Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Ørland kommune 2013

Sammendrag

Formålet med det landsomfattende tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med NAV, er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Det vil si om tjenesten KVP er tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det foretas forsvarlige identifiseringsprosesser, om det informeres tilstrekkelig om retten til KVP og om kommunen sikrer at kartleggings, vurdering- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP er forsvarlige.

Det skal videre undersøkes om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføri ng av kvalifiseringsprogram ved at tidsfrist for iverksetting overholdes, innholdet i og omfanget av KVP er forsvarlig, samt om det gis forsvarl ig oppfølging.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble ikke gitt avvik eller merknader i dette tilsynet.

Dato: 06.12.13

Merete Olufsen Bondø
revisjonsleder

Jannicke Evjen Olsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ørland kommune i perioden

29.05.13 - 30.10.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltni ngen (Nav) etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedri ng

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ørland kommune er pr. i dag organisert etter to-nivå modellen. Kommunen er under omorganisering, og Nav skal nå legges inn under kommunalsjef for helse og velferd. Kommunen har pr. i dag ikke et oppdatert delegasjonsreglement, men vil utarbeide dette i 2014. Nav-leder deltar pr. i dag i rådmannens ledergruppe.

Ørland kommune har inngått samarbeidsavtale med Nav Sør-Trøndelag om etablering og drift av Nav-kontor. Avtalen er nå under revidering.

Nav Ørland er organisert som ett team, med definerte roller for hver enkelt medarbeider. Kontoret har en kjent møtestruktur for å dele informasjon, fag og drøfte enkeltsaker. Alle nye brukere og aktuelle kandidater for KVP skal drøftes i Mulighetsmøte. Nav Ørland har utarbeidet egne rutiner for arbeidet med kvalifiseringsprogram. På tilsynstidspunktet hadde Nav Ørland 1deltaker i KVP.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.05.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 29. 10.13.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 30.10.13.

4. Hva tilsynet omfattet

1. Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP

• Tilgjengelighet
• Tilstrekkelig informasjon om retten til KVP
• Forsvarlige identifiseringsprosesser
• Kartlegging, vurdering og beslutning
• Brukermedvirkning

2. Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP

• Tidsfrist for iverksetting Forsvarlig innhold og omfang Tilpasset den enkeltes behov Arbeidsrettede tiltak Forsvarlig oppfølging Evaluering Brukermedvirkning

5. Funn

Tilsynet avdekket ingen avvik eller merknader.

6. Virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesteytingen. Hensikten er å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt.

Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes og at feil i tjenesteytingen fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten overvåke at rutiner og instrukser følges og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

Nav-leder deltar fast i rådmannens ledergruppe og rapporterer regelmessig på blant annet økonomi. Nav Ørland har foretatt en intern omorganisering ved at blant annet oppfølging av KVP deltakerne nå fra 1. september 2013 skal utføres av Ressursbasen. Det er videre gjort endringer internt i roller og ansvarsområder hvor det nå i større grad skilles på statlige og kommunale oppgaver. Det foreligger virksomhetsplan for 2013. Intern kompetanseplan for inneværende år er ikke ferdigstilt.

Nav Ørland har utarbeidet egne rutiner for arbeidet med KVP, og disse er nylig evaluert. Det er gjennomført en intern opplæring om kvalifiseringsprogram for alle ansatte. Det foreligger informasjon om KVP på Nav.no, og det ligger brosjyrer og informasjonsmateriell tilgjengelig i mottaket. Aktuelle brukere informeres om muligheten for å søke om KVP. Det beskrives et forbedrings potensiale på å informere samarbeidspartnere og andre aktører om denne tjenesten.

Ansvaret for å identifisere mulige kandidater til KVP ligger til alle medarbeidere i kontoret. Kartlegging i forbindelse med søknad om KVP foretas i første omgang av mottaket og videre av veileder ved Ressursbasen. Arbeidsevnevurderi ng foretas av veileder og det benyttes egenvurdering. Det er varierende hvor utfyllende de tilsette arbeidsevnevurderingene er, både når det gjelder faktaopplysninger og vurderinger. Bruker medvirker under hele prosessen, og det innhentes opplysninger fra andre etater i forbindelse med kartlegging av brukers situasjon.

Aktuelle kandidater for KVP fordeles til veileder i kontorets ukentlige Mulighetsmøte. Veileder gjennomfører arbeidsevnevurdering, fatter vedtak og følger opp bruker. Kontoret har noe lang saksbehandlingstid i noen av de sakene hvor det er gitt avslag på søknaden.

Vedtaksperioden fremgår av vedtaket, og oppstart er i flere tilfeller sammenfallende med eller før vedtaksdato.

Programmet .skal utarbeides av veileder i samarbeid med bruker, og tilpasses den enkeltes behov, forutsetning og ønsker. Det utarbeides ukeplan for alle deltakerne.

Oppfølging av brukerne foretas av veilederne ved ressursbasen. Enkelte har i tillegg oppfølging fra tiltaksbedrift. Ressursbasen har ukentlige samarbeidsmøter med tiltaksbedriften Sava. Oppfølging av deltakerne skjer etter behov og/eller i henhold til avtalte evaluering. Tidspunkt for evaluering fremgår av ukeplanen og programmet evalueres i samråd med bruker og eventuelt Sava, arbeidsgiver eller andre.

Nav Ørland har gjennomført styringstiltak for å sikre at KVP er tilgjengelig og at tildelingen gjøres i tråd med lov og forskrift.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforval tningen lov om behandlingsmåten i forvaltni ngssaker

Forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad

Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforval tningen Rundskriv Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Ørland kommune og Nav Sør-Trøndelag
• Organisasjonskart for Ørland kommune
• Virksomhetsplan for Nav Ørland
• Målekort for juli 2013
• Rutiner for kvalifiseringsprogram Nav Ørland
• Oversikt over ansatte og ansvarsområder
• Kompetansestrategi for Nav 2013 - 2020
• Årsrapport for Ørland kommune 2012
• Ny kommuneplan for Ørland kommune 2013 - 2026

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 11 brukermapper
• Perm med rutiner

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 29.05.13
• Program for tilsynet av 04.10.13
• Diverse e-poster om planlegging og gjennomføri ng av tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Jannicke Evjen Olsen
Rådgiver Brit Kristin Sundal
Rådgiver Merete Olufsen Bondø
Observatør Grethe Lindseth

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet