Rapport fra tilsyn med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet ved Seljord Kommune, NAV Seljord 2014

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Seljord kommune ved NAV Seljord sørger for forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Det vil si om kvalifiserings- programmet er tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det eksisterer forsvarlige identifiseringsprosesser, om mulige deltakere informeres om retten til kvalifiseringsprogram, og om kommunen sikrer at kartleggings, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader er forsvarlige. Fylkesmannen har videre undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved at tidsfrist for iverksetting overholdes, om innholdet i og omfanget av programmet er i samsvar med krav i lov og forskrift, og om det gis forsvarlig oppfølging.

Tilsynet gav grunnlag for å konstatere ett avvik.

Avvik:

Seljord kommune, NAV Seljord sørger ikke for at alle brukere har arbeidsevnevurdering ved tildeling av kvalifiseringsprogram.

Dato: 26.8.2014

Inger Tveit Espeland
revisjonsleder

Merethe Bonsaksen / Helene Eriksrød Nordby
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Seljord kommune, NAV Seljord i perioden

15.02.14 – 26.10.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av landsomfattende tilsyn, gjennomført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknader forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Seljord kommune ligger i Vest Telemark og har 2989 innbyggere. NAV kontoret er eget ansvarsområde direkte under rådmann. Det er i tillegg til NAV leder åtte ansatte på kontoret og hvor fire av disse er deltidsstillinger (80 %, 40 %, 60 % og 20 %). Kontoret er organisert i to team, veiledningsteam og oppfølgingsteam. Arbeidet med KVP er lagt til oppfølgingsteamet. I tillegg til de obligatoriske tjenestene forvalter kontoret følgende områder; støttekontakt, avlastning, Husbank og rus.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselble utsendt 15.02.14 . Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 26.05.14.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring ved NAV Seljord.

Sluttmøte ble avholdt 27.05.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sørger for at kvalifiseringsprogrammet blir tildelt og gjennomført i samsvar med krav i lov og forskrift. Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen derfor om kvalifiseringsprogrammet er tilgjengelig for aktuelle deltakere, om kartleggingen av sakene er tilstrekkelig, og om vurderinger og vedtak som blir gjort er forsvarlige. Videre undersøkte vi om de som får innvilget deltakelse i kvalifiseringsprogrammet får program som tilfredsstiller lovens krav. Det vil si at programmet skal være individuelt tilpasset, helårig og på full tid, samt at programmet blir iverksatt innen fristen som framgår av loven. Vi undersøkte også kommunens oppfølging av den enkelte deltaker.

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenesten og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøkte vi om det fantes rutiner på de områdene tilsynet omfattet. Vi sjekket også om disse er tilgjengelig og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om rutinene som eventuelt er utarbeidet, er i overensstemmelse med regelverket på området. Vi kontrollerte derfor hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med interne rutiner, samt om regelverket og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem ble innført 1.januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i Arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19.november 2010.

5. Funn

Avvik:

Seljord kommune, NAV Seljord sørger ikke for at alle brukere har arbeidsevnevurdering ved tildeling av kvalifiseringsprogram.

Avvik fra følgende myndighetskrav: STL §§ 4, 5 og 29, fvl. §§ 17 og 24

Kommentar: Deltagelse i kvalifiseringsprogram er en rettighet derom betingelsene hjemlet i Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL)§ 29 er oppfylt. Retten til kvalifiseringsprogram forutsetter at søker har gjennomgått en arbeidsevnevurdering etter NAV- loven § 14a hvor det konkluderes med at arbeidsevne er nedsatt med behov for spesielt tilpasset innsats. Hvis kvalifiseringsprogrammet innvilges, skal arbeidsevne vurderingen danne grunnlaget for programmets innhold og varighet.

Avviket bygger på følgende:

• Kvalifiseringsprogram forutsetter at brukere har spesielt tilpasset innsatsbehov. For å bli definert til spesielt tilpasset innsatsbehov, forutsettes det at det gjennomføres arbeidsevnevurdering. Ved gjennomgang av saksmapper kom det fram at tre av seks hadde fått iverksatt program før det var foretatt arbeidsevnevurdering
• Det er utarbeidet egne rutiner for kvalifiseringsprogrammet ved NAV kontoret, men disse blir ikke fulgt.
• I en av sakene framkom det at deltakeren var i feil innsatsgruppe ved oppstart av kvalifiseringsprogrammet.
• Ved avslag om kvalifiseringsprogram ble det ikke foretatt en arbeidsevnevurdering.
• Gjennom intervjuene kom det frem at ikke alle ansatte hadde kunnskap om avvikshåndtering

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen er forpliktet til å føre internkontroll med de kommunale tjenestene i NAV Seljord. Det vil blant annet si at kommunen plikter å styre faglig, i form av planlegging av hvordan oppgavene skal løses i samsvar med lovens krav, kontroll av om tjenestene faktisk tilfredsstiller kravene, og om nødvendig sette inn korrigerende tiltak dersom det oppdages at praksis ikke er tilfredsstillende. Det nærmere innholdet i internkontrollplikten går fram av paragraf 4 i internkontrollforskriften, men refereres ikke nærmere her.

Ved gjennomgang av mappene fremkommer det at det ikke fortas kontroll av at arbeidsevnevurderingen ved innvilgelse av kvalifiseringsprogram. Kontoret har en egen perm med rutiner og beskrivelse av kvalifiseringsprogram og hva som er forutsetningene for innvilgelse. Ledelsen etterser ikke at rutiner og inngangsvilkårene for bestemmelsen etterfølges. Avviksrutinene er ikke kjent blant alle ansatte. Det er kommunens øverste ledelse som har ansvaret for at tjenesteytingen i kommunen er i henhold til krav i lov og forskrift.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 §§
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad av (FOR-2010-12-21 nr. 1471)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (FOR- 2010-11-19 nr. 1463).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over NAV Seljord
• Organisasjonskart over Seljord kommune
• Administrativ organisering i Seljord kommune
• Databehandlingsavtale mellom arbeids- og velferdsetaten og Seljord kommune
• Samarbeidsavtale mellom Arbeids- og velferdsetaten og kommunen om bruk av Arena
• Avtale om drift og forvaltning av eiendom mellom Seljord kommune og NAV Telemark
• Samarbeidsavtale mellom Seljord kommune og NAV Telemark
• Rådmannens videre delegering av beslutningsmyndighet til NAV leder
• NAV leders delegring
• Stillingsbeskrivelser
• Søknad om deltakelse i kvalifiseringsprogrammet
• Opplæringsplan 2014 med tidsangivelser
• Avtale mellom NAV Seljord og Seljord Personal om gjennomføring av arbeidsrettede tiltak i 2014
• Utskrift av NAV Seljord sin kontaktinformasjon
• Brosjyre KVP
• Oversikt over deltagere KVP i 2013
• Oversikt over avslag på KVP i 2013
• Oversikt over deltagere KVP i 2014
• Oversikt over avslag på KVP i 2014
• Oversikt over langtidssosialhjelpsmottagere
• Kopi av prosedyrer og rutiner kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av åtte saksmapper
• Gjennomgang av samtlige brukere med KVP i Arena
• Gjennomgang av listen med langtidssosialhjelpsmottagere
• Gjennomgang av samtlige brukere med KVP i Velferd

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 15.02.14 Varsel om tilsyn
• 15.04.14 Oversendelse av dokumentasjon
• 08.05.14 Forespørsel dokumentasjon
• 09.05.14 Oversendelse av dokumentasjon

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Inger Tveit Espeland
Merethe Bonsaksen
Helene Eriksrød Nordby

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet