Rapport fra tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunene ved Oppdal kommune 2015

Sammendrag

Tilsynet omfattet somatiske helsetjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunale helse- og omsorgstjenester. Tema for tilsynet var avgrenset til de aktiviteter som sykehus og kommuner utfører i samhandlingsprosessen ved utskrivning av pasienter til egen bolig og som har behov for kommunale helsetjenester. I tillegg ble et utvalg pasienter, samt deres fastleger, invitert til å svare på et spørreskjema.

Det ble gjennomført tilsyn ved St. Olavs Hospital HF og kommunene Oppdal og Orkdal.

I forbindelse med tilsynet ble pasientjournaler fra 33 pasienter (37 pasientforløp), som hadde vært innlagt ved St. Olavs Hospital – Orkdal, i perioden 15. oktober 2014 til 15. januar 2015, gjennomgått. I tillegg ble journaler for de samme pasientene fra henholdsvis Oppdal kommune (16 pasienter/18 pasientforløp) og Orkdal kommune (17 pasienter/19 pasientforløp), gjennomgått. 

Til sammen 37 pasienter ble invitert til å delta i spørreundersøkelsen, fordelt med 16 pasienter fra Oppdal kommune og 21 fra Orkdal kommune. Det kom til sammen svar fra 17 pasienter/pårørende; 9 svar fra Oppdal og 8 svar fra Orkdal.

Til sammen 13 fastleger ble invitert til å delta i spørreundersøkelsen - 7 fra Oppdal og 6 fra Orkdal. 12 fastleger svarte – 7 fra Oppdal og 5 fra Orkdal.

Funn fra de tre tilsette virksomhetene

Varigheten av pasientforløpene: 5 pasienter var innlagt i 1-2 dager, 9 pasienter i 3-4 dager, 19 pasienter i 5-8 dager og 4 pasienter i mer enn 8 dager.

Krav om opprettelse av samarbeidsavtale og retningslinjer (tjenesteavtaler) for utskrivningsklare pasienter er innfridd. Disse avtalene ble underskrevet i 2012. Det er igangsatt prosess for å revidere avtalene etter mandat fra administrativt samarbeidsutvalg (ASU).

Både St. Olavs Hospital HF og kommunene har interne prosedyrer for elektronisk meldingsutveksling knyttet til samhandlingen. Det blir opplyst i intervju at det er høyere meldingsfrekvens i 2015 enn i oppstarten i 2014, og dette ble bekreftet ved verifikasjon under tilsynet. Kommunikasjonen foregår i hovedsak på utøvende sykepleiernivå.

Tilsynet har vist at sykehuset ikke sikrer ikke at hjemmetjenesten mottar nødvendig informasjon ved utskrivelsen fra St. Olavs Hospital Orkdal, herunder om pasientens legemidler. Kommunene har ikke i tilstrekkelig grad meldt ifra om uheldige hendelser eller på annen måte formidlet til sykehuset at nåværende praksis for oversendelse av dokumenter medfører risik- for svikt.

Den avtalte prosedyren for avviksmelding benyttes. Forøvrig framkommer i tilsynet at involverte virksomheter i større grad bør benytte avviksmeldingssystemet. 

Tilsynet viste i varierende grad dokumentasjon av informasjon til/medvirkning fra pasient/pårørende. Svarprosenten for spørreundersøkelsen blant pasientene var så lav at den ikke gir grunnlag for å trekke konklusjoner. Den legges derfor ikke til grunn for vurderinger i tilsynet.

Fastlegene gir tilbakemelding på at de ikke får epikrisene tidsnok, men at innholdet i epikrisene er dekkende for fastlegens behov for oppfølging av pasienten. Flere fastleger angir feil i legemiddellister som et risikoområde, men oppgir at det for de aktuelle pasientforløpene i hovedsak var samsvar mellom legemiddellisten fra sykehuset og den fastlegen selv hadde fra tidligere. 

Særlige funn for Oppdal kommune

Kommunen har system for mottak av melding døgnkontinuerlig. Det er prosedyre som sier at det skal sjekkes hver 3. time om det er kommet nye meldinger.

Kommunene har også etablert elektronisk meldingssystem mellom fastlegene og helse- og omsorgstjenesten. Tilsynet i kommunen viste at dette systemet er implementert og benyttes.

Under intervju kom det frem at hjemmetjenestens journalføring ikke har vært i samsvar med kravene til journal. Dokumentasjonen har vært tilfeldig og lite strukturert. Det er igangsatt et prosjekt for bedring av system og kvalitet.

Kommunen har rutine for ukentlige møter mellom fastleger og hjemmetjenesten hvor blant annet avstemming av legemidler skjer. Tilsynet viser at avstemming av legemidler fremdeles er en utfordring.

Kommunen innhenter samtykke ved søknad om tjenester. Ved vurderingsbesøk inviteres pårørende til å delta om pasienten samtykker til dette. Informasjon formidles ved samtale og informasjonsbrosjyre.

Det er gjennomført ROS-analyse knyttet til informasjonssikkerhet og personvern i elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgssektoren.

Denne rapporten beskriver de funn som ble avdekket innen de reviderte områdene.

Det ble under tilsynet avdekket t- avvik.

Avvik - samhandling:

Oppdal kommune sikrer ikke at hjemmetjenesten mottar nødvendig informasjon ved utskrivelsen fra St. Olavs Hospital Orkdal, herunder om pasientens legemidler.

Avvik - kommune:

Oppdal kommune sikrer ikke at dokumentasjonen i pasientenes journal er i samsvar med myndighetskravene.

Dato: 10. august 2015

Ingrid Karin Hegvold
revisjonsleder

Mariann Markussen, Frode Engtrø og Siri Ramberg Stav
revisorer

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Oppdal kommune i perioden 9. januar 2015 – 5. juni 2015. Tilsynet gjennomføres i samarbeid mellom Fylkesmannen i Møre og Romsdal, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfatter. 

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Oppdal kommune har 6843 innbyggere. Oppdal kommune er en fjellkommune som i stor grad har skiturisme som inntektskilde. Kommunen har også et stort antall hytter. At befolkningen øker, spesielt i vintersesongen gir utfordringer i helse- og omsorgstjenesten.

Oppdal kommunes administrasjon er organisert i en to-nivåmodell. Tjeneste­produksjonen er organisert i driftsenheter. Rådmannen har samlet stabs- og støttefunksjoner i en enhet sentralt, og disse skal betjene hele organisasjonen.
Mange publikumsrettede tjenester er samlet i servicetorget. Hjemmetjenesten er inndelt i t- (2) soner, med en felles enhetsleder. Enhetsleder hjemmetjenesten har direkte delegasjon fra rådmannen.

Oppdal kommune har t- legesenter, med fire leger ved hvert senter. 

I forbindelse med samhandlingsreformen har kommunen valgt å stå utenfor organiseringen av kommunegrupper, og forhandler selvstendig med helseforetaket. Kommunen har vært delaktig i utarbeidelsen av overordnet samarbeidsavtale som er inngått mellom kommunene og St. Olavs Hospital HF, inkludert tjenesteavtaler.  Samarbeidsavtalen ble underskrevet i mai 2012. Som følge av avtalene er det etablert et administrativt samarbeidsutvalg (ASU), som er et samarbeidsmøte mellom kommunene og foretaket hvor også uenigheter kan tas opp.

Høsten 2014 ble det gjennomført evalueringsmøte mellom HF og samtlige kommuner, samt KomUt-prosjekt. Et arbeid med revidering av avtalene er igangsatt. Oppdal kommune er imidlertid foreløpig ikke involvert i denne prosessen.

Elektronisk meldingsutveksling (E-meldinger) mellom HF og Oppdal kommune ble innført våren 2014. Kommunen har system for mottak av melding døgnkontinuerlig. Det er prosedyre som sier at det skal sjekkes hver 3. time om det er kommet nye meldinger. Alle meldinger håndteres av avdelingsleder på dagtid på hverdager. For øvrig er det ansvarlig sykepleier på vakt som har denne oppgaven.

Elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten og fastlegene ble iverksatt fra juli 2014.

Oppdal kommune har CosDoc som journalsystem.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet systemrevisjon i Oppdal kommune og spørreundersøkelse til et antall pasienter og deres fastleger.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 9. januar 2015
Formøte ble avholdt 16. februar 2015
Åpningsmøte ble avholdt 19. mai 2015
Intervjuer: Ti personer ble intervjuet
Verifikasjon: Både sykehusjournal og kommunal journal for de aktuelle pasientene ble gjennomgått
Oppsummeringsmøte ble avholdt 20. mai 2015
Sluttmøteble avholdt 5. juni 2015

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, samt dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Spørreundersøkelsene

Invitasjon til å delta i spørreundersøkelse ble sendt i brev av 18. februar 2015 til 16 pasienter som ble utskrevet fra St. Olavs Hospital Orkdal, Medisin B2 og B4, til Oppdal kommune i tidsrommet 15. oktober 2014 – 15. januar 2015.

Invitasjon til å delta i spørreundersøkelse ble sendt til fastlegene til de 16 pasientene i brev av 18. februar 2015, til sammen 7 fastleger.

4. Hva tilsynet omfattet

Bakgrunn

Tilsynserfaringer viser at det er betydelige utfordringer knyttet til å gi pasienter og brukere helhetlige, koordinerte, «sømløse» og forsvarlige tjenester. Svikt oppstår ofte i «vekslingen» mellom ulike tjenesteytere, enten på samme nivå eller mellom nivåene. Dette utfordrings-bildet kompliseres ytterligere av at de ulike tjenesteyterne kan være regulert av ulike lovverk, men samtidig ha overlappende oppgaver. Endringer som iverksettes for å redusere risik- for svikt i samhandlingen, kan i seg selv gi opphav til nye «vekslingspunkter» med risiko.

Dette er grunnlaget for at det i 2015 skal gjennomføres landsomfattende tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra sykehus til kommunen.

Tilsynstema

Tilsynet var avgrenset til de aktiviteter som sykehus og kommuner utfører i samhandlingsprosessen ved utskrivning/mottak. Tilsynet omfattet somatiske helsetjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunale helse- og omsorgstjenester. Fokus for tilsynet var;

• om helseforetak ved systematisk styring sikrer forsvarlig utskrivning av pasienter med behov for kommunale tjenester og som blir skrevet ut til eget hjem, inkludert omsorgsboliger, 
• om kommunen ved systematisk styring sikrer forsvarlig mottak og helsehjelp til pasienter som er skrevet ut til egen bolig,
• om virksomhetene sikrer ivaretakelse av pasientens/pårørendes krav til informasjon og brukermedvirkning ved utskrivning,
• om spesialisthelsetjenesten og helse- og omsorgstjenesten samhandler med fastlegene ved utskrivning.

Som en del av tilsynet er det gjennomført en spørreundersøkelse blant et utvalg pasienter og deres fastleger. Spørsmålene omhandlet informasjon/medvirkning både under sykehusinnleggelsen, ved utskrivning og rett etter hjemkomst. Det ble benyttet et enkelt spørreskjema med svaralternativene Ja/Nei/Uaktuelt, samt et felt for kommentarer.

Spørsmålene i pasientundersøkelsen omhandlet:

• om pasienten hadde fått informasjon om behandlingen på sykehuset,
• om pasienten hadde fått informasjon fra kommunen om helsehjelp etter utskrivning,
• om pasienten hadde forstått informasjon som ble gitt på sykehuset og i kommunen,
• om pasienten fikk de tjenestene i kommunen som var avtalt,
• om behovet for helsehjelp ble vurdert på nytt kort tid etter hjemkomst,
• om kommunen tok hensyn til hva pasienten selv mente å ha behov for.

Tilsynet omfattet ikke helsehjelpen til hver enkelt pasient. Det ble gitt anledning til at pårørende kunne svare på vegne av pasienten.

Spørsmålene til fastlegene omhandlet:

• om fastlegene fikk epikrise fra sykehuset tidsnok, og om denne inneholdt nødvendige opplysninger til å kunne følge opp pasienten,
• om det var noe fastlegene vurderte som særlig sårbart i samhandlingen med sykehuset,
• om kommunens tilrettelegging for å trekke fastlegene inn i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tjenesteavtalene mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten,
• om kommunens tilrettelegging for informasjonsutveksling mellom fastlegene og pleie- og omsorgstjenesten, og om det var noe i denne samhandlingen fastlegene vurderte som særlig sårbart.

5. Funn

Under tilsynet ble det avdekket t- avvik.

Avvik - samhandling:

Oppdal kommune sikrer ikke at hjemmetjenesten mottar nødvendig informasjon ved utskrivelsen, herunder om pasientens legemidler.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. §§ 3-4, 4-1, 5-10 og 6-2 
• Lov om helsepersonell §§ 16, 40 og 45
• Forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter §§ 11 og 12
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4, jf. § 5
• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp § 5
• Forskrift om pasientjournal § 9
• Overordnet samarbeidsavtale og retningslinjer for inn- og utskrivning av pasienter

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• I avtalen mellom helseforetaket og kommunen er det beskrevet rutiner for hvordan informasjon fra sykehuset skal oversendes til kommunens helse- og omsorgstjeneste. Ved tilsyn i kommunen kom det frem at hjemmetjenesten i Oppdal kommune jevnlig ikke mottar slik informasjon direkte.
  - Kommunen må i stedet benytte seg av pasientens informasjonsskriv. Dette utgjør ekstra arbeid/tidsbruk for hjemmetjenesten, samt en risik- for svikt. I intervju fremkommer at det har forekommet svikt.
  - Alternativt må hjemmetjenesten ringe sykehuset for å få nødvendig informasjon, hvilket også utgjør et ekstra ledd med risik- for svikt.
• Som risik- for formidlingen av legemiddelinformasjonen ble det betonet særlig det forhold at pasienten benyttes som budbringer, men merarbeidet og de ekstra arbeidsprosessene som er nødvendige for å få informasjonen helt frem til basen medfører også flere muligheter for at det på veien skal oppstå svikt.
• Selv om kommunen har funnet systemet uhensiktsmessig, har den ikke meldt dette tilbake til helseforetaket slik at praksis kunne endres.
• Under tilsynet kom det frem at det ofte er registrert feil i legemiddelliste ved innleggelse til, og utskrivning fra spesialisthelsetjenesten.

Kommentar:

I forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter § 12, jf. forskrift om pasientjournal § 9 fremkommer: «Ved utskrivning fra sykehuset skal epikrise eller tilsvarende informasjon sendes det helsepersonell som trenger opplysningene for å kunne gi pasienten forsvarlig oppfølging».

Når pasienten mottar tjenester fra kommunen, vil det være hjemmetjenesten som først møter pasienten etter utskrivning fra sykehus. For at hjemmetjenesten skal kunne yte forsvarlig helsehjelp, er det av avgjørende betydning at informasjonen fra sykehuset sendes på en forsvarlig måte, kommer i rett tid og inneholder alle nødvendige og relevante opplysninger, herunder informasjon om pasientens legemiddelbruk.

Helsepersonelloven § 45 gir helsepersonell adgang til å formidle nødvendige og relevante helseopplysninger nedtegnet i journal i den grad det er nødvendig for å kunne yte forsvarlig helsehjelp - for eksempel der forsvarlig diagnostikk eller behandling av en lidelse er avhengig av at helsepersonellet kjenner til pasientens tidligere sykehistorie og/eller legemiddel­behandling for andre tilstander. Bestemmelsen gjelder både i virksomheten og mellom virksomheter.

Utveksling av slik informasjon forutsetter at pasienten ikke motsetter seg dette, jf. helsepersonelloven § 45. Dersom det er grunn til å tr- at pasienten ikke ville samtykket til slik utveksling, må dette tas opp med pasienten. Om pasienten selv ikke er samtykkekompetent, må slikt samtykke innhentes fra pasientens nærmeste pårørende.

Avvik - kommune:

Oppdal kommune sikrer ikke at dokumentasjonen i pasientenes journal er i samsvar med myndighetskravene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsepersonell m.v. §§ 39 og 40.
• Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp §§ 22 og 23
• Forskrift om pasientjournal §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Under tilsynet kom det frem at Oppdal kommune har t- systemer for dokumentasjon av pasientinformasjon – papirjournal og elektronisk journal.
• Det er ikke rutiner for å skanne dokumenter inn i den elektroniske journalen.
  - Ved journalgjennomgangen ble skannet sykepleiesammen­fatning og/eller epikrise funnet i kun 2 av 18 pasientforløp. Det ble ikke sett i noen av de nye journalene som ble gjennomgått under tilsynet.
  - Det oppgis at det er en rutine at vurderingsbesøket skal gjøres innen tre dager etter utskrivelse fra sykehuset. Dokumentasjon av slike besøk gjenfinnes ikke alltid i pasientjournalen. Skjemaet som benyttes under vurderingen legges i papirjournalen.
• Kommunikasjon på telefon benyttes i noen grad for avklaringer og det oppgis at dette skal dokumenteres i CosDoc under fanen «henvendelser». Journalgjennomgangen viser at det er variasjon i om og hvor dette dokumenteres.
• Det er rutiner for å innhente samtykke fra pasient, men dette dokumenteres i for liten grad.
• Under intervju kom det frem at hjemmetjenesten har sett at enhetens journalføring ikke har vært i samsvar med kravene til journal. Dokumentasjonen har vært tilfeldig og lite strukturert. Ved innføring av E-meldinger ble det synliggjort at journalføringen ikke var god nok. Det er igangsatt et prosjekt for bedring av system og kvalitet. Ved tilsynet fremkommer at det også for tjenestens egne ansatte er krevende å finne ut hvor i journalen opplysninger er lagret.

Fylkesmannen har for øvrig merket seg

• Samarbeidsavtale og tjenesteavtaler er kjent for informantene i den utstrekning de har behov for det i sine oppgaver.
• Det er fremlagt rutinebeskrivelse for håndtering av elektroniske meldinger, og ved innføringen ble det gjennomført internundervisning.
• Det elektroniske meldingssystemet beskrives somet stort fremskritt i kommunikasjonen med sykehuset.
• Det fremkommer at det i liten grad er uenighet om hvorvidt pasienten er utskrivningsklar.
• I samråd med sykehuset vurderes behovet for at hjemmetjenesten møter pasienten ved hjemkomst, eller når første kontakt skal finne sted. Ved hjelpemiddelbehov avklares det mellom HF og kommunen hvordan bestilling skal skje. Ved langvarig behov er det HF som sender søknad.
• Tjenestebehovet vurderes fortløpende og det kan gjøres umiddelbare endringer. Fastlege kontaktes ved endring i pasientens tilstand etter utskrivning.
• Det benyttes PLO-meldinger for kommunikasjon mellom fastleger og hjemmetjenesten. Det er rutine for ukentlige møter mellom fastleger og hjemmetjenesten hvor blant annet avstemming av legemidler skjer. Ved behov for rask avklaring benyttes telefon.
• Brukerundersøkelsen som kommunen har gjennomført viser stor tilfredshet. Vært stigende trend i brukertilfredsheten gjennom de tre siste undersøkelsene.

Resultat fra spørreundersøkelsene

Spørreundersøkelsen til pasientene

Til sammen 37 pasienter fra kommunene Oppdal og Orkdal fikk tilsendt spørreskjema. Det kom inn 17 svar fra begge kommunene til sammen (8 fra Oppdal og 9 fra Orkdal).

Alle svarer at tjenester som var lovet når de kom hjem, ble som forventet. For øvrig er det ikke entydige svar på de spørsmål som er stilt og det er derfor vanskelig å se en retning eller trend.

Siden andelen svar er lav, og svarene gjennomgående sprikende, legges det begrenset vekt på pasientundersøkelsen som del av det totale tilsynsgrunnlaget.

Spørreundersøkelsen til fastlegene

Det ble sendt ut brev til 13 til sammen fastleger i kommunene Oppdal og Orkdal. Vi fikk svar fra 12 fastleger.

Alle fastlegene har oppgitt at epikrisene for de aktuelle pasientene ikke kom tidsnok for å sikre god oppfølging av pasientene. De angir imidlertid at innholdet i epikrisen var dekkende for å kunne følge opp behandlingen

Spørreundersøkelsen viser at det i epikrisene i hovedsak var samsvar mellom legemiddellisten fra sykehuset og det fastlegen selv hadde fra tidligere, med unntak av det som var gjort av endringer under sykehus­oppholdet. Samtidig oppgir flere fastleger feil i legemiddellister som et risikoområde.

Det er oppgitt at det for over halvdelen av pasientforløpene hadde vært kontakt mellom pasient og fastlege de første t- ukene etter utskrivning.

Nesten alle fastlegene opplyste at kommunen hadde etablert elektroniske meldinger/PLO-meldinger for å kommunisere mellom fastlegene og pleie- og omsorgstjenesten.

6. Virksomhetens styringssystem

Alle virksomheter som yter helsehjelp skal sørge for at helselovgivingen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Fylkesmannen skal i sin tilsynsvirksomhet påse at virksomheten har etablert et internkontroll­system, og at den fører kontroll med sin virksomhet på en slik måte at det kan forebygge svikt i tjenestene. Kravene til internkontroll skal sikre at daglige arbeidsoppgaver blir planlagt, organisert, utført og forbedret i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helselovgivningen.

Samarbeidsavtalen og retningslinjer for samarbeid om utskrivningsklare pasienter, ble undertegnet i 2012. Overordnet samarbeidsavtale og retningslinjer for utskrivningsklare pasienter er under evaluering.

Kommunen har retningslinjer for håndtering av varsler om utskrivningsklar pasient. Dette fungerer i hovedsak i samsvar med retningslinjene.

Gjennom avtaleverket er kommunen forpliktet til å ha et lokalt samarbeids­utvalg (LSU) for samarbeid mellom kommunen og fastlegene. I Oppdal kommune er dette etablert.

Kommunen har etablert et elektronisk meldingssystem mellom hjemmetjenesten og fastlegene.

Oppdal kommune har rutiner for vedtak om kommunale tjenester. Ved endrede tjenestebehov gjennomføres dette umiddelbart.

Kommunen har et eget system for avviksrapportering internt i kommunen. Avvikssystem for melding av avvik i samhandlingen med foretaket jf. overordnet samarbeidsavtale er kjent, men benyttes i liten grad.

7. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om helsepersonell
• Forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter 
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om fastlegeordning i kommunene
• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
• Overordnet samarbeidsavtale
• Retningslinjer for inn- og utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over pasienter utskrevet fra sykehus til hjemmet med behov for kommunale helsetjenester
• Organisasjonskart, inkl. oversikt over ansvar og myndighet
  - Delegasjonsreglement
• Samarbeidsavtale med helseforetaket, samt tjenesteavtaler
  - Inkl. Praktiske retningslinjer for samhandling vedr. innleggelse og utskrivning av pasienter mellom Oppdal kommune og St. Olavs Hospital HF
• Rutiner for samhandling mellom kommunen og helseforetaket, 15 prosedyrer;
  - E-melding, bruk og håndtering av ulike E-meldingstyper mellom kommunen, fastlegekontor og helseforetak
  - E-melding mellom sykehus og kommune
  - E-melding, driftsstans ved meldingsutveksling
  - E-melding, kontaktinformasjon til kommunikasjonspartnere
  - E-melding, krav til meldingsutveksling
  - E-melding, oppdatering av adresselister i Norsk Helsenett, Dips og CosDoc
  - E-melding, Overvåkning, sending og mottak av pleie- og omsorgsmeldinger i Dips/CosDoc
  - E-melding, Risikovurdering
  - Kontroll av Dips
  - Behandling av elektroniske meldinger – sykehus
  - Brukerstøtte e-meldinger for kommunehelsetjenesten
  - Brukerstøtte e-meldinger for pleie- og omsorgssektoren
  - Risikovurdering i Oppdal kommune vedrørende informasjonssikkerhet og personvern i elektronisk meldingsutveksling i Helse- og omsorgssektoren
  - Krav til elektronisk meldingsutveksling - sjekkliste
• Rutiner for samhandling mellom enheter i kommunen, 6 prosedyrer;
  - E-meldinger, opplæring av ansatte
  - Internundervisning e-meldinger
  - Inntaksteamets retningslinjer
  - Avtale om elektronisk meldingsutveksling mellom pleie- og omsorgstjenesten i Oppdal kommune og fastlegekontorene
  - Hverdagsrehabilitering
  - E-melding, oppdatering av pasientinformasjon
• Rutiner for mottak av pasienter som blir skrevet ut til egen bolig og som har behov for kommunale tjenester
• Tildeling av helsetjenester i hjemmet
• Avviksmeldinger knyttet til samhandling internt og eksternt, 1 prosedyre
• Avviksmelding Oppdal helsesenter
• Avviksmelding Hjemmetjenesten - BOAS
• Annen dokumentasjon:
  - Sikkerhetsinstruks for ansatte i Oppdal kommune
  - Møtereferat fra samhandlingsmøte av 06.september 2013

Pasientjournaler:

• Pasientjournaler fra 16 pasienter (18 pasientforløp), som hadde vært innlagt ved St. Olavs Hospital Orkdal i perioden 15. oktober 2014 til 15. januar 2015 og utskrevet til eget hjem i Oppdal kommune med behov for hjemmesykepleie.

Spørreundersøkelse:

• Spørreundersøkelse pasienter (16 pasienter- 9 svar)
• Spørreundersøkelse fastleger (7 – 7 svar).

Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket:

• Gjennomgang av fire nye pasientjournaler fra april/mai 2015.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag med varsel om tilsyn, datert 9. januar 2015
• Brev fra Oppdal kommune, datert 28. januar 2015, vedlagt diverse dokumenter
• E-post fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag med program for tilsynsdagene, datert 24. april 2015

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere i formøte, åpningsmøte, oppsummeringsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok
Revisor: Seniorrådgiver Mariann Markussen, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag
Revisor: Seniorrådgiver Siri Ramberg Stav, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag
Revisor: Assisterende fylkeslege Frode Engtrø, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag
Revisjonsleder: Seniorrådgiver Ingrid Karin Hegvold, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag
Observatør: rådgiver Bente Hustad, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015 Samhandling ved utskrivning av pasienter

Søk