Rapport fra landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav - tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Rissa kommune 2013

Sammendrag

Formålet med det landsomfattende tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med

Nav er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram. Det vil si om tjenesten KVP er tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det foretas forsvarlige identifiserings­ prosesser, om det informeres tilstrekkelig om retten til KVP, og om kommunen sikrer at kartleggings, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP er forsvarlige.

Det skal videre undersøkes om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved at tidsfrist for iverksetting overholdes, innholdet i og omfanget av KVP er forsvarlig, samt om det gis forsvarlig oppfølging.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Rapporten omhandler avvik som ble avdekket under tilsynet, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet virksomheten har gjort innenfor området tilsynet omfattet.

Tilsynet avdekket ett avvik:

Rissa kommune ved Nav Rissa sikrer ikke at det utarbeides et kvalifiseringsprogram som tilfredsstiller kravene i lov, forskrift og rundskriv for sine deltakere.

Dato: 03.05.2013

Merete O. Bondø
revisjonsleder

Jannicke Evjen Olsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Rissa kommune i perioden 29.01.13- 20.03.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rissa er en kommune med ca. 6600 innbyggere. Det foreligger en evaluert partnerskapsavtale mellom kommunen og Nav Sør-Trøndelag. Avtalen gjennomgås og evalueres på partnerskapsmøte to ganger pr. år.

Nav-kontoret har 20 ansatte. Kontoret er organisert i mottak og oppfølging med egne teamledere, samt en egen avdeling for Integrering og Opplæring. Nav Rissa har 4 deltakere i Kvalifiseringsprogram, og har god oversikt over sine brukere. Nav Rissa har en ansatt som har ansvar for gjennomføring av KVP.

Vedkommende er også vedtaksansvarlig. Kontoret bruker datasystemet Arena og Velferd for dokumentasjon for KVP.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.01.13.

Åpningsmøte ble avholdt 19.03.13.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 20.03.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP

• Tilgjengelighet
• Kartlegging, vurdering og beslutning

Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP

• Tidsfrist for iverksetting
• Tilpasset program oppfølging

5. Funn

Rissa kommune ved Nav Rissa sikrer ikke at det utarbeides et kvalifiseringsprogram som tilfredsstiller kravene i lov, forskrift og rundskriv for sine deltakere.

Gjennomgang av saksmapper for deltakere av KVP viser at det ikke fremgr av programmet at dette er helårlig og på full tid. Begrunnelse av tidsbruken med 37,5 time pr. uke fremkommer ikke av saken, og programmet inneholder ikke tidspunkt for evaluering.

Nav Rissa har ikke beskrevet rutiner for utarbeidelse av kvalifiseringsprogram og oppfølgingsarbeidet som sikrer at krav i lov og forskrift blir overholdt.

Myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 30
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad § 1
• IKT § 4

Tilsynet har for øvrig merket seg:

Tjenesten KVP fremstr som tilgjengelig og er godt kjent blant de ansatte. Ansvaret for å informere, kartlegge, vurdere og beslutte, samt for oppfølging er plassert og kjent blant de ansatte. Nav Rissa har stort fokus på å gi tilbud om aktuelle tiltak og har god oversikt over sine brukere. Kontoret foretar jevnlig gjennomgang og vurderinger av om det er aktuelle kandidater for KVP. Programmet iverksettes innen fastsatte tidspunkt eller senest 6 måneder fra søknadsdato.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesteytingen. Hensikten er å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt. Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes og at feil i tjenesteytingen fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten overvåke at rutiner og instrukser følges og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

Nav Rissa har en fast møtestruktur med jevnlige kontormøter og team møter for blant annet utveksling av informasjon og drøfting av enkeltsaker. Nav-leder møter fast i kommunens ledergruppe for Helse og Omsorg. Nav-leder skal rapportere til rådmannen 4 ganger pr. år.

Det foreligger ikke stillingsinstrukser, men oppgaver og ansvar blant ansatte synes godt kjent. Kontoret har utarbeidet en virksomhetsplan for 2013, men denne er ikke godkjent på tilsynstidspunktet.

Tilsynets undersøkelser viser at Rissa kommune har mangler i sitt system for internkontroll på det undersøkte området, og tilsynet har avdekket et avvik når det gjelder gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Tilsynet har vist at ledelsen gjennom sine styringsaktiviteter ikke i tilstrekkelig grad har sikret at det utarbeides et kvalifiseringsprogram som tilfredsstiller kravene i regelverket.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og- stønad
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Rissa kommune og Nav Sør-Trøndelag
• Statistikk Nav sosial 2013
• Rutiner KVP - søknad og registrering, lønnsmelding, fatte vedtak
• Delegasjonsreglement for Rissa kommune
• Kompetansestrategi for Nav 2013 - 2020
• Oversikt over ansatt og ansvarsområder
• Årsmelding 2011
• Kommuneplan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 4 brukermapper med journaler
• Rutine KVP - søknadsskjema og registrering i Arena
• Veileder - retningslinjer for KVP for Nav-kontorene
• Arbeidsprosessen i Kvalifiseringsprogrammet

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om landsomfattende tilsyn av 29.01.13
• Program for tilsynet av 08.03.13
• Diverse e-poster.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Brit Sundal
Rådgiver Jannicke Evjen Olsen
Rådgiver Merete Olufsen Bondø

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet