Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav til personer mellom 17 og 23 år ved Bjugn kommune 2015

Sammendrag

Formålet med det landsomfattende tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med Nav, er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlige sosiale tjenester til unge mellom 17 og 23 år.

Det vil si om kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige, og at oppfølgingen av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenestene er forsvarlige.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet avdekket 3 avvik:

Avvik 1:

Bjugn kommune sikrer ikke at tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelig for personer mellom 17 og 23 år.

Avvik 2:

Bjugn kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling av tjenesten opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad.

Avvik 3:

Bjugn kommune sikrer ikke forsvarlig oppfølging av unge mellom 17 og 23 år som er innvilget tjenesten opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad.

Merete Olufsen Bondø
revisjonsleder

Grethe Lindseth
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bjugn kommune i perioden 5.03.15 – 06.05.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

En systemrevisjon skal undersøke virksomhetens evne til å levere forsvarlige tjenester over tid og om virksomheten har et system som sikrer god praksis. Videre undersøkes om kommunen har en ledelse som har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt. Systemrevisjonen skal også undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har lovfestet plikt til å utføre slik intern kontroll, jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 5.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bjugn kommune ligger på Fosenhalvøya og har ca. 4.715 innbyggere. Nav-leder er kommunalt ansatt og direkte underlagt rådmannen. Nav-leder skal delta fast i kommunens enhetsledermøte.

Nav-kontoret har stort sykefravær av kommunalt ansatte. Nav-leder er sykemeldt og stillingen er utlyst. Rådmannen konstituerte nåværende Nav-leder fra 13.04.15 og frem til ny leder ansettes. Konstituert Nav-leder har hittil deltatt på to enhetsledermøter. Det er ikke kjent hva det skal rapporteres på til rådmannen utover Kostra. Leder er ikke gjort kjent med, eller gitt opplæring i, hva stillingen innebærer på de ulike områdene kontoret har ansvar for.

Tilsynet er forelagt en samarbeidsavtale mellom Bjugn kommune og Nav Sør-Trøndelag for perioden 01.01.11 – 01.01.13. Tilsynet har fått forelagt et delegasjonsreglement fra 28.09.2010.

Kontoret er organisert i mottak og oppfølging hvor de ansatte har definerte roller. Det gjennomføres faste interne kontor- og saksmøter. Det er også avtalt faste møter eksternt med blant annet kommunens barnevernstjeneste og psykisk helse. Sykefravær i kontoret medfører at samarbeid med aktuelle instanser nå ikke prioriteres. Det foreligger oversikt over fordeling av arbeidsoppgaver og interne rutiner for behandling av søknader om økonomisk stønad. Fra 01.05.15 er praksis for behandling av søknader om økonomisk stønad under endring ved at ansvar og myndighet i større grad tillegges saksbehandler på området. Tidligere praksis om at søknader om økonomisk stønad måtte vente i minst 4 uker før de ble behandlet, samt kravet til at nødhjelpssøkere måtte til samtale med leder før behandling, er endret. Søknader om økonomisk stønad behandles nå fortløpende, og det opplyses om at det skrives journalnotater.

Ungdommer som henvender seg til Nav for første gang tilbys alltid samtale. Det gis bistand til å skrive søknad ved behov, og det informeres om søknadsprosessen. Informasjon og veiledning tilstrebes tilpasset den unges behov med hensyn til tema, innhold og omfang. Kontoret har en høy bevissthet om taushetsplikt, og samtykke innhentes muntlig eller skriftlig.

Informasjon om sosial stønad og opplysning, råd og veiledning er tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Det er ikke kjent om det er foretatt en vurdering av om det er behov for å gi informasjon til unge personer utover de vanlige kanalene, eller til eventuelle samarbeidspartnere.

Kontoret har ikke registrert henvendelser om tjenester etter lov om sosiale tjenester i Nav fra ungdommer under 18 år.

Kontoret har behov for vikarer og har blant annet foretatt en økning av en stillingsandel. Kontoret har også stengt to dager i uken for å kunne øke saksbehandlingskapasiteten.

Rådmannen hadde varslet om sitt fravær under tilsynet. Øvrig representant fra kommunens ledelse var innkalt til intervju, men var ikke tilgjengelig under tilsynet og møtte ikke til intervju.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 05.03.15.

Åpningsmøte ble avholdt 05.05.15.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 06.05.15.

I forkant av tilsynet innhentet Fylkesmannen uttalelse fra barnevernstjeneste, psykisk helsearbeid, helsestasjon for ungdom, OT-kontakt ved Fosen Videregående skole og en fastlege. Tjenestene ble bedt om å uttale seg om samarbeidet med Nav Bjugn, både generelt og på enkeltsaksnivå. Fylkesmannen gjennomførte telefonsamtaler med alle samarbeidspartnerne som ble stilt de samme spørsmålene. Uttalelsene som ble gitt, inngår som en del av helhetsvurderingen av kommunens tjenester på det reviderte området.

Fylkesmannen vil bemerke at ingen fra kommuneledelsen møtte til intervju eller i sluttmøtet ved dette tilsynet.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var kommunens plikt til å tilby og å yte sosiale tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Tilsynet er delt i 3 områder:

1. Om kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år.
   - Herunder om det finnes informasjon om tjenestene, og om det gis informasjon og veiledning til den enkelte, og at ungdommene ikke avvises når de henvender seg.
2. Om kommunen sikrer at tildeling av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig.
   - Herunder krav til kartlegging, vurdering og beslutning, brukermedvirkning og individuell vurdering.
3. Om kommunen sikrer at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenesten opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er forsvarlig.
   - Herunder plikten til å legge til rette for brukermedvirkning og for å samhandle og om samarbeide med relevante tjenesteytere ivaretas.
   - Rapporten omhandler kun en del av Nav Bjugns virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved Nav Bjugn. Rapporten tar også bare utgangspunkt i det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføringen av tilsynet.

5. Funn

Avvik 1

Bjugn kommune sikrer ikke at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det foreligger ikke et system som sikrer at den informasjon som gis i mottak er riktig, og at informasjonsmateriell oppdateres ved behov.
• Kommunen har ikke plassert ansvaret for å sikre at informasjonen som gis om retten til sosiale tjenester, er riktig.
• Det praktiseres 18 års aldersgrense for å søke om sosiale tjenester.
• Forelagt dokumentasjon viser at ikke alle søknader realitetsbehandles.
• Det gis informasjon om at det kan søkes om økonomisk stønad, men det informeres ikke om at det kan søkes om opplysning, råd og veiledning, med unntak av gjeldsrådgivning.

Lovhjemmel:

Sosialtjenesteloven §§ 4, 5, 17, 18 og 19, jf. forskrift om internkontroll i NAV § 4.

Avvik 2

Bjugn kommune sikrer ikke at tildeling av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år, er forsvarlige.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det gjennomføres kartleggingssamtale for søknad om økonomisk stønad og gjeldsrådgivning, men det fremkommer ikke om det kartlegges om det er behov for opplysning, råd og veiledning utover økonomisk rådgivning.
• Behovet for samhandling eller koordinering med andre instanser fremkommer ikke av sakens opplysninger.
• Det fattes ikke vedtak på opplysning, råd og veiledning utover økonomisk gjeldsrådgivning.
• Gjennomgang av vedtak viser at ved avslag på søknad om økonomisk stønad etter lovens § 18, vurderes det ikke alltid om betingelsene etter § 19 er oppfylt. Det fremkommer gjennomgående standardisert tekst i de vedtakene der dette er gjort.
• Det er varierende om det fremkommer individuelle vurderinger i vedtak om sosial stønad, og i enkelte vedtak mangler dette helt.
  - Tidligere innvilget nødhjelp beregnes rutinemessig som inntekt ved utmåling av stønadsbehov.
  - Kommunens satser for økonomisk sosialhjelp brukes rutinemessig uten at det fremkommer individuelle vurderinger.
  - Individuell vurdering i de forelagte vedtakene viser i stor grad til standardisert tekst.
• Søknader om økonomisk stønad avslås på grunn av manglende dokumentasjon.

Lovhjemmel:

Sosialtjenesteloven §§ 4, 5, 17, 18 og 19, jf. forskrift om internkontroll i NAV § 4.

Avvik 3

Bjugn kommune sikrer ikke at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenesten opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er forsvarlig.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Ansvaret og oppgaver knyttet til gjennomføring av oppfølgingen av ungdommene er uklar.
• Oppfølgingen som gis, er i hovedsak arbeidsrettet. Det fremstår som uklart om det gis oppfølging på andre livsområder.
• Det er uklart om det gjøres jevnlige evalueringer av personer som mottar økonomisk stønad.
• Forelagt dokumentasjon har vist eksempler på saker der det har vært behov for § 17-vedtak, men der det ikke fremkommer om det er gitt informasjon eller gitt tilbud om en slik tjeneste.
• Tilsynet har fått forelagt saker der det kan stilles spørsmål ved om oppfølging kunne ha vært tilbudt. Det finnes ikke dokumentasjon som viser at det er foretatt vurderinger av behov for oppfølging eller for å opprette et samarbeid med andre instanser.

Lovhjemmel:

Sosialtjenesteloven §§ 4, 5, 17, 18 og 19, jf. forskrift om internkontroll i NAV § 4.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale med Nav-Sør-Trøndelag for perioden 01.01.11 – 01.01.13.
• Årsberetning for 2014
• Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet for 2 veiledere
• Retningslinjer for administrativ delegering i Bjugn kommune revidert av rådmannen 11.08.08.
• Fordeling av arbeidsoppgaver/organisasjonskart Nav Bjugn fra 01.02.15.
• Virksomhetsplan for 2015 Nav Bjugn
• Interne rutiner for Nav Bjugn
• Interne rutiner til bruk for Nav Bjugn ved behandling av søknader om økonomisk stønad m.m.
• Delegasjonsreglement for Bjugn kommune revidert 28.09.10.
• Kommuneplan for Bjugn 2005-2015.
• Notat med Nav Bjugns samarbeidspartnere
• Samhandlingsavtale mellom rusbehandling Midt-Norge HF og kommunene i Midt-Norge.
• Kopi av 10 enkeltvedtak etter lov om sosiale tjenester i Nav.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 12 brukermapper
• Gjennomgang av saker i datasystemet Velferd

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 05.03.15.
• Brev av 21.04.15 med program for tilsynet.
• Diverse eposter og telefonsamtaler for planlegging av tilsynet.

8. Vurdering av enhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesteytingen. Hensikten er å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt.

Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes, og at feil i tjenesteytingen fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten overvåke at rutiner og instrukser, følges og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

Nav-leder deltar fast i rådmannens ledergruppe. Det er ikke kjent hva det skal rapporteres på utover Kostra/økonomi.

Nav-Bjugn har en fast møtestruktur med regelmessige møter for blant annet drøfting av enkeltsaker, og oppgavene blant de ansatte synes godt kjent. Kontoret har stort sykefravær og i en overgangsperiode med skifte av ledelse.

Leder er ikke gjort kjent med eller gitt opplæring i, hva oppgaven innebærer på de ulike områdene kontoret har ansvar for. Det har ikke vært overlapping fra tidligere leder til ny leder.

Det fremkommer ikke hvorvidt kommunen har foretatt kartlegginger av de ansattes kompetanse og deres behov for veiledning, eller om det er vurdert nødvendige opplæringstiltak. Gjennom intervju fremkommer det at noen medarbeidere har etterspurt opplæring i lov om sosiale tjenester, og at dette ikke er fulgt opp.

Tilsynet har ikke blitt forelagt informasjon om og dokumentasjon på, hvorvidt kommunen etterspør om de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning, og økonomisk stønad er tilgjengelig for personer mellom 17 og 23 år, at tildelingen av tjenestene er forsvarlige og at det gis oppfølging slik loven krever.

Tilsynet har heller ikke blitt forelagt opplysninger om det foreligger vurderinger av om det er fare for svikt i tildelingen og om tildelingen av tjenestene er forsvarlig.

Nav Bjugn har en god praksis for å tilby samtaler til unge som henvender seg i mottaket eller pr. telefon. Ved kartlegging av søkers behov for tjenester, fremkommer det ikke om det innhentes opplysninger om det er behov for opplysning, råd og veiledning, utover økonomisk rådgivning. Kommunen har utarbeidet rutiner for området men disse er lite i bruk.

Det innhentes opplysninger om det er behov for tjenester fra andre instanser, og kontoret har en praksis for å henvise brukerne til andre instanser der det er behov for dette, men deltar i liten grad i samarbeidet omkring brukeren. Informasjon fra aktuelle samarbeidspartnere i forkant av tilsynet, viser at disse ønsker og har behov for et tettere samarbeid både på overordnet nivå og i enkeltsaker. Nav Bjugn fremstår derfor som lite tilgjengelig for aktuelle samarbeidspartnere.

Tilsynet viser at Bjugn kommune har mangler i sitt system for internkontroll på det undersøkte området. Tilsynet har vist at kommunen ikke har iverksatt nødvendige tiltak for å bidra til at lov- og forskriftskravene om å gjøre tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad tilgjengelig, for personer mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige og at oppfølgingen av personer mellom 17 til 23 år er forsvarlig.

Tilsynet har ikke verifisert at kommunen har avdekket dette gjennom sitt internkontrollsystem.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Grethe Lindseth
Juridisk rådgiver Cecilie Rønning Melø
Juridisk rådgiver Bente Hustad
Seniorrådgiver Merete O. Bondø

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk