Rapport fra tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon i Bjugn kommune 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Å undersøke om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at innbyggerne får dekket sine behov for døgnkontinuer1ige helse- og omsorgstjenester. Herunder:
  o Saksbehandlingen ved søknad om tjenester
  o Grunnleggende behov.
  o  Medisinsk oppfølging, inkludert tannhelse.
  o  Brukermedvirkning.

Tilsynet har avdekket uforsvarlig tjenesteyting. Dette knyttes særlig til kompetansemangel. Det er en marginal dekning av sykepleiere, noe som medfører risiko for faglig svikt i tjenesteyti ngen. Videre er det også, inkludert ved meldte avvik, vist at tjenester ikke er gitt som planlagt. Svikt er avdekket ved at:

• beboernes grunnleggende behov ikke dekkes
• beboerne ikke får dekket sitt behov for å ivareta fysisk funksjon
• rutiner ikke er godkjent, oppdatert og kjent blant de ansatte.

Videre har tilsynet avdekket at det ikke er avklart hvem som er medisinskfaglig rådgiver på systemnivå, samt at Bjugn kommune ikke har en forsvarlig saksbehandling ved søknader om tjenester fra Enhet for helse, rehabilitering og omsorg.

Fylkesmannen vurderer at det er avdekket svikt i styringssystemet i Bjugn kommune. Dette, sammen med de andre funnene tilsynet har avdekket, gjør at Fylkesmannen anser terskelen for forsvarlighet for å være overskredet. Reglene om internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av helse- og omsorgslovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Tilsynet har funnet at kommunen ikke har et system for ledelsens oppfølging av om brukerne får tilstrekkelige og forsvarlige tjenester.

Tilsynet har avdekket ett avvik.

Avvik

Bjugn kommune sikrer ikke forsvarlige tjenester til eldre med behov for heldøgns helse- og omsorgstjenester.

Dato: 15. juni 2017

Ingrid Karin Hegvold
revisjonsleder

Frode Engtrø og Ida Østhus Eiriksson
revisorer

 

1.Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bjugn kommune i perioden 9. februar 2017 - 15. juni 2017. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurderi ng av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avviker mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bjugn kommune ligger på Fosenhalvøya. 01.01.17 hadde Bjugn kommune 4822 innbyggere.

Bjugn kommune har i en periode vært (og er) inne i en omorganisering. Det siste organisasjonskartet viser at kommunen er organisert i tre nivåer; rådmann, syv kommunalsjefer og til sammen 19 enheter som ledes av en enhetsleder. Enhet for pleie, rehabilitering og omsorg er organisert med 15 underliggende enheter. Enhetsleder for pleie, rehabilitering o omsorg har ikke helsefaglig kompetanse og rådgiver i stab er derfor forutsatt a kunne gi helsefaglig beslutningsstøtte til leder. Rådgiver er også kontaktpunkt i faglige spørsmål for de som ligger under i linjen.

Bjugn kommune har et forvaltningskontor som har ansvar for å fatte vedtak om tjenester. Kartlegging av de som søker om tjenester blir utført av en person.

Saksbehandler, som er en annen person enn vedkommende som kartlegger; fatter vedtak på bakgrunn av kartleggingen. Kartlegging av den enkelte brukers funksjon gjøres ved bruk av !PLOS.

Bjugn kommune har Profil som journalsystem i pleie- og omsorgstjenestene.

Bjugn kommune startet i 2007 en prosess for avhjemling av sykehjemsplasser for tjenestemottakere med behov for langtidstjenester. Disse skulle i henhold til ny plan få tilbud i omsorgsbolig med heldøgns pleie og omsorg. Dette ble politisk vedtatt i 2008. Omorganiseringen skjedde gradvis, men ble fullt ut gjennomført i 2013.

Bjugn sykehjem er i dag en institusjon med 16 plasser beregnet for korttidsopphold for rehabilitering, avlastning og terminal pleie. Situasjonen pr mai 2017 er at det er syv tjenestemottakere, med vedtak om langtidstjenester, som ligger i sykehjemmet i påvente av ledig omsorgsbolig.

Omsorgsboligene med heldøgns pleie og omsorg er fordelt på Dr. Sauers veg 18, 20, 22 som hver har syv senger og Dr. Sauers veg 24, som er en enhet for brukere diagnostisert med demens. Pr. i dag er det 14 plasser ved denne enheten.

Tilsynet omfattet de syv tjenestemottakerne i sykehjemmet og beboere i Dr. Sauers veg 18, 20 og 22.

Sykehjemmet har enerom med bad/WC tilknyttet. Det var felles oppholdsrom/ spiserom. Omsorgsboligene har eget bad og kombinert rom for opphold og søvn. Det er ikke kjøkkenfasiliteter på de enkelte rommene. Badene er tilrettelagt med håndtak for beboere som kan forflytte seg selv, mens det blir trangt om noen skal ha hjelp av to, eller det skal brukes hjelpemidler for forflytning. Inybygd fløy, var døren til rommene smalere enn sengen. På hver av de tre fløyene var det felles oppholdsrom som også ble benyttet for felles måltider.

På sykehjemmet var det automatisert opplegging av legemidler, mens det for beboerne i omsorgsboligene var felles medisinrom med hjemmesykepleien.

Mange har multidose.

På sykehjemmet er det en sykehjemslege i 30 % stilling og fysioterapeut i 50 % stilling. Sykehjemmet har lege til stede en time hver morgen, samt ca. 3,5 t torsdager. Legen kan konsulteres på telefon i øvrige tidsrom. Legevakt benyttes utenom kontortid.

Beboere i Dr. Sauers vei 18-24 benytter sin fastlege og tilbakemelding gis ved PLO-melding. Ved behov for fysioterapi henvises beboer av fastlegen.

Beboerne i omsorgsbol igene betaler, som andre hjemmeboende, husleie samt et beløp for mat og praktisk bistand. Videre belastes de for egenandeler for medisinsk og fysikalsk behandling samt for endel sykepleieartikler.

På sykehjemmet er det tre på vakt på datid og to på kveld. For Dr. Sauers veg 18-22 er det fire til stede pa dag og tre pa kveld + en mellomvakt. På natt er det tre nattevakter samlet for sykehjemmet og boligene. Itillegg mottar boligene hjelp.fra hjemmesykepleien ved stell - en time om morgenen og for øvrig ved tilkalling.

Bjugn kommune har en utfordring med å rekruttere faglært personale. Sykefraværet for PRO oppgis til 15,7 for første kvartal 2017.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 9. februar 2017.
Åpningsmøte ble avholdt 9. mai 2017.
Intervjuer: 13 personer ble intervjuet.
Befaring: Bjugn sykehjem og Dr. Sauers vei 18 og 22
Sluttmøte ble avholdt 10. mai 2017.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, samt dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

• Å undersøke om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at innbyggerne får dekket sine behov for døgnkontinuerlige helse- og omsorgstjenester. Herunder:
  o Saksbehandlingen ved søknad om tjenester
  o Grunnleggende behov.
  o Medisinsk oppfølging, inkludert tannhelse.
  o Brukermedvirkning.

5. Funn

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik.

Avvik

Bjugn kommune sikrer ikke forsvarlige tjenester til eldre med behov for heldøgns helse- og omsorgstjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:
Lov om kommunale helse og omsorgstjenester §§ 3-2 a, 4-1,4-2, og 5-5, jf. lov om statlig tilsyn § 3. Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten,

Forskrift om en verdig eldreomsorg og Forskrift om ledelse og kvalitetsarbeid i helse- og omsorgstjenesten.

Avviket bygger på følgende:

Forsvarlig kompetanse

• Bjugn kommune har en marginal sykepleiedekning som gir stor risiko for svikt. Meldte avvik viser at svikt har forekommet.
  o En kartlegging utført av NSF over planlagt og faktisk bemanning av sykepleiere samlet for Dr. Sauers veg 18-24, hjemmetjenesten og sykehjemmet i uke 10 og 11i 2017, viste en underdekning på 48 %. For Dr. Sauers veg 18-22 var det i samme tidsrom en underdekning på sykepleiere med 92,6 %. Under tilsynet ble det bekreftet at tallene var riktige.
  o Ved fravær av sykepleier rykker helsefagarbeider/hjelpepleier opp som ansvarlig på vakten og det leies inn ufaglært vikar. Selv om man kompenserte ved å tilkalle sykepleier ved behov, viser tilsynet en underdekning i kompetanse som gir risiko for svikt i tjenesten.
  o    Det har vært perioder hvor enkeltenheter i Dr. Sauers veg har vært uten personale. Dette når de ansatte har bistått på andre enheter.
• Tilsynet har avdekket at kommunen ikke har etablert et system for å sikre at den enkelte ansatte gis tilstrekkelig opplæring og innehar nødvendig kompetanse for å kunne yte forsvarlige tjenester.
• Det er uklart hvem som er medisinskfaglig rådgiver på systemnivå.
  o Funksjonen medisinskfaglig rådgiver er ikke i bruk ved enheten når det gjelder råd i systemarbeid knyttet til prosedyrer og tjenesteutvikling.
  o Det er ikke samhandling om tjenesteutvikling mellom fastleger og PRO på systemnivå.

Grunnleggende behov:

• Bjugn kommune sikrer ikke at tjenestemottakerne får dekket alle sine grunnleggende behov:
  o Meldte avvik viser at beboere ikke har fått hjelp til stell og å stå opp, frokost og utdeling av morgenmedisi n før sent på formiddagen. Dette bekreftes gjennom intervju.
  o Praksis for at kveldsstell og legging begynner fra 18-tiden. Dette også for beboere som kunne sittet oppe lenger. For andre er det behov for å legge seg tidlig.
  o Meldte avvik viser at det har vært flere hendelser hvor beboer ikke har fått hjelp før etter 45 minutter ved bruk av alarm. Dette bekreftes gjennom intervju.
  o Det er mangelfulle rutiner for å sikre at beboerne får ivaretatt munnhygiene to ganger daglig. Viktigheten av dette var tema under besøk av tannhelsetjenesten. Det skrives ikke avvik hvis tenner/ munnhule ikke stelles om morgenen.
• Bjugn kommune sikrer ikke at beboere i Dr. Sauers vei 18-22 får dekket sitt behov for ivaretakelse av fysisk funksjon:
  o Ingen rutine for at fysioterapeut deltar ved kartlegging av funksjonsnivå og fallrisiko for nye beboere med langtidsplass, når beboeren kommer direkte til bolig (uten veien om sykehjemmet).
  o For beboere med pågående aktiv rehabilitering på sykehjemmet er det lite videreføring når de kommer over i bolig.
  o Det oppgis at de ansatte har varierende kapasitet for å legge til rette for vedlikehold/bedring av fysisk funksjon for beboerne i boligene
  o Meldte avvik viser svikt i oppfølgingen etter fall for å forebygge nye fall (flere avvik på fall for samme beboer og hvor samme tiltak var beskrevet).
  o Tilsendt fallregistreri ngsskjema er ikke i bruk.
  o Ett meldt avvik viser manglende oppfølging av planlagt trening etter operasjon.
• Kommunen har fire områder hvor prosedyrer er lagret. Dette gir en stor risiko for at internkontrollsystemet som verktøy for å sikre forsvarlig tjenesteyting ikke fungerer:
  o Oversendte prosedyrer og rutinebeskrivelser har usikker status. De er til dels gamle, ikke daterte, ikke godkjente og de er lite kjent blant de ansatte. Det er ikke redegjort for et system for å informere om nye prosedyrer og endringer.
  o Det er ikke definert hvilke prosedyrer nyansatte og vikarer skal sette seg inn i.

Saksbehandling

• Bjugn kommune har ikke en forsvarlig saksbehandl ing ved søknader om tjenester fra Enhet for helse, rehabilitering og omsorg
• Tilsendte vedtak (10) og tidligere tilsyn (dokumenttilsyn 2016/2017) viser mangler ved behandling av søknader om tjenester:
  o Tilsynet finner lite spor av brukerens ønsker, behov og mål i planleggingen av tjenestene.
  o Vedtak mangler for flere av beboerne og for de som har vedtak er det ikke skrevet vedtak for alle tjenestene de mottar.
  o Vedtak skrives etter at tjenesten er startet opp, opptil flere år etter.
  o Etter forespørsel fra Fylkesmannen ble det ettersendt 4 vedtak for de beboerne hvor vedtak ble etterspurt.
  o En tjeneste ble igangsatt 05.10.13 og vedtak skrevet 10.03.17.
  o Det er ulik praksis mellom de ulike saksbehandlerne når det gjelder utformingen av vedtakene.
  o Det gis feilaktig informasjon om at man ikke kan klage på vedtak om omsorgsbolig.
  o Det fremkommer ikke av vedtaket dersom bruker har fått delvis avslag.

Infeksjonskontroll program

• Sykehjemmet har et infeksjonskontrollprogram, men det er lite kjennskap til dette blant de ansatte og det kan dermed ikke anses å være etablert og i bruk

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

• Det finnes et frittstående utvalg for de pårørende. Dette har egne årsmøter og det velges et styre. Formålet for utvalget er å være et bindeledd mellom de pårørende og ledelsen ved PRO. Kommunen har involvert utvalget ved planlegging innenfor PRO.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Alle virksomheter som yter helsehjelp skal sørge for at helselovgivingen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten (heretter forskriften). Fylkesmannen skal i sin tilsynsvirksomhet påse at virksomheten har etablert et internkontrollsystem og at den fører kontroll med sin virksomhet på en slik måte at det kan forebygge svikt i tjenestene. Kravene til internkontroll skal sikre at daglige arbeidsoppgaver blir planlagt, organisert, utført og forbedret i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helselovgivningen.

Forskriftens § 3 gir den som har det overordnede ansvaret for virksomheten plikt til å sørge for at det etableres og gjennomføres systematisk styring av virksom­ hetens aktiviteter i tråd med forskriften, og at medarbeiderne medvirker til dette.

Bjugn kommune har flere systemer for oppbevaring av prosedyrer:

• et elektronisk kvalitetssystem som heter Risk-manager. Dette er operativt som avvikssystem, men det er ikke i bruk for dokumenthåndtering.
• Fagprosedyrer hentes fra VAR (PPS).
• Videre finnes på intranettet noen prosedyrer fra et tidligere samarbeid med Ørland kommune.
• Prosedyrer i papirform i perm.

Det oppgis at det er et arbeid for å samle og oppdatere egne prosedyrer i det nye kvalitetssystemet, men det er ikke definert når dette skal være sluttført. Dette medfører at Bjugn kommune ikke har etablert et enhetlig system for ivaretakelse av kravene i forskriften.

Profil er kommunenes system for dokumentasjon av tjenester planlagt og gitt til brukere i PRO. Tiltaksfaner benyttes for rapportering. Itjenesten til utviklingshemmede, avgrenset til Soltunet, ble det benyttet journalføri ng på papir grunnet datatekniske problemer. Også i sykehjem og hjemmebaserte tjenester ble det lagt utskrift av pasient/tiltakskort/epi kriser i papirjournal. Dette for backup grunnet datateknisk svikt i perioder. På tidspunktet for tilsynet utgjør dokumentasjonssystemet en risiko for at viktig informasjon kan gå tapt, samt at det gjør det vanskeligere å holde seg oppdatert på den enkelte bruker.

Kravet til forsvarlighet innebærer at kommunen må ha visse styringssystemer på plass som sikrer en forsvarlig utøvelse av tjenesten. Herunder er det et krav blant annet i helse- og omsorgstjenesteloven § 5-5 og forskrift om legemiddel­ håndtering § 4 at kommunen skal ha tilknyttet en medisinskfaglig rådgiver.

Tilsynet har funnet at det er uklart hvem som er medisinskfaglig rådgiver på systemnivå ved PRO. Funksjonen er ikke i bruk ved enheten når det gjelder råd i systemarbeid knyttet til prosedyr.er og tjenesteutvikling. Denne uklarheten fører blant annet til at medisinske prosedyrer ikke blir godkjent av lege, noe som bidrar til risiko for at utføring av medisinske prosedyrer ikke er medisinskfaglig oppdaterte.

Bjugn kommune, PRO, har mangel på utdannet personell, høyt sykefravær og stor bruk av vikarer både med og uten formell kompetanse.

En slik bemanningssituasjon fordrer at det gjøres faglige avklaringer for å sikre tilstrekkelig og forsvarlig bemanning av personell ut fra hensynet til den enkeltes brukers behov. Dette fordrer at det etableres gode rutiner for opplæring og gjennomføring av tjenestene. Iforskriftens § 6 fremgår at virksomheten har plikt til å planlegge tjenesten ut fra det behovet tjenesten skal dekke. Dette innebærer bl.a. å sikre forsvarlig kompetanse i tjenesten. Tilsynet har avdekket at det pr. dato er en manglende kontinuitet i fagkompetanse, noe som gir risiko for uforsvarlige tjenester til beboerne.

Tilsynet har avdekket at kommunen ikke har etablert et system for å sikre at den enkelte ansatte gis tilstrekkelig opplæring og innehar nødvendig kompetanse for å kunne yte forsvarlige tjenester.

Tilsynet har funnet at Bjugn kommune ikke sikrer at beboere i Dr. Sauers vei 18- 22 får dekket sitt behov for ivaretakelse av fysisk funksjon. Tilsynet viser at tilsendte rutiner ikke er i bruk og at meldte avvik viser at det er svikt i oppfølgingen etter fall. Fall kan ha store medisinske konsekvenser for den enkelte beboer. Ved oppføl ing av Rehabiliteringstilsynet gjennomført i 2015 fremkom at det er arbeid pa gang med rehabiliteringsplan og at det er utarbeidet en prosedyre for rehabiliteringsområdet. Funn ved tilsynet nå viser risiko for at nødvendig rehabilitering ikke gis. Avviket ved rehabiliteringstilsynet i 2015 er derfor fremdeles ikke lukket.

Brukermedvirkningen virker tilfeldig og lite målrettet, og det er ikke avdekket at det finnes et system for å involvere brukerne eller deres representanter i utformingen, gjennomføringen og evalueringen av tjenestene. Det er Fylkesmannens vurdering at kommunen ikke har sikret at det er rutiner på området som ivaretar dette.

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte ved årsskiftet 2016/2017 dokumenttilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester, hvor formålet var å undersøke om kommunens saksbehandling var i samsvar med saksbehandlingsreglene for denne type saker. Bjugn kommune ble gitt flere avvik fra reglene om saksbehandling i dette tilsynet, ref. brev av 31.januar 2017.

Tilsynene med tjenestene til eldre og psykisk utviklingshemmede viser også avvik fra saksbehandlingsreglene. Felles funn for alle de tre gjennomførte tilsynene viser at Bjugn kommune ikke sikrer en forsvarlig saksbehandling ved tjenestetildeling. Konsekvensen blir at rettsikkerheten til den enkelte ikke ivaretas, samt risiko for at det ikke tildeles nødvendige tjenester

Fylkesmannen vurderer at det er avdekket svikt i styringssystemet i Bjugn kommune. Dette, sammen med de andre funnene ved tilsynet, gjør at Fylkesmannen anser terskelen for forsvarlighet for å være overskredet. Reglene om internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av helse- og omsorgslovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Tilsynet har funnet at kommunen ikke har et system for ledelsens oppfølging av om brukerne får tilstrekkelige og forsvarlige tjenester.

7. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov om helse- og omsorgstjenester i kommunene
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om vern mot smittsomme sykdommer
• Lov om helsepersonell
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om legemiddelhåndteri ng for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedri ng i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om smittevern i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om sykehjem
• Forskrift om kvalitet i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om verdighet i eldreomsorgen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Helse- og omsorgsplan, Fosen. Handlingsplan 2013 - 2017
• Plan for nytt innhold og ny organisering av pleie- og omsorgstjenestene i Bjugn kommune
• Årsberetning
• Styrende dokumenter for tjenesteområdene
  o Utdrag fra Budsjett- og økonomiplan
  o Visjoner, verdiplattform og mål
  o Kommuneplanens samfunnsdel
  o Kultur gir helse. Trivsel og trygghet i hverdagen
  o Demensplan
  o  Handlingsplan mot vold i nære relasjoner
  o  Rusmiddelpolitisk handlingsplan interkommunal strategiplan for rusarbeidet i Bjugn/Ørland
  o  HMS-plan for Bjugn kommune 2016-2019
  o  Prosjektrapport, innføring i internkontroll innen helse, miljø og sikkerhet. Tidsplan.
  o  Plan for informasjonssikkerhet Bjugn kommune
  o  Prosjektrapport, innføring internkontroll innen informasjonssikkerhet og personvern. Tidsplan.
  o  Smittevernplan
  o  Infeksjonskontrollprogram
  o  Tuberkulosekontrollprogram
  o  Etiske retningslinjer for Bjugn kommune
  o  Kvalitetsmelding for pleie, rehabilitering og omsorg
  o  Måleskjema for pleie, rehabilitering og omsorg
  o  Retningslinjer for tilsynslegen ved Bjugn sykehjem
  o Arbeidsgiverpolitikk
  o Retningslinjer for forebygging og oppfølging av vold/trusler på arbeidsplasser i Bjugn kommune.
• Samhandling/samarbeid om tjenester til målgruppen
  o Samarbeidsavtale mellom St. Olavs hospital HF og kommunene i Sør­ Trøndelag
  o Selskapsavtale for Fosen HelseIKS
  o Økonomi og handlingsplan for 2017 - 2020
  o Intensjonsavtale mellom Fosen Helse DMS v/vertskommune Ørland og Sykehusapotekene i Midt-Norge
  o Rammeavtale mellom NAV hjelpemiddelsentral i ST og Bjugn kommune
  o Intern serviceavtale mellom Bjugn kommune og Orkdal krisesenter
  o Samarbeidsavtale for Fosenlegevaktsenter
  o Samarbeidsavtale mellom FosenIKS og Tannhelsetjenesten i ST og NT
• Delegasjonsreglement, samt retningslinjer for administrativ delegering i Bjugn kommune
• Stillingsinstrukser eller tilsvarende
• Opplæringsplaner/kompetanseplaner
• Planlegging av tjenestene, turnus, prosedyrer
• Rutiner for dokumentasjon av tjenesteutøvelsen, journalføring
• Rutiner for registrering og håndtering av avviksmeldinger, kontroll og evalueringsaktivitet
  o Retningslinjer for å avdekke, rette opp og forebygge avvik
  o Avvikshåndtering
  o Rutine for intern varsling
• Oversikt over siste tre måneders innmeldte avvik og håndtering av disse
• Risikovurdering/  analyser/internrevisjoner
  o Utredning av Stranda som aktivitetstilbud
• Kopi av klagesaker behandlet i kommunen siste 12 mnd. for begge områder
• Kommunens informasjon til tjenestemottakere, pårørende og verger om tjenestetilbudet
• Forespørsel om politiattest. Rutine for innkreving og mottak av politiattest i Bjugn kommune.
• 10 saker med vedtak om helse- og omsorgstjenester

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Oppsummering av planlagt og faktisk bemanning i Bjugn kommune uke 10 og 11 2017- - undersøkelse gjennomført av NSF
• Prosedyre for:
  o Legemiddelordinasjon for multidose
  o Dokumentasjon av legemiddelordinasjon
  o lstandgjøring av dosett
  o Legemiddelforskrivning og seponering
  o Legemiddelhåndtering
  o Dokumentasjon av individuell vurdering og tildeling av oppgaver innen legemiddelbehandling - skjema
• Utkast til veileder for tildeling av helse- og omsorgstjenester
• Ros-analyse gjennomført i 2015 - Gjennomføring av forpliktende plan - SV 22
• Gjennomgang av tre journaler

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, datert 9. februar 2017 med varsel om tilsyn
• Brev fra Bjugn kommune datert 10. mars 2017 vedlagt diverse dokumentasjon
• Brev fra Bjugn kommune datert 31. mars 2017 - Oversendelse av vedtak
• E-post fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, datert 26. april 2017 med program for tilsynsdagene.
• Tilsyn med tjenesten til eldre med behov for døgnkontinuerlige helse- ,og omsorgstjenester i hjemmet eller i institusjon - 2017 >Bjugn kommune

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver  Ingrid Karin Hegvold (teamleder)
Ass. fylkeslege Frode Engtrø
Rådgiver Ida Ø. Eiriksson