Rapport fra tilsyn 2014 med Sauherad kommunes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem

Sammendrag

Fylkesmannen i Telemark gjennomførte 09.01.14 – 09.05.14, tilsyn med Midt – Telemark barneverntjeneste, Sauherad kommune. Tilsynet omfattet barneverntjenestens arbeid med barn som bor i kommunale fosterhjem.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble avdekt innen de reviderte områdene i Sauherad kommune. Tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som Statens helsetilsyn har initiert gjennomført i kommunale barneverntjenester i 2014.

Det ble avdekt et avvik:

Avvik:

Sauherad kommune sikrer ikke systematisk oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem

Dato: 09.05.14

Merete Haugen
revisjonsleder

Tove Dalene Wærnes
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sauherad kommune i perioden 09.01.14. – 09.05.14.  Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknader forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Midt- Telemark regionen består av kommunen Bø, Nome og Sauherad. Kommunene har etablert interkommunalt samarbeid på flere kommunale tjenesteområder, og dette samarbeidet er koordinert av Midt – Telemark rådet. I Midt – Telemark regionen bor det om lag 16 000 innbyggere.

Midt – Telemark barneverntjeneste er et interkommunalt samarbeid mellom disse tre kommunene. Barneverntjenesten ble etablert som et interkommunalt forsøk i 2004. 1.11.2008 ble Midt – Telemark barneverntjeneste etablert som et fast interkommunalt samarbeid jf. kommunelova § 28. Sauherad er vertskommune for barneverntjenesten, med Bø og Nome som samarbeidskommuner.

I Sauherad kommune bor det om lag 4200 innbyggere. Kommunen er en aktiv jordbrukskommune med mange små tettsteder. Grunnet sin sentrale beliggenhet i fylket med nærhet både til Grenland– og Kongsberg regionen, pendler halvparten av innbyggerne til arbeidsplasser i andre kommuner.

Kommunen har de siste årene hatt en anstrengt økonomisk situasjon, og ble i 2010 meldt inn i Registeret for betinget godkjenning og Kontroll (ROBEK) jf. kommuneloven § 60 punkt 1 a og b.

Pr. 31.12.13 har Midt – Telemark barneverntjeneste 15,2 stillinger fordelt på barnevernleder 1,5 merkantil og 12,7 fagstillinger. Av disse er 2,7 stillinger tilført over statlige satsing på det kommunale barnevernet, i tillegg fikk de i tilført 0,5 stilling over samme satsing i 2014.

Nåværende barnevernleder har fungert i stillingen siden 12.08.13.

Barneverntjenesten har i en periode hatt en ustabil personalsituasjon, men dette har blitt noe stabilisert i siste halvdel av 2013 og fortsatt inn i 2014. Det fremgår av barneverntjenestens årsrapport for 2013 at dette har ført til at barneverntjenesten har hatt vansker med å følge opp alle saker på en tilfredsstillende måte.

Barneverntjenesten er organisert i to team, et team for mottak og undersøkelse og et team for barn med tiltak og barn under omsorg. Arbeid med og oppfølgingen av barn i fosterhjem er underlagt team for barn med tiltak og under omsorg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselble sendt ut 09.01.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 25.03.14.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 28.03.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at oppfølging og kontroll av barns situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med kravene i barnevernlovgivningen.

Tilsynet omfatter barn under 18 år som bor i kommunale fosterhjem. Tilsynet var avgrenset til å gjelde i tidsrommet fra barnet flytter inn og så lenge det bor i fosterhjemmet. Arbeidet med flytting eller tilbakeføring til hjemmet, samt tilsynsførerordningen er ikke del av tilsynet.

Kommunen er pålagt å ha internkontroll, jf. barnevernloven § 2-1 og forskrift om internkontroll for oppgaver etter lov om barneverntjenester. Tilsynet undersøkte om og på hvilke måte vertskommunens ledelse følger med på at barneverntjenesten utfører de oppgaver de er pålagt etter barnevernloven § 4-4, § 4-16, § 4-22 og § 6-3.

5. Funn

Avvik:

Sauherad kommune sikrer ikke systematisk oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven § 2-1 annet ledd, jf. interkontrollforskriften § 4
• Barnevernloven § 6-1 første ledd
• Barnevernloven §§ 4-16 og 4-22
• Forskrift om fosterhjem §§ 6 og 7

Observasjoner:

• Halvårsrapporteringen til BLD pr. 31.12.13 viste at nesten alle fosterhjemmene fikk lovpålagte oppfølgingsbesøk fra kommunen. Saksgjennomgangen viste at av 19 gjennomgåtte saksmapper (saker), var det 7 barn som ikke hadde fått lovpålagte oppfølgingsbesøk av barneverntjenesten. Feilrapportering i fagsystemet ble opplyst å være en av årsakene til at barneverntjenesten ikke hadde full oversikt over hvor mange barn som ikke fikk de besøkene de skulle ha.
• Sakene viste liten dokumentasjon av barns individuelle behov. I 7 av 19 saker manglet gyldig plan (omsorgs- eller tiltaksplan). Planene var lite beskrivende som verktøy for barneverntjenestens oppfølging av barn i fosterhjemmet, og vi fikk opplyst at planene
• i liten grad blir brukt i oppfølgingen. Det forelå heller ikke andre dokumenter, for eksempel arbeidsplaner, som kunne vært retningsgivende for hvordan hvert enkelt barn skal følges opp.
• Barneverntjenesten har ikke en praksis som ivaretar at tilsynsfører-rapporter blir fulgt opp. Det blir ikke vurdert kompenserende tiltak for barn de har oppfølgingsansvar for, når disse ikke får lovpålagte besøk av tilsynsfører.
• I mange saker manglet relevant dokumentasjon som samtykkeerklæringer, beslutninger, referat fra ulike møter og drøftinger m.m. Journalnotatene ga heller ikke tilstrekkelig informasjon om grunnlaget for større og mindre beslutninger som ble tatt.
• Barnevernfaglige vurderinger i arbeidet med oppfølging og kontroll av fosterbarnets situasjoner er i liten grad dokumentert.
• Barneverntjenestens praksis er at de i all hovedsak dokumenterer kontakt/møter/oppfølging m.m. i journalnotatene. Dette er i tråd med kontorets skriftlige rutiner.
  
  Kommentar: Det er få besøk, samtaler med fosterforeldre, samtaler med barn eller biologiske foreldre som er nedtegnet i referatsform og sendt ut i brev til de aktuelle partene.
• Dette kan føre til at partene i saken ikke får ivaretatt sine rettigheter. Dette kan også føre til at fosterforeldre og andre samarbeidsparter ikke får nødvendig informasjon til å ivareta barnet.
• Barneverntjenesten har prosedyrer/sjekklister i forbindelse med plassering og oppfølging av barn i fosterhjem. Det var bestemt at disse sjekklistene skal brukes og oppbevares i mappene. Det lå ikke sjekklister i noen av sakene. Saksbehandlerne benytter seg i stor grad av egne systemer for å følge med på om lov og forskriftskrav er fulgt.
• Barneverntjenesten gjennomgår ikke årlig fosterhjemsavtalen med fosterforeldrene. Det var usikkerhet knyttet både til hva avtalen kan inneholde (forsterking, avlastning m.m.), og hvordan den skal evalueres.
• Barneverntjenesten har ikke felles rutine/praksis for hvordan barn skal medvirke i egen sak, og det var få spor av dette i sakene. Det fremkom i intervjuene at det ble gjennomført samtaler med barna. Sakene viste stor variasjon på hvorvidt dette hadde blitt gjort. Ledelsen etterspurte ikke om eller hvordan barnesamtaler blir gjennomført.
• Det fremkom i liten grad hvorvidt barneverntjenesten innhentet opplysninger om barnets situasjon og behov fra andre aktører gjennom møter, brev, telefoner, deltagelse i ansvarsgrupper.
• Barneverntjenesten har for øvrig utarbeidet mange skriftlige rutiner, blant annet for avvikshåndtering. Disse er i liten grad implementert i det daglige arbeidet.
• Det kom frem at kommunen ikke hadde et system for å innhente brukererfaringer. Barneverntjenesten innhenter ikke systematisk tilbakemeldinger fra barn, biologiske foreldre eller fosterforeldre til bruk i sitt forbedringsarbeid.
• Ledelsen var kjent med at mange av rutinene ikke var godt nok implementert. Ledelsen opplyste at på grunn av den utfordrende situasjonen barneverntjenesten hadde vært i over tid, hadde de måttet foreta en prioritering av hvilke områder de skulle ha fokus på i sitt forbedringsarbeid. Det systematiske arbeidet med fosterhjem hadde ikke blitt prioritert.

6. Vurdering av styringssystemet

Kommunen har internkontrollplikt på barnevernområdet jf. barnevernloven § 2-1, 2 ledd. Internkontrollplikten skal sikre at kommunens oppgaver på barnevernområdet utføres i tråd med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov.

Internkontrollplikten omhandler virksomhetens organisering, ledelse og styring, kontroll og korrigering av det praktiske arbeidet i barneverntjenesten. Internkontrollen skal bidra til å forebygge svikt og uheldige hendelser, og at kommunen lærer av feil slik at de ikke gjentas.

Kommunen har innført kvalitetssystemet Kvalitetslosen, men barneverntjenesten hadde ennå ikke blitt en del av dette kvalitetssystemet. Imidlertid har barneverntjenesten utarbeidet mange skriftlige rutiner og retningslinjer som skal være førende for kontorets daglig liv og faglige arbeid – også på fosterhjemsområdet. Dette gjelder også avvikshåndtering knyttet til saksbehandlingen. Tilsynet avdekket at mange av rutinene ikke er satt i verk, eller ikke blir fulgt. De ansatte var heller ikke blitt gjort kjent med eller fått opplæring i alle rutinene, for eksempel hvordan avvik skulle håndteres.

Konsekvensen av dette er at kommunen ikke har et aktivt system for å sikre styring og kontroll av fosterhjemsarbeidet.

I Sauherad kommune har rådmannen delegert sine fullmakter innenfor barnevernområdet til kommunalsjef for fagsektor Oppvekst, integrering og kultur. Barnevernleder har videre blitt gitt fullmakt til å handle på vegne av Sauherad kommune, samt samarbeidskommunene Bø og Nome. Barnevernleder rapporterer månedlig til kommunalsjef, som igjen rapporter videre til rådmannen, i hovedsak omhandler dette økonomi, frister i barnevernloven, måloppnåelse knyttet til omsorgs – og tiltaksplaner, og antall tilsynsførere.

Barneverntjenesten har etablert ukentlige møter for både personalsaker og fagmøter med drøftinger av enkeltsaker. Tilsynet avdekte at ledelsen i barneverntjenesten ikke i tilstrekkelig grad har innrettet disse møtene slik at mangler i fosterhjemsarbeidet blir oppdaget og fulgt opp. Dette fører til at avvik og mangler i liten grad blir rapportert videre til ledelsen i kommunen.

Ledelsen hadde gjennomført risiko – og sårbarhetsanalyser i barneverntjenesten. Kommunalsjef og barnevernleder var kjent med noen av forbedringsområdene knyttet til fosterhjemsarbeidet som ble avdekket. I den forbindelse var det satt inn korrigeringstiltak som oppdatering og implementering av skriftlige rutiner og sjekklister og månedlige manuelle rapporteringer. Det var også planlagt opplæring i fagsystemet Acos. I tillegg var det planlagt å styrke arbeidet med barnets planer. Dette arbeidet var i startgropen, og hadde derfor ikke gitt resultater.

Tilsynet avdekket følgelig at arbeidet med internkontroll ikke var godt nok innarbeidet i barneverntjenesten og at dette resulterte i at ledelsen ikke systematisk fanget opp og korrigerte svikt i kommunens arbeid med oppfølging og kontroll av barn i fosterhjem.

7. Regelverk

FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter Lov om barneverntjenester

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrift om fosterhjem

Forskrift om internkontroll for kommunes oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart Sauherad kommune
• Forslag til planprogram for kommuneplanens samfunnsdel, Sauherad kommune 2014 – 2015.
• Overordnet planstruktur
• Arbeidstilsynets tilsynsrapport, 2013
• Kommunerevisjonens forvaltningsrapport Midt – Telemark barneverntjeneste – 2010.
• Organisasjonskart Midt- Telemark barneverntjeneste
• Delegasjonsreglement
• Funksjonsbeskrivelse
• Kommunens halvårsrapportering pr. 30.06.13.
• Barneverntjenestens arbeid med oppfølging av fosterhjem
• Kompetansehevingsplan
• Virksomhetsplan 2014
• Oversikt over ansatte
• Prosedyre for avvikshåndtering
• Oversikt over barn plassert i fosterhjem
• Årsmelding 2013 – MTB
• Interkommunalt samarbeid – samarbeidsavtale om felles barneverntjeneste i Midt Telemark
• Plan for virksomheten
• Kompetansehevingsplan for barneverntjnesten
• Rapporteringsoversikt
• Rutiner for økonomisk rapportering
• Melding om sykefravær
• Avvikshåndtering HMS
• Rutiner/dagsordning for ukentlige drøftinger
• Rutiner for overføringsmøter
• Rutiner for skriving av journalnotat
• Rutiner for plassering i fosterhjem (bvl §§ 4-4,4 ledd og 4-12)
• Økonomiske rammer for fosterhjem
• Rutiner for mottak av telefonhenvendelser til saksbehandler
• Rutine for oppfølging av klientsaker ved sykefravær
• Arkiv, klientarkiv og saksarkiv
• Håndtering av akuttsituasjoner
• Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
• Sauherad kommune – Målskjema
• Nøkkeltall
• Individuelle kompetanseplaner
• Sjekkliste -overføringsplan

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 09.01.14
• Dokumentasjon fra kommunen, mottatt 12.02.14
• Program for tilsynet, 24.02.14
• E – post vedr. endringer i intervjuer 13.03.14
• Dokumentasjon fra kommunen 17.03.14

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Laila Christensen, Tove Dalene Wærnes og Merete Haugen

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013-14 Oppfølging av barn i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk