Rapport fra tilsyn med institusjonens system for å sikre forsvarlig omsorg og behandling ved Kletten Fjellgård 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Rapport fra tilsyn med institusjonens system for å sikre forsvarlig omsorg og behandling:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

Dato: 25.10.2013

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Marita Ugseth
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kletten Fjellgård i perioden 29.04.2013 - 26.09.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Barneverninstitusjonen Kletten Fjellgård består av tre separate avdelinger som ligger på hvert sitt sted på Fosen i Sør-Trøndelag. Institusjonen er godkjent for plassering av til sammen 11 barn. Avdeling Rissa kan ha to + en beboer, avdeling Åfjord er godkjent for inntil fire beboere og avdeling Granhaugen på Husbysjøen kan ta i mot inntil fem beboere. Institusjonen er godkjent for å ta i mot barn som er plassert etter omsorgs- og/eller atferdsbestemmelsene i barnevernloven.

3. Gjennomføring

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Systemrevisjonen ved Kletten Fjellgård omfattet følgende aktiviteter:

Gjennomgang av prosedyrer, rapporter og intervju av ansatte på ulike plasser i ansvarskjeden, med tanke på å undersøke om barneverninstitusjonen sørger for forsvarlig omsorg og behandling i det daglige.

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.04.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 04.06.2013.

Intervjuer

Fire personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 26.09.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var institusjonens system for å sikre forsvarlig omsorg og behandling

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

For å undersøke disse temaene ble det undersøkt om:

• ansatte har kjennskap til institusjonens målgruppe, målsetting og metodikk
• ansatte har kompetanse om de metoder som institusjonen skal benytte, og hvordan metodene benyttes, og hvordan leder sikrer dette
• institusjonens metoder fører til integritetskrenkelser eller etiske dilemma i hverdagen
• hvordan kompetanse kartlegges og kompetanse behov vurderes i organisasjonen
• hvordan ansatte blir kjent med forutsetninger for oppholdet for den enkelte beboer
• hvordan plan for oppholdet lages for det enkelte barn, og hvordan oppfølging av planene sikres, samt at de er i tråd med lovkrav
• hvordan barnas sikres deltakelse i planarbeidet
• hvordan planen gjøres kjent blant ansatte
• hvordan leder følger opp arbeidet med det enkelte barn, og hvordan erfaringer og synspunkt innhentes.

5. Funn

Det ble ikke funnet brudd på barnevernlovgivingen med tilhørende forskrifter, eller grunnlag for å gi merknad.

Fylkesmannen har for øvrig merket seg

I forbindelse med undersøkelsen av hvordan institusjonen ivaretar kravet om at plan for oppholdet lages for det enkelte barn, og av hvordan oppfølging av planene sikres, ble det innhentet handlingsplaner og dagrapportering for en beboer ved to avdelinger. Vi fikk også tilsendt kommunenes tiltaksplaner for de to beboerne.

Undersøkelsen viste at institusjonen har gode og omfattende planer for det enkelte barn. Disse handlingsplanene er også i tråd med- og en forlengelse av omsorgskommunens føringer i tiltaksplanen.

Vår kartlegging viste at dagrapporteringsskjemaene ofte inneholder begrenset informasjon om måloppnåelse for beboeren. I tillegg var det fokus på kun deler av de mål som var satt i handlingsplanen. Dagrapportene vi gjennomgikk hadde også til dels lite informasjon generelt om beboeren i det aktuelle tidsrommet.

Det kom videre fram at institusjonen ivaretar kravet om evaluering og korrigering av tiltak gjennom hyppige møter hvor ansatte som deltok i arbeidet med det enkelte barn var til stede, og supplerte dagrapporteringen.

Området ble vurdert som sårbart, men ikke i strid med lovgivingen.

Øvrige forhold Fylkesmannen har merket seg er at institusjonen har en omfattende institusjonshåndbok. Denne håndboken omfatter det meste av institusjonsdriften og har mange kvaliteter. Vi ser imidlertid at det også må kvalitetssikres at rutinebeskrivelsene som omhandler samme eller tilstøtende felt ikke står i motstrid til hverandre.

6. Regelverk

Grunnlaget for de revisjonskriteriene som er benyttet i denne systemrevisjonen finner vi i;

• FNs konvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989 med protokoller
• Lov 17. juni 1992 om barneverntjenester
• Lov 10. februar 1967 om behandlingsmåter i forvaltningssaker
• Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
• Forskrift om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonshåndbok
• Institusjonsplan

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Tiltaksplaner for to beboere
• Handlingsplaner for to beboere
• Dagrapporteringsskjema for to beboere i en måned

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marita Ugseth og Torbjørn Løvaas