Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV - tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Nome kommune, NAV Nome 2014

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Nome kommune ved NAV Nome sørger for forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.  Det vil si om kvalifiseringsprogrammet  er tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det eksisterer forsvarlige identifiseringsprosesser,  om mulige deltakere informeres om retten til kvalifiseringsprogram,  og om kommunen sikrer at kartleggings, vurderings- og beslutningsprosessene  ved behandling av søknader er forsvarlige. Fylkesmannen har videre undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram  ved at tidsfrist for iverksetting overholdes, innholdet i, og omfanget av programmet er i samsvar med krav i lov og forskrift, og om det gis forsvarlig oppfølging.

Tilsynet gav grunnlag for å konstatere ett avvik og en merknad.

Avvik:

Nome kommune, NAV Nome sikrer ikke forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet.

Merknad:

Det er ikke alle deltakere som har et skriftlig program som konkretiserer innhold og tidspunkt for evaluering.

Dato: 14.08.14

Inger Tveit Espeland
revisjonsleder

Helene Erid Nordby
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nome kommune, NAV Nome i perioden 27.02.14 – 14.08.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet  i inneværende år og er en del av landsomfattende tilsyn, gjennomført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering  av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nome kommune har 6579 innbyggere. Den administrative ledergruppen i Nome kommune består av 4 etatssjefer, 3 stabsledere, NAV-leder og rådmannen. Rådmannen er kommunens øverste administrative leder og er bindeledd mellom politisk ledelse og administrasjonen. Det er 13 ansatte ved kontoret, NAV kontoret er delt inn i veiledningsteam og oppfølgings- og markedsteam, med hver sin teamleder. Arbeidet med KVP er lagt under oppfølgingsteam. I tillegg til minimumsløsningene  ved NAV kontoret inngår arbeidet med: støttekontakt, rus, omsorgslønn og privat avlastning.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.02.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.  

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 13.05.14.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Det ble ikke gjennomført befaring ved NAV Nome.

Sluttmøte ble avholdt 14.05.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sørger for at kvalifiseringsprogrammet  blir tildelt og gjennomført i samsvar med krav i lov og forskrift. Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen derfor om kvalifiseringsprogrammet  er tilgjengelig for aktuelle deltakere, om kartleggingen av sakene er tilstrekkelig, og om vurderinger og vedtak som blir gjort er forsvarlige. Videre undersøkte vi om de som får innvilget deltakelse i kvalifiseringsprogrammet  får program som tilfredsstiller lovens krav. Det vil si at programmet skal være individuelt tilpasset, helårig og på full tid, samt at programmet blir iverksatt innen fristen som framgår av loven. Vi undersøkte også kommunens oppfølging av den enkelte deltaker.

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenesten og rettssikkerheten for brukerne.

Under tilsynet undersøkte vi om det fantes rutiner på de områdene tilsynet omfattet. Vi sjekket også om disse er tilgjengelig og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om rutinene som eventuelt er utarbeidet, er i overensstemmelse med regelverket på området. Vi kontrollerte derfor hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med interne rutiner, samt om regelverket og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem ble innført 1.januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19.november 2010.

5. Funn

Avvik 1:

Nome kommune sikrer ikke en forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet.

Avvik fra følgende myndighetskrav: STL §§ 4, 5 og 29, fvl. §§ 17 og 24

Avviket bygger på følgende:

• Dokumentgjennomgangen viste at det i 9 av 10 saker ikke var foretatt en arbeidsevnevurdering før det ble fattet vedtak om kvalifiseringsprogram.
• Det benyttes standardmaler ved tildelinger av kvaliseringsprogram og individuelle vurderinger framkommer ikke av vedtaket
• Anbefalinger fra kommunerevisjonens forvaltingsrapport nr: 719014 blir ikke fulgt opp og korrigert
• NAV Nome har ikke utarbeidet egne rutiner, men benytter standarden for arbeidsrettet brukeroppfølging  lysbilde nr 59. I dokumentgjennomgangen fremkommer det at standarden for arbeidsrettet brukeroppfølging  ikke blir fulgt.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen er forpliktet til å føre internkontroll med de kommunale tjenestene i NAV Nome. Det vil blant annet si at kommunen plikter å styre faglig ved planlegging av hvordan oppgavene skal løses i samsvar med lovens krav, kontroll av om tjenestene faktisk tilfredsstiller kravene, og om nødvendig sette inn korrigerende tiltak dersom det oppdages at praksis ikke er tilfredsstillende. Det nærmere innholdet i internkontrollplikten  går fram av paragraf 4 i internkontrollforskriften, men refereres ikke nærmere her.

Det er flere som jobber med kvalifiseringsprogrammet  ved kontoret, det er lagt opp til at det er to som skal skrive under på vedtak om kvalifiseringsprogram. Arbeidsevnevurderingene  er ikke utarbeidet i forkant av oppstart av kvalifiseringsprogrammet  og det følges ikke opp av leder at dette blir gjort. Det er ikke utarbeidet egne rutiner for kvalifiseringsprogrammet ved kontoret, det fremkommer at det er standarden for arbeidsrettet brukeroppfølging som er nevnt som rutine for oppfølging av kvalifiseringsprogram.  Det fremkommer ikke at standarden for arbeidsrettet brukeroppfølging blir benyttet i praksis. Det er kommunens øverste ledelse som har ansvaret for at tjenesteytingen i kommunen er i henhold til krav i lov og forskrift.

Merknad:

Det er ikke alle deltakere som har et skriftlig program som konkretiserer innhold og tidspunkt for evaluering.

Merknaden er bygget på følgende:

• Ved gjennomgang av mappene ble det ikke funnet skriftlige programmer
• Ved gjennomgang i Arena ble det kun i et fåtall av sakene funnet planer med programtype «kvalifiseringsprogram»  med innhold.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009
• Forskrift om kvalifiseringsprogram  og kvalifiseringsstønad  av (FOR-2010-12-21 nr. 1471)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen  (FOR-2010-11- 19 nr. 1463).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over NAV Nome
• Organisasjonskart over Nome kommune
• Databehandlingsavtale mellom Arbeids- og velferdsetaten og Nome kommune
• Samarbeidsavtale mellom Arbeids- og velferdsetaten og kommunen om bruk av Arena
• Avtale om drift og forvaltning av eiendom mellom Nome kommune og NAV Telemark
• Samarbeidsavtale mellom Nome kommune og NAV Telemark
• Rådmannens videre delegering av beslutningsmyndighet til NAV leder
• Organisatoriske endringer i rådmannens stab 2008
• Stillingsbeskrivelse på: veileder, teamleder og ruskonsulent
• Søknad om deltakelse i kvalifiseringsprogrammet
• Lokal kompetanseplan
• Kompetansetiltak 2014 med tidsangivelser og ansvar
• Ressurspersoner NAV Nome
• Sjekkliste for introduksjon av nytilsatte
• Samarbeidsavtale om drift av prosjektet «Full pakke»
• Utskrift av NAV Nome sin kontakt informasjon
• Brosjyrer KVP
• Bryskere «KanJa- Full Pakke»
• «Kom i gang med kvalifiseringsprogrammet»  oppskrift for ansatte
• Liste over deltakere som har fått innvilget KVP i 2012
• Liste over deltakere som har blitt skrevet ut av programmet i 2012
• Oversikt over deltagere KVP  i 2013
• Oversikt over deltagere KVP  i 2014
• Oversikt over avslag på KVP  i 2014
• Oversikt over brukere med økonomisk sosialhjelp
• Oversikt over langtidssosialhjelpsmottagere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av samtlige brukere med KVP i Arena
• Gjennomgang av 10 saksmapper
• Gjennomgang av listen med langtidssosialltjelpsmottagere
• Gjennomgang av elektroniske mapper i Gosys.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 27.02.14 Varsel om tilsyn
• 03.04.14 Oversendelse av dokumentasjon
• 15.04.14 Forespørsel dokumentasjon
• 29.04.14 Oversendelse av dokumentasjon

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene  deltok:
Inger Tveit Espeland
Merethe Bonsaksen
Helene Eriksrød Nordby

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet