Rapport fra tilsyn med senter for foreldre og barn Viktoria familiesenter 2016

Sammendrag

Fylkesmannen førte tilsyn med om Viktoria familiesenter sine vurderinger og konklusjoner i sluttrapportene er i samsvar med krav til bemanning og kompetanse, jf forskrift for sentre for foreldre og barn § 13 første ledd.

Tilsynet ble gjennomført som et dokumenttilsyn. Det vil si at tilsynet har gjennomgått og gransket sentrale styringsdokument og saksmapper.

Tilsynsteamet var satt sammen av representanter fra Fylkesmannens sosial- og helseavdeling og oppvekst- og utdanningsavdeling. Tilsynsteamet besto av representanter med medisinskfaglig, juridisk- og sosialfaglig kompetanse.

Det ble ikke avdekt lovbrudd eller påpekt merknader under dette tilsynet.

Dato: 30.09.2016

Berit Hågensen
seniorrådgiver
tilsynsleder

Anders Aune,
ass. fylkeslege/barnelege

 

Oda Reinfjord
seniorrådgiver/ jurist

 

 

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i form av dokumenttilsyn ved Viktoria familiesenter i perioden 12.05. – 30.09.2016. Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2016.

Det ble ikke avdekt lovbrudd eller påpekt merknader under dette tilsynet.

1. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Viktoria familiesenter (VFS) er et statlig barneverntiltak for foreldre og barn som ligger på Lade i Trondheim. Målgruppe er barn i alderen 0-3 år som har en omsorgssituasjon preget av risiko med bakgrunn i at deres foreldre befinner seg i en vanskelig situasjon. Det gis også tilbud for gravide i siste måned av svangerskapet. Familier søkes inn etter lov om barneverntjenester § 4-4, annet ledd for inntil 6 mnd. VFS har behandlingstilbud for inntil 8 familier. Døgntilbudet består av 6 plasser fordelt på to hus.

Opplysninger om arbeidet på VFS

I følge institusjonsplanen utfører VFS kartlegging av barnet og barnets omsorgssituasjon i kombinasjon med ulike former for tiltaks- og endringsarbeid rettet mot barnet, foreldre og familien som helhet. Tilbudet gis med utgangspunkt i det enkelte barns og den enkelte families behov, bestilling fra innsøkende instans og ut i fra senterets rammer. Vurdering av foreldrenes endringspotensiale og hvilke tiltak barnet og familien vil ha behov for etter innflytting, inngår i tilbudet. Arbeidet er organisert i en kartleggingsfase, en endringsfase og en styrkings- og videreføringsfase. Målsettingen med tiltaket er å gi foreldrene hjelp slik at de kan ivareta seg selv og barnet og sikre barnet en god utvikling.

 I institusjonsplanen er målsettingen nærmere beskrevet:

• Skape forutsetninger for at barn skal få utvikle og uttrykke seg som de unike personlighetene de er allerede fra fødselen av
• Bedre barns omsorgsmiljø gjennom styrking av foreldrekompetansen
• Sikre barn permanente omsorgspersoner så tidlig som mulig i livet, også når dette medfører skifte av primære omsorgspersoner

Faglig ståsted og teoretisk forankring

VFS teoretiske forståelse ligger hovedsakelig forankret i grunnleggende teorier og modeller for utvikling, basert på nyere spedbarnsforskning og utviklingspsykologi. VFS bestreber en holistisk tilnærmingsmåte i forståelse med barnets utvikling. VFS benytter vitenskapelige og anerkjente metoder/tester/undersøkelser som er fundert på det teoretiske grunnlaget som det jobbes etter.

2. Gjennomføring

For tilsynet i 2016 besluttet Fylkesmannen å styrke tilsynsteamet med helsefaglig kompetanse fra Fylkesmannens sosial- og helseavdeling, representert med ass. fylkeslege Anders Aune.

Tilsynet er gjennomført i form av et dokumenttilsyn. Det vil si at tilsynet har gjennomgått/ gransket sentrale styringsdokumenter og saksmapper.

Varselbrev om tilsyn ble utsendt 12.05.16. Det ble gjennomført et møte med ledelsen ved VFS 24.05.16 for å orientere om tilsynet og innhente oppdatert informasjon. Styringsdokumenter ble oversendt pr e-post, 10.06.16 og saksdokumenter ble gitt til Fylkesmannen 24.05.16.

Følgende dokument er gjennomgått:

• Handlingsplan 2016 – 2017
• Felles plan for tilpasning av virksomheten i sentre for foreldre og barn i region Midt-Norge
• Institusjonsplan med blant annet oversikt over ansatte, deres kompetanse, ansvar og ansettelsestidspunkt
• Rapport fra kvalitetsgjennomgang 2016 – Viktoria familiesenter, dat. 22.06.2016

Prosedyrer for:

• Skriving i Birk
• Saksmøter
• Gjennomgang av internkontroll

Saksmapper:

• 13 sluttrapporter - (de siste som var ferdigstilt)
• 9 kartleggingsrapporter
• Ett oppsummeringsnotat

VFS endret rutiner fra 01.10.15 med å utarbeide en kartleggingsrapport etter endt kartleggingsfase.  I 9 saker ble det oversendt to rapporter, en kartleggingsrapport og en sluttrapport.

Etter dokumentgjennomgang vurderte tilsynet at det ikke var behov for å foreta ytterligere innsyn i andre dokumenter eller å ha intervju /samtale med ledelse eller ansatte. Sluttmøte ble avholdt på Viktoria familiesenter 21.09.16.

3. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om Viktoria familiesenter sine vurderinger og konklusjoner i sluttrapportene er i samsvar med krav til bemanning og kompetanse, jf forskrift for sentre for foreldre og barn § 13, første ledd:

«Senteret skal ha en stillingsplan som sikrer en faglig forsvarlig drift. Senteret skal ha tilsatt personell med tilstrekkelig kompetanse ut fra senterets målgruppe og målsetting.»

Fylkesmannen valgte tilsynstema blant annet ut i fra kritikk som er reist fra tidligere beboere og pårørende ved Viktoria familiesenter. Et sentralt punkt i kritikken er de vurderinger og konklusjoner som kommer fram i sluttrapportene. Det har blitt stilt spørsmål om familiesenteret har tilstrekkelig kompetanse for å kunne foreta disse faglige vurderingene og konklusjonene. I kritikken ble det etterlyst medisinskfaglig kompetanse, herunder barnelege og psykiater.

Bemanning og kompetanse

Bemanning
I følge Institusjonsplanen har VFS pr 09.06.16 i alt 18,8 stillinger, fordelt på 10,7 sped- og småbarn-/miljøterapeuter, 0,2 fysioterapeut, 3 psykologer, 1,5 nattvakt, 2 i ledelsen, 1 husholdbestyrer, 0,4 merkantil stilling. Oversikt over alle ansatte pr 09.06.16 viser 23 ansatte, hvorav 13 i 100 % stilling, 5 i 80 % stilling og 4 i stillinger mellom 40 og 50 % og en stilling som fysioterapeut i 20 %. 

VFS har tre faste team med fire deltakere, bestående av en psykolog og tre sped- og småbarns-/ miljøterapeuter. Teamet har ansvar for 2-3 familier til enhver tid. VFS har delvis kartlagt noen av barnas fysiske helse, og dette er utført av en barnefysioterapeut.

Ansiennitet
10 ansatte har fra 6 til 22 års ansiennitet ved VFS, 9 har fra 2 til 6 års ansiennitet og 4 startet ved VFS i 2015.

Kompetanse
Oversikten over ansatte viser at samtlige miljøterapeuter og sped- og småbarnsterapeuter har sosial- og/eller barnevernfaglig høyere relevant utdanning og består av barnevernspedagoger, sosionomer, vernepleier og førskolelærer. Samtlige har videre- og etterutdanninger som er relevant for oppgaven de utfører. En ser i oversikten at de fleste ansatte har praksis fra barnevern eller annen relevant erfaring.

Turnus
VFS har heldøgnsbemanning. De fleste er på jobb på dagvaktene, og turnusen er lagt opp slik at det er mest aktivitet på dagtid. På kveldsvaktene er det som regel minimum 2-3 på jobb. Det er hvilende nattvakt fra kl 24.00 – 06.00. I følge Institusjonsplanen er grunnturnusen satt sammen ut i fra faglige og personalmessige grunner, og har som hovedmål å sikre beboernes behov for kontinuitet og stabilitet under oppholdet.

Fylkesmannens vurdering av bemanning og kompetanse ut i fra senterets målgruppe og målsetting.

I flg forskrift for sentre for foreldre og barn § 13 Krav til bemanning og ansattes kompetanse, skal senteret ha en stillingsplan som sikrer en faglig forsvarlig drift. Senteret skal ha tilsatt personell med tilstrekkelig kompetanse ut fra senterets målgruppe og målsetting.

I flg Veileder til forskrift for sentre for foreldre og barn (Bufdir 2011) s. 9 «senterets målgruppe og mandat tilsier at den sosialfaglige/barnevernsfaglige kompetansen i hovedsak må være innrettet mot familiearbeid og særlig vekt på kunnskap på barns utvikling og ulike former for omsorgssvikt.»

Det stilles krav til at senteret har en bemanning og et kompetansenivå som sikrer forsvarlig drift med tanke på målgruppe og målsetting. Det skal være ansatt personell med tilstrekkelig kompetansenivå og bredde ut i fra senterets målgruppe og målsetting. Det stilles videre krav til at ledelsen har tilleggsutdanning i administrasjon og ledelse og at 50 % av de ansatte har barnevern/sosialfaglig kompetanse.

Stillingsplanen inngår i institusjonsplanen og viser antall ansatte, deres kompetanse og bredden i kompetanse, ansiennitet, teamsammensetning.

VFS er godt bemannet i forhold til krav om minimum 50 % barnevern/sosialfaglig kompetanse, og ledere har lederutdanning. Bemanningsoversikten viser en bredde i utdanning/kompetanse og praksis. Det er høy kompetanse på familiearbeid og kunnskap om barns behov og utvikling. Kompetanseplanen viser at VFS jobber systematisk med å vedlikeholde kompetansen, samt holde seg oppdatert på nyere forskning.

Det blir gitt opplæring i ulike metoder og verktøy rettet mot endrings- og utviklingsarbeidet, og nye metoder og verktøy blir tatt i bruk. Kompetanseplanen blir oppdatert fortløpende, og senteret har en plan for opplæring og oppfølging av nyansatte.

Sammensetning av faste team med psykolog og terapeuter, bidrar til kontinuitet og stabilitet for familiene. Det er en fleksibel arbeidstidsordning som bidrar til at teamene er tilgjengelig.

Personalgruppens samlede kompetanse- og utdanningsnivå er tilstrekkelig og faglig forsvarlig for å ivareta målgruppen som er barn i alderen 0-3 år som har en omsorgssituasjon preget av risiko med bakgrunn i at deres foreldre befinner seg i en vanskelig situasjon.

Fylkesmannen vurderer at VFS sin stillingsplan, bemanning og kompetanse er tilstrekkelig for å kunne oppfylle målsettingen som er å gi foreldrene hjelp slik at de kan ivareta seg selv og barnet og sikre barnet en god utvikling. Til det kreves at det finns god og relevant kompetanse og erfaring i familiearbeid og kunnskap om barns utvikling. Videre kreves det kunnskap om kartlegging av barnet og omsorgssituasjonen, samt ulike former for tiltaks- og endringsarbeid. Dette finner vi hos personalgruppen ved VFS.

Fylkesmannen mener at VFS sin stillingsplan sikrer en faglig forsvarlig drift og at VFS har en personalgruppe med god, tilstrekkelig og relevant kompetanse som oppfyller kravene i forskriftens § 13, første ledd.

Fylkesmannens vurdering om sluttrapportene er i samsvar med krav til bemanning og kompetanse, jf forskrift for sentre for foreldre og barn § 13 første ledd?

Sluttrapporter og kartleggingsrapporter er utarbeidet av teamene som har fulgt familiene under oppholdet. Hvert team består av sped- og småbarns/ miljøterapeuter og psykolog. Rapportene har en fast oppbygd form med innholdsfortegnelse og vedlegg om metoder og arbeidsmåter ved VFS. Tiltaket VFS presenteres og bakgrunnen for søknad om plass, samt tiltaksplan og bestilling for oppholdet beskrives. En beskrivelse av arbeidsmåter, metoder og avholdte møter og generell informasjon om oppholdet er tatt med. Beskrivelser og vurderinger ut i fra bestillingen, vurdering av foreldre som omsorgspersoner, beskrivelse og vurdering av barnet er noe ulikt satt opp i rapportene. Det sees en oppsummerende vurdering og en konklusjon.

Rapportene har en god oppbygging, viser et klart språk og gir et godt bilde av oppholdet. Rapportene viser at det er foretatt et grundig arbeid over tid. VFS sin faglige og teoretisk forankring kommer fram og er i samsvar med beskrivelsen i institusjonsplanen.

Fylkesmannen finner at det er samsvar mellom vurderingene og konklusjonene i sluttrapportene og den bemanning og kompetanse som finns på VFS. Sluttrapportene viser at det er satt sammen team som gir bred kompetanse og et godt grunnlag for å utføre en forsvarlig vurdering. 

Sentrale vurderinger i sluttrapportene er av barnets utvikling og foreldres omsorgsevne. Teorier, modeller og metoder som er beskrevet i institusjonsplanen sees anvendt i sluttrapportene. Fylkesmannen kan ikke se at VFS har satt medisinske diagnoser, men ser at VFS har samarbeidet med helseinstitusjoner og har henvist barn til utredning.

Sluttrapport av motorisk funksjon og utvikling er gjort av barnefysioterapeut.

Fylkesmannen mener at VFS sine vurderinger og konklusjoner i sluttrapportene er i samsvar med krav til bemanning og kompetanse, jf forskrift for sentre for foreldre og barn § 13, første ledd.

4. Andre forhold

Ved gjennomgang av rapportene ble tilsynet oppmerksom på andre forhold som vi finner grunnlag for å kommentere. Disse forhold er knyttet opp til VFS samarbeid med oppdragsgivere og andre instansers sitt arbeid med barn og foreldre som har særskilte behov for oppfølging og hjelp. Dette er forhold som ikke inngår i tilsynet.

1. I noen sluttrapporter sees det ikke et fullt ut samsvar mellom oppdraget/ tiltaksplanen fra barneverntjenesten og VFS sin vurdering og konklusjon. Oppdraget fra barneverntjenesten kan f.eks. inneholde et punkt der det bes om en vurdering av barnets og/ eller foreldrenes psykiske og fysiske helse. I følge sluttrapportene kan det framstå som uklart om oppdraget er utført slik barneverntjenesten formulerte det, og det kommer ikke fram at VFS setter seg sine egne mål for oppholdet på bakgrunn av oppdraget.

Det kan stilles spørsmål om det er barneverntjenestens oppdrag som er gjeldende for oppholdet eller i hvilken grad VFS følger oppdraget eller om VFS støtter seg til sine egne rammer og oppgaver.  Det kan videre gis et inntrykk av at barneverntjenesten ikke har en realistisk forventing og forståelse om hva VFS kan bidra med av kartlegging og tiltak under oppholdet.

2. Som ledd i et opphold ved VFS inngår en vurdering av barna med kartlegging av sentrale funksjoner. Fylkesmannen antar at flere instanser og samarbeidspartnere har begrenset erfaring med og kunnskap om VFS. Det kan gi rom for misforståelser knyttet til hva slags utredning som er gjennomført ved VFS, og det er fare for at enkelte tror at et opphold ved VFS inkluderer blant annet en medisinsk utredning av barnet. En følge av det kan være at barnet ikke blir utredet nærmere, da barnet har vært på VFS, og det oppfattes at barnet har fått en helhetlig utredning der. Fylkesmannen anmoder VFS om å ha dette momentet med seg i sitt videre arbeid.

I enkelte saker viser kartlegging ved VFS at barnet har spesielle behov og/ eller kan være i en risikosituasjon. Når familien og barnet flytter ut, er det viktig at observasjoner og kartlegginger blir videreformidlet til andre instanser, eks. helsestasjon, St. Olav mm., for å bidra til å sikre en videre kartlegging og helhetlig oppfølging av barnet videre framover. Fylkesmannen er klar over at det er barneverntjenesten som har hovedansvaret for denne kommunikasjonen, men oppfordrer VFS til å vurdere om hvordan VFS kan bidra positivt til denne kommunikasjonen.