Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Malvik kommune 2014

Sammendrag

Formålet med det landsomfattende tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med NAV, er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

Det vil si om tjenesten KVP er tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det foretas forsvarlige identifiseringsprosesser, om det informeres tilstrekkelig om retten til KVP og om kommunen sikrer at kartleggings, vurdering- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP er forsvarlige.

Det skal videre undersøkes om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved at tidsfrist for iverksetting overholdes, innholdet i og omfanget av KVP er forsvarlig, samt om det gis forsvarlig oppfølging.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble ikke gitt avvik eller merknader i dette tilsynet.

Dato: 05.05.14.

Merete Olufsen Bondø
revisjonsleder

Jannicke Evjen Olsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Malvik kommune i perioden 30.01.14 - 09.04.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nav Malvik er organisert under kommunalsjef for helse- og velferd. Nav-leder deltar fast i rådmannens ledergruppe.

Malvik kommune har inngått samarbeidsavtale med Nav Sør-Trøndelag om etablering og drift av Nav-kontor. Avtalen er nylig revidert.

Nav Malvik er organisert i mottak og oppfølging. Kontoret har en kjent møtestruktur for informasjon og saksdrøftelse. Alle nye søkere og aktuelle kandidater for KVP skal drøftes i egne møter. Det er en ansatt som har hovedansvaret for arbeidet med KVP, og det er utarbeidet egne skriftlige rutiner for området.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.01.14

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 08.04.14..

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 09.04.14

4. Hva tilsynet omfattet

1. 1.  Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP
      - Tilgjengelighet
      - Tilstrekkelig informasjon om retten til KVP
      - Forsvarlige identifiseringsprosesser
      - Kartlegging, vurdering og beslutning
      - Brukermedvirkning
2. 2. Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP
      - Tidsfrist for iverksetting
      - Forsvarlig innhold og omfang
      - Tilpasset den enkeltes behov
      - Arbeidsrettede tiltak
      - Forsvarlig oppfølging
      - Evaluering
      - Brukermedvirkning

5. Funn

Tilsynet avdekket ingen avvik eller merknader.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Malvik kommune og Nav-Sør Trøndelag
• Organisasjonskart
• Virksomhetsplan for Nav Malvik
• Rutiner for kvalifiseringsprogram
• Oversikt over ansatte og ansvarsområder
• Interne prosedyrer for KVP
• Årsmelding NAV Malvik 2013
• Delegasjon av myndighet
• Kommuneplan
• Generelt informasjonsmateriale om kommunens tjenester i Nav
• Rapporteringer for langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 brukermapper
• Perm: KVP-deltakere
• Perm KVP-rutiner informasjon
• Perm: Questback KVP
• Internopplæring KVP

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 30.01.14.
• Program for tilsynet av 11.03.14.
• Diverse e-poster om planlegging og gjennomføring av tilsynet.

8. Virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesteytingen. Hensikten er å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt.

Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare

ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes og at feil i tjenesteytingen fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten overvåke at rutiner og instrukser følges og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

Nav-leder deltar fast i rådmannens ledergruppe og rapporterer regelmessig på økonomi. Det foreligger virksomhetsplan for Nav Malvik for 2013 med kompetansedel. Det er utarbeidet egne rutiner for arbeidet med KVP, og det er gjennomført en intern opplæring om kvalifiseringsprogram for ansatte. Det ligger brosjyrer og informasjonsmateriell tilgjengelig i kontoret, og samarbeidspartnere er informert om KVP. Aktuelle kandidater informeres om muligheten for å søke om KVP.

Ansvaret for å identifisere mulige kandidater til KVP ligger til alle medarbeiderne i kontoret. Kartlegging i forbindelse med en søknad eller for å vurdere om en bruker er aktuell foretas av KVP-veileder som evt. gjør arbeidsevnevurdering dersom dette ikke er gjort. KVP-veileder gjennomgår egenvurdering sammen med bruker som medvirker i kartlegging av saken sin. Det innhentes opplysninger fra andre instanser som kan bidra til å opplyse søkers situasjon. KVP-veileder fatter vedtak og følger opp bruker. KVP-veileder har utarbeidet en KVP-perm med systemer som gir god oversikt over deltakerne.

Programmet utarbeides av veileder i samarbeid med bruker, og tilpasses den enkeltes behov, forutsetninger og ønsker. Programmet iverksettes innen tidsfristen på 6 måneder.

Oppfølging av brukerne foretas av veileder og enkelte har i tillegg oppfølging fra tiltaksbedrift. Oppfølging skjer etter behov og i henhold til avtalte evalueringer. Oppfølgingen beskrives som tett. Evalueringstidspunkt fremgår av dokumentene og programmet evalueres i samråd med bruker og evt. arbeidsgiver eller andre bidragsytere i programmet.

Nav Malvik har gjennomført styringstiltak for å sikre at KVP er tilgjengelig og at tildelingen gjøres i tråd med lov om forskrift. Nav Malvik har selv vurdert at det er sårbart at det kun er en medarbeider som har ansvaret for KVP, og har planer om endringer slik at flere ansatte skal ha dette som arbeidsområde.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Jannicke Evjen Olsen
Rådgiver Grethe Lindseth
Seniorrådgiver Merete O. Bondø

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet