Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Porsgrunn kommune 2014
Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.
Sammendrag
Fylkesmannen i Telemark gjennomførte 06.11.2014 tilsyn med Porsgrunn kommune.
Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.
Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.
Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.
Fylkesmennene fikk i tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.
Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:
Det ble ikke påvist avvik ved tilsynet.
Etter vår vurdering er kommunen kommet i gang med oversiktsarbeidet. Rutiner for et systematisk, kunnskapsbasert og tverrsektorielt arbeid er under etablering. Kommunens relevante virksomhetsområder samarbeider for å finne et godt system for å ivareta kravet til å ha en løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer.
May Trude Johnsen
revisjonsleder
Roger Jensen
revisor
Kristin Bjerkeseth Vindvad
revisor
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 06.11.2014 med Porsgrunn kommune.
Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.
Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).
Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.
Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:
- Lovlighetskontroll
Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der Fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet. - Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
I kommuner der Fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.
2. Beskrivelse av kommunen
Porsgrunn er Telemarks nest største kommune i antall innbyggere (35516 personer pr 01.01.14), men minst av alle 18 kommuner i areal (165 kvadratkilometer). Porsgrunn med sin nære beliggenhet til havet har lange tradisjoner med sjøfart og storindustri. Geografisk utgjør byene Porsgrunn og Skien (8 km avstand) et sentrum i felles bo- og arbeidsmarkedsregion Grenland, der det til sammen bor ca 100.000 innbyggere.
Kommunen har en flat administrativ organisasjonsstruktur med fire (tre fra 1.1.15) kommunalsjefområder. Alle virksomheter ledes av en virksomhetsleder, som er direkte underlagt rådmannen. Folkehelsearbeid er organisert i virksomhet Legetjenester og miljøretta helsevern, underlagt kommunalsjefen for helse og velferd.
Folkehelsearbeidet kom tidlig i gang og har vært en utadvendt, synlig del av kommunens virksomhet de siste 7-8 årene. Mange helsefremmende tiltak pågår, ikke minst i oppvekstsektoren.
Folkehelsearbeidet bygger på en god faglig forståelse og har en tydelig forankring i politiske dokument. I kommuneplanens samfunnsdel 2013-25 står det bl.a. i innledningen at …»hensynet til miljø, inkludering, folkehelse og samfunnssikkerhet skal vektlegges og ivaretas på tvers av planens mål og strategier.»
Ifølge Folkehelseinstituttets folkehelsebarometer for Porsgrunn har kommunen flere betydelige folkehelseutfordringer. Eksempelvis scorer kommunen høyt på andel unge arbeidsledige og uføretrygdede. Kommunen følger med på situasjonen, og bl.a. har kommuneoverlegen og rådmannens ledergruppe en løpende kommunikasjon på hvordan folkehelseutfordringene skal forstås som grunnlag for handling.
Samtidig har kommunen en tydelig profil knyttet til verdsetting av oppvekstmiljø, kulturopplevelser, sosiale møtesteder og lokalsamfunnsutvikling som relevante innsatsområder i folkehelsearbeidet.
3. Gjennomføringen av tilsynet
Varsel om tilsyn ble sendt ut 07.08.2014.
Formøte ble avholdt 16.09.2014.
Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se kapittel 8 om dokumentunderlag.
Åpningsmøte ble avholdt 06.11.2014.
Seks personer ble intervjuet enkeltvis den 06.11.14.
Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Se oversikt i kapittel 8.
Sluttmøte ble avholdt 06.11.14
4. Hva tilsynet omfattet
Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).
Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema
Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.
Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.
Lovlighetskontrollen ved tilsynet
Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.
Det ble herunder undersøkt
- om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
- om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
- om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
- om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
- om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
- om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
- om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området
Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet
I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok Fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.
Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.
Aktuelle forhold som inngikk i Fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):
- kommunens tilrettelegging/styring
- hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
- om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
- i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
- i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger
5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen
Det ble ikke påvist avvik ved tilsynet.
6. Fylkesmannen kartlegging og vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid
Kartlegginga har vi gjort ved å gjennomgå dokumentene som er listet opp i kapittel 8. Opplysninger om helsetilstand, påvirkningsfaktorer og tiltak som er omtalt i dokumentene, har vi vurdert sammen med opplysninger som kom fram i samtalene med ledere og andre ansatte 06.11.2014.
Det gjøres mye godt folkehelsearbeid i Porsgrunn. Kommunen har i mange år hatt folkehelsekoordinator og kommuneoverlege i fulle stillinger. Disse og flere medarbeidere har også deltatt aktivt i folkehelsenettverket i Telemark.
Kommunen har satt i gang et helhetlig oversiktsarbeid, basert på forskrift om oversikt over folkehelsen. Det første dokumentet var folkehelsemeldinga «Sammen om Porsgrunnshelsa» (2010). Da oversiktsforskriften kom i 2012, fulgte kommunen opp med et nytt, tilpasset dokument.
Rutinene er ennå ikke fastlagt for hvordan folkehelselovens krav om løpende oversiktsarbeid skal følges opp lokalt. Men både kommuneoverlegen og folkehelsekoordinatoren har vært og er aktive med å formidle lovkravene og folkehelseprofilen (FHI) internt i kommunen. Formidlingen skjer til ansatte på tvers av sektorer og ansvarsnivåer, med forankring hos rådmann og ledergruppe, samt at informasjon er gitt politikerne bl.a. på temamøter om folkehelsearbeid. Dette interne formidlingsarbeidet har kommet både i forkant av og samtidig med lov- og forskriftskrav om oversikt.
Kommunen har det siste året tatt initiativ til internt i egen organisasjon å sikre en tverrsektoriell og flerfaglig deltakelse i arbeidet med å ivareta kravet om løpende oversikt. En større arbeidsgruppe har hatt sitt første møte på initiativ fra folkehelsekoordinator og kommuneoverlege.
Det at disse to er samlokalisert i en avdeling der flere medarbeidere jobber med folkehelserelaterte oppgaver (virksomhet for legetjenester og miljørettet helsevern) oppleves for øvrig gunstig. Det samme gjelder denne avdelingens nære fysiske naboskap med avdeling for byutvikling (plan).
I tillegg til at kommunen kjenner til og benytter oversiktsinformasjon fra Folkehelseinstituttet og andre sentrale kompetansemiljøer, har kommunen et aktivt samarbeid med fylkeskommunens folkehelseteam. Fylkeskommunen har gjennom noen år ansatt statistiker, som tilbyr opplæring, veiledning og leveranse av kommunespesifikk informasjon.
Porsgrunn kommune har i tillegg et stort dokumentasjonsgrunnlag i egne virksomheter. Alle kommunale sektorer og tjenester har et stort potensiale for å levere relevant informasjon som kan benyttes i analyse av helsetilstand og påvirkningsfaktorer. Slik vi oppfatter det vil kommunen nå jobbe målrettet for å finne ut hvordan egne virksomheter rutinemessig kan samle sin folkehelserelaterte informasjon, slik at oversiktsarbeidet kan resultere i en beskrivelse av kommunens spesifikke utfordringer i folkehelsearbeidet.
Den gjeldende planstrategien 2012-2015 omtaler folkehelse, og det var innspill om at kommunen skulle utarbeide en folkehelsestrategi. Innspillet blei imidlertid ikke vedtatt. Men kommunens planansvarlige kjenner godt til den nasjonale forventningen om at det skal foreligge et oversiktsdokument om folkehelse ved behandlingen av neste planstrategi innen 2016. Samarbeidet mellom ansatte innen plan og folkehelse synes godt ivaretatt.
7. Regelverk
- Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
- Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen
8. Dokumentunderlag
Korrespondanse mellom Porsgrunn kommune og Fylkesmannen i Telemark:
- Varsel om tilsyn, brev fra Fylkesmannen i Telemark 07.08.14
- Invitasjon til formøte på Ulefoss 16.09.14, brev av 20.08.14
- Oversendelse av dokumenter fra Porsgrunn kommune 24.09.14
- Oversendelse av e-link til dokumenter fra Porsgrunn 25.09.14
- Tidsplan for tilsyn, fra Fylkesmannen i Telemark 25.09.14
- E-post ang. deltakere på tilsynet, fra Porsgrunn 03.11.14
Dokument som er tilsendt fra Porsgrunn kommune:
- Porsgrunn kommune 2012: Folkehelseprofil, påvirkningsfaktorer og folkehelseutfordringer
- Stillingsbeskrivelse folkehelsekoordinator
- Prosjektplan: Oversikt over helse- og miljøforhold (Prosjektdokument 02/2011)
- Klart vi kan! – om læringsutbytte i barnehager og skoler 2011-13
- Sammen om Porsgrunnshelsa, folkehelsemelding 2010
- Frivillighetsmelding, del 2, våren 2009
- Saksprotokoll bystyret 05.05.2011; Oppfølging av folkehelsemelding «Sammen om Porsgrunnshelsa» - tiltaksplan 2011 og organisering av det videre arbeidet
- Frisklivsresepten; - prosjektrapporter 2012 og 2013
- Arbeidsplan for miljørettet helsevern og lokal luftkvalitet 2014
Dokumenter fra kommunens nettside:
- Kommuneplanens samfunnsdel 2013-2025
- Organisasjonsplan Porsgrunn kommune
- Folkehelse – Alle sektorer har ansvar for å fremme helse
- Nyheter om «Turvenner», «Dine 30», «Friskliv» m.m.
- Planstrategi 2012-2015
Dokument som ble overlevert:
- Statusrapportering fra kommunen om folkehelse, juni 2014.
- Referat fra møte 30.9.14 vedr. kommunens oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer
- Notat til rådmannens ledermøte 18.01.2012
- Oppsummering av Folkehelseverksted november 2011
- Diverse foredrag (plansjer) v/ kommuneoverlegen
- Status i folkehelsearbeidet, arkivsak-dok. 13/02033-1
- Årsberetninger for folkehelseprogrammet 2011, 2012, 2013
9. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
Ikke publisert her
Fra Fylkesmannen i Telemark deltok:
Ass. fylkeslege May Trude Johnsen, seniorrådgiver Kristin Bjerkeseth Vindvad og seniorrådgiver Roger Jensen.