Rapport fra tilsyn ved Heimdal Bo- og aktivitetstilbud, Trondheim kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynet skal undersøke om kommunen sikrer at bo- og aktivitetstilbud ivaretar beboernes grunnleggende behov for forsvarlige, helhetlige, samordnede og individuelt tilpassede tjenester:

• Om kommunen kartlegger nye beboere og innhenter informasjon om spesielle behov ved utforming av tjenestetilbudet.
• Om kommunen planlegger tiltak og gjennomfører daglige tjenester som ivaretar den enkeltes behov for variert og tilpasset aktivitet og sosialt samvær.
• Om kommunen identifiserer situasjoner hvor man bruker tvang og makt.
• Om kommunen systematisk evaluerer tjenestetilbudet og foretar nødvendig endringer.

Det ble ikke gitt avvik eller merknader under tilsynet.

Liv Murberg
revisjonsleder

Lars Wikdahl
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Trondheim kommune Heimdal bo- og aktivitetstilbud i perioden 24.06.13-04.12.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Trondheim kommune har åtte bo- og aktivitetstilbud. Heimdal bo- og aktivitetstilbud består av Østre Rosten 49, Åsheimveien 7, Hølbekken/Johan Nygårdsvoldsvei 2, Bynesheimen botiltak. Totalt gir Heimdal bo- og aktivitetstilbud tjenester til 96 personer.

Bo- og aktivitetstilbudet har en enhetsleder og fagledere ved hvert botiltak unntatt Bynesheimen som har samme fagleder som Østre Rosten. Faglederstillingen er en ny stilling fra 13.05.12, var tidligere bo- og fagkoordinator. Fagleder har nå personalansvar, herunder medarbeidersamtaler, og økonomiansvar. Hver bolig har minst en bokoordinator unntatt Hølbekken/Johan Nygårdsvoldsvei 2. Fagleder inviterer bokoordinatorene til primærgruppemøte etter behov, annen hver uke. Enhetsleder deltar hvis mulig. Tema; organisering av gruppene, ansvarsområder med oppgavefordeling.

Heimdal har blitt en kompetanseenhet til beboere med spesielle behov, adferdsproblem og utagerende adferd. Heimdal gir også tjenester til tjenestemottakere utenfor botiltakene, hjemmeboende.

Helse og velferd forvaltning er et kommunalt forvaltningsorgan som foretar kartlegging, vedtaksfatting av enkeltvedtak om tjenester og fatter nye vedtak ved evaluering av tjenester. Ved nye beboere eller behov for forandring av enkeltvedtak avholdes et oppstartsmøte før vedtak fattes.

Åsheimveien 7 har 90 ansatte hvorav 10 vernepleiere, ca. 40 årsverk og ni beboere, fire primær-grupper og fire bokoordinatorer, dette reduseres til tre fra desember. En bokoordinator har ansvar for tre beboere og tilsvarer tidligere primærkontakter. Personalet består av ulike yrkesgrupper og både menn og kvinner i alderen 19 til 60 år. Med unntak av tre er det fagutdannede i faste stillinger i turnus. Kalenderplan for turnus, 16 eller 26 uker står i brukerperm.

Det tas ut journal/dagsplan for arbeidsoppgaver for tre dager fra Gerica. Dette gjennomgås ved overlapping, og oppbevares i beboerpermene.

Flere av beboerne har flyttet til Åsheimveien 7 fra tidligere kommunale botiltak. Ansatte fra tidligere bolig fulgte med over for å sikre kompetanse i tjenestene for den enkelte beboer i det nye botilbudet.

Østre Rosten/ Bynesheimen

Østre Rostenhar ni boere og syv utebeboere. Fem bokoordinatorer har ansvar for tre beboere hver. Det avholdes bokoordinatormøte etter behov, ca. en gang pr. måned. Bokoordinator har ansvar for å følge opp vedtak, veilede personalet, kontakt med pårørende, registrere og melde behov for forandringer til forvaltn-ingskontoret og være koordinator for individuell plan. Østre Rosten har ikke primærkontakter. Denne funksjonen går nå inn i bokoordinatorrollen. Flere av beboerne har individuell plan, alle får tilbudet, men ikke alltid ønskelig eller hensiktsmessig. Ansvarsgrupper holdes jevnlig og etter behov.Driftskoordinator eller turnusansvarlig er ansvarlig for turnus og vakter. Ansatte kan skrive seg på vaktliste for ekstra vakter.

Østre Rosten har ni beboere og 60 ansatte. Botiltaket har fagdager for hver beboer og generelle fagdager for informasjon og drift av botiltaket. De har ikke faste primærgrupper. Det er flere ansatte som jobber på de samme beboerne, og det er disse personene blir primærgruppe for den enkelte. Ansatte bytter på hvem de jobber hos. Boenheten har nært samarbeid med Habiliteringstjenesten for voksne.

Bynesheimen

Bynesheimen er nyopprettet. Den har samme fagleder som Østre Rosten, og er foreløpig definert som krise- akuttbolig for ett år. Botiltaket har en bokoordinator i oppstartsfasen med ansvar for tre beboere. Ansvaret for primærkontaktrollen nå avklart og plassert for to av beboerne, gjenstår noe for den tredje beboeren. Rutiner og prosedyrer utarbeides etter hvert ut fra erfaringer som gjøres. Personalgruppen ønsker å fortløpende gjøre bruk av erfaringer, og sammen med opplæring på huset, kontinuerlig evaluere om de er på riktig kurs.

Habiliteringstjenesten for voksne har foreløpig spilt liten rolle, men har stilt seg til rådighet. Botiltaket har samarbeid med psykolog fra Østmarka psykiatriske sykehus. Kompetanse fra barnetjenesten ble med over i nytt tiltak fra tidligere tiltak for å ivareta kontinuitet. Det er tett samarbeid med pårørende.

Hølbekken/Johan Nygårdsvoldsvei 2

Hølbekken består av 10 leiligheter, og har 27 ansatte, åtte beboere og tre uteboere. Foruten leiligheter disponeres en base og et fellesareal hvor det holdes husmøte hver fredag og felles måltid lørdag og søndag for beboerne. Botiltaket har ikke bokoordinator, men primær- og sekundærkontakt. En «storstilling» jobber langvakt hver 6. helg for bl.a. å møte nye ansatte og følge opp spørsmål. Botiltaket har nært samarbeid med Habiliteringstjenesten for voksne, ressurser til dette er tatt inn i turnus.

Johan Nygårdsvoldsvei 2 har 15 ansatte, og fire beboere og en uteboer. Huset var tidligere en barnebolig som er ombygd til to leiligheter for de samme personene som bodde i barneboligen, og et nybygg. Hver beboer har sin fag-gruppe som møtes hver 6. uke. For øvrig holdes personalmøte hver mandag, kvartalsvise fagdager for bl.a. evaluering av tjenesten til den enkelte. Primær-kontakt ansvarlig for møteinnkallelser og kontakt med pårørende. Tjenestene gis etter fastsatt ukeplan og de drifter dagtilbudet selv. To personer er ansvarlig for Gat, det databaserte turnussystemet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.06.13.

Formøte: ble avholdt 15.10.13.

Åpningsmøte ble avholdt 29.10.13.

Intervjuer

16 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 31.10.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet skal undersøke om kommunen sikrer at bo- og aktivitetstilbud ivaretar

beboernes grunnleggende behov for forsvarlige, helhetlige, samordnede og individuelt tilpassede tjenester:

• Om kommunen kartlegger nye beboere og innhenter informasjon om spesielle behov ved utforming av tjenestetilbudet.
• Om kommunen planlegger tiltak og gjennomfører daglige tjenester som ivaretar den enkeltes behov for variert og tilpasset aktivitet og sosialt samvær.
• Om kommunen identifiserer situasjoner hvor man bruker tvang og makt.
• Om kommunen systematisk evaluerer tjenestetilbudet og foretar nødvendig endringer

5. Funn

Tilsynet avdekket ingen avvik.

Det ble ikke gitt merknader.

Observasjoner

Nyansatte gjennomgår en opplæringspakke. Ledelsen oppnevner en fadder som er en erfaren miljøarbeider og som sammen med den nyansatte, gjennomfører 2-3 opplæringsvakter, eventuelt flere etter behov, går gjennom tjenestetilbudet for den enkelte beboer, og felles sjekkliste for informasjon til nyansatte. Gerica gjennomgås, medisinkurs, førstehjelp, branninstruks, tvang- og maktkurs og trygghetskurs eventuelt mer etter behov.

Det gjennomføres fagdager, minst to dager pr. år for gjennomgang av fagtema, sårbarhetsområder og generell informasjon. Dessuten skal det gjennomføres to «styrkdager» for spissing av fagkompetanse innen spesielle områder.

Flere ansatte tar etterutdanning og noen deltar i rekrutteringsprosjekt bl.a. Menn i helse. Kommunen er positiv til kompetanseutvikling i en erkjennelse av at skal Heimdal være et tilbud for de med størst behov, er dette ressurskrevende.

Habiliteringstjenesten for voksne er inne i alle saker som har vedtak etter kap. 9, og til råd og veiledning i andre saker. For beboere med spesielle behov for eksempel på grunn av diagnose, kan det være samarbeid med instanser med spesialkompetanse bl.a. Ask, Alternativ og supplerende kommunikasjon, Rikshospitalet og Kompetansesenter for autisme på Dikemark. Samarbeid med psykiatrien etterlyses.

Det gjennomføres jevnlig møter med pårørende, primært med fagleder og bokoordinator. Pårørende anses som en ressurs og de og verger deltar i ansvarsgruppe. Ansvarsgrupper kan bestå av fagleder, bokoordinator, miljø-arbeider, forvaltningskontoret, pårørende, habiliteringstjenesten.

Alle ansatte har kurs i helse- og omsorgstjenesteloven kap. 9. Kommunen arrangerer slike kurs 3-4 ganger pr. år.

Krav til melding om skadeavvergende tiltak er kjent og brukes. Flere tiltak med tvang og makt er redusert etter flytting til Åsheimveien 7, og enheten har en visjon om minst mulig bruk av tvang og makt. Enheten fremstår med høy bevissthet om bruken av tvang og makt.

6. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Forvaltningsloven
• Lov om statlig tilsyn
• Forskrift om internkontroll
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
• Forskrift om habilitering og rehabiliterings, individuell plan og koordinator

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Organisasjonskart
2. Målgruppe
3. Funksjonsbeskrivelser/stillingsbeskrivelser og delegasjon
4. Kompetanse- og rekrutteringsplan
5. Rutine for individuell plan
6. Rutine/prosedyre for samarbeid med helse- og velferdskontoret og pårørende/verge
7. "Sertifisering" Heimdal BOA
8. Opplæringspakke for nytilsatte og vikarer
9. Oversikt alle ansatte ved Heimdal bo- og aktivitetstilbud
10. Oversikt over ansatte i tidsrommet 29.-31.10.13
11. Eksempel på bemanningsplan/kalenderplan
12. Oversikt over registrerte avvik
13. Brev til pårørende med informasjon om tilsynet og om mulighet for å komme med uttalelse

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Datasystemet Gerica og Gat ble gjennomgått
• Beboermapper, individuelle og generelle ble gjennomgått

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag:

• Div. e-post i forbindelse med planlegging av tilsynet

8. Vurdering av enhetens styringssystem

Trondheim kommune Heimdal bo- og aktivitetstilbud fremstår med et oversiktlig styringssystem for kommunale tjenester.

Kontaktperson i rådmannens stab har månedlig nettverk/ledermøter med enhetsledere. Enhetsleder har lederavtale med rådmannen, andre stillinger har stillingsbeskrivelse med henvisning til mål i lederavtalen.

Hver fagleder har anledning til å organisere sin bolig med bokoordinator, primærkontakt, primærgruppe, etter behov. Det er utarbeidet funksjons-beskrivelser for de ulike rollene bl.a. fagleder, bokoordinator og primærkontakt.

Enhetsleder har fagledermøte hver annen uke hvor de fordeler arbeidsoppgaver, personalflyt og individuelle løsninger, hvordan operasjonalisere målene i lederavtalen.

Det gjennomføres fagdager, minst to dager pr. år for gjennomgang av fagtema, sårbarhetsområder og generell informasjon. Dessuten skal det gjennomføres to styrkdager for spissing av fagkompetanse innen spesielle områder.

Årshjul skal være et styringsverktøy for hele enheten. Arbeidet med årshjul følges opp av den enkelte fagleder, noen har innført det, andre har begynt å legge inn indikatorer. Dette kan bl.a. være dato for gjennomføring av faste gjøremål. Evalueringsdato for kap. 9-vedtak ligger foreløpig ikke i årshjulet.

Alle boenheter skriver kvartals- og statusrapporter innen gitte tidsfrister.

Enheten har Gerica som rapporteringssystem, kjent og brukes av alle.

Datasystemet Sampro brukes for individuell plan.

Avvikssystemet var tidligere del av Gerica, nå er det i kommunens kvalitets-system. Det skilles mellom systemavvik og tjeneste-/beboeravvik, og systemet er kjent og brukes mye. Avviksmelding sendes automatisk til enhetsleder som gjennomgår meldingen og sender meldingen til fagleder med kommentar for videre oppfølging. Fagleder event. enhetsleder har alltid samtale med den som har sendt meldingen.

Primærgruppe på boligen utarbeider ukeplaner, dagsplaner der dette er hensiktsmessig. Ansvarsgruppe er etablert for hver enkelt beboer og det gjennomføres ansvarsgruppemøter etter behov, minst to ganger pr. år. Individuell plan utarbeides etter ønsker og behov sammen med beboer, pårørende og andre.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Asbjørn Strømmen	Enhetsleder	X	X	X
Anne-Alice Tårnesvik	Rådgiver rådmannens stab		X	X
Jan Terje Skogstad	Fagleder Åsheimveien	X	X	X
Marte Hansen	Vernepleier Åsheimveien	X	X
Jørn Asle Hestnes	Omsorgsarbeider Åsheimveien		X
Helge Nordheim	Bokoordinator Åsheimveien	X	X
Bjørn Arve Ytterdal	Fagleder Østre Rosten	X	X	X
Ragnar Leer	Hjelpepleier Østre Rosten	X	X
Marit Olaussen	Vernepleier Østre Rosten		X
Linda Morkemo	Bokoordinator Østre Rosten		X	X
Gyri Helen	Bokoordinator Nygårdsvoldsvn	X	X	X
Mona Pettersen	Primærkontakt Nygårdsvoldsvn	X	X	X
Gry Aalmo	Hjelpepleier Nygårdsvoldsvn		X
Joakim Holmberg	Bokoordinator Bynesheimen	X	X
Tove Sagli	Assistent Bynesheimen	X		X
Linda Blekkan	Enhet service og internkontroll	X		X
Kristin Hage Warholm	Fagleder, Aktivitetstilbudet	X		X
Lene Stene Salberg	Kommuneoverlege			X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder/seniorrådgiver Liv Murberg

Rådgiver June Iversen

Rådgiver Lars Wikdahl