Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt og lov om helsemessig- og sosial beredskap Klæbu kommune 2016

1. Hovedkonklusjon

Arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap synes godt forankret og gjennomarbeidet i kommunens ledelse i Klæbu.

ROS analysen er revidert i 2016 og kartlegger risikopotensialt i kommunen på en enkel og oversiktlig måte.

Beredskapsplanene er alle revidert i 2015. Roller og ansvar er godt beskrevet og synes godt gjennomarbeidet og forankret i kriseledelsen. Utfordringene i ROS analysen er godt beskrevet som handlingsplaner i den overordnede beredskapsplanen.

Kommunen fremstår som en ryddig og engasjert kommune i sitt arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

Det er ikke funnet avvik under tilsynet.

2. Tilsynsgruppe

Fylkesberedskapssjef Dag Otto Skar, tilsynsleder
Seniorrådgiver Siri Ramberg Stav
Rådgiver Kaja Korsnes Kristensen, sekretær

3. Deltakere fra kommunen

Kirsti Tømmerås, ordfører
Kjetil Mjøsund, rådmann
Steinar Lianes, politisk sekretær og CIM-kontakt
Johnny Nilsen, kommunalsjef helse og omsorg
Harald Torske, kommuneoverlege
Kjersti Utne, intern og ekstern kommunikasjon
Tore Flatmo, beredskapskontakt
Torill Moe, leder for sykehjem og hjemmesykepleie

4. Innledning

Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt og lov om helsemessig- og sosial beredskap.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) § 29 og forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt § 10. Samt lov om helsemessig- og sosial beredskap og forskrift om beredskapsplanlegging § 10, jf helsetilsynsloven § 2

Formålet med tilsynet var å:

• Fastslå om kommunen har kartlagt hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen (§ 14)
• Fastslå om kommunen har utarbeidet en egen beredskapsplan (§ 15)
• Fastslå om kommunen har planer og prosedyrer for uønskede hendelser i helse- og sosialtjenesten

5. Dokumentunderlag

Generelle dokumenter:

• Kommuneloven
• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvar
• Lov om helsemessig- og sosial beredskap
• Kommunehelsetjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Sosialtjenesteloven
• Smittevernloven

Sentrale styringsdokumenter:

• St. meld 29 (2011 – 12) Samfunnssikkerhet

Kommunespesifikke dokumenter:

• Overordnet ROS-analyse, vedtatt i kommunestyret 30.04.2015
• Overordnet beredskapsplan, plan for kommunal kriseledelse. Vedtatt i kommunestyret 25.06.2015, revidert 16.09.2016
• Plan for helsemessig og sosial beredskap, datert 01.06.2015
• Evaluering etter øvelse Klæbu 2014, datert 18.12.2014
• Evaluering og logg øvelse 19.09.16
• Kommuneplan 2010 – 2021. Samfunnsdel. Vedtatt av kommunestyret 09.06.2011
• Kommuneplan 2010 – 2021 Arealdel. Vedtatt av kommunestyret 09.06.2011
• Folkehelseplan, datert 02.10.2014
• Omsorgsplan_Klæbu_kommune_2013 – 2035, datert 03.10.2013
• Psykososialt kriseteam for perioden 16.12.15 – 16.12.18
• Smittevernplan, datert juni 2016

6. Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsyn i brev av 28.06.2016 og epost om endring av tilssynssdato av 31.08.2016. Plan for gjennomføring av tilsynet var vedlagt.

Innledningsvis informerte tilsynsleder om bakgrunn og plan for tilsynet. Det ble deretter gitt en kort generell beskrivelse av beredskapsarbeidet i kommunen etterfulgt av intervju med ordfører, rådmann, beredskapskoordinator, kommuneoverlege, kommunalsjef for helse og omsorg og leder for sykehjem og hjemmesykepleie. Intervju av de tre sistnevnte ble ledet av seniorrådgiver Siri Ramberg Stav, Sosial og helseavdelingen hos Fylkesmannen.

7. Sammendrag

7.1 Samfunnssikkerhet og beredskap

Klæbu kommune er en liten kommune, og er bevisst sårbarheten dette medfører. Fram mot kommunesammenslåing har de opprettet dialog med Trondheim kommune. Dialogen er tett ifm. kommende felles revidering av helhetlig ROS-analyse som er planlagt i 2017. Det er positivt med tidlig samarbeid med Trondheim kommune, men Fylkesmannen påpeker at kommunen fortsatt må kunne jobbe selvstendig med beredskapsarbeid fram mot sammenslåingen.

Kommunen har en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse fra 2015. Det er stort fokus på kvikkleire i kommunen og en rekke sikringstiltak er iverksatt. Overordnet beredskapsplan ble revidert i september 2016. Kommunen øvde overordnet beredskapsplan i september 2016, iht krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Kommunen har vedtatt å ha et beredskapsråd. Fylkesmannen anbefaler at rådet samles og benyttes aktivt ved behov. Kommunen kan med fordel trekke på flere eksterne aktørerer, både i utarbeiding av planverk og i det generelle beredskapsarbeidet.

Kommunen anskaffet «Varsling 24» i 2016 og benytter krisestøtteverktøyet CIM. Kunnskapen om verktøyet kan imidlertid videreutvikles for å styrke robustheten i kommunens kriseorganisasjon.

7.2 Helsemessig- og sosial beredskap

Klæbu kommune har utarbeidet planverk innenfor området; Psykososialt kriseteam, Plan for overordnet beredskap- plan for kriseledelse, Plan for helsemessig og sosial beredskap, Folkehelseplan, Overodnet risiko og sårbarhetsanalyse, Smittevernplan og Omsorgsplan.

Kommunen har utviklet systemer for å ivareta store hendelser og ulykker. Når det gjelder mindre hendelser som kan oppstå, f.eks at pasient kommer bort fra sykehjemmet, mangler det ROS-analyser og prosedyrer som beskriver hvordan de ansatte skal forholde seg. Fylkesmannen påpeker at slike prosedyrer på enhetsnivå med fordel kan opprettes og dokumenteres i kommunens kvalitetssystem. Kommunen har en del flyktninger og asylsøkere. Det er ikke foretatt en kartlegging av psykososial status hos denne gruppen.

Det er ikke gjennomført egen øvelse på helsemessig- og sosial beredskap i senere år. I 2014 øvde imidlertid kommunens kriseledelse på branntilløp ved sykehjem med påfølgende evakuering. Ved behov trekkes kommunelegen inn i kriseledelsens øvelser, samt at legekontoret øver ofte på akutte hendelser.

Kommunen opplever at nytt nødnett fungerer godt i helseberedskapen.

8. Merknader og avvik

8.1 Fastslå om kommunen har kartlagt hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen (§ 14)

Kommunen har en helhetlig ROS analyse som er revidert i 2015 og behandlet i kommunestyret april 2015.

Kommunen har en ROS-analyse som dekker kravene i sivilbeskyttelsesloven § 14.

Merknad:
Kommunen kunne med fordel involvert flere eksterne aktører i arbeidet med analysen jmfr. forskriftens § 2, 4. ledd

8.2 Fastslå om kommunen har utarbeidet en egen beredskapsplan (§ 15)

Kommunen har en beredskapsplan som oppfyller lovens krav, er revidert/vedtatt i 2015 og er øvet i september 2016.

Kommunen har en beredskapsplan som dekker sivilbeskyttelsesloven § 15.

8.3 Fastslå om kommunen har utarbeidet et planverk for helsemessig og sosial beredskap

Kommunen har et planverk på helse og sosialområdet som oppfyller lovens krav og er revidert/vedtatt i 2015.