Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med barn i fosterhjem i Midtre Gauldal kommune 2013

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldrene

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Berit Hågensen
revisor

Oda Reinfjord
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Midtre Gauldal kommune i perioden 01.02.2013 – 20.06.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjeneste jf. lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd. Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn jf. lov om barneverntjenester § 2-3b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler de funn som er gjort under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Midtre Gauldal kommune har 6266 innbyggere. Støren er kommunesentrum.

Kommunen er organisert etter to-nivåmodell. Barneverntjenesten en del av Enhet for helse og familie. Denne enheten består for øvrig av fysio/ergoterapi, helsestasjon/jordmor, legetjeneste, psykisk helsearbeid, PPT, rusomsorg og ungdomsklubb. Barnevernleder er også enhetsleder for Helse og familie med et halvt årsverk på de to rollene.

Barneverntjenesten har 5 saksbehandlerstillinger og 0,3 merkantil stilling. Tjenesten praktiserer fullført saksbehandling, dvs en saksbehandler følger saken fra oppstart til avslutning.

Kommunen har plassert 12 barn i fosterhjem på tilsynstidspunktet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.02.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag

Åpningsmøte ble avholdt 12.06.2013.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20.06.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avklare hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven. Tilsynet omfattet temaene:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Gjeldende lovkrav for området finnes i:

• Barnevernloven § 4-22 med tilhørende forskrift
• Barnevernloven §§ 4-5, 4-15 3. ledd og 4-16 om oppfølging av barneverntjenestens tiltak
• Barnevernloven § 6-3 og FNs barnekonvensjon artikkel 12 om barns rett til medvirkning

5. Funn

Det ble ikke funnet grunnlag for å konstatere brudd på barnevernloven, det blir dermed ikke gitt avvik.

Tilsynet fant heller ikke områder i barneverntjenestens arbeid som sto i fare for å utvikle seg til brudd på lovkrav.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Midtre Gauldal kommune har to beslutningsnivå, dvs. at alle virksomhetsledere, herunder virksomhetsleder for Helse- og familietjenesten, rapporterer direkte til rådmannen.

Barneverntjenesten er etter kommunens eget utsagn knyttet opp til det kommunale styringssystemet gjennom strategisk planverk, handlingsplaner, rekrutterings- og kompetanseplaner, rapporteringssystemer og avviksbehandling. Tilsynet fikk dette bekreftet gjennom framlegg av organisasjonskart, delegasjonsreglement og beskrevne arbeidsstrukturer i kommunen. Tilsynet avdekket at det er jevnlig kontakt mellom enhetsleder og rådmannsnivå i kommunen. Organisasjonen er preget av gjensidig tillit mellom de ulike nivåene.

Det var enighet i barneverntjenesten om at barnevernleder har ansvaret for å fange opp og presentere endringer i aktuelt lov- og forskriftsverk. Tjenesten hadde også entydig erfaring med at dette praktiseres. Videre var det enighet om at kompetansehevingstiltak tilbys gjennom tilbud om videreutdanning og aktuelle fagkurs. Dette er et tema som har fokus hele året, og tas opp individuelt under medarbeidersamtaler.

Fylkesmannen ble gjort kjent med en felles praksis og forståelse om at tilbakemeldinger fra samarbeidspartnere, brukere av tjenesten og andre, blir tatt med inn i felles ukentlige møtefora i barneverntjenesten. Her blir det gjennomgått og brukt til forbedring av tjenesten.

Barneverntjenesten i Midtre Gauldal har hatt en stabil ledelse over tid. Denne stabiliteten, og at tjenesten utgjør fem årsverk, er et godt utgangspunkt for å kunne utøve kontroll med- og evaluering av tjenesten. Vi fant at der det ikke forelå skriftlige rutiner, var det en praksis med tett oppfølging og kontroll av den enkelte sak og saksbehandler, fra barnevernleder.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om fosterhjem
• Lov om behandlingsmåter i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av dokumenter fra 12 saksmapper for barn i fosterhjem
• Årsmelding 2011
• Delegasjonsreglement
• Bemanningsliste barnevern
• Beskrivelse av internkontroll etter barnevernloven
• Rutinebeskrivelser for barn under omsorg
• Kompetanse og rekrutteringsplan

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varselbrev om tilsyn, datert 01.02.2013
• Dokumentasjon fra kommunen oversendt i henhold til avtale 27.02.2013
• Brev med plan for tilsynsdagene datert

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Berit Hågensen, Oda Reinfjord og Torbjørn Løvaas

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet