Rapport fra tilsyn med Notodden og Hjartdal barneverntjeneste, vertskommune Notodden 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Telemark gjennomførte 09.01.14 – 02.07.14, tilsyn med Notodden og Hjartdal barneverntjeneste, Notodden kommune.

Tema for tilsynet:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene i Notodden kommune. Tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som Statens helsetilsyn har initiert gjennomført i kommunale barneverntjenester i 2014.

Det ble avdekket et avvik:

Avvik:

Notodden kommune sikrer ikke gjennom sin styring at fosterhjemsarbeidet utføres i henhold til krav fastsatt i barnevernlovgivningen

Dato: 02.07.14

Tove Dalene Wærnes
revisjonsleder

Merete Haugen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Notodden og Hjartdal barneverntjeneste med Notodden som vertskommune i perioden 09.01.014 – 02.07.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Det foreligger en avtale om interkommunalt samarbeid på barnevernsområdet mellom Notodden og Hjartdal kommune med Notodden som vertskommune. Notodden kommune er organisert i en tre-nivå modell med rådmann, seksjonsleder og virksomhetsleder.

Barneverntjenesten er organisert i seksjon for oppvekst, og barnevernleder er virksomhetsleder. Barneverntjenesten har fast kontordag i Hjartdal kommune. Notodden kommune har ca. 12 600 innbyggere, og Hjartdal har ca. 1600 innbyggere.

Barneverntjenesten er organisert i to grupper; Undersøkelsesgruppa og tiltaksgruppa. De som jobber med oppfølging og kontroll av barn i fosterhjem, er ikke organisert i samme gruppe.

Den ene saksbehandleren tilhører undersøkelsesgruppa, og den andre tilhører tiltaksgruppa.

Notodden kommunen har blitt tildelt 1,6 stillinger fra statlig midler til satsing på det kommunale barnevernet. Under forutsetning av godkjenning i kommunestyret, får de en ytterligere styrking med 0,5 stilling i 2014. Pr. 31.12.13 hadde barneverntjenesten 11,8 årsverk som alle var besatt.

På tilsynstidspunktet hadde barneverntjenesten 25 fosterbarn som de hadde oppfølginga- og kontrollansvar for.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel utsendt 09.01.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 07.04.14.

Intervjuer

Det ble gjennomført 5 intervjuer.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.04.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at oppfølging og kontroll av barns situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med kravene i barnevernlovgivningen.

Tilsynet omfatter barn under 18 år som bor i kommunale fosterhjem. Tilsynet var avgrenset til å gjelde i tidsrommet fra barnet flytter inn, og så lenge det bor i fosterhjemmet. Arbeidet med flytting eller tilbakeføring til hjemmet, samt tilsynsførerordningen er ikke del av tilsynet.

5. Funn

Det ble avdekket et avvik:

Avvik

Notodden kommune sikrer ikke gjennom sin styring at fosterhjemsarbeidet utføres i henhold til krav fastsatt i barnevernlovgivningen

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven § 2-1 annet ledd, jf. interkontrollforskriften § 4
• Barnevernloven § 6-1 første ledd
• Barnevernloven §§ 4-16 og 4-22
• Forskrift om fosterhjem §§ 6 og7.

Avviket bygger på følgende:

• Ledelsen etterspør ikke om lovpålagte oppgaver på fosterhjemsområdet blir utført.
• Utover halvårsrapporteringene var det ingen faste rapporteringsrutiner mellom saksbehandlerne og barnevernleder om situasjonen på fosterhjemsområdet og mulige svikt.
• Fosterhjemsarbeidet var ikke fast punkt på dagsorden i noen av de faste møtene.
• De som jobbet med oppfølging og kontroll av barn i fosterhjem var ikke organisert i samme gruppe.
• Det er lagt mye ansvar på den enkelte saksbehandleren når det gjelder å sikre at barn i fosterhjem følges opp i tråd med lovkravene.
• Barneverntjenestens rutiner og mal for oppfølgingsbesøk ble ikke alltid brukt.
• Det var ikke dokumentert om behovet for individuell plan var vurdert selv om det ble opplyst at mange av fosterbarna hadde mange og sammensatte utfordringer.
• Det var i liten grad dokumentert at de alltid vurderte omsorgsovertakelser når de frivillige plasseringene varte over tid.
• Utover referat fra samarbeidsmøter og oppfølgingsbesøk, var barnevernfaglige vurderinger av barnets situasjon lite dokumentert
• Det ble ikke vurdert å sette inn kompenserende tiltak i perioder hvor barn ikke fikk tilstrekkelig tilsynsførerbesøk eller i perioder hvor det er endringer i fosterbarnas situasjon
• Det var ikke satt inn korrigerende tiltak i de tilfellene hvor lovpålagte oppgaver ikke ble gjort, f.eks. om lovpålagte oppfølgingsbesøk ble gjennomført eller om barn ble snakket med.
• De ansatte hadde ikke fått opplæring i fosterhjemsarbeidet. Denne type opplæring var heller ikke innarbeidet i barneverntjenestens kompetanseplan.
• Det forelå ikke meldte avvik på fosterhjemsområdet. Barneverntjenesten har et avvikssystem. De ansatte var kjent med systemet, men det ble i liten grad brukt.

Kommentar:

Med lovpålagte oppgaver menes om antall oppfølgingsbesøk er gjennomført, om det er dokumentert samtaler med barn, om barnet har fått anledning til å medvirke i egen sak, om tilsynsførerrapportene blir benyttet i barneverntjenestens eget arbeid, om biologiske foreldre får oppfølging eller om fosterforeldrene får nødvendig veiledning og opplæring m.m.

For øvrig har tilsynet merket seg:

Vi fikk ved dette tilsynet fremlagt strukturerte saksmapper. Innsendt dokumentasjon viser at barneverntjenesten har jobbet med å utarbeide rutiner som er tilpasset deres virksomhet, også innenfor fosterhjemsområdet. Kommunen hadde gjennomført brukerundersøkelser. Vi har også merket oss at barneverntjenesten i årsmeldingen for 2013 skriver at de vil flytte fokus fra foreldre til barn i barnevernssakene.

6. Vurdering av styringssystemet

Kommunen har plikt til å ha en internkontroll som skal sikre at daglige arbeidsoppgaver utføres i samsvar med krav i lov og forskrifter, jf. barnevernloven § 2-1 annet ledd.

Internkontrollen skal bidra til at kommunen gjennom sin styring, ledelse og forbedringsarbeid sikrer forsvarlige tjenester og tiltak. Internkontrollen skal også forebygge svikt i tjenestene.

Kommunen har besluttet å innføre kvalitetssystemet Kvalitetslosen, men dette var ikke tatt i bruk ennå. Internt i barneverntjenesten var det etablert et avvikssystem som blant annet skal fange opp tilfellene hvor ikke lovpålagte oppfølgingsbesøk er gjennomført, manglende samtaler med barn og deres medvirkning og oppfølging av biologiske foreldre og fosterforeldre. Avvikssystemet var i liten grad brukt av de ansatte. Når avvikshåndtering i liten grad blir brukt, kan det øke risikoen for at mangler ikke blir fanget opp. Når ledelsen ikke er kjent med svikt på området, blir heller ikke korrigerende tiltak satt inn for å rette opp mangler.

Barnevernleder har alle fullmakter innen barnevernsområdet. Det er felles ledermøte i seksjon for oppvekst en gang i måneden. Barnevernleder rapporterer månedlig til seksjonsleder for oppvekst, bl.a. om antall nye bekymringsmeldinger, frister for meldinger og undersøkelse, hjelpetiltak, økonomi og kompetansebehov. Det er etablert fast møtestruktur i barneverntjenesten. Ukentlig avholdes felles fagmøte, tiltaksmøte og mottak-/undersøkelsesmøte. Det er månedlig ledermøte i barneverntjenesten hvor barnevernleder og gruppekoordinator for tiltak.

Saksbehandlerne på fosterhjemsområdet er ikke organisert i samme gruppe. Barneverntjenesten har ikke etablert et formelt møtepunkt for alle de som jobber innen fosterhjemsområdet. Fosterhjemsarbeidet er ikke en fast del av agendaen på oppsatte møter, f.eks. fagmøte og møte i gruppene. Denne organiseringen kan øke faren for svikt innen fosterhjemsarbeidet. Imidlertid ble vi fortalt i intervjuene at kommunen har startet en diskusjon om å organisere de saksbehandlerne som jobber med fosterhjem, i egen gruppe/team.

Gruppekoordinator tiltak rapporterer månedlig til barnevernleder på bakgrunn av statistikk, saksgjennomgang med saksbehandlerne og status omsorgs- og tiltaksplaner. Barnevernleder skaffer seg oversikt over fosterhjemsområdet gjennom halvårsrapporteringen, men det er ingen faste rapporteringspunkter om fosterhjemsarbeidet utover planarbeidet, og barnevernleder etterspør heller ikke systematisk om lovkravene er oppfylt på fosterhjemsområdet som f.eks. måloppnåelse oppfølgingsbesøk, samtaler med barn og medvirkning fra barn og foreldre. Når kommunens ledelse ikke i tilstrekkelig grad kontrollerer og avdekker mulig svikt i arbeidet med oppfølging av kommunens barn i fosterhjem, kan det føre til at korrigerende tiltak ikke blir satt inn der det er nødvendig. Det betyr at det kan være tilfeldig hvem fosterbarn som får oppfølging i tråd med hva de har rett til.

I intervjuene ble det opplyst at barnevernleder i stor grad har måttet gå inn i det løpende arbeidet med enkeltsaker, og derfor ikke har i tilstrekkelig grad kunnet utføre alle lederoppgavene som er tillagt barnevernlederstillingen. Dette har ført til at ledelsen ikke har hatt kapasitet til systematisk å følge med på om lovkravene ble ivaretatt/oppfylt. Det betyr videre at kommunen ikke har styring som sikrer at alle fosterbarns rett til oppfølging blir ivaretatt. Vi fikk opplyst at dette skyldes ulike interne forhold som f.eks. sykemeldinger og vakanser i stillinger.

Det er tydelig at kommunen har arbeidet målrettet med internkontroll etter tilsynet i 2011. Innsendt dokumentasjon viser at barneverntjenesten har utarbeidet rutiner som er tilpasset deres virksomhet med hensyn til internkontroll herunder arbeidet med oppfølging og kontroll av barn i fosterhjem, og spesielt med undersøkelses- og tiltaksarbeidet. Dette bidrar til at ledelsen har kontroll og styring i en annen grad enn ved forrige tilsyn til tross for at det ble avdekket avvik på fosterhjemsområdet.

7. Regelverk

FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter Lov om barneverntjenester

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrift om fosterhjem

Forskrift om internkontroll for kommunes oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart Notodden kommune
• Organisasjonskart barneverntjenesten
• Administrativt delegasjonsreglement innenfor personalområdet
• Stillingsbeskrivelse - barnevernleder (virksomhetsleder)
• Stillingsbeskrivelse - stedfortreder
• Stillingsbeskrivelse - gruppekoordinator tiltak
• Stillingsbeskrivelse - sosialkonsulent
• Oppdragsbeskrivelse tilsynsfører i fosterhjem
• Årshjul barneverntjenesten
• Medvirkning – møtestruktur
• Plan for fosterhjemsarbeid for Notodden og Hjartdal barneverntjeneste
• Rutine – 4.1 Plassering med hjemmel i bvl § 4-4, 5.ledd
• Rutine – 4.2 Fosterhjem
• Rutine – 4.3 omsorgsplan
• Risikoanalyse
• Tiltak for å forebygge, avdekke og rette opp brudd
• Sjekkliste fosterhjem (bvl § 4-4 og § 4-12)
• Rapportering – Barnevernleder til seksjonsleder oppvekst
  - Gruppekoordinator
• Årsmelding
• Kompetanse - barneverntjenesten
• Intern opplæringsplan
• Oversikt ansatte i barneverntjenesten pr. 01.02.14
• Tilbakemelding fra oppdragstakere – tilsynsførere i fosterhjem
  -  Fosterhjem
  -  Besøkshjem/støttekontakter
  -  Samarbeidspartnere
  -  Oppfølging og evaluering av tiltaksplaner
• Erfaringer fra barn og foreldre
• Avviksprosedyre
• Avviksrapport

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Avviksrapport
• 5 avviksrapporter saksbehandling hvorav et ennå ikke er lukket (tiltaksplaner)
• Samarbeidsavtale mellom Hjartdal og Notodden kommunar – felles barnevern
• Gjennomgang tilbakemelding Fosterhjem – bruker-undersøkelser/oppdragstakere Notodden og Hjartdal 2012
• Oppdragsbrev og lederavtale fra seksjonssjef til virksomhetsleder 2011, 2012 og 2013
• Rapportering årsmelding 2012 – 3 punkter som gjelder barnevern: Antall fristbrudd, antall barn med tiltaksplan og koordinering av tjenester barnevern, PPT og helsestasjonen (målekart)
• 5 saksmapper hvor fosterbarn var frivillig plassert, jf. bvl § 4-4 fjerde ledd
• 15 saksmapper hvor barneverntjenesten hadde overtatt omsorgen, jf. bvl § 4-12

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 09.01.14
• Etterspurt dokumentasjon mottatt 03.02.14
• Program og oversikt over saksmapper og annen dokumentasjon som var ønsket framlagt på tilsynet, sendt 18.02.14.
• Diverse eposter og telefoner ang. utsettelse av tilsyn som skyldtes sykdom i barneverntjenesten.
• Oppdatert program sendt 31.03.14.
• Foreløpig rapport sendt 09.05.14

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Laila Christensen, Merete Haugen og Tove Dalene Wærnes

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013-14 Oppfølging av barn i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk