Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav til personer mellom 17 og 23 år ved Midtre Gauldal kommune 2015

Sammendrag

Formålet med det landsomfattende tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med Nav, er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlige sosiale tjenester til unge mellom 17 og 23 år.

Det vil si om kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige, og at oppfølgingen av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenestene er forsvarlige.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet avdekket 2 avvik:

Avvik 1:

Midtre Gauldal kommune sikrer ikke at det fattes vedtak når tjenesten opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenestelovens § 17 gis.

Avvik 2:

Midtre Gauldal kommune sikrer ikke at tildeling av økonomisk stønad skjer i henhold til kravene i lov og forskrift.

Dato:05.08.15

Merete Olufsen Bondø
revisjonsleder

Grethe Lindseth
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Midtre Gauldal kommune i perioden 06.03.15 - 18.06.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Midtre Gauldal kommune har ca. 6300 innbyggere med Støren som kommunesenter. Nav-leder er direkte underlagt rådmannen, og møter fast i de månedlige enhetsledermøtene.

Nav deltar i samarbeidsmøter med Helse og familie på overordnet nivå og i enkeltsaker. Samarbeidet er beskrevet i en oppdatert rutine av 01.04.15.

Nav Midtre Gauldal er organisert i mottak og oppfølging. Alle ansatte har faste vakter i mottaket, som har åpningstid mellom kl. 10.00 og 14.00 tre dager i uken. Kommunal vakttelefon er betjent alle dager mellom kl. 08.00 og 15.30.

Det gjennomføres regelmessige interne møter i kontoret og det er satt av faste tider til drøftinger med fagansvarlige på sosialtjenesteområdet. Ansvaret for faglig oppdatering på sosialområdet er lagt til fagansvarlig.

Mottaket gir informasjon ut fra det henvendelsen gjelder, og det prioriteres å gi tilbud om timeavtale raskt for videre kartlegging av behov. Kontoret tilstreber en bred kartlegging i alle saker.

Kommunen har etablert et Jobbhus hvor målgruppen er ungdom i alderen 16 – 25 år. Jobbhuset er prosjektbasert og drives i samarbeid med Nav og Helse og familie. Jobbhuset utarbeider en handlingsplan etter at det er gjennomført en kartlegging av flere av livsområdene til ungdommene. Det er Jobbhuset som har ansvaret for oppfølgingen så lenge personene deltar på kurs.

Det foreligger en virksomhetsplan og en kompetanseplan for Nav Midtre Gauldal.

Fylkesmannen vil bemerke at ingen av kommunens ledelse hadde anledning til å stille til intervju under tilsynet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.03.15.

Åpningsmøte ble avholdt 17.06.15.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 18.06.15.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var kommunens plikt til å tilby og å yte sosiale tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Tilsynet er delt i 3 områder:

• Om kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år.
  - Herunder om det finnes informasjon om tjenestene, og om det gis informasjon og veiledning til den enkelte, og at ungdommene ikke avvises når de henvender seg.
• Om kommunen sikrer at tildeling av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig.
  - Herunder krav til kartlegging, vurdering og beslutning, brukermedvirkning og individuell vurdering.
• Om kommunen sikrer at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenesten opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er forsvarlig.
  - Herunder plikten til å legge til rette for brukermedvirkning og for å samhandle og om samarbeide med relevante tjenesteytere ivaretas.

Rapporten omhandler kun en del av Nav Midtre Gauldals virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved Nav-kontoret. Rapporten tar også bare utgangspunkt i det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføringen av tilsynet.

5. Funn

Avvik 1:

Midtre Gauldal kommune sikrer ikke at det fattes vedtak når tjenesten opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenestelovens § 17 gis.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Når det gjelder opplysning, råd og veiledning etter § 17, så beskrives det at denne tjenesten gis, men at det ikke fattes vedtak om dette. Det gis blant annet økonomisk veiledning og motivasjons- og endringsarbeid ved Jobbhuset.

Nav Midtre Gauldal har utarbeidet rutine om «Opplysning, råd og veiledning» av 22.09.14, som beskriver hva tjenesten innebærer, når og hvordan den skal gis. Rutinen brukes kun for tjenesten økonomisk gjeldsrådgivning hvor det også fattes vedtak.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i NAV § 41 annet ledd, jf § 17.
Forvaltningslovens § 23

Kommentar til avvik 1:

Når det gjelder tjenesten opplysning, råd og veiledning har ikke Fylkesmannen sett at det er gitt spesifikk informasjon om dette til gruppen mellom 17 og 23 år i samtaler mellom veileder og bruker. Fylkesmannen har heller ikke sett søknader om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter § 17 i lov om sosiale tjenester i Nav. Men det er opplyst at tjenesten opplysning, råd og veiledning ytes fortløpende i oppfølgingen av den enkelte bruker. Det er imidlertid et krav i lov om sosiale tjenester i Nav § 17 at det skal fattes vedtak om opplysning, råd og veiledning når det gis slik veiledning ut over det som må anses som alminnelig veiledning i medhold av forvaltningsloven § 11.

Når det ikke fattes vedtak på disse tjenestene vil risikoen for feil, manglende styring og manglende evaluering av tjenesten være tilstede. Vedtak på tjenesten vil gi forutsigbarhet for brukerne, det vil sikre etterprøvbarheten og ivareta brukernes rettsikkerhet og klagemuligheter.

Avvik 2:

Midtre Gauldal kommune sikrer ikke at tildeling av økonomisk stønad skjer i henhold til kravene i lov og forskrift.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Kommunens satser for akutthjelp er kr. 75,- pr dag for voksen, kr. 50,- pr. dag for gift/samboende, kr. 20,- for barn under 12 år og kr. 25,- for barn over 12 år. Satsene fremstår som lave, og det er ikke dokumentert at det gjøres individuelle vurderinger av om disse normene er forsvarlig for den enkelte. Det opplyses at kontoret har praksis for å gi akutthjelp for ca. en uke og senere etter veiledende norm for livsopphold dersom behovet fortsatt er tilstede.

Tilsynet har fått forelagt saker hvor det blant annet i en sak hvor det på grunn av manglende oppfyllelse av vilkår, er innvilget nødhjelp for voksen med kr. 50,- pr. dag for en periode på to og en halv måned. Det fremkommer ikke av saken om det er foretatt en individuell vurdering av om innvilget beløp er tilstrekkelig for en så lang periode.

Det foreligger videre saker hvor det innvilges akuttsats til barn med kr. 20,- pr. dag, uten at det er dokumentert om det er foretatt en vurdering av om denne satsen er tilstrekkelig.

De ansatte opplyser at de synes normene for akutthjelp er for lave, og at dette er tatt opp til diskusjon flere ganger uten at dette er blitt satt i et system og håndtert videre av ledelsen for å vurdere om tildelingen av akutthjelp er forsvarlig.  

Rutine - veileder mottak» beskriver at ved behandling av søknad om krisehjelp til medisiner, kontakter Nav apoteket for å bekrefte at utgiften dekkes og ber om at faktura sendes til Nav. Det er ikke praksis for at det foretas en konkret vurdering av om betingelsen for utbetaling av økonomisk stønad i form av varer og tjenester er til stede jf. § 21, eller å be om at søker samtykker til dette.

«Rutine – veileder mottak» er planlagt oppdatert før sommeren. Det opplyses at praksis ikke er i samsvar med flere av de beskrevne rutinene.

Kommunen benytter standard norm for økonomisk stønad til husleie for unge hjemmeboende med inntil kr. 1.000,- pr. mnd. Tilsynet har fått forelagt flere saker hvor det innvilges kr. 1.000,- uten at det er fattet et avslag på resterende omsøkte beløp til husleie.

Nav har som praksis at når hjemmeboende ungdommer på selvstendig grunnlag, søker om dekning av boutgifter, så vurderes søknaden ut fra om familiens økonomi tilsier at de vil ha rett til sosial stønad. Tilsynet har fått ulike opplysninger om søkerne må dokumentere familiens økonomiske situasjon. I en av de fremlagte sakene forelå en utskrift fra Gosys som viste søkerens mor sin inntekt.

Det fremgår av informasjon og vedtak at dersom det er søkt trygdeytelser gis stønaden som lån med refusjon i evt. etterbetalte trygdeytelser for samme tidsrom jfr § 26.

Det fremkommer i en sak at det kreves refusjon av utbetalt økonomisk stønad på bakgrunn av lønn i samme periode. Kravet fremsettes i form av et brev hvor bruker bes om å innbetale beløpet til kommunes konto.

Tilsynet har sett eksempler i vedtak på at der det er satt vilkår, så er ikke disse begrunnet. Det er ikke vurdert om vilkåret er i nær sammenheng med vedtaket, og om det unødig begrenser brukers handle- og valgfrihet, og om det er i strid med andre lover. Det er ikke opplyst om klageadgang på vilkår.

Eksempel:

• Det er gitt stønad til husleie med vilkår om «å møte til avtalte møter med Nav og å følge praksisavtalen».
• Det fremgår av saker at brudd på vilkår kan/vil få konsekvenser for ytelsen.

Det fremgår av intervju at Nav som hovedregel har månedlig utbetaling av økonomisk stønad. Det fremgår av saker og intervju at det er praksis for å utbetale stønad hver 14.dag eller ukentlig til ungdom. Tilsynet har ikke fått forelagt saker hvor det er dokumentert hvilke vurderinger som er gjort, men det opplyses om at det er gjøres individuell vurdering i hver sak.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester § 1, 4, 4, 18, 20, 21, 26 og 41.
Forvaltningslovens § 25.

Kommentar til avvik 2:

Nav Midtre Gauldal har som praksis at det foretas en bred kartlegging av søkernes behov. Vedtak om økonomisk stønad er godt opplyst, men de vurderinger som gjøres er i hovedsak basert på kommunens veiledende satser for økonomisk stønad, og ikke konkrete og individuelle vurderinger av hjelpebehov, stønadsbeløp og stønadsform. Det er derfor en fare for at utmålt livsopphold eller krisehjelp som innvilges, ikke er tilstrekkelig i alle saker. 

Kommunens satser for krisehjelp er lave, og dette er noe som er tatt opp av de ansatte uten at bekymringen er satt i system og håndtert videre av ledelsen.

Ved at saksbehandlingsreglene ikke følges ved tildeling av økonomisk stønad, krav om refusjon og bruk av vilkår, er det en stor risiko for at tjenestene ikke tildeles i henhold til lov og forskrift.

6. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
Rundskriv Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

7. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesteytingen. Hensikten er å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt.

Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes, og at feil i tjenesteytingen fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten overvåke at rutiner og instrukser, følges og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

Midtre Gauldal kommune gir informasjon om tjenestene økonomisk stønad og økonomisk rådgivning. Ifølge Nav-kontorets rutine «Økonomisk sosialhjelp til livsopphold etter § 18 i Lov om sosiale tjenester i Nav av 01.09.12 har kontoret 18 års grense på de sosiale tjenestene. Tilsynet har derimot ikke funnet at unge mellom 17 – 23 år blir avvist ved henvendelse. Alle får levere søknad, også de under 18 år.

Mottaket gir informasjon ut fra det henvendelsen gjelder, og det fremgår av «Rutine – veileder mottak» at mottak skal informere om tilbudet opplysning, råd og veiledning jf § 17. Tilsynet har ikke fått bekreftet at rutinen følges for gruppen mellom 17 til 23 år, med unntak av økonomisk rådgivning. Kontoret har rutine for å informere og gi tilbud om samtaler til den enkelte. Alle gis tilbud om samtale og kartleggingen bygger på en helhetlig tilnærming. Det kartlegges om de har tjenester fra andre instanser, og det innhentes opplysninger fra andre. Kontoret har noe ulik praksis for innhenting av samtykke. Kontoret benytter tolk og vedtak oversettes ved behov. I vedtak om økonomisk stønad gis det orientering om tjenesten opplysning, råd og veiledning hvor bruker bes om å ta kontakt med Nav for å få mere informasjon.

Fylkesmannen har ikke avdekket mangler ved tilgjengelighet på tjenester til denne aldersgruppen ved Nav Midtre Gauldal.

Oppfølging av ungdom i alderen 16-25 år gjøres av Jobbhuset så lenge brukeren deltar på kurs der. Det samarbeides med andre instanser og det utarbeides handlingsplaner som brukes i den videre oppfølgingen. Det gis tilbud om økonomisk rådgivning/gjeldsrådgivning ved behov. Fylkesmannen har ikke avdekket mangler ved oppfølgingen av ungdom som er henvist til Jobbhuset.

Fylkesmannen har ikke fått forelagt søknader om tjenesten råd og veiledning, og Nav Midtre Gauldal kan derfor forbedre sine rutiner for å informere om at dette er en tjeneste det kan søkes om.

Når det gjelder tildeling av økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav, viser de fremlagte sakene at det foretas konkret individuelle vurderinger om det er grunnlag for å innvilge søknad om økonomisk stønad. Vedtakene viser derimot at de vurderinger som gjøres ikke er i samsvar med regelverket. Kommunens veiledende satser for livsopphold benyttes i stor grad ved tildeling av økonomisk stønad. Det er imidlertid opplyst at det innvilges tilleggsytelser ved behov.

Fylkesmannen har igjennom tilsynet avdekket at saksbehandlingsreglene for tildeling av økonomisk stønad ikke følges. Personer over 18 år har rett til å bli vurdert selvstendig i forhold til økonomisk stønad, også hvis de bor sammen med foreldrene. Det følger av barneloven at foreldre som har økonomi til det, kan pålegges å forsørge barn over 18 år som følger ordinær skolegang, men kommunen kan ikke pålegge søkere å dokumentere foreldrenes inntekter så lenge de ikke er søkere. Kommunen følger heller ikke reglene for bestemmelsene om bruk av vilkår, refusjon i ytelser, og omgjør innvilget bidrag til lån ved at det fremmes krav om tilbakebetaling av innvilget ytelse.

Fylkesmannen har gjennom tilsynet avdekket at det gis råd og veiledning i et omfang, og med et innhold og tema som krever at det skal fattes vedtak etter § 17 i sosialtjenesteloven uten at dette er gjort. Det er et krav i lov om sosiale tjenester i Nav § 17 at det skal fattes vedtak om råd og veiledning når slik veiledning gis utover det som må anses som alminnelig veiledning i medhold av forvaltningslovens § 11.

Når det ikke fattes vedtak på denne tjenesten vil dette redusere klagemuligheten for tjenestemottaker. Et vedtak kan også bidra til å sikre at tjenesten blir mere forutsigbar. Fylkesmannen vil understreke at det i vedtakene vil være viktig å være tydelig på om tjenesten er gitt, eller om det er kun informasjon om at tjenesten finnes.

Tilsynet viser at Midtre Gauldal kommune har mangler i sitt system for internkontroll på det undersøkte området. Kommunens internkontroll har ikke avdekket at det ikke ble fattet vedtak på tjenesten råd og veiledning utover økonomisk rådgivning i saker hvor denne tjenesten gis. Kommunen har heller ikke avdekket at tildeling av økonomisk stønad ikke skjer i henhold til kravene i lov og forskrift.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• 20 vedtak med journal
• Samarbeidsavtale Midtre Gauldal kommune og Nav Sør-Trøndelag
• Samarbeidsavtale mellom Nav Midtre Gauldal og Helse/Familie
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement og delegasjonsvedtak
• Kommuneplan
• Årsmelding 2013
• Kompetanseplan for 2015
• Funksjonskart Nav Midtre Gauldal
• Fordeling av arbeidsoppgaver fra 2015
• Rutiner for Nav Midtre Gauldal
• Virksomhetsplan for 2015

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 3 brukermapper
• Informasjon om Jobbhuset Midtre Gauldal
• Detaljert timeplan for Jobbhuset
• Rutiner når ungdom deltar på kurs ved Jobbhuset.
• Rutiner for Jobbhuset Midtre Gauldal
• Innkalling til Jobbhuset
• Normer for sosialhjelp fra 01.01.2015
• Rutine veileder mottak
• Fagansvarlig sosialfaglig side
• Krav til dokumentasjon ved søknad om sosialhjelp

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 06.03.15.
• Diverse eposter om utarbeidelse av program og tilrettelegging av tilsynet.
• Brev av 08.06.15 med program for tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Juridisk rådgiver Daniel Bergamelli
Seniorrådgiver Grethe Lindseth
Seniorrådgiver Merete O. Bondø

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk