Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem ved Trondheim kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført et tilsyn med barneverntjenesten i Trondheim kommune, Barne- og familietjenesten, Østbyen forvaltning. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav, jf. lov om barneverntjenester

Tilsynet omfattet følgende områder:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader etter tilsynet

Berit Hågensen
revisjonsleder

Oda Reinfjord
revisor

 

Torbjørn Løvaas
revisor

Marita Ugseth
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Trondheim kommune i perioden 04.04.2013 -. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2013, initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnevernstjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd. Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn jf. lov om barneverntjenester (bvl) § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler de funn som er gjort under revisjonen, samt eventuelle avvik og merknader som er avdekket og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Barne- og familietjenesten i Trondheim kommune er organisert under Kommunaldirektør for oppvekst og utdanning, som har rådmannsfunksjonen. Kommunen er organisert i en to-nivåmodell. Kommunaldirektøren har ansvar for overordnet planlegging og styring av sine områder.

Barne- og familietjenesten i Trondheim kommune er delt inn i fire bydeler, hvor det finns følgende tjenester:

• kommunehelsetjeneste
• pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT)
• sosiale tjenester
• barneverntjeneste

Hver barne- og familietjeneste er organisert i en tiltaks- og en forvaltningsenhet. I tillegg består barne- og familietjenesten i Trondheim kommune av 3 byomfattende enheter: omsorgsenheten, ungdomsenheten og avlastningstjenesten for barn og unge.

Omsorgsenheten har blant annet oppfølging av alle barn som er plassert i fosterhjem og i institusjoner. Avdelingen for oppfølging av plasserte barn har tre team, fordelt på småbarn, skole og ungdom. Omsorgsenheten har i alt 33 ansatte, hvorav 23 oppfølgere.

Forvaltningsenhetene er en del av det offentlige servicekontoret i hver bydel, og mottar, vurderer og behandler henvisninger/søknader om ulike kommunale hjelpe- og omsorgstjenester til barn og unge og deres familier.

Forvaltningsenhetene har ansvar for mottak og gjennomgang av meldinger, undersøkelser og saksbehandling i henhold til Lov om barneverntjenester (bvl).

Tilsynet fant sted ved Barne- og familietjenesten (BFT), Østbyen forvaltning.

BFT, Østbyen forvaltning har i alt 16 fagstillinger. Enheten har to team, mottak- og undersøkelsesteam og oppfølgingsteam. Det er fagledere for begge teamene. Leder for BFT, Østbyen forvaltning rapporterer direkte til kommunaldirektøren.

Forvaltningsenhetene har ansvaret for og koordinerer arbeidet med fosterbarn, mens omsorgsenheten utfører oppfølgingsarbeidet, gjennom veiledning av fosterforeldre og ivaretakelse barn etter plassering.

Pr. 30.06.2013 har BFT, Østbyen forvaltning oppfølgings- og kontrollansvaret for i alt 70 barn, jf. bvl § 8-4, 2. ledd og fosterhjemsforskriften § 7.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.04.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 19.06.2013.

Åpningsmøte ble avholdt 15.10.2013.

Intervjuer

15 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 29.10.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven. Tilsynet omfattet temaene:

• oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• barnets medvirkning
• råd og veiledning til fosterforeldre

Lovkrav for området:

• barnevernloven § 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem
• barnevernloven § 4-5, 4-15, 3. ledd og 4-16 om oppfølging av barneverntjenestens tiltak
• barnevernloven § 6-3 og FNs barnekonvensjon art 12 om barns rett til medvirkning
• barnevernloven § 2-1 om kommunens oppgaver med tilhørende forskrift om internkontroll

5. Funn

• Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg

Tilsynet har merket seg noen forhold som vi finner grunn til å kommentere. Nedenfor omtales både forhold som kommunen har lyktes med og forhold der kommunen har utfordringer. Forholdene inngår også i vår samlede vurderingen av kommunens styring med barneverntjenesten og er medvirkende til at det ikke er funnet avvik eller påpekt merknader.

Tilsynet ser at barn i fosterhjem følges systematisk og godt opp av kommunen. Oppfølging av barn under omsorg er en prioritert oppgave som utføres av en egen enhet, det bidrar i stor grad til å sikre en lovmessig og god oppfølging.

Omsorgsenheten har opparbeidet en solid og variert kompetanse som styrker tjenestetilbudet til fosterforeldre, fosterbarn og barnas foreldre gjennom veiledning og bistand etter behov og uten unødig ventetid. Omsorgsenheten er preget av stabilitet og kontinuitet i personalgruppen.

I den enkelte sak skal det være to kontaktpersoner, en oppfølger og en saksbehandler, dette sikrer kontakt og tilgjengelighet for fosterhjemmet og biologiske foreldre med kommunen.

I forvaltningsenheten har det vært en del utskiftinger i de siste årene, mens enkelte har vært ansatt i enheten i flere år. Store utskiftinger i personalgruppen kan være en utfordring for flyten i samarbeidet mellom enhetene.

Mellom enhetene er det en felles forståelse og praksis for hvordan barn i fosterhjem følges opp. Det er utarbeidet prosedyrer for samarbeidet og arbeids- og oppgavefordelingen mellom enhetene er kjent. Det er rutine og praksis at samarbeidsutfordringer i enkeltsaker tas opp med leder. Det gis inntrykk av at samarbeidet mellom enhetene evalueres og utvikles fortløpende, blant annet gjennom utvikling av datasystemet og ved gjennomgang av organiseringen.

Oppfølging og kontroll gjennom fosterhjemsbesøk og bruk av planer

Omsorgsplan er et obligatorisk plandokument ved omsorgsovertakelse. Planens funksjon er overordnet og langsiktig og gir lite veiledning til det konkrete oppfølgingsarbeidet av barnet. For å kunne jobbe målrettet er det viktig med en plan for oppfølgingsarbeidet. Vi finner at i Trondheim kommune er omsorgsplan/tiltaksplan et lite aktivt dokument. Derimot blir fosterhjemsrapporten brukt som et plandokument.

Fosterhjemsrapporten, som blir skrevet etter hvert fosterhjemsbesøk, fungerer som en sjekkliste for hva som skal tas opp og omhandler aktuelle tema og vurdering av barnets og fosterforeldres behov. Fosterhjemsrapporten brukes både ved planlegging, gjennomføring og evaluering av besøk og oppfølging av barnet. Fosterhjemsrapporten brukes systematisk ved evaluering, mens

Fosterhjemsavtalen brukes i liten grad som et aktivt dokument, selv om det er en prosedyre for at det skal gjøres. Gjennomgang av Fosterhjemsavtalen med fosterforeldre bør praktiseres.

Gjennom de siste årene er det registrert en økning i antall oppfølgingsbesøk i fosterhjemmet i henhold til lovkrav. Det er registrert at 87 % av sakene får lovpålagte oppfølgingsbesøk ved rapportering pr. 30.06.13. Ledelsen følger tett opp og det rapporteres jevnlig fra oppfølgere om antall besøk.

Samtaler med barn og barns medvirkning

Det er bevissthet hos de ansatte at det skal snakkes med barn. Det er imidlertid variasjoner for hva samtalene inneholder. Tjenesten uttrykte behov for mer kompetanse om barnesamtalen. Dette er et prioritert område i kommunen og det er igangsatt opplæring i temaet som skal gis årlig.

Oppfølging av biologiske foreldre

Kommunen tilbyr oppfølging til barnets foreldre blant annet gjennom samtaler med familieterapeut. Det er eksempler på at samarbeidet med foreldre er godt, samtidig som en ser eksempler på at samarbeidet er nedprioritert.

Ved intervju kommer det fram usikkerhet om oppfølgingen av biologiske foreldre er tilstrekkelig.

I kvalitetsmeldingen for barnevernet 2013 er dialog med biologiske foreldre tatt opp som et forbedringstiltak.

Dokumentasjon

Kommunen sikrer kontinuitet i alle saker ved at det er to enheter som til enhver tid skal være oppdatert i saken. Dette krever en felles form i dokumentasjonen og at det dokumenteres fortløpende. Tilsynet mener at kommunen har et forbedringspotensial for å samkjøre dokumentasjon mellom enhetene og å følge gjeldende retningslinjer. Utfordringene er fanget opp og det er tatt initiativ til å få en dokumentasjon som er lett tilgjengelig for begge enhetene.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven pålegger kommunen å sikre og dokumentere at de etterlever myndighetskrav, jf bvl § 2-1, 2. ledd. Internkontrollforskriften inneholder spesifikke krav til styring og ledelse.

Trondheim kommune har et kvalitetssystem, som er nedfelt elektronisk i “Kvaliteket” som er tilgjengelig for ansatte i BFT. Det er utarbeidet skriftlige rutiner/ prosedyrer innenfor alle områder på barnevernsfeltet. Prosedyre for samhandling mellom omsorgsenheten og forvaltningsenhetene er utarbeidet. “Kvaliteket” er godt kjent blant de ansatte. Det er rutiner for gjennomgang og oppdatering av «kvaliteket».

Det er inngått enhetsavtaler mellom rådmannen og den enkelte enhet som omfatter mål og sentrale rammebetingelser for kommunen og enheten. Avtalen skal være et verktøy for enhetens planlegging og styring av virksomheten.

Det er lederavtaler mellom enhetsledere og ansvarlig kommunaldirektør. Det foreligger en funksjonsbeskrivelse for medarbeidere som er utarbeidet på tvers av forvaltningsenhetene i kommunen.

Kommunens styring på fosterhjemsområdet skjer gjennom kontinuerlig dialog med enhetslederne. Kommunens ledelse blir regelmessig orientert om situasjonen i barneverntjenesten. Det er rutiner for informasjonsflyt fra enhetene til rådmannsnivå, gjennom rapportering og regelmessige møter. Det politiske nivå har behandlet en egen sak om oppfølging av barn i fosterhjem i 2012. Situasjonen i barnevernet i kommunen etterspørres jevnlig fra politisk hold.

I BFT Østbyen forvaltning rapporteres det om aktivitet på barnevernområdet månedlig fra saksbehandler til enhetsleder. Det er regelmessige møter mellom enhetsleder og fagledere og mellom fagledere og saksbehandlere hvor saker tas opp. Ved omsorgsenheten er det rutiner og praksis for informasjonsflyt og rapportering fra oppfølgere til teamledere og fagledere og videre til enhetsleder gjennom faste møter.

Det er innført et avviksrapporteringssystem, dette brukes i ulik grad. Det gis inntrykk av at avvik blir fanget opp gjennom jevnlig møtevirksomhet og rapportering på alle nivå i kommunen.

Kommunen ivaretar en systematisk gjennomgang av egen virksomhet årlig gjennom internrevisjon. NTNU samfunnsforskning, har på oppdrag av Trondheim kommune, foretatt en brukerundersøkelse i 2012 blant barn og foreldre som mottar hjelp fra barneverntjenesten.

Kommunen har et kvalitetsprogram for barne- og familietjenesten som gjennomgås og vurderes årlig. Kompetansebehov blir systematisk gjennomgått og kommunen har igangsatt flere kompetanseutviklingsprogram, blant annet i samtaler med barn. Det avholdes medarbeidersamtaler årlig hvor kompetanseutvikling for den enkelte medarbeider tas opp. Det gis mulighet for videre- og etterutdanning.

Til tross for at det på et par områder ble registrert manglende oppfyllelse av lovkrav, ga ikke de enkelte observasjoner tilsynet grunnlag for å påpeke at det er en risiko for svikt på området på grunn av styringssystemet. Disse forhold har kommunen selv registrert, blant annet i Kvalitetsmeldingen som ble behandlet i Trondheim bystyre i mai 2013.

Tilsynet ser at kommunen ivaretar styring, ledelse og informasjonsflyt mellom enheter og rådmannsnivå. Det er regelmessige treffpunkt på tvers av enhetene mellom fagledere.

Kommunen har gjennom et aktivt styringssystem fanget opp at det kan gjøres forbedringer området.

Tilsynet vurderer at styringssystemet på området – kommunens oppfølging av barn i fosterhjem - fungerer godt.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av alle aktuelle dokumenter fra 20 saksmapper for barn i fosterhjem
• Organisasjonskart – Oppvekst og utdanning
• Delegasjonsreglement for barne- og familietjenesten
• Liste over ansatte i BFT Østbyen forvaltning og Omsorgsenheten
• Utskrift av prosedyrer/rutiner for samhandling mellom forvaltningsenhetene og Omsorgsenheten og for oppfølging av barn i fosterhjem
• Saksframlegg og vedtak fra Trondheim bystyre sak 12/14317 om oppfølging av fosterhjem
• Kvalitetsmelding for barnevernet i Trondheim kommune 2013
• Andre aktuelle dokumenter

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Enhetsavtale, lederavtale og rapporteringsskjema

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Innkalling til formøte i brev av 22.03.2013
• Varselbrev 04.04.2013
• Dokumenter fra kommunen levert 21.06.2013
• Brev om ytterligere dokumentasjon 24.06.2013
• Ytterligere dokumenter levert innen avtale 09.08.2013
• E-post om plan for tilsynsdagene, 11.09.2013

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
	Fra rådmannens fagstab:
Lars Mostad	Seniorrådgiver		X	X
Lillibeth Landaas	Rådgiver			X
Mette H Berntsen	Seniorrådgiver	X
	Fra omsorgsenheten:
Annika Bjørnstrøm	Enhetsleder	X	X	X
Anne Marit Eggen	Fagleder		X	X
Grete Johansen	Teamkoordinator		X	X
Vera Kalland Günther	Oppfølger		X	X
Lisa Morais-Knudsen	Oppfølger			X
Wenche Sandnes	Oppfølger		X	X
Øivind Utvik	Teamkoordinator		X
Bente Elis Bjerkmo	Oppfølger			X
Birthe Bratteberg	Oppfølger		X	X
Peter Johansen	Teamkoordinator			X
Grethe Gevoll	Oppfølger			X
Marit Sandbæk	Oppfølger		X
Daljit Kaur Jørgensen	Oppfølger			X
Mona Fjellstad Lien	Oppfølger			X
Solveig Tømmeraas	Oppfølger			X
Morten Hagen	Oppfølger			X
Marit Edvardsen	Oppfølger			X
Sissel Waade	Oppfølger			X
Bente Thronæs	Oppfølger			X
Therese K Alexander	Oppfølger			X
Liv Kristin N Lysvand	Oppfølger			X
	Fra BFT Østbyen forvaltning:
Mari Ann Korssjøen	Enhetsleder	X	X	X
Elin Kristin Gartland	Fagleder	X	X	X
Anita Hansen	Fagleder	X	X	X
Kine Haugen	Barnevernskonsulent	X	X	X
Kari Rydjord	Barnevernskonsulent	X	X	X
Stine Helen Karlsen	Barnevernskonsulent	X	X	X
Ingun R. Solem	Barnevernskonsulent			X
Trine O. Pettersen	Barnevernskonsulent	X		X
Nina E. Skånøy	Barnevernskonsulent			X
Monika Sem Mostad	Saksbehandler	X		X
Inger Marie Wilmann	Saksbehandler	X
Amanda Øyn	Saksbehandler	X
Ina Thrane	Saksbehandler	X		X
Unni Marie Lindbak	Saksbehandler	X
Kristin Tegnander	Saksbehandler – helse- og omsorg	X		X
Birgit Arntsberg	Fagleder – helse- og omsorg	X		X
Kristin Dypvik	PP- rådgiver	X
Cecilie Bjørge	PP- rådgiver	X
Irene Heskedal	PP- rådgiver	X		X
Marianne Sneve Olsen	PP- rådgiver	X		X
Lene Stellander Larsen	Barnevernskonsulent	X		X
Marit Gunnes	Barnevernskonsulent	X		X
Kristin Hunstad	Saksbehandler			X
Hege Hemmingby	Barnevernskonsulent	X		X
Georgia D Sandberg	Barnevernskonsulent	X		X
Anne J Andersen	Barnevernskonsulent	X		X
May H Mikalsen	Konsulent	X		X
Eli Krogstad	Konsulent	X
Beate Ytterland	Konsulent	X		X
Nanny Sørslett	Førstesekretær	X
Rune Angelshaug	Økonomikonsulent	X		X
Turid Løvseth	Førstesekretær	X		X
Hege Oddvik	Førstesekretær	X		X
Judith Muasi Nyamuko	Førstesekretær	X		X
Kaia Øye	Student	X		X
Kristin Drilen	Student	X		X
Kristin Berg	Student			X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Oda Reinfjord, Torbjørn Løvaas, Marita Ugseth og Berit Hågensen

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013-14 Oppfølging av barn i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk