Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder ved Trondheim kommune, Barne- og familietjenesten Østbyen, Barnevernadministrasjonen 2016

Sammendrag

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført tilsyn med Barne- og familietjenesten i Trondheim kommune, Østbyen bydel. Formålet med tilsynet var å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at myndighetskrav i lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester (barnevernloven) ivaretas pa følgende områder:

• at meldinger til barneverntjenesten håndteres forsvarlig
• at plikten til å gi tilbakemelding til melder ivaretas på ulike trinn i saksprosessen
• at ansatte i Barne- og familietjenesten, Familietiltak ivaretar meldeplikten til barneverntjenesten

Tilsynet avdekket to avvik:

Trondheim kommune Barne- og familietjenesten Østbyen, henlegger bekymringsmeldinger som skulle vært undersøkt av barneverntjenesten.

Trondheim kommune Barne- og familietjenesten Østbyen sikrer ikke at det alltid gis tilbakemelding til offentlig melder eller til personer med yrkesmessig taushetsplikt i etterkant av avsluttet undersøkelse.

11.11.2016

Marita Ugseth
revisjonsleder

Oda R. Reinfjord
revisor

 :

Torbjørn Løvaas
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Trondheim kommune, Barne­ og familietjenesten Østbyen bydel i perioden 11.03.2016 - 22.09.2016 . Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Tilsynet er også del av landsomfattende tilsyn som Statens helsetilsyn har besluttet skal gjennomføres i 2015 og 2016.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd og 2-3b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Om Barne- og familietjenesten:

Trondheim kommune etablerte i 2004 en tverrfaglig Barne- og familietjeneste. Kommunen har foretatt flere omorganiseringer av Barne- og familietjenesten etter dette.

Barne- og familietjenesten består av barneverntjeneste, pedagogisk - psykologisk tjeneste (PPT), helse/habilitering, helsestasjon/skolehelsetjeneste og Familietiltak. Barne- og familietjenesten er delt inn i fire bydeler; Heimdal, Østbyen, Midtbyen og Lerkendal. I tillegg er Omsorgsenheten, som blant annet følger opp barn plassert utenfor hjemmet, en av flere byomfattende enheter.

Barne- og familietjenesten er organisert under Oppvekst og utdanning.

Fra og med 2014 er Barne- og familietjenesten på bydel organisert under en enhetsleder. Enhetsleder er barneverntjenestens administrative leder.

Barne- og familietjenesten Østbyen består totalt av ca 130 årsverk fordelt på 150 stillinger.

Om barnevernadministrasjonen (barneverntjenesten):

Mottak og håndtering av meldinger til barneverntjenesten samt tilbakemelding til melder utføres av barnevernadministrasjonen innenfor Barne- og familietjenesten. Fylkesmannen velger i fortsettelsen å omtale barnevernadministrasjonen som barneverntjenesten.

Østbyen bydel har to fagledere, den ene med ansvar for mottaksteam og den andre for barnevernteam (undersøkelse og tiltak/vedtak). Faglederne har delegert myndighet fra enhetsleder og skal bidra til at bydelen når oppsatte mål, med særlig ansvar for fagutvikling og kvalitet, jf. arbeidsbeskrivelse fagleder.

Fagleder for barnevernteam er stedfortredende barnevernleder.

I 2015 etablerte Trondheim kommune en ny teamstruktur i barneverntjenesten med ett småbarnsteam og ett skole- og ungdomsteam. Det ble opprettet en funksjon som fagkoordinator for hvert team. Fagkoordinatorene skal bidra til å sikre god faglig kvalitet på saksbehandlingen. Veiledning til saksbehandlerne er lagt til fagkoordinator, jf. funksjonsbeskrivelse fagkoordinator.

Barneverntjenesten i Østbyen bydel består av i alt 20 stillinger. Det har over tid vært flere utskiftninger og sykmeldinger blant ansatte. Begge nåværende fagledere gikk inn i stillingene i 2015 etter lang erfaring som saksbehandlere på samme bydel.

Barneverntjenestens mottaksteam i Østbyen består av fagleder (100 % stilling) og tre saksbehandlere. Saksbehandlerne i mottaksteamet jobber 50 % i mottaksteam og 50 % i barnevernteam.

Mottaksteamet møtes hver mandag for å gjennomgå alle nye meldinger og henvendelser. I mottaksteamet besluttes det hvilke meldinger som skal henlegges og hvilke som skal undersøkes av barneverntjenesten.

I 2015 mottok barneverntjenesten i Østbyen til sammen 334 meldinger. Siste halvår 2015 ble 39,5 % av alle mottatte meldinger henlagt. For samme periode ble 64,1 % undersøkelser henlagt. Barneverntjenestens henleggelsesprosent i Østbyen bydel ligger høyere enn øvrige bydeler i kommunen.

Landsgjennomsnittet for henlagte meldinger 2. halvår 2015 var 19,3%.

Om Familietiltak:

Familietiltak er en del av den tverrfaglige Barne- og familietjenesten. Bydelene har noe ulik organisering av Familietiltak. Familietiltak tilbyr både forebyggende tiltak, såkalt lavterskeltiltak, og tiltak etter bestilling og vedtak fra barneverntjenesten. I 2015 utførte Familietiltak, samlet for hele Trondheim kommune, 267 oppdrag på vedtak fra barneverntjenesten. Det foreligger ingen statistikk på antall oppdrag innenfor den forebyggende virksomheten.

Familietiltak arbeider i henhold til opplæringsloven, helse- og omsorgstjenesteloven og barnevernloven. I de tilfellene Familietiltak arbeider forebyggende eller uten vedtak fra barneverntjenesten, arbeider de i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven. Det dokumenteres i ulike fagsystem, avhengig av om arbeidet er etter vedtak fra barneverntjenesten eller ikke.

Fylkesmannen har fått opplyst at det er 13 - 14 ansatte ved Familietiltak Østbyen bydel, og at åtte ansatte arbeider etter barnevernloven. Fagleder ved Familietiltak inngår i bydelens tverrfaglige lederteam.

Fylkesmannen har fått opplyst følgende vedrørende Østbyen bydel:
Faglederne på de ulike fagområdene i Barne- og familietjenesten møtes til ukentlige og tverrfaglige mottaksmøter der henvendelser vurderes og konkluderes i forhold til lovverk og videre saksgang, jf. «Rutine for mottak av henvendelser til BFT». Barneverntjenesten bringer da aktuelle og henlagte bekymringsmeldinger inn i møtet for å drøfte om meldingen/saken kan være aktuell for Familietiltak.

Om meldingen vurderes som aktuell for Familietiltak, tar fagleder for Familietiltak med seg muntlig informasjon fra meldingen/saken inn i Familietiltaks interne inntaksmøte der henvendelsen drøftes og fordeles til aktuell fagperson. Denne tar kontakt med foreldrene for å avklare hvilket samarbeid med andre som er nødvendig for å kunne gi et tilstrekkelig tilbud.

Videre kartlegges familiens behov for hjelp og bistand. Dette skjer basert på frivillighet/samtykke fra familien det gjelder.

Barneverntjenesten skriver forvaltningsbrev til melder og foreldre om at meldingen er mottatt og henlagt, og at Familietiltak vil følge opp overfor familien.

Om Fagteam:

Trondheim kommune har etablert Fagteam for hver skole og barnehage. I Trondheim kommunes «Kvalitetsmelding for Barne- og familietjenesten 2015» oppgis det at fagteamene skal ivareta tett kontakt i en tidlig fase for å ivareta god systemkjennskap hos den enkelte skole og barnehage. Videre at Fagteam består av skolens/barnehagens ledelse, utvalgte ansatte fra skolen/barnehagen, helsesøster, barnevernfaglig, samt ansatt fra PP-tjenesten. Andre instanser kan inviteres inn etter behov, og foresatte kan delta om det skal drøftes utfordringer knyttet til enkeltbarn. I «Kvalitetsmeldingen for Barne- og familietjenesten 2015» står det: «Fagteam skal så langt som mulig forsøke å løse utfordringer uten at det opprettes enkeltsak hos BFT.»

Bydelene har noe ulik organisering av Fagteamene.

For Østbyen bydel har Fylkesmannen fått opplyst at det er ansatte i Familietiltak som ivaretar den barnevernfaglige kompetansen i Fagteam.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

Varsel ble utsendt 11.03.2016.

Formøte ble avholdt 08.04.2016.

Åpningsmøte ble avholdt 23.05.2016.

Intervjuer: 10 personer ble intervjuet i løpet av 23.5., 24.5. og 07.06.16.

Sluttmøte ble avholdt 22.09.2016.

I kapitlet Dokumentunderlag finnes oversikt over de dokumenter som virksomheten har sendt Fylkesmannen i forbindelse med tilsynet, samt dokumentasjonen som ble gjennomgått under tilsynsbesøket.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer:

• At meldinger til barneverntjenesten håndteres forsvarlig.
• At plikten til å gi tilbakemelding til melder ivaretas på ulike trinn i saksprosessen.
• At ansatte i Barne- og familietjenesten, Familietiltak ivaretar meldeplikten til barneverntjenesten.

Fylkesmannen har blant annet undersøkt:

• Om det skjer en fortløpende avklaring og behandling av innkomne meldinger (skriftlige og muntlige)
• Tjenestens registrering av meldinger
• Tjenestens vurdering av meldingens innhold og videre fremdrift
• Dokumentasjon av barnevernfaglige vurderinger - både ved henleggelse av meldingen og ved videre undersøkelse
• Om meldingene vurderes individuelt
• Tjenestens forståelse og praksis av når melder skal kontaktes for avklaring/utdyping
• Tjenestens kontakt med og oversendelse av melding til annen kommune i tilfeller dette er aktuelt
• Tjenestens praksis for arkivering av henlagte meldinger
• Om tilbakemelding til melder gis innen gitte tidsfrister
• Om det gis tilbakemelding om barneverntjenestens beslutning av mottatt melding
• Om det gis tilbakemelding til melder i etterkant av avsluttet undersøkelse og hva denne inneholder.
• Dokumentasjon av tjenestens tilbakemelding til melder på ulike trinn i saksbehandlingsprosessen.
• Om det er en tydelig ansvars- og rollefordeling i forhold til mottak og vurdering av meldinger.
• Om det er en tydelig ansvars- og rollefordeling ved tilbakemelding til melder.
• Om det er tilstrekkelig kompetanse i forhold til mottak og vurdering av meldinger, tilbakemelding til melder samt meldeplikten til barnevernet.
• Om det er tilstrekkelig styring, kontroll og korrigering innenfor ovennevnte områder.

5. Funn -  avvik og merknader

Tilsynet avdekket følgende avvik:

Avvik 1:

Trondheim kommune Barne- og familietjenesten Østbyen, henlegger bekymringsmeldinger som skulle vært undersøkt av barneverntjenesten.

Dette er avvik fra:

Barnevernloven §§ 4-2 og 4-3 første ledd jf. barnevernloven §§ 1-1, 1-4, 4-1, 2-1 første og andre ledd og barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1.

Regelverksforståelse:

Barnevernloven har som formål å sikre at barn og unge som trenger det, får rett hjelp til rett tid. Kommunens barneverntjeneste skal avdekke omsorgssvikt og barns særlige behov så tidlig, at varige problemer kan unngås, og sette inn tiltak i forhold til dette. Se barnevernloven §§ 1-1 og 3-1.

Dersom det er rimelig grunn til å anta at barnet på grunn av forholdene i hjemmet, eller av andre grunner, har særlig behov for tiltak, har barneverntjenesten rett og plikt til å foreta undersøkelse. Se barnevernloven §§ 4-3 første ledd jf. 4-4 andre ledd.

Ifølge barnevernlovens forarbeider skal terskelen for å igangsette undersøkelse være lav, og barneverntjenesten har både rett og plikt til å foreta undersøkelse selv om det ikke foreligger indikasjoner på omsorgssvikt eller mishandling, se Ot.prp. nr. 44, side 29. Hensikten bak regelen er at mer alvorlige problemer kan forebygges ved at undersøkelser gjennomføres og tiltak settes inn på et tidlig tidspunkt.

Det kreves ingen sikker viten, men at meldingen har visse holdepunkter som peker i retning av at det er grunnlag for tiltak etter barnevernloven.

Psykiske problemer eller rusmisbruk, utrygge familieforhold med store konflikter, mangel på stimulering, sviktende oppfølging, mangel på kontakt, mangel på beskyttelse eller barnets/ungdommens destruktive atferdsuttrykk er noen av mange stikkord som gir grunnlag for bekymring for et barn eller ungdoms utvikling og som utløser barneverntjenestens undersøkelsesplikt.

Utgangspunktet for vurderingen skal alltid være barnets situasjon. Dette gjelder uavhengig av om årsaken til bekymringen er knyttet til forholdet mellom foreldrene, hos en av foreldrene eller hos barnet.

I saker med indikasjoner på at foreldrekonflikt i familien har en slik varighet og intensitet at den kan skade barnets helse og utvikling, skal meldingen undersøkes nærmere. Dette gjelder også de saker der bekymringen omhandler omsorgen hos samværsforeldre.

Barneverntjenesten besitter en særskilt kompetanse og fagkunnskap med hensyn til sårbare barn og unge. Videre har barneverntjenesten en særskilt myndighet. I undersøkelsesfasen kan barneverntjenesten bl.a. gjennomføre samtale med barnet og foreta besøk i hjemmet uten foreldrenes samtykke. Barneverntjenesten skal ikke overlate til andre instanser å undersøke meldinger.

Barneverntjenesten skal legge avgjørende vekt på hva som er til beste for barnet - selv om dette kan komme i motstrid med foreldrenes interesser, jf. barnekonvensjonen art 3 nr. 1 og barnevernloven § 4-1. Barn har rett til at barneverntjenesten iverksetter undersøkelse dersom forholdene ligger slik an.

Barneverntjenesten kan ikke la være å iverksette undersøkelse ut fra begrunnelsen om at andre hjelpeinstanser er inne i saken. Det er ikke meningen at barneverntjenesten skal overta andre etaters ansvar i saken, men barnets situasjon skal vurderes uavhengig av om andre instanser er inne i saken fra før.

Offentlige myndigheters (og bestemte yrkesgruppers) meldeplikt/opplysningsplikt til barneverntjenesten innebærer at melder har vurdert at det er grunn til å tro at barnet blir utsatt for omsorgssvikt, mishandling eller har vist vedvarende alvorlige atferdsvansker, jf. barnevernloven § 6-4.

Omsorgssvikten trenger ikke å være bekreftet. Det er lagt til barneverntjenesten å undersøke barnets omsorgssituasjon og vurdere om det er grunnlag for å iverksette tiltak i henhold til barnevernloven kapittel 4.

Barneverntjenesten skal ta hensyn til at terskelen for de offentlige instansers plikt til å gi opplysninger til barneverntjenesten etter § 6-4 ligger vesentlig høyere enn barneverntjenestens terskel for å iverksette undersøkelse etter barnevernloven § 4-3.

Meldingers innhold kan være uklare, kan synes å ligge utenfor barnevernlovens bestemmelser eller inneholde for få opplysninger til at meldingen kan konkluderes. Forsvarlig praksis vil da være at melder kontaktes for mer informasjon. Utgangspunktet er at det kun er melder som kan kontaktes der meldingen er uklar.

Avgjørelsen om ikke å undersøke en melding, skal baseres på en forsvarlig saksopplysning. En henleggelse innebærer at barneverntjenesten har vurdert meldingen som åpenbar sjikane, feilsendt eller grunnløs. En henleggelse vil med andre ord innebære, at barneverntjenesten ikke har funnet grunn til å undersøke bekymringen ytterligere. Vurderer barneverntjenesten at forholdene bør kartlegges eller undersøkes nærmere, har barneverntjenesten både rett og plikt til å foreta undersøkelse, jf. barnevernloven § 4-3.

Kommunen skal innrette virksomheten og gi rammebetingelser som sikrer forsvarlige tjenester til kommunens innbyggere. De ansatte skal ha kunnskap om hvilke forhold som gir grunn til å anta at det er behov for å sette inn tiltak etter barnevernloven og når en melding skal følges opp med undersøkelse. Ledelsen skal følge med på at dette skjer. Kommunens ledelse må foreta en løpende vurdering av svikt og muligheten for svikt under alle trinn av saksbehandlingsprosessen. Se barnevernloven § 2-1 første og annet ledd, samt internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Barneverntjenesten har for høy terskel for iverksettelse av undersøkelse.
• Fylkesmannen innhentet 48 henlagte meldinger i forbindelse med tilsynet.
  Etter dokumentgjennomgangen vurderer Fylkesmannen at 18 av de 48 henlagte meldingene burde vært avklart med melder og/eller undersøkt i henhold til barnevernloven §§ 4-2 jf. 4-3.
  
  I en stor del av de ovennevnte meldingene, finner Fylkesmannen at det er rimelig grunn til å anta at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernlovens kapittel 4.
  
  Andre gir få opplysninger eller fremstår som så uklare, at barneverntjenesten skulle ha undersøkt meldingen eller kontaktet melder for utdyping og avklaring. Dokumentgjennomgangen viste at melder ble kontaktet for avklaring i 5 av 78 bekymringsmeldinger.
• Barneverntjenesten tar ikke tilstrekkelig hensyn til at terskelen for de offentlige instansers (og bestemte yrkesgruppers) meldeplikt/ opplysningsplikt til barneverntjenesten etter barnevernloven § 6-4 annet og tredje ledd ligger vesentlig høyere enn barneverntjenestens terskel for å iverksette undersøkelse etter barnevernloven § 4-3.
• Alle meldingene som Fylkesmannen vurderer burde vært avklart og/eller undersøkt, var meldt av melder med melde-/opplysningsplikt. I en av bekymringsmeldingene går det tydelig fram at meldingen ble sendt etter oppfordring fra en annen ansatt i Barne- og familietjenesten.
• Barneverntjenesten vurderer meldinger ut fra en for avgrenset forståelse av undersøkelsesplikten. Tilsynet avdekket at barneverntjenesten ikke undersøker alle meldinger som omhandler barnets alvorlige atferdsuttrykk eller barn som av andre grunner kan ha behov for hjelpetiltak. Dokumentgjennomgangen og intervju viste at det er en felles forståelse av at det er bekymring for foreldres omsorgsutøvelse og omsorgssituasjonen i hjemmet som utløser plikten til å undersøke.
• Noen av de ovennevnte meldingene ble henlagt med bakgrunn i at melder ikke hadde beskrevet omsorgssituasjonen til barnet. I disse tilfellene ble ikke melder kontaktet for utdyping eller avklaring før henleggelse.
• Barneverntjenesten undersøker ikke alle bekymringsmeldinger som omhandler foreldrekonflikt med risiko for barnets helse og utvikling. Meldinger henlegges med råd om å kontakte andre instanser som blant annet Familievernkontoret.
• Omtrent halvparten av de meldingene som Fylkesmannen vurderer burde vært avklart og/eller undersøkt, ble henlagt med begrunnelse at andre instanser var inne i saken. I noen av disse ble det vist til at melder selv burde følge opp (NAV).
• Barneverntjenesten henlegger meldinger fra offentlig melder, og anmoder samtidig Familietiltak om a ta kontakt med familien med tanke på hjelp og støtte.
• Flere av de meldingene som Fylkesmannen vurderer burde vært avklart og/eller undersøkt, er henlagt av barneverntjenesten og overlatt til Familietiltak for kartlegging og/eller oppfølging.
  
  Barneverntjenestens praksis med å drøfte mottatte bekymringsmeldinger i tverrfaglig mottaksteam med blant annet Familietiltak vil være en del av en undersøkelse, jf. barnevernloven § 4-3.
  
  Familietiltak undersøker ikke barnets omsorgssituasjon, men avklarer, i dialog med foreldrene, hva de har behov for.

Avvik 2

Trondheim kommune Barne- og familietjenesten Østbyen sikrer ikke at det alltid gis tilbakemelding til offentlig melder eller til personer med yrkesmessig taushetsplikt i etterkant av avsluttet undersøkelse.

Dette er avvik fra:

Barnevernloven § 6-7 a, tredje og fjerde ledd, jf. barnevernloven §§ 1-4 og 2-1, første og annet ledd.

Regelverksforståelse:

Barneverntjenesten skal gi tilbakemelding til alle som har meldt bekymring etter at meldingen er mottatt jf. barnevernloven § 6-7 a. Bestemmelsen kom inn i 2009. Departementet la den gang vekt på at dersom melder ikke får tilbakemelding, kan dette bidra til å svekke tilliten til barneverntjenesten.

Der meldingen kommer fra offentlig melder eller personer med yrkesmessig taushetsplikt skal det gis ny tilbakemelding når undersøkelsen er gjennomført, jf. barnevernloven 6-7 a, tredje ledd.

Når barneverntjenesten iverksetter eller har iverksatt tiltak kan barneverntjenesten gi de opplysninger som det er nødvendig at melder får kjennskap til av hensyn til videre oppfølging av barnet jf. § 6-7 a fjerde ledd. Dette for å bidra til at barnet får et godt og helhetlig tjenestetilbud.

Ansatte må vite hvordan og hvilke krav som stilles til innhold, og ledelsen må følge med på at kravene i § 6-7 a blir fulgt og sette inn tiltak der det oppdages feil så feil ikke gjentas. Kommunens ledelse må foreta en løpende vurdering av svikt og muligheten for svikt under alle trinn av saksbehandlingsprosessen.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Dokumentgjennomgangen viste at tilbakemelding til melder etter undersøkelse manglet i 4 av 22 saker.
• I rutinen «Ordinær undersøkelse» vedrørende tilbakemelding til melder står det at offentlig melder alltid skal gis tilbakemelding på om saken henlegges eller ikke. I tillegg tydeliggjøres det at skole og barnehage alltid skal ha informasjon om status i saken dersom foreldrene samtykker. Fylkesmannen fant ingen dokumentasjon på slik informasjonsutveksling.
• I brevmal for tilbakemelding til melder etter gjennomført undersøkelse fremgår det at melder skal orienteres om undersøkelsen er henlagt eller om det er iverksatt hjelpetiltak. Det fremgår ikke av malen at barneverntjenesten skal vurdere om melder skal orienteres om hvilke tiltak som eventuelt er iverksatt. Tilsynet avdekket at barneverntjenesten ikke opplyser melder om hvilke tiltak som er iverksatt etter undersøkelsen.

Fylkesmannen ønsker å kommentere følgende i tillegg:

• I perioden 01.07.15 - 31.03.16 mottok barneverntjenesten i Østbyen bydel totalt 261 meldinger. Noen av disse var meldt av ansatte som jobber etter barnevernloven i  Familietiltak.
  
  Det fremkom gjennom tilsynet at ansatte i Familietiltak i første omgang veileder andre instanser som er inne i saken om å melde bekymring til barneverntjenesten.
  
  Opplysningsplikten er et selvstendig og personlig ansvar og innebærer at vurderingen av om melding skal sendes, ikke kan overlates til andre tjenester eller andre kollegaer.
  
  Det at flere har meldt bekymring for et barn, har betydning for barneverntjenestens vurdering av om ny melding skal undersøkes eller henlegges.
• Det fremgår av «Kvalitetsmelding Barne- og familietjenesten 2015» at saker skal forsøkes løst i Fagteam uten at det opprettes enkeltsak hos barneverntjenesten. Fagteam er ofte første instans for drøfting av skole og barnehagens bekymring (så fremt det ikke foreligger en akuttsituasjon).
  
  Fylkesmannen er bekymret for at kommunens føring for fagteam kan bidra til at bekymringsfulle forhold ikke blir meldt og behandlet tidlig nok av barneverntjenesten.
  
  I brev av 17.12.14 har Justis- og beredskapsdepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet, Kunnskapsdepartementet og BLD uttalt at når vilkårene for opplysningsplikt er oppfylt skal melding umiddelbart sendes til den kommunale barneverntjenesten. Den enkelte kan ikke selv velge mellom å gi opplysninger eller ikke dersom vilkårene for opplysningsplikt er oppfylt. Plikten til å gi opplysninger faller heller ikke bort selv om vedkommende på egenhånd forsøker å avhjelpe situasjonen. Med andre ord finnes det ingen andre handlingsalternativer som kan benyttes i stedet, men opplysningsplikten er ikke til hinder for andre supplerende tiltak.
• Tilsynet avdekket at bekymringsmeldinger fra Barnevernvakta ble registrert i det den ble mottatt skriftlig, med unntak av i akuttsaker. Dette ble registrert i 9 innsendte saker. I en av disse sakene gikk det 24 dager fra henvendelse til barnevernvakta til barneverntjenestens konklusjon av melding. I denne mellomperioden jobbet barnevernvakta i enkeltsaken.
  
  Har kommunen organisert Barnevernvakta som en del av barneverntjenestens egen akuttberedskap utenfor kontortid, løper fristen i barnevernloven § 4-2 fra det tidspunkt Barnevernvakta mottar meldingen, jf. brev fra BLD 05.11.96, ref. 96/01540.

6. Vurdering av kommunens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven (internkontrollforskriften) pålegger kommunen å sikre og dokumentere at de etterlever myndighetskrav, jf. barnevernloven § 2-1, 2. ledd.

Internkontrollforskriften inneholder spesifikke krav til styring og ledelse.

En viktig del av kommunens styringssystem er det elektroniske styringskortet for hver enkelt bydel. Styringskortet inneholder blant annet en oversikt over styringsdialog, styringsdata og andre relevante områder som for eksempel resultatet fra siste medarbeiderundersøkelse. Styringskortet brukes aktivt i dialogen og rapportering mellom enhetsleder og rådmannsnivå.

Trondheim kommune har utarbeidet et elektronisk kvalitetssystem; Kvaliteket. Kvaliteket er tilgjengelig og skal benyttes av alle ansatte i BFT. Kvaliteket inneholder skriftlige rutiner og prosedyrer innenfor alle områder i Barne- og Familietjenesten, inkludert barnevernfeltet, samt samhandling mellom fagområdene i mottaksfasen. Det foreligger en egen prosedyre for mottak av bekymringsmeldinger, samt for gjennomføring av undersøkelse.

Det er utarbeidet en egen prosedyre for internkontroll av kvalitetssystemet (Kvaliteket) for å sikre at prosesser og prosedyrer er tilfredsstillende, samt at kvalitetssystemet til enhver tid er oppdatert. Dersom en prosedyre eller prosess har feil eller mangler, skal dette meldes til enhetsleder og prosesseier.

Prosedyren skal da rettes opp umiddelbart. Hele kvalitetssystemet gjennomgås en gang per år av enhetsleder og prosessansvarlig. Det er Fylkesmannens inntrykk at Kvaliteket brukes aktivt av de ansatte.

Enhetsledere i Barne- og familietjenesten møtes til ukentlige møter og det er etablert fagledernettverk på tvers av bydelene som møtes regelmessig.

Representanter fra rådmannsnivået deltar tidvis også i fagledernettverket.

Hvert andre år legger rådmannen frem «Kvalitetsmelding Barne- og familietjenesten». Formålet med kvalitetsmeldingen er å sikre en jevnlig vurdering av kvaliteten på kommunens egen praksis. Kvalitetsmeldingen er også en rapportering om status til bystyret. Kvalitetsmeldingen ble sist lagt frem i 2015.

Barne- og familietjenesten har, sammen med barnehage og skole, prioritert fire felles mål for perioden 2015 - 2018 og det er utarbeidet indikatorer for å sikre at Barne- og familietjenesten iverksetter nødvendige tiltak. Disse evalueres hvert år.

Barneverntjenesten på Østbyen bydel har ukentlige barnevernsmøter, der det annenhver uke settes av tid til å gjennomgå blant annet endringer i lovverk (utvidet barnevernteam). Det er utarbeidet årshjul for barneverntjenesten der det fremkommer hvilke opplæringsområder tjenesten skal prioritere 2016.

Fagleder deltar på bydelens ukentlig mottaksteam, samt Barne- og familietjenestens tverrfaglig mottaksteam på bydel.

Barneverntjenesten har utarbeidet et eget hefte for nyansatte med informasjon, rutiner og sjekklister. Dette benyttes aktivt ved nyansettelser.

Rapporteringstall fra 2. halvår 2015 viser stor variasjon i andel meldinger som henlegges uten undersøkelse, fra 12,2 % (Heimdal) til 39,8 % (Østbyen). Dette kan være en indikasjon på at bydelene har forskjellig terskel for å sette i gang barnevernundersøkelse. Det er en viktig målsetting for barnevernet at barn har lik tilgang til barneverntjenester uansett hvor i landet, og enda mer hvor i kommunen, de bor. Ovennevnte tall kan bety at denne målsettingen ikke er nådd i Trondheim kommune.

Trondheim kommune har ansvar for å innrette virksomheten og gi rammebetingelser som sikrer forsvarlige tjenester til kommunens innbyggere. De ansatte skal ha kunnskap om hvilke forhold som gir grunn til å anta at det er behov for å sette inn tiltak etter barnevernloven og når en melding skal følges opp med undersøkelse. Ledelsen skal følge med på at dette skjer. Kommunens ledelse må foreta en løpende vurdering av svikt og muligheten for svikt under alle trinn av saksbehandlingsprosessen, jf. barnevernloven § 2-1 første og annet ledd, samt internkontrollforskriften § 4.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om Trondheim kommune ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen har omfattet undersøkelser om hvilke tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovkrav innenfor tilsynstemaet, at tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres, samt om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

Tilsynet avdekket at Trondheim kommune ved Barne- og familietjenesten Østbyen, ikke alltid følger egen rutine om tilbakemelding til melder i etterkant av avsluttet undersøkelse. Dette viser at internkontrollplikten ikke er ivaretatt fullt ut.

Når Fylkesmannen har avdekket at Trondheim kommune ved Barne- og familietjenesten Østbyen henlegger bekymringsmeldinger som skulle vært undersøkt av barneverntjenesten, er også dette tegn på svikt i kommunens internkontrollsystem. Ansatte og ledere i kommunen fremstår her å være omforent om den praksis som gjennomføres per i dag. Trondheim kommune sikrer dermed ikke systematisk evaluering av egen praksis opp i mot kravene i barnevernloven. Dette kan resultere i at barn ikke får den hjelpen de har behov for til riktig tid.

7. Regelverk

• FNs konvensjon av 20.november 1989 om barnets rettigheter
• Lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 14. desember 2005 om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andreforhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av 78 meldinger (01.07.15 - 31.03.16) med tilhørende dokumenter, hvorav 48 henlagte meldinger og 30 meldinger som gikk til undersøkelse.
• Oversikt over aktive vedtak og iverksatte tiltak på meldingstidspunktet i 10 enkeltsaker.
• Styringskortet for Barne- og familietjenesten Østbyen
• Organisasjonskart Barne- og familietjenesten og Barneverntjenesten i Barne- og familietjenesten
• Delegeringsreglement etter enheter
• Sjekkliste Internkontroll 2015 Generell del
• Internkontroll av kvalitetssystemet
• Prosedyrer:
  - «Mottak barnevern» (kvalitetssystemet)
  - «Ordinær undersøkelse - fra fordeling til konklusjon»
  - «Rutine for mottak av henvendelser til BFT»
  - «Oppfølging av forebyggende barnevern på selektert nivå»
  - «Barn 0-6 år som lever med foreldre med psykisk vansker/lidelser og/eller rus/voldsproblem»
  - «Samhandling mellom BFT Barnevernadministrasjonen og BFT Familietiltak»
  - Beskrivelse av fagteam
• Brevmaler:
  - Samtykkeerklæring for Barne- og familietjenesten i Trondheim kommune til samhandling og informasjonsutveksling
• Oversikt over ansatte i Mottak, Barnevernadministrasjonen og Familietiltak
• Oversikt over meldere til Barne- og familietjenesten 2015 

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Årshjul 2016 - Barnevernadministrasjonen
• Plan for KReM-opplæring, barnesamtale, samt opplæring av foreldreintervju.
• Introduksjonshefte for nyansatte ved Barne- og familietjenesten Østbyen
• Ansatte i Barne- og familietjenesten Østbyen, som har arbeid/ansvar i forhold til barnevernloven.
• Prioriteringsnøkkel mottak barnevern.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varselbrev, samt innkalling til formøte i brev av 11.03.16.
• Dokumenter fra kommunen levert 28.04.16.
• Ettersendelse av dokumentasjon og informasjon i e-post av 04.03.16, 08.03.16, 08.04.16, 02.05.16. 08.05.16, 11.05.16, 13.05.16, 19.05.16, 17.06.16 og 02.09.16.

Dokumentasjon som er tilgjengelig via kommunens hjemmeside:

• Kvalitetsmelding Barne- og familietjenesten 2015
• Aktivitetsrapport barnevern 1. halvår 2016, av 02.09.16

 

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Oda Reinfjord, Torbjørn Løvaas og Marita Ugseth.

Utdanningsdirektør Lasse Arntsen og seniorrådgiver Berit Hågensen deltok på sluttmøtet.

I tillegg deltok følgende fra øvrige bydeler på sluttmøtet:

Barne- og familietjenesten Midtbyen:

Enhetsleder Inger Lisbet Hegland, fagleder Elisabeth Eggen Solem og fagleder Anniken L. Gjøstøl.

Barne- og familietjenesten Lerkendal:

Enhetsleder Cecilie Bakke og fagleder Merete Bergstrøm.

Fra Barne- og familietjenesten Heimdal:

Enhetsleder Hilde Maaø Olsen, fagleder Mona Andersen og fagleder Helen Svea Olsen.

Byomfattende:

Jurist Yngvild Svarva Nielsen

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015–2016 Barnevern - Kommunens arbeid med meldinger

Søk