Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt og lov om helsemessig- og sosial beredskap Oppdal kommune 12. januar 2017

1. Hovedkonklusjon

Hovedinntrykket er at det jobbes godt med samfunnssikkerhet i kommunen og arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap synes godt forankret i kommunens ledelse.

ROS-analysen er revidert i 2016 og kartlegger risikopotensialet på en oversiktlig måte. Kommunen kan med fordel involvere flere eksterne i arbeidet.

Beredskapsplanene er revidert, men mangler system for opplæring. Det ble funnet to avvik og det er gjort en merknad i tilsynet.

2. Tilsynsgruppe

Seniorrådgiver Henning Irvung, tilsynsleder
Seniorrådgiver Siri Ramberg Stav
Rådgiver Kaja Korsnes Kristensen, sekretær
Rådgiver Aleksander Skogrand Pedersen, observatør

3. Deltakere fra kommunen:

Kirsti Welander, ordfører
Jan Kåre Husa, fungerende rådmann
Gerd M. Staverløkk, fungerende organisasjonssjef og beredskapskoordinator
Vigdis L. Thun, fagansvarlig folkehelse og miljørettet helsevern
Inga Snøve, leder psykisk helse- og rusarbeid og leder kriseteam
Turi Teksum, enhetsleder Oppdal helsesenter
Lill Wangberg, enhetsleder hjemmetjenesten
Kirsten Vikan Opdahl, kommuneoverlege

4. Innledning

Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt og lov om helsemessig- og sosial beredskap.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) § 29 og forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt § 10. Samt lov om helsemessig- og sosial beredskap og forskrift om beredskapsplanlegging § 10, jf helsetilsynsloven § 2

Formålet med tilsynet var å:

• Fastslå om kommunen har kartlagt hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen (§ 14)
• Fastslå om kommunen har utarbeidet en egen beredskapsplan (§ 15)
• Fastslå om kommunen har planer og prosedyrer for uønskede hendelser i helse- og sosialtjenesten

5. Dokumentunderlag

Generelle dokumenter:

• Kommuneloven
• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvar
• Lov om helsemessig- og sosial beredskap
• Kommunehelsetjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Sosialtjenesteloven
• Smittevernloven

Sentrale styringsdokumenter:

• St. meld 29 (2011 – 12) Samfunnssikkerhet

Kommunespesifikke dokumenter:

• REVIDERING AV OVERORDNA RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE, behandlet i kommunestyret 30.11.2016
• Overordnet beredskapsplan, datert 16.11.2016
• Kommuneplanens samfunnsdel 2010-2025, vedtatt i kommunestyret 01.12.10
• KOMMUNEPLANENS AREALDEL 2014-2025, vedtatt av kommunestyret 5.3.15
• Forslag til planstrategi for Oppdal kommune 2016-2019, datert 1.11.2016
• LRS/fullskalaøvelse 06.10.2016
• Håndbok i informasjonssikkerhet
• KATASTROFEPLAN FOR HELSETJENESTEN I OPPDAL KOMMUNE, revidert 04.08.15
• Smittevernplan for Oppdal kommune, revidert april 2015
• Rutiner for revidering av katastrofeplanen for helsetjenesten
• Rutiner for revidering av smittevernplanen
• ROS-analyse Krise og katastrofeplan 2016 Oppdal Helsesenter
• ROS-analyse jan. 2015. Rev aug 2016. Prøvetakinger og laboratoriearbeid Oppdal Helsesenter
• ROS analyse og tiltaksplan Brannvern 2016
• ROS-analyse og tiltaksplan infeksjonskontroll 2016
• INFEKSJONSKONTROLLPROGRAM FOR OPPDAL HELSESENTER

6. Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsyn i brev av 28.06.2016 og epost om endring av tilssynssdato av 31.10.2016. Plan for gjennomføring av tilsynet var vedlagt.

Innledningsvis informerte tilsynsleder om bakgrunn og plan for tilsynet. Det ble deretter gjennomført intervju med ordfører, fungerende rådmann og beredskapskoordinator angående kommunal beredskapsplikt. Siste halvdel var viet til helsemessig- og sosial beredskap og det ble gjennomført intervju med henholdsvis kommuneoverlege sammen med miljørette helsevern, leder kriseteam, og leder sykehjem sammen med leder for hjemmetjenesten. De tre siste intervjuene ble ledet av seniorrådgiver Siri Ramberg Stav fra Sosial og helseavdelingen hos Fylkesmannen.

7. Sammendrag

7.1 Samfunnssikkerhet og beredskap

Oppdal kommune jobber godt med samfunnssikkerhet og beredskap. Det vises engasjement rundt arbeidet, som også synes godt forankret i kommunens ledelse.

Kommunens helhetlige ROS-analysen ble revidert i 2016 med utgangspunkt i analysen fra 2011. I 2011 var det en bred involvering av eksterne aktører, mens dette var mindre vektlagt i siste runde med revidering. Fylkesmannen bemerker at det med fordel kunne vært større deltakelse fra eksterne aktører i arbeidet med ROS-analysen.

Kommunen har en oppdatert og oversiktlig beredskapsplan. Planen mangler imidlertid et system for opplæring som skal sikre at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

Fylkesmannen påpeker at kommunen må forbedre sitt system for opplæring. Kommunen har videre et forbedringspotensiale når det gjelder systemer for egenevaluering.

Oppdal er en kommune med tidvis stor økning i befolkningen. Kommunen synes bevisst dette forholdet og dimensjonerer i forhold til det sesongsavhengige behovet. Kommunen gir videre uttrykk for å ha et tett samarbeid med aktører som Trøndelag brann- og redningstjeneste, Politi, Sivilforsvar og frivillige organisasjoner. Samarbeidet med frivillige organisasjoner kan med fordel formaliseres ytterligere gjennom avtaler og opprettelse av kommunalt beredskapsråd.

Kommunen benytter krisestøtteverktøyet CIM. Kunnskapen om verktøyet kan gjerne videreutvikles for å styrke robustheten i kommunens kriseorganisasjon.

7.2 Helsemessig- og sosial beredskap

Kommunen har oppdaterte planer innenfor de fleste områder når det gjelder helsemessig og sosial beredskap. I tillegg til overordnet beredskapsplan er det også utarbeidet en katastrofeplan for helsetjenesten, en smittevernsplan, beredskapsplan for pandemisk influensa og ROS-analyser for hjemmetjenesten.

Prosedyrer er utarbeidet innen områder der det kan være fare for svikt, for eksempel ved et utbrudd av infeksjonssykdommer. Det er også utarbeidet prosedyrer på hvordan hjemmetjenesten skal styres i en krisesituasjon og hvordan beredskapen skal være overfor pasientene ved en eventuell strømstans. Sykehjemmet har aggregat i tilfelle strømstans og skal fungere som et hjelpesenter ved en eventuell hendelse/katastrofe.

Kommunen har et eget kriseteam som er i beredskap ved ulykker, psykososiale kriser og andre hendelser som krever innsats fra kriseteamet.

Kommuneoverlegen har en klart definert rolle i kommunens helsemessige og sosiale beredskap.

På grunn av kommunens status som «hyttekommune», har kommunen ekstra helsemessig beredskap i ferietider når befolkningen øker betraktelig.

Kommunen kan med fordel sikre bedre opplæring av personell som er involvert i helsemessig og sosial beredskap.

8. Merknader og avvik

8.1 Fastslå om kommunen har kartlagt hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen (§ 14)

Kommunen har en helhetlig ROS analyse som er revidert og vedtatt i november.

Analysen dekker lovens krav.

Merknad:

Kommunen kunne involvert flere eksterne aktører i arbeidet med analysen iht. forskriftens § 2, 4. ledd

8.2 Fastslå om kommunen har utarbeidet en egen beredskapsplan (§ 15)

Kommunen har en overordnet beredskapsplan som er revidert 16.11.2016.

Avvik:

Iht. forskriftens § 7, 2. ledd skal kommunen ha et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

8.3 Fastslå om kommunen har utarbeidet et planverk for helsemessig og sosial beredskap

Kommunen har et planverk på helse og sosialområdet som oppfyller lovens krav.

Avvik:

Iht. lov om helsemessig og sosial beredskap §§ 7 og 9, og internkontrollforskriftens § 4, mangler kommunen systematisk opplæring og kompetanseutvikling.