Tilbakemelding etter tilsyn med barneverntjenestens saksbehandling - Drangedal kommune 2014

Fylkesmannen viser til varsel om tilsyn datert 06.05.14.

Tilbakemeldingen er skrevet etter fylkesmannens tilsyn med barneverntjenestens saksbehandling i Drangedal kommune 10.06.14.

Fylkesmannens kompetanse:

Det følger av lov om barneverntjenester (bvl) § 2-3 fjerde ledd (tidligere tredje ledd) at Fylkesmannen skal føre tilsyn med barneverntjenesten i kommunene. Når det gjelder det nærmere innholdet av Fylkesmannens tilsynsansvar, har daværende Barne- og familiedepartementet i brev av 15.04.98 uttalt at

Fylkesmannens hjemmel til å føre tilsyn med barneverntjenesten i § 2-3, 3. ledd gir ikke folkesmannen selvstendig hjemmel til å instruere barneverntjenesten i enkeltsaker eller til å overprøve barneverntjenestens vedtak. Fylkesmannen kan imidlertid påtale forhold som er lovstridige eller kritikkverdige- også mot deres vilje. Hvor langt fylkesmannen i det enkelte tilfelle skal gå med hensyn til undersøkelse og eventuell etterfølgende oppfølging må fylkesmannen selv vurdere i hvert enkelt tilfelle.

Bakgrunn for tilsynet:

Bakgrunnen for tilsynet er gjentatte klager på svikt i barneverntjenestens saksbehandling i tillegg til vår generelle kunnskap om kommunen.

Formålet med tilsynet var å undersøke hvordan kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at saksbehandlingen i barneverntjenesten utføres i tråd med myndighetskravene i barnevernloven og forvaltningsloven (fvl), jf. bvl kapitel 6, jf. § 6-1.

Eventuelle funn kan være merknad eller avvik.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt ieller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Vi hadde særlig oppmerksomhet rettet mot følgende områder:

• Tilbakemelding til melder jf. bvl § 6-7 a.
• Brukernes medbestemmelse/medvirkning jf. bvl § 6-3.
• Tilbakemelding på skriftlige/muntlige henvendelse
• Innsynskrav jf. fvl §§ 18 i flg.
• Orientering om klagerett når vedtak fattes jf. fvl kap. VI

Tilsynet ble gjennomført ved at vi den 30.05.14 mottok kopi av kommunens skriftlige rutiner. Vi hadde gjennomgang av 10 saksmapper i lokalene til barneverntjenesten den 10.06.14. I tillegg fikk vi barneverntjenestens egenvurdering av hvordan barneverntjenesten utfører sine oppgaver på de områdene vi hadde fokus på, fremlagt på tilsynsdagen.

Fylkesmannens vurdering:

Tilbakemelding til melder jf. bvl § 6-7 a:

Lovkrav: Barneverntjenesten plikter å gi nærmere bestemte opplysninger til den som har gitt melding om bekymring til barneverntjenesten. Hvilke opplysninger barneverntjenesten skal gi, er avhengig av hvem som har gitt melding og hvilke undersøkelser og tiltak som blir iverksatt med hjemmel i barnevernloven.

Kommunens rutiner: Kommunen har skriftlige rutine for tilbakemelding til melder. Rutinen omhandler krav til tilbakemelding i saker der meldingen er mottatt og resulterer ien undersøkelse. Rutinen tar ikke eksplisitt opp i seg tilbakemelding til melder i de sakene hvor meldingen registreres som informasjon ipågående sak.

Ved mappegjennomgangen så vi at det ikke gis systematisk skriftlige tilbakemelding til melder der meldingen har ført til undersøkelse og konklusjonen av denne. Vi så ikke spor av dokumentasjon på tilbakemelding til melder i forhold til meldinger som ble ansett som informasjon i undersøkelsessak.

Medbestemmelse/medvirkning  jf.  bvl § 6-3:

Lovkrav: Alle barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å delta i alle forhold som berører det, ikke bare når det skal treffes formelle avgjørelser. Dette omfatter at barnet har rett til å få uttale seg, bli lyttet til og at det barnet sier blir tatt hensyn til. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med dets alder og modenhet.

Medvirkning er en tydeliggjøring av at barnet er blitt godt og skikkelig informert, blitt hørt, har fått anledning til å uttale seg i trygge omgivelser og på måter som gir barnet en følelse av å bli lyttet til og tatt hensyn til. Da vil barnet ha medvirket, selv om det i noen situasjoner og tilfeller må bestemmes noe annet enn det som barnet selv ille ønsket.

Kommunens rutiner: Kommunen har skriftlige rutiner for medbestemmelse/medvirkning både i forhold til barn og foreldre i alle deler av saksbehandlingen.

Ved mappegjennomgangen kom det frem at barns medbestemmelse/medvirkning ikke er tilstrekkelig ivaretatt.

Tilbakemelding på skriftlig/muntlige henvendelse:

Lovkrav: Barneverntjenesten plikter å forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold, jf. fvl § 11a første ledd. Dersom det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal barneverntjenesten snarest mulig gi et foreløpig svar om hvorfor henvendelsen ikke kan besvares tidligere og anslå når svar kan ventes, jf. § 1la annet ledd. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar om hvorfor henvendelsen ikke kan besvares tidligere og anslå når svar kan ventes dersom henvendelsen ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.

Kommunens rutiner: Kommunen har i sin egenvurdering lagt til grunn at de tidligere har gitt muntlig tilbakemelding på skriftlige/muntlige henvendelser. Den skriftlige rutinen er nå endret til at det skal gis skriftlig tilbakemelding på alle henvendelser.

Ved mappegjennomgangen så vi at det ikke blir gitt skriftlige svar på skriftlige/muntlige henvendelser ialle saker. Muntlige henvendelser bør behandles på lik linje med en skriftlig.

Innsynskrav jf. fvl § § 18 i flg.:

Lovkrav: § 18 handler om partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Bestemmelsene må ses i sammenheng med fvl § 16 om forhåndsvarsel og § 17 annet og tredje ledd om underretning til parten. Det er varslet og under-retningen som gir partene oppfordring til å gjøre bruk av innsynsretten etter § 18 til og med § 18 d og § 19. Reglene om partsinnsyn etter §§ 18 til og med 18 d og 19 gjelder også ved klagebehandling. Paragraf 19 gjør unntak for partens rett til innsyn i visse slags opplysninger. Avslag på krav om å få gjøre seg kjent med et dokument eller opplysninger i et dokument, er et enkeltvedtak som kan påklages til Fylkesmannen, jf. § 21.

Kommunens rutiner: Kommunen har skriftlige rutiner for håndtering av innsynskrav.

Det fremkommer av dokumentene at partene får informasjon om retten til innsyn i saken først når vedtak blir fattet.

Konsekvens: I saker der undersøkelsen ikke resulterer i tiltak/vedtak, vil ikke partene få informasjon om retten til innsyn.

Orientering om klagerett når vedtak fattes jf. fvl kap. VI:

Lovkrav: Barneverntjenesten plikter å informere om de rettighetene som en part får etter at enkeltvedtak er fattet. Det gjelder klagerett, begrensninger i klageretten og gjennomføring av klageretten, jf. §§ 28-34.

Kommunens rutiner: Kommunen har skriftlige rutiner for orientering om klagerett når vedtak fattes.

Ved mappegjennomgangen så vi at kommunen ivaretar sin informasjonsplikt i forhold til klage på vedtak både i selve vedtaket og ved eget informasjonsskriv som følger alle vedtak ved utsendelse.

Fylkesmannen har for øvrig merket seg at det mangler dokumenter i saksmappene jf. dokumentoversikten. Det ligger også dokumenter i mappene som ikke er dokumentført. Videre har vi merket oss at det blir ført en elektronisk dokumentoversikt og en dokumentoversikt i saksmappene. Dokumentoversikten i saksmappene er ikke skrevet kronologisk.

Slik saksmappene fremstår i dag, vil det, dersom det bes om innsyn, fremstå som at det mangler dokumenter i mappene. Dersom det mangler dokumenter i saken, vil en heller ikke i ettertid kunne etterprøve det arbeidet som barneverntjenesten har gjort iden enkelte sak.

Gjennomgangen av mapper, skriftlige rutiner og egenvurdering viser at barneverntjeneste ikke har en forsvarlig saksbehandling på forvaltningslovens område.

Fylkesmannens konklusjon:

Etter gjennomgangen av saksmappene, skriftlige rutiner og barneverntjenestens egenvurdering, har vi funnet avvik.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke gjennom sine styringstiltak at saksbehandlingen i barneverntjenesten utføres i tråd med myndighetskravene i barnevernloven ogforvaltningsloven.

Fylkesmannen ber om en plan fra kommunen innen 14.08.14 der det gjøres rede for hvordan avvikene vil bli fulgt opp og lukket.

Med hilsen

Steinar Aase Avdelingsdirektør
Sosial- og helseavdelingen

Elin Gulliksen Lunden
rådgiver

Brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen underskrift