Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Klæbu kommune 2014

Sammendrag

Formålet med det landsomfattende tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med NAV, er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Det vil si om tjenesten KVP er tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om

• det foretas forsvarlige identifiseringsprosesser, om det informeres tilstrekkelig
• om retten til KVP og om kommunen sikrer at kartleggings, vurdering- og
• beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP er forsvarlige.

Det skal videre undersøkes om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved at tidsfrist for iverksetting overholdes, innholdet i og omfanget av KVP er forsvarlig, samt om det gis forsvarlig oppfølging.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet avdekket 2 avvik:

• Klæbu kommune sikrer ikke at tjenesten kvalifiseringsprogram er tilgjengelig.

• Klæbu kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning av kvalifiseringsprogram.

 

Dato: 13.06.2014

Merete Olufsen Bondø
revisjonsleder

Jannicke Evjen Olsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Klæbu kommune i perioden 30.01.14 - 30.04.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nav Klæbu er organisert under kommunalsjef for helse- og omsorg. Rådmann og kommunalsjef deltar på samarbeidsmøtene med Nav Sør-Trøndelag. Det foreligger en nylig revidert partnerskapsavtale mellom kommunen og Nav Sør-Trøndelag.

Nav-leder deltar fast i rådmannens enhetsledermøter og i kommunalsjefens tjenesteområdemøter. Kommunalsjefen etterspør jevnlig rapportering fra Nav-leder på de kommunale tjenestene i Nav i de faste møtene.

Nav-kontoret er organisert i to team, oppfølging 1 og oppfølging 2, hvor arbeidet med KVP er lagt til team 1. Kontoret har faste møter, både internt og med samarbeidspartnere.  Ansvaret for KVP er tillagt en ansatt som pr. i dag har andre oppgaver. Det er ikke klart hvem som har ansvaret for KVP på tilsynstidspunktet. Nav Klæbu har nylig utarbeidet en rutine for å fange opp aktuelle kandidater og en rutine/sjekkliste for KVP-deltakermappe. Rutinene er ikke implementert i kontoret. Kommunen har pr. i dag ingen deltakere i KVP.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.01.14

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 29.04.14.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 30.04.14.

4. Hva tilsynet omfattet

1.  Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP

   - Tilgjengelighet
   - Tilstrekkelig informasjon om retten til KVP
   - Forsvarlige identifiseringsprosesser
   - Kartlegging, vurdering og beslutning
   - Brukermedvirkning

2. Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP

   - Tidsfrist for iverksetting
   - Forsvarlig innhold og omfang
   - Tilpasset den enkeltes behov
   - Arbeidsrettede tiltak
   - Forsvarlig oppfølging
   - Evaluering
   - Brukermedvirkning

5. Funn

Avvik 1

Klæbu kommune sikrer ikke at tjenesten kvalifiseringsprogram er tilgjengelig.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det foreligger ingen plan for hvordan KVP skal ivaretas i perioden hvor KVP-ansvarlig er tillagt andre oppgaver
• Det er uklart for de ansatte hvem i kontoret som har ansvar for KVP pr. i dag.
• Kontoret har ikke hatt KVP som et aktuelt /prioritert område i 2014, og har ikke hatt fokus på å identifisere aktuelle kandidater for KVP.
• Kontoret har oversikt over kommunens mottakere av økonomisk stønad, men det er ikke dokumentert at Nav har informert personene om kvalifiseringsprogrammet, eller om det er foretatt en vurdering av om disse kan være aktuelle for programmet.
• Det er uklart om kontoret har tilstrekkelig kompetanse om KVP til å sikre at aktuelle kandidater identifiseres og gis informasjon om muligheten for å søke om program.
• Det er ikke gjennomført opplæring for området KVP og det er ikke kartlagt hvilke kompetansehevende tiltak det evt. er behov for.

Avviket bygger på følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4, 5, 17, og 29
• Forvaltningsloven § 11
• Forskrift om internkontroll i kommunal Nav §§ 4 og 5.

Avvik 2

Klæbu kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning av kvalifiseringsprogram.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det er uklart hvem som har ansvar for å utrede, vurdere og fatte vedtak om KVP per i dag.
• Mappegjennomgang viser at det ikke er foretatt arbeidsevnevurdering for alle tidligere deltakerne i KVP.
• Mappegjennomgang viser at KVP i enkelte av tilfellene var innvilget uten at det er dokumentert at deltakerne oppfyller vilkårene i § 29
• Mappegjennomgang viser at enkelte av de tidligere deltakere i KVP manglet vedtak om innvilgelse/stans om KVP. Vedtak er fattet i forbindelse med tilsynet og ikke sendt ut til tidligere deltakere.
• KVP er innvilget etter feil lovhjemmel
• Klageinformasjonsskrivet er ikke oppdatert etter ny lov.

Avviket bygger på følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 4, 5 og 29.
• Forvaltningsloven § 17, 23, 24, 25 og 27, jf lov om sosiale tjenester i Nav § 41.
• Forskrift om internkontroll i kommunalt Nav §§ 4 og 5

6. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad

Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen

Rundskriv Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Samarbeidsavtale mellom Klæbu kommune og Nav Sør-Trøndelag
• Delegasjonsreglement og delegasjonsvedtak
• Kommuneplan
• Kompetanseplan
• Oversikt over statlig og kommunalt ansatte
• Interne prosedyrer
• Rapporteringer av langtidsmottakere økonomisk stønad
• 7 brukermapper

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Perm KVP Nav Klæbu
• Utkast til virksomhetsplan for 2014
• Journalgjennomgang Velferd/Arena

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 30.01.14.
• Program for tilsynet av 07.04.14.
• Diverse e-poster om planlegging og tilrettelegging av tilsynet.

8. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesteytingen. Hensikten er å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt.

Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes og at feil i tjenesteytingen fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten overvåke at rutiner og instrukser følges og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

NAV Klæbu har en fast møtestruktur med regelmessige møter for blant annet utveksling av informasjon og drøfting av enkeltsaker. Oppgavene blant de ansatte synes godt kjent, men det er ikke klart hvem som har ansvaret for området KVP. Kommunen og Nav har informasjon om kvalifiseringsprogrammet på sine hjemmesider og i Navs mottak. Alle ansatte skal være gitt et ansvar for å informere aktuelle kandidater om KVP, men det er usikkert om aktuelle kandidater får informasjon om muligheten for å søke om KVP. Det er opplyst at det har vært lite fokus på dette området i 2014. Det er ikke gjennomført opplæring på området, og det foreligger ingen plan for hvordan KVP skal ivaretas i perioden hvor ansvarlig veileder er tillagt andre arbeidsoppgaver.

Det er tidligere KVP-veileder som har hatt ansvar for å kartlegge, utrede, fatte vedtak, utarbeide program og gi forsvarlig oppfølging. Ansvaret for dette arbeidet er per i dag ikke plassert og tilsynet vurderer det slik at KVP fremstår som en tjeneste som ikke er tilgjengelig.

Kommunen har pr. i dag ingen deltakere i KVP. Mappegjennomgang viser at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ikke alltid har skjedd i samsvar med regelverket. Det forelå ingen rutiner for utarbeidelse av tilpasset program. Det var ikke definert klart og tydelige mål/delmål med programmet for alle tidligere deltakere. Det forelå ikke utarbeidet skriftlig program som viste hva deltakerne brukte 37,5 timer i uken til. Evalueringstidspunkt fremkom ikke av programmet.   

Et av vilkårene for å ha rett til KVP er at søker har gjennomgått en arbeidsevnevurdering, og kartleggingsarbeidet som gjøres i forkant er av stor betydning når det skal utarbeides et tilpasset program, både i innhold og omfang. Omfanget skal være på full tid, det vil si 37,5 timer, mens innholdet i programmet skal tilpasses den enkelte slik at det også kan inneholde andre aktiviteter enn jobb. Da disse vurderingene er basert på saker til deltakere som ble skrevet ut av program for 1-2 år siden, valgte tilsynsmyndigheten ikke å gi avvik på dette området. Kommunen har imidlertid klare forbedringspunkter på gjennomføring av KVP ved å sikre at medarbeiderne har tilstrekkelig kompetanse, og å utarbeide og implementere gode rutiner for også dette området.

Tilsynet viser at Klæbu kommune har mangler i sitt system for interkontroll på det undersøkte området. Tilsynet har vist at ledelsen ikke har iverksatt nødvendige tiltak for å bidra til at lov- og forskriftskravene om å gjøre KVP tilgjengelig og gjennomføre en forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning om KVP er tilstede.

Kommunen har ikke avdekket dette gjennom interkontrolltiltak eller korrigert manglene.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Grethe Lindseth
Rådgiver/jurist Jannicke Evjen Olsen
Seniorrådgiver Merete O. Bondø

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk