Rapport fra tilsyn med midlertidig botilbud i Melhus kommune 2017

Sammendrag

Formålet med tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med NAV, er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet ivaretar sin plikt etter sosialtjenesteloven § 27 til å sørge for et midlertidig botilbud til personer som har rett til denne tjenesten.

Det vi si at tjenesten midlertidig botilbud er tilgjengelig, at tildelingen av tjenesten er forsvarlig, at det midlertidie botilbudet har en forsvarlig standard, og at det gis tilstrekkel ig oppfølging for a komme over i et mer varig boforhold

Det ble ikke funnet lovbrudd under dette tilsynet.

Dato 23. oktober 2017

Merete Olufsen Bondø
revisjonsleder

Daniel Bergamelli
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Melhus kommune i perioden 23.06.17 - 27.09.17. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) etter sosialtjenesteloven § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet  omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Melhus kommune har ca. 16 330 innbyggere og er Sør-Trøndelags nest største kommune. NAV Melhus er organisert under virksomheten Familie- og forebygging sammen med enhetene Psykisk helsetjeneste, Rus- og tiltakstjeneste, Barnevern, PP­ Tjenesten og Helsesøstertjenesten. Virksomhetsleder har jevnlige møter med sine enhetsledere og NAV-leder rapporterer regelmessig blant annet på økonomi, antall brukere, antall brukere ut i jobb, klagesaker m.m.

Kontoret har 29 ansatte og er organisert i to team med ulike underavdelinger, deriblant en nystartet ungdomsavdeling. Ungdomsavdelingen skal håndtere alle saker og oppfølgingen av personer under 30 år. Ellers fordeles sakene etter fødselsdato.

Det gjennomføres fagmøter annenhver uke, regelmessige avdelings- og kontormøter og sosialmøter hver uke. En gang per måned møtes kontoret i tverrfaglige team for diskusjon og erfaringsutveksling. Ledergruppen i kontoret har regelmessige møter. NAV samarbeider tett med blant annet Psykisk helsetjeneste, Rus- og tiltakstjenesten og Bygg og eiendom.

Kontoret planlegger å starte med «nødhjelpsvakt», der ansatte rullerer på å sette av tid til samtaler med brukere som kommer på kontoret med hastesaker.

Det foreligger egne rutiner for midlertidig botilbud. Rutinene er nylig gjennomgått og oppdatert, og er tilgjengelige på ansattes PC og i mottak. Rutinen inneholder også en liste over aktuelle boliger. Nestleder med fagansvar for de sosiale tjenester har delegert vedtaksmyndighet på området.

NAV Melhus har som prioritet å gi sine brukere god og tett oppfølging i samarbeid med andre instanser. Dette for å forebygge at det oppstår ulike krisesituasjoner. Det samarbeides også tett med kommunens bygg og eiendomskontor for tildeling av kommunale boliger. Kontoret har få saker der det er behov for å søke om midlertidig botilbud.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23.06.17.

Åpningsmøte ble avholdt 26.09. 17.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 27.09. 17.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen gir tjenesten midlertidig botilbud i tråd med lov og forskrift. Tilsynet er delt i områdene:

• Om tjenesten midlertidig botilbud er tilgjengelig.
• Det vil si om tjenesten er gjort kjent blant kommunens innbyggere generelt og til personer med økt risiko for bostedsløshet spesielt, og hvordan henvendelser håndteres.
• Om kommunen sikrer at tildelingen av midlertidig botilbud er forsvarlig og at tilbudet har en forsvarlig standard.
• Om brukere av midlertidige botilbud får tilstrekkelig oppfølging til å komme over i et mer varig boforhold.

Rapporten omhandler kun en del av NAV Melhus virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved kontoret.

5. Funn

Om tjenesten midlertidig botilbud er tilgjengelig

Melhus kommune gir informasjon om sine tjenester på kommunens nettsider som har en lenke til nav.no, hvor det er informasjon om tjenesten midlertidig botilbud.

Det opplyses om at tjenesten er kjent blant NAV-kontorets samarbeidspartnere, som kommunens psykisk helsetjeneste og rus- og tiltakstjeneste. Tjenestene har enkelte felles møtearenaer. Ved kontakt om enkeltsaker brukes samtykkeskjema.

Nestleder med fagansvar for de sosiale tjenester har det daglie ansvaret for at informasjonen som gis er riktig. Endringer på nettsiden skal ga via NAV-leder.

Personer med behov for midlertidig botilbud kan kontakte NAV-kontoret i mottak eller på telefon. NAV Kontaktsenter skal videreformidle personer med hastesaker til kontorets vakttelefon. Det gjelder også på dager der mottaket er stengt. Ved henvendelser om midlertidig botilbud blir brukerne tilbudt samtale samme dag.

Det kan søkes muntlig om tjenesten, for eksempel via telefon. Det beskrives likevel en praksis om at flest mulig skal bistås til å fylle ut et søknadsskjema.

Det opplyses om at ingen nektes å søke om midlertidig botilbud, selv om det er ønskelig at bruker løser mest mulig selv.

Om kommunen sikrer at tildelingen av midlertidig botilbud er forsvarlig og at tilbudet har en forsvarlig standard

Søkers situasjon kartlegges helhetlig med utgangspunkt i verktøyet «funksjonssirkelen». Kravene til dokumentasjon tilpasses sakens hastegrad. Søknader blir behandlet samme dag som de blir levert.

Vurderingen av om bruker skal betale for oppholdet helt eller delvis selv, tar utgangspunkt i kommunens livsoppholdsnormer på samme måte som vurderinger om behov for annen økonomisk stønad.

NAV-kontoret har i enkelte saker kun fattet vedtak om økonomisk stønad etter § 18, selv om bruker søker om midlertidig botilbud. Kontoret har i forkant av tilsynsbesøket gjennomgått saksbehandlingen sin, og har endret praksis. Det fattes nå felles vedtak om midlertidig botilbud etter § 27 og om økonomisk stønad etter § 18.

Tildeling av det midlertidige botilbudet skjer etter en konkret og individuell vurdering, der det tas hensyn til søkers behov og ønsker. For barnefamilier vektlegges barnas behov.      

NAV-kontoret vurderer om kommunens egne boliger er egnet, før de vurderer bruk av private bosteder. Det beskrives at NAV-kontoret har god tilgang til aktuelle midlertidige botilbud.

Kommunen har ikke inngått kvalitetsavtaler med tilbyderne av de midlertidige tilbudene. Dette da det er et lite omfang av slike saker. Ansatte ved NAV-kontoret har vært på befaring på bostedene som brukes, og har laget en oversikt over fasilitetene som de ulike stedene tilbyr.

Om brukere av midlertidige botilbud får tilstrekkelig oppfølging til å komme over i et mer varig boforhold.

Bruker informeres allerede i kartleggingssamtalen om sine muligheter og om hva NAV­ kontoret kan bistå med. Veileder kan blant annet bistå med å finne boliger på finn.no, kontakte utleiere eller med å gi hjelp til å søke om kommunal bolig. Nestleder med fagansvar sitter i inntaksteamet for kommunale boliger.

Det avtales en oppfølgingssamtale snarest mulig. Det uttrykkes at oppfølgingen av brukere i midlertidige botilbud blir prioritert, og at andre oppgaver om nødvendig nedprioriteres.

NAV-kontoret samarbeider med andre instanser for å gi brukerne en helhetlig og tilpasset oppfølging.

Brukere av midlertidige botilbud gis eller tilbys opplysning, råd og veiledning i utstrakt grad. Veiledningen gis i hovedsak i vedtaket om midlertidig botilbud. Tjenesten tildeles i mindre grad i egne vedtak. Individuell plan tilbys i varierende grad og NAV-kontoret deltar i ansvarsgrupper.

Det ble ikke funnet avvik eller grunnlag for å gi merknad i dette tilsynet.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

I henhold til sosialtjenesteloven § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan

plikten til internkontroll oppfylles. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltni ngen beskriver mer detaljert hvordan dette skal gjøres.

Målet er at brukere som har krav på det, innvilges nødvendige tjenester i samsvar med bestemmelsene i loven.

Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes, og at feil fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten følge med på at rutiner og instrukser følges, og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

Fylkesmannen har ikke avdekket mangler ved tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenesten midlertidig botilbud. NAV-kontorets styringstiltak vurderes som tilstrekkelig for å sikre forsvarlig praksis for området for det tilsette området.

Kontoret har nylig hatt en gjennomgang av rutine for midlertidig botilbud. Ansvaret for å sikre at rutiner og praksis er i samsvar med lovens krav, at dette gjøres kjent og evalueres er plassert. Det foreligger videre et system for å sørge for at de ansatte har tilstrekkelig med kompetanse.

Som følge av dette tilsynet vil kontoret ha en gjennomgang av andre rutiner og praksis på sosialtjenesteområdet.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen(sosialtjenesteloven)
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Rundskriv Hovednr. 35 - Sosialtjenesteloven

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart, familie og forebygging
• Reglement for delegering, Melhus kommune
• Rutine midlertidig botilbud med aktuelle overnattingssteder
• Liste over kommunale gjennomgangsboliger - varig botilbud
• Rutiner for nytilsatte
• Handlingsplan - Husbankens kommuneprogram 2016 - 2020 for Melhus kommune
• Oversikt over brukere som har mottatt tjenesten midlertidig botilbud i 2016 og frem til 01.06.2017
• 7 vedtak om tildeling av midlertidig botilbud
• Epost av 04.08.17 med diverse informasjon til tilsynet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Enkelte saksmapper og vedtak

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 23.06.17
• Diverse eposter om tilrettelegging av tilsynet
• Brev av 07.09.17 med program for tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

Itabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Mette Øvrewall
Juridisk rådgiver Daniel Bergamelli
Seniorrådgiver Merete O. Bondø