya 2013
• Virksomhetsplan Nav Hitra Frøya 2013
• Kommuneplan Frøya kommune
• Kommuneplan for Hitra kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 brukermapper
• Diverse dokumentasjon på rutiner, søknadsskjema m.m. for KVP.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 19.02.13
• Program for tilsynet av 19.04.13.
• Diverse e-poster

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Brit Sundal
Rådgiver Jannicke Evjen Olsen
Rådgiver Merete Olufsen Bondø
Observatør Nav Fylke Marit Bøe Olsborg

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet