Rapport fra tilsyn med senter for foreldre og barn Viktoria familiesenter 2014

Sammendrag

Tema for tilsynet var foreldres medvirkning. Tilsynet undersøkte om foreldre får medvirke i planleggingen og gjennomføringen av oppholdet ved Viktoria familiesenter og om Viktoria familiesenter gjennom systematiske styringstiltak legger til rette for slik medvirkning.

Tilsynet er gjennomført av et regionalt team sammensatt av representanter fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal, Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag.

Det ble ikke funnet avvik under tilsynet. Det ble gitt en merknad.

Oda R. Reinfjord
revisjonsleder

Heidrunn Avdem
revisor

 

Marita Heimstad
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i form av systemrevisjon ved Viktoria familiesenter i perioden 27.06. - 6.11.14.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn i barnevernloven § 2-3b, tredje ledd og barnevernloven § 5-7 første ledd, samt forskrift for foreldre og barn. Tilsynsmyndigheten skal føre tilsyn med hvert senter så ofte som forholdene tilsier det, minimum annet hvert år.

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag mottok i mai 2014 henvendelse fra leder ved Viktoria familiesenter og fra Trondheim kommune, Kommunaldirektør for oppvekst og utdanning, begge med oppfordring om å føre tilsyn ved senteret. Bakgrunnen for henvendelsene var at flere brukere av Viktoria familiesenter har henvendt seg til Ombud for helse, omsorg og oppvekst i Trondheim kommune med kritikk mot senteret. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har også mottatt henvendelser med oppfordring om å føre tilsyn fra tidligere brukere av Viktoria familiesenter og deres familie/nettverk. Brukernes kritikk og klager inngår ikke som direkte dokumentasjon i tilsynet. Brukernes kritikk og klager har imidlertid vært viktig informasjon ved Fylkesmannens valg av tilsynstema og innretting av tilsynet.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Viktoria familiesenter er et statlig tiltak for foreldre og barn og er godkjent for inntil 5 familier. Senterets målgruppe er familier som befinner seg i en vanskelig livssituasjon med barn i alderen 0-3 år, samt gravide i siste måned av svangerskapet. Tilbudet er døgnbasert, med hjemreise hver 4. helg.

Viktoria familiesenter består av to hus, hvorav Hus 1 inneholder 3 hybler med felles kjøkken og oppholdsrom og Hus 2 inneholder 4 leiligheter. Det er kontorer og møterom for ledelsen og ansatte i begge husene. Beliggenheten er sentral på Lade i Trondheim, med kort avstand til offentlig kommunikasjon, kjøpesenter, lekeplasser og friområder.

Opphold på senteret gis som hjelpetiltak jfr. 4-4, annet ledd i barnevernloven. Målsettingen for Viktoria familiesenter framgår av institusjonsplanens punkt 3.2:

«Skape forutsetninger for at barn skal f§ utvikle og uttrykke seg som de unike personlighetene de er allerede fra fødselen av.

Viktoria familiesenters målsetting er å gi foreldrene hjelp slik at de gjennom å ta vare på seg selv og barnet sikrer barnet en god utvikling.

Bedre barns omsorgsmiljø gjennom styrking av foreldrekompetansen. Gjennom styrking av foreldrenes kompetanse blir de bedre i stand til å gi sine barn adekvat utviklingsstøtte og ivareta omsorgsoppgaver for øvrig.

Hindre unødig adskillelse mellom foreldre og barn.
Viktoria familiesenter gir foreldre og barn hjelp sammen. Ved at foreldre og barn får tidlig hjelp og tett oppfølging kan vi forebygge omsorgsovertakelser.

Sikre barn permanente omsorgspersoner s§ tidlig som mulig i livet.
Viktoria familiesenter tilbyr utredning av barn og foreldreferdigheter, observasjon og veiledning i foreldrerollen. Gjennom utredning og utprøving av hjelpetiltak kan Viktoria familiesenter gi en beskrivelse og vurdering av foreldrenes muligheter til å gi barn tilstrekkelig og god nok omsorg og støtte. Avgjørelse i forhold til et barns omsorgssituasjon blir tatt på et tidlig tidspunkt, noe som er at stor betydning for barnets egen opplevelse av kontinuitet i omsorgssituasjonen og for barnets muligheter til å utforme og etablere trygg tilknytning til nære omsorgspersoner.»

Når det gjelder forhold av særlig betydning for foreldres medvirkning i planlegging og gjennomføring av oppholdet, har Viktoria familiesenter rutine for å kontrollere før innflytting ved senteret at barneverntjenesten ikke har konkludert med ikke tilstrekkelig omsorgsevne hos foreldrene.

Videre er det innarbeidet rutine for å gi foreldre skriftlig og muntlig informasjon om tiltaket før innflytting og tilrettelegging for besøk ved senteret før innflytting. Viktoria familiesenter har utarbeidet et samtykkeskjema som foreldre undertegner før/ved inntak. I skjemaet opplyses det om at foreldrene når som helst kan avslutte oppholdet, samt at barneverntjenesten kan vurdere at foreldre ikke får ta med seg barnet hjem dersom det foreligger stor bekymring for barnets omsorgssituasjon.

Under oppholdet får foreldre bistand i kontakten med øvrig hjelpeapparat, i tillegg til at senteret har egen kompetanse innen bl.a. økonomisk rådgivning og familierådgivning. Det er innarbeidede rutiner for dokumentasjon av arbeidet med familiene.

Viktoria familiesenter er i ferd med å implementere mentaliseringsbasert miljøterapi som grunnleggende måte å arbeide på.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.06.2014.

Dokumentasjon ble mottatt 1.9.14, se punkt 8 om dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt på Viktoria familiesenter 22. 10.2014.

Seks personer fra ansatte og ledelse ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt på Viktoria familiesenter 6.11.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Hensikten med tilsynet var å avdekke om Viktoria familiesenter gjennom systematiske styringstiltak sikrer foreldres rett til medvirkning.

I denne sammenheng forstår vi begrepet medvirkning som et samlebegrep på ulike bestemmelser som omhandler foreldres rett til a ha personlig innflytelse på gjennomføringen av tiltaket. Det rettslige grunnlaget for kravet til foreldres medvirkning fremgår av rapportens punkt 7.

Opphold i senter for foreldre og barn er et hjelpetiltak jfr. barnevernloven § 4-4. Tiltaket skal følgelig «bidra til positiv endring hos barnet og familien».

I Viktoria familiesenters institusjonsplan punkt 3.2 (inntatt under rapportens punkt 2) beskrives målsettingen for tiltaket nærmere.

Slike endringsprosesser som det her er tale om krever deltakelse og motivasjon fra de det gjelder. Oppholdet er et frivillig tiltak, men mange er i eFl slik livssituasjon at de ikke alltid opplever valget som reelt. Disse momentene, sammen med at opphold i senter for foreldre og barn er å anse som inngripende tiltak, gjør at det stilles strenge krav til tilrettelegging for foreldres medvirkning i alle faser av oppholdet.

Tilsynet undersøkte om Viktoria familiesenter gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll) sikrer at foreldre, så langt det er forenlig med formålet for oppholdet, får medvirke i planlegging og gjennomføring av oppholdet.

Tilsynet har vært særlig oppmerksom på om Viktoria familiesenter

• i tilstrekkelig grad forklarer foreldre hva som skal foregå under oppholdet, hva som er hensikten med og mulige konklusjoner av oppholdet
• sikrer at foreldre får tilstrekkelig informasjon gjennom hele oppholdet
• innhenter, og gir, informasjon til andre instanser i samarbeid med foreldre
• planlegger oppholdet i samarbeid med foreldre

• ivaretar foreldre med tilstrekkelig informasjon og medvirkning når ulike metoder for kartlegging og veiledning skal benyttes
• tar tilstrekkelig hensyn til foreldres synspunkt i kartlegging og veiledning
• gjør foreldre fortløpende kjent med hvilke vurderinger og konklusjoner som blir gjort, i tilstrekkelig grad forklarer innholdet i disse og sikrer at foreldre får uttale seg

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik under tilsynet. Det ble gitt en merknad.

Merknad

Viktoria familiesenter har begrenset oversikt over risiko for svikt innenfor foreldresamarbeidet. Senteret har verktøy og informasjonskilder som bør benyttes til å følge med på foreldres medvirkning i den enkelte sak og på systemnivå.

Begrunnelse:

Gjennom tilsynet ble det avdekket at:

• Viktoria familiesenter har utarbeidet skjema «skala for vurdering av siste periode» for å avdekke foreldres opplevelse av relasjon til teamet, deres synspunkt på måten det arbeides pa og om foreldre opplever seg hørt, forstått og respektert. Besvarelsene benyttes til å justere kursen i arbeidet med den konkrete familien. Foreldrenes tilbakemeldinger blir ikke systematisert eller benyttet utenfor teamet, hverken av ledelsen eller av «Strukturgruppa» som har særlig ansvar for forbedringsarbeidet.
• Viktoria familiesenter har prosedyre «intervju nr 2» der foreldre ved avslutningen av oppholdet oppfordres til å gi tilbakemeldinger på oppholdet, samarbeidet, foreldres opplevelse for påvirkning mm.
  Informasjonen benyttes ikke systematisk i senterets forbedringsarbeid.
• Viktoria familiesenter fører ikke statistikk over senterets konklusjoner og forslag til tiltak i sakene.
• Ansatte opplever at en del foreldre er engstelige og at de strever med å etablere tillit til Viktoria familiesenter og de ansatte.
• Det oppleves vanskelig å tilrettelegge for reell medvirkning for foreldre som ikke snakker norsk.
• Viktoria familiesenter benytter en standardisert og likelydende kontrakt for alle beboere; «kontrakt mellom beboer og Viktoria familiesenter» der foreldre forplikter seg til å følge beboerens individuelle handlingsplan i tillegg til å overholde husregler/daglige rutiner.
• Det gis inntrykk av at ansatte har noe ulikt syn på hvordan foreldres trygghet og tillit etableres. Det gis et inntrykk av at ansatte i ulik grad vektlegger det å tilbringe tid med, ha felles opplevelser med og det å være åpen om alvoret i situasjonen overfor foreldre.
• Det er flere arenaer og muligheter for foreldre til å gi uttrykk for meninger om oppholdet. Det lages individuelle handlingsplaner som gjennomgås hver 14. dag. Det er rutine for at teamet etterspør foreldrenes egne målsetninger for oppholdet og deres synspunkt på bl.a. samarbeidet med teamet og måten det arbeides på. Det gis likevel inntrykk av at foreldre har begrenset reell innflytelse på innholdet i oppholdet, herunder på hva og hvordan foreldrene skal veiledes.
• Det er ulik praksis for hvorvidt foreldre gjøres kjent med kontakten som teamet og barneverntjenesten har i deres sak.
• Det er ikke fast praksis for at teamet innhenter foreldrenes synspunkt på hvordan og når foreldrene ønsker tilbakemelding fra ansatte i veiledningen.
• Viktoria familiesenter benytter en rekke metoder og tester som er fundert på det teoretiske grunnlaget som senteret arbeider etter. De individuelle handlingsplanene benevner metodene/testene med forkortelser og fagbenevnelser. Tilsynet ser at mangfoldet av metoder og benevnelsene kan vanskeliggjøre kommunikasjonen med foreldre.
• Saksinnsynet viser eksempler på at foreldre gir tilbakemelding om opplevd god relasjon til teamet, men også eksempel på at foreldre opplever at ansatte ikke snakker observasjonen og ikke lenge etterpå. Saksinnsynet viser eksempler på at innspill fører til korrigering og at foreldre gir tilbakemelding om bedret opplevelse.
• Dokumentasjonen fra saksinnsynet gir et inntrykk av at foreldre, i saker der Viktoria familiesenter konkluderer med at omsorgsevnen ikke er god nok, har begrenset grad av reell medvirkning under oppholdet.
• Styringsdokumenter og ansatte formidler en målsetting om åpenhet overfor foreldre om hva de ansatte ser og at foreldre ikke skal bli overrasket når evalueringsnotat og sluttrapport legges fram. Saksinnsynet viser eksempler på åpenhet i kommunikasjonen med foreldrene. En ser imidlertid også eksempel på at sluttrapporten er tydeligere på foreldrenes begrensninger enn det som kommer fram i evalueringsnotat og annen dokumentasjon under veis i oppholdet.
• Saksinnsynet viser eksempel på dokumentasjon der foreldre med vedvarende mangel på motivasjon for oppholdet, informeres om at oppholdet er frivillig og at foreldre kan avslutte oppholdet. Det går ikke klart fram av dokumentasjonen at foreldrene informeres om hva som kan bli konsekvensene av hjemflytting utover det som framgår av samtykkeskjemaet underskrevet før inntak.

Kommentar:

Opphold i senter for foreldre og barn er inngripende tiltak, og konklusjonene som sentrene trekker har alvorlige konsekvenser for den enkelte familie og barn.

Ivaretakelse av foreldres medvirkning i planlegging og gjennomføring av opphold er en viktig forutsetning for et forsvarlig tiltak.

Viktoria familiesenter har oppmerksomhet på foreldres rett til medvirkning, og foreldres medvirkning inngår som tema i senterets løpende forbedringsarbeid. Viktoria familiesenter må også ha oversikt over fare for svikt, herunder fare for svikt innenfor foreldres medvirkning. Tilsynet har sett at det i enkelte saker er klare rom for forbedring i foreldresamarbeidet. Viktoria familiesenter bør derfor i større grad utnytte informasjonen som finnes ved senteret til å følge med på og til å videreutvikle egen virksomhet på området.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Det er utarbeidet rutiner for hvordan arbeidet med familiene skal gjennomføres, også for å sikre foreldres medvirkning. Rutinene evalueres og oppdateres jevnlig. Senteret er i ferd med å utarbeide en mer hensiktsmessig samlet framstilling av skriftlige rutiner ved senteret.

Ansvarsfordelingen ved senteret og for oppfølgingen av den enkelte familie er kjent og synes å etterleves i praksis.

Hvert team planlegger og holder oversikt over sine familier. Team­ sammensettingen bestemmes før inntak for hver familie. Det er fast møtestruktur som ivaretar framdriften i arbeidet med familiene; interne drøftelsesmøter for teamet, saksmøter med teamet og foreldre og evalueringsmøter med teamet, foreldre og barneverntjeneste. Arbeidet med familiene planlegges og justeres gjennom saksmøtene og det er faste månedlige stopp-punkt for større evaluering av arbeidet, barnets og foreldrenes utvikling.

Det er utarbeidet maler for møter, mal for handlingsplan og andre verktøy som bidrar til å sikre ens praksis, kritisk refleksjon samt å rette oppmerksomhet mot foreldres medvirkning. Det er personalmøter eller fagmøter hver uke.

Senteret har fadderordning for nyansatte og det er etablert system for avviksrapportering.

Det er etablert egen gruppe; «Strukturgruppa» med særlig ansvar for å se på rutiner, maler og andre overordnede strukturer ved senteret. Nestleder deltar på saksmøter med foreldre og team. Leder leser sluttrapporter og bestreber seg på å være til stede på dagtid med «åpen dør». Leder har ingen aktiv rolle i det direkte arbeidet med familiene.

7. Regelverk

Kravet om å sikre foreldre medvirkning følger av

Barnevernloven:
§ 1-4: krav til forsvarlighet j.fr.
§ 5-9 a: rettigheter under opphold i senter for foreldre og barn
§ 4-4, 1. og 2. ledd: hjelpetiltak for barn og barnefamilier
§ 6-4: innhenting av opplysninger

Forskrift for sentre for foreldre og barn:
§ 17: vern om personlig integritet
§ 18: medbestemmelse

Forvaltningsloven:
§ 11: veiledningsplikt
§ 11d: nedtegning av opplysninger
§§ 17, 3. ledd og 18: innsyn i egen sak

Forskrift for sentre for foreldre og barn §§ 14 og 15: internkontroll

8. Dokumentunderlag

Forut for revisjonsbesøket ble følgende dokumentasjon oversendt fra Viktoria familiesenter:

• Institusjonsplan for Viktoria familiesenter (pr 29.08.14)
• Rapport fra Bufetats etterfølgende kontroll 2013, datert 31.1.14
• Prosedyre for gjennomgang av internkontroll
• Sjekkliste;Informasjon og praktiske oppgaver i oppstarten av oppholdet ved Viktoria familiesenter
• Intervju nr 1 og Intervju nr 2
• Prosedyre for saksmøter
• Skjema; Skala for vurdering av siste periode
• Evalueringsskjema for Viktoria Foreldreskole - et veiledningsprogram
• Opplæringsplan, kompetanseplan (inngår i institusjonsplanen)f
• Oversikt over ansatte med fagbakgrunn, ansvarsområde og ansettelsestidspunkt (inngår i institusjonsplanen)
• Saksdokumenter for alle familier som hadde opphold ved senteret i perioden 1.1.14 - 30.4.14 (9 familier med til sammen 14 barn). Saksdokumetentene består av søknad om plass, vedtak om opphold, barneverntjenestens tiltaksplan, møtereferat, individuelle handlingsplaner, evalueringsnotat og sluttrapport.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Dag/døgnrapporter og journal for de to siste avsluttede sakene ved senteret

9. Deltakere ved tilsynet

Itabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Heidrunn Avdem, Fylkesmannen i Møre og Romsdal, Marita Heimstad Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, Jostein Magne Krutvik, Fylkesmannen i Sør­-Trøndelag og Oda Reinfjord, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, sistnevnte som revisjonsleder.