Tilsyn med Vestre Viken helseforetak sitt bidrag til akuttmedisinsk beredskap i Tinn kommune, spesielt ambulansetjenesten. Endelig tilsynsrapport etter tilsynsbesøk den 11. mars 2014. (Modifisert systemrevisjon, tilsyn bestemt på kort varsel).

1) Sammendrag:

Denne rapporten beskriver funn og konklusjoner etter et tilsynsbesøk i Rjukan. Tilsynsbesøket ble bestemt og bekjentgjort den 7. mars 2014, og gjennomført ved møter og befaring i Tinn kommune den 11. mars. Tilsynet omfattet hvordan Vestre Viken HF sikrer at helseforetaket gir forsvarlig akuttmedisinsk beredskap utenfor sykehus til innbyggerne i Tinn kommune. Spesielt var det fokus på ambulansetjenesten, og på hvordan denne fungerte i en periode da Tinnsjøveien var stengt av ras og mens Vestre Viken HF hadde plassert en ekstra ambulansebil på brannstasjonen i Rjukan.

Etter tilsynsbesøket ble det utarbeidet en foreløpig rapport, som ble datert den 14. mars 2014. De som ble intervjuet under tilsynsbesøket, fikk adgang til å kommentere den foreløpige rapporten og korrigere evt faktafeil. Denne endelige rapporten har tatt hensyn til innkomne kommentarer, se også s. 13.

Det ble konstatert følgende avvik i forhold til krav i lov og forskrift:

Avvik 1:

Vestre Viken HF har ikke sikret forsvarlige rutiner for samhandling med kommunen om akuttmedisinsk beredskap ved akutte naturkatastrofer. Dette er i strid med «Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus», §4.

Avvik 2:

Vestre Viken HF bryter §17 i «Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus» ved å bemanne en uniformert ambulansebil med brannpersonell som er uten helsefaglig utdanning eller autorisasjon.

2) Innledning:

Denne rapporten er utarbeidet etter tilsynsbesøk med en modifisert systemrevisjon i Rjukan, tirsdag den 11. mars 2014. Revisjonen inngår som en del av den tilsynsvirksomheten som Fylkesmannen i Telemark gjennomfører med spesialisthelsetjenesten i inneværende år. Systemrevisjoner blir vanligvis forberedt i lengre tid før et tilsynsbesøk, med dokumentutveksling mellom Fylkesmannen og tilsynsobjektet i god tid før tilsynsbesøket. Dette tilsynet med den akuttmedisinske beredskapen ble imidlertid bestemt på kort varsel, ut fra medieoppslag og bekymringsmeldinger til Fylkesmannen i forbindelse med at Tinnsjøveien var stengt av ras. Siden tilsynet ble bestemt på kort varsel, var det ikke tid til de vanlige forberedelsene som går forut for en systemrevisjon.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med revisjonen er å vurdere om Vestre Viken HF ivaretar ulike krav i lovgivningen når det gjelder akuttmedisinsk beredskap utenfor sykehus. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke rutiner helseforetaket har for samhandling med kommunen for å sikre forsvarlig akuttmedisinsk beredskap ved ras og andre akutte naturkatastrofer som gir redusert framkommelighet for ambulanser.
• Om det var forsvarlig ambulanseberedskap i Tinn kommune mens Tinnsjøveien var blokkert av ras i februar/mars 2014.
• Om helseforetaket ivaretar krav i lov og forskrift når det gjelder bemanning av ambulansebiler.

En revisjon som denne gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler de funn som ble gjort under revisjonen, men gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad gjelder forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedringer.

3) Beskrivelse av tilsynsobjektet og kommunen – spesielle forhold:

Vestre Viken helseforetak ble etablert i 2009, har hovedsete i Drammen og driver sykehusene i Drammen, Ringerike, Kongsberg og Bærum. Helseforetaket har ca 9 500 ansatte, og leverer sykehus- og spesialisthelsetjenester til 465 000 mennesker i 26 kommuner. Vestre Viken HF er eid av Helse Sør-Øst RHF (regionalt helseforetak). Ambulansetjenesten for det meste av befolkningen i Telemark fylke er det Sykehuset Telemark HF og Sykehusene i Vestfold HF som har ansvar for, og dette utøves gjennom Prehospital klinikk som styres av de to helseforetakene i fellesskap. Imidlertid er det 3 av de 18 kommunene i Telemark som får sin ambulansetjeneste ivaretatt av Vestre Viken HF, en ordning som stammer fra den tiden da disse kommunene sognet til Sykehuset Blefjell HF som senere ble oppløst. Det har i lengre tid vært planer om at ambulansetjenestene også for Tinn, Notodden og Hjartdal skulle overtas av Sykehuset Telemark HF og Sykehusene i Vestfold HF. Denne overtagelsen har av ulike grunner blitt utsatt, men er nå berammet til å skje den 1. april 2014.

Tinn kommune omfatter byen Rjukan og dessuten 6 bygdesogn, med totalt ca 6 100 innbyggere. Kommunens administrasjon ledes av rådmannen. Kommunen har en kommunalsjef for helse og omsorg, og ulike enhetsledere som rapporterer til kommunalsjefen. Det er en egen enhetsleder for «helse og PU». Kommunen har en kommuneoverlege, som er medisinskfaglig rådgiver for kommunens ledelse.

Rjukan by har en spesiell geografisk plassering, mellom høye fjell og med stor rasfare langs flere av de viktige veiene i området. Også flom kan skape betydelige problemer for ferdselen. For eksempel var alle veier ut av Tinn kommune stengt på grunn av flom i en del av mai måned 2013. Noe mulighet er det for transport vannveien over Tinnsjø, en mulighet som kan prøves i en nødsituasjon dersom andre muligheter ikke finnes. Værforholdene med tidvis tåke rundt fjellene gjør at det til tider er vanskelig å komme til med helikopter. Den viktigste og mest brukte veiforbindelsen fra Rjukan og til Grenlandsområdet eller til Oslo skjer over Tinnsjøveien (rv 37) like vest for Tinnsjø. Sør for Tinnsjø kommer man her til Gransherad og så Notodden, der det går videre veiforbindelser til Skien enten via Ulefoss eller via Valebø. Valebøveien er tidvis utilgjengelig på grunn av flom, særlig om våren og høsten. Hvis ras blokkerer Tinnsjøveien, kan man fra Rjukan kjøre nordover til Attrå og deretter på riksvei 364 øst for Tinnsjø ned til Gransherad. Et alternativ kan være å kjøre fra Rjukan vestover mot Åmot (i Vinje kommune) og deretter følge europavei 134 sørover. Under ordinære forhold og uten ras eller flom må en vanligvis regne med at biltur fra Rjukan til Skien tar ca 2 ½ time. (Hovedsykehuset for Telemark ligger i Skien). Denne reisetiden kan under ugunstige forhold bli svært forlenget, ca en time forlenget hvis man må kjøre via Åmot. Som nevnt kan man også risikere enda verre atkomstmuligheter, med tidvis blokkering av alle veier ut fra Rjukan. Det synes klart at både de geografiske forholdene og veienes beskaffenhet, sammen med det faktum at ekstremvær forekommer oftere enn før, stiller spesielle krav til akuttmedisinsk og annen beredskap og ikke minst til ambulansetjenesten.

4) Gjennomføring av tilsynet:

Denne revisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut pr. brev og e-post fredag den 7. mars 2014, til Vestre Viken HF v/ adm. direktør og v/ klinikkdirektøren for Prehospitale tjenester. Revisjonsvarsel ble samme dag sendt som e- post til Tinn kommune v/ rådmannen, og til tillitsvalgte i Prehospital klinikk i Vestre Viken HF.

Dokumenter / informasjon i saken ble mottatt som e-post i dagene 7. – 11. mars 2014. Oversikt over mottatt dokumentasjon er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Program for tilsynsbesøk ble sendt ut sammen med revisjonsvarslene den 7. mars, se foran.

Åpningsmøte for tilsynsbesøket ble avholdt i Servicetorget i Tinn kommune tirsdag den 11. mars 2014 kl. 12 45 – 13 05. Forut for åpningsmøtet hadde tilsynsteamet vært i Tinn brannstasjon, besiktiget denne og samtalt med personale der.

Intervjuer ble gjennomført i Servicetorget, Tinn kommune, den 11. mars fra kl. 13 05 til kl. 16 10. Det var 11 personer som ble intervjuet.

Sluttmøte ble holdt i Servicetorget i Tinn kommune den 11. mars kl. 16 15 – 16 30. På sluttmøtet ga tilsynsteamet foreløpige tilbakemeldinger, og meddelte at foreløpig, skriftlig rapport med påpeking av eventuelle avvik og merknader ville foreligge i løpet av noen dager.

Tilsynsrapporter: Foreløpig rapport ble sluttført den 13. mars 2014 og sendt ut samme dato. De som ble intervjuet under tilsynsbesøket, fikk uttale seg om den foreløpige rapporten og det ble tatt hensyn til kommentarene ved utarbeidelsen av denne endelige rapporten.

5) Hva tilsynet omfattet, og hvorfor:

Bakgrunn for tilsynet har blant annet vært:

Bekymring hos Fylkesmannen i Telemark, bl.a. i beredskapsstaben, i forbindelse med tidvise ras og flom som vanskeliggjør kommunikasjon inn i og ut av Tinn kommune, se også kap. 3 her.

Medieoppslag om kommunikasjonsproblemer i forbindelse med ras på Tinnsjøveien i månedsskiftet februar/mars 2014.

Bekymringsmeldinger fra publikum til Fylkesmannens beredskapsstab om ambulansedekningen, og informasjon om at ambulanse i Tinn var bemannet med brannpersonale.

E-post til fylkeslegen fra tillitsvalgt Anita Hagen i ambulansetjenesten i Vestre Viken, som bekreftet at ambulanse i Tinn var bemannet med brannpersonale.

Telefoner fra fylkeslegen til Tinn kommune v/ ass. rådmann (rådmannen var da bortreist), som kunne tyde på noe uavklart rolle- og ansvarsfordeling mellom kommunen og Vestre Viken HF når det gjelder akuttmedisinsk beredskap utenfor sykehus.

Tema for tilsynet er:

• hvilke rutiner Vestre Viken helseforetak har for samhandling med kommunen for å sikre forsvarlig akuttmedisinsk beredskap ved ras og andre akutte naturkatastrofer som gir redusert framkommelighet for ambulanser.
• om det var forsvarlig ambulanseberedskap i Tinn kommune mens Tinnsjøveien var blokkert av ras i februar/mars 2014.
• om helseforetaket ivaretar krav i lov og forskrift når det gjelder bemanning av ambulansebiler.

6) Funn ved tilsynet:

Basert på gjennomgang av mottatt dokumentasjon før, under og etter tilsynsbesøket, og intervjuer med 10 personer under tilsynsbesøket, ble det gjort en del funn og observasjoner som førte til at det ble konstatert to avvik, som følger:

Avvik 1:

Vestre Viken HF har ikke sikret forsvarlige rutiner for samhandling med kommunen om akuttmedisinsk beredskap ved akutte naturkatastrofer.

Avvik 2:

Vestre Viken HF bryter «Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus» ved å bemanne en uniformert ambulansebil med brannpersonell som er uten helsefaglig utdanning eller autorisasjon.

Konstateringen av avvikene er basert på rekonstruert hendelsesforløp fra perioden februar – mars 2014 da det gikk ras langs Tinnsjøveien, og på funn/observasjoner under tilsynet. Dette spesifiseres i det etterfølgende:

Rekonstruert hendelsesforløp basert vesentlig på e-poster og annen skriftlig dokumentasjon:

15.02.14 (lørdag)

Første ras på Tinnsjøveien i denne perioden.

17.02.14 (mandag)

Første bekymringsmelding fra AMK per epost kl 01.42. Det fremkommet at natt til søndag og søndag kveld klarte ikke VVHF å opprettholde vanlig beredskapen på Rjukan og på Notodden innenfor kravene til flåtestyring pga lang utrykningsvei.

Ifølge stasjonsleder Espen Østvedt Skjellaug (ES) ved Tinn Ambulanse tok det opptil 2 timer å få ny beredskapsressurs inn til Tinn (Tinn var da uten ambulanse).

Ekstra ambulanse med ambulansearbeidere ble bemannet ca kl 16.00.

20.02.14 (torsdag)

Avsluttet bemanning av ekstra ambulanse kl 15.00 pga åpning av Tinnsjøvegen.

24.02.14 (mandag)

Nytt ras ca kl 00.30. Ambulansen (26-1) var på vei til Skien med en fødende. Den måtte snu pga ras og det ble fødsel på Rjukan sykehus.

E-post fra stasjonssjef Espen Skjellaug (ES) til avdelingssjef Snorre Birk Gundersen (SBG)i Vestre Viken HF kl 08.50 med spørsmål om hva som skal gjøres hvis veien forblir stengt. ES gjør oppmerksom på at Tinn kommune ikke har igangsatt ekstra beredskap og at det var behov for ekstra ambulanse ved forrige veistengning.

Svar i e-post fra SBG til ES kl 09.10: Det ønskes en dialog rundt kommunens legevakt, og imøteser et forslag fra Tinn på en type forsterket beredskap på legevakten. Videre i e-posten står det: «Per nå er det ambulansetjenesten som har tatt regninga for situasjonen, men vi ser at over såpass mange dager MÅ kommunen inn i bildet og ta sin del av ansvaret.»

E-post fra ES til SBG kl 09.22 hvor han ikke forstår hva som menes med å forsterke legevakta. Han presiserer at problemet oppstår når ordinær ambulanse må ut av kommunen og det tar minimum 2 timer for å få inn ekstra beredskapsressurs fra andre steder. Han spør om det menes å forsterke legevakta med flere leger med tanke på at de må rykke ut og vente på ambulanse i opptil 2 timer.

E-post fra SBG til ES kl 09.27 hvor SBG sier at han mente å forsterke legevakta med flere leger.

E-post fra Lise-Mette Lidland (LML) kl 09.31 til ES, seksjonsleder Wenche Kleven Nymoen (WKN) i Vestre Viken HF og SBG hvor Lidland lufter spørsmålet om ikke ekstra ambulanse må bemannes opp igjen.

E-post fra SBG til ES, WKN og LML: Ekstrabil opprettholdes inntil videre. Det poengteres at kommunen må forsterke legevakten sin i tillegg, og at VVHF ikke kan bære hele ansvaret for kommunens innbyggere fordi kommunen selv har ø- hjelpsplikt.

25.02.14 (tirsdag)

E-post fra ES til WKN kl 09.38 hvor han kommer med kommentarer til forslagene på beredskap:

1. Bemanne reservebil med brannmann og lege: «Dette seg jeg på som helt uaktuelt, og som et ikke lovlig tiltak, ref

«forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus».»

2. 24 timers bakvakt på Notodden: ES skriver: «Dette ser jeg heller ingen vits i da hovedproblemet her ligger i at det vil ta minimum 2 timer å få ny beredskapsressurs inn fra Notodden til Rjukan. Det er PÅ Rjukan beredskapen må være, og ikke over 2 timer unna. Er dette et økonomispørsmål, så får VVHF inngå en avtale med Tinn kommune på å dele lønnsutgifter.»

E-post fra ES til WKN kl 10.35 om at det er sørget for bemanning av ekstra bil ut døgnet og også neste dag. E-post fra SBG til rådmannen i Tinn kl 10.44:

«Til rådmannen i Tinn. Viser til telefonsamtale i dag vedrørende ovennevnte. Fra prehospitale tjenester er vi bekymret for det akuttmedisinske tilbudet i området. Vi valgte i forrige uke, fra tirsdag t.o.m. fredag å bemanne opp med en ekstra ambulanse. Ut fra siste døgns status på ras og videre rasfare ser vi at det vil bli nødvendig med å iverksette samme tiltak fra i dag. Utfordringen for prehospitale tjenester ligger i å mønstre tilstrekkelig mengde mannskap, mannskaps slitasje, samt risikoen for at begge ambulansene kan risikere å være ute av området. Dersom sistnevnte skulle skje, og vi erfarer da at det vil ta lang tid før neste ambulanse kan komme fra annen region, imøteser vi en form for lokal akuttmedisinsk beredskap fra kommunens side. Dette i form av at de lokale akuttmedisinske ressursene er forsterket med økt tilgang på legeressurser som er utstyrt, bekledd og i stand til å rykke ut til syke og skadede pasienter i tillegg til ambulanse, eller dersom det er samtidskonflikt, uten ambulanse, og i påvente av at eventuelt ambulanse skal komme frem. Etter avtale, ser vi frem til en tilbakemelding på et initiativ fra kommune på løsning i løpet av dagen.»

Ekstra ambulanse bemannes med ambulansepersonell kl 13.00.

Kommunen arrangerer møte kl 14.50 (mellom rådmann og kommuneoverlege) ang at VVHF ville ha høynet beredskap og initiativ fra kommunen. Kommuneoverlege Sjur Widme Ohren (SWO) oppfattet det slik at VVHF ville ha i gang en avtale lik den som forelå i 2009 om first responder ambulanse på brannstasjonen. Han var i kontakt med SBG per tlf om ettermiddagen og orienterte om hvordan den ordinære legevakten i Tinn fungerer samt begrensninger i å utvide ordningen.

26.02.14 (onsdag)

E-post fra hovedtillitsvalgt Dan Kristensen (DK) i Prehospital Klinikk, Vestre Viken HF til kst. klinikksjef Arne Aas Karlsen (AAK)i Vestre Viken og til SBK: Han har blitt informert av sine medlemmer om at det planlegges å endre bemanning på ekstra ambulanse på Rjukan fra i morgen tidlig. Om en lege og en brannmann skal danne et team, så synes DK at dette er noe spesielt og ikke i henhold til de tjenester som Vestre Viken leverer til daglig. Dette personellet vil ikke ha opplæring på bil, utstyr og prosedyrer og DK finner det da underlig at disse skal kjøre rundt i en ambulanse det står Vestre Viken på og fremstå som om de representerer de tjenester som foretaket leverer til daglig. Ifølge de meldinger som DK får fra sine medlemmer, har det vært et entydig behov for den ekstra bilen på Rjukan i de periodene hvor Tinnsjøvegen har vært stengt den siste tiden. Bemanning av ambulanse med lege og brannmann er etter DK sin mening ikke i henhold til forskriften som sier hvordan en ambulansebil skal være bemannet. DK har blitt fortalt at dette defineres som «force majeure» fra klinikken. Å definere dette som en force majeure pga stengt vei og anstrengt økonomi i klinikken antar han er noe tynt..

SBG sender e-post til rådmannen i Tinn kommune kl 16.30 etter at noen fra Vestre Viken HF har vært i dialog med brannsjefen:

«Vårt folk har vært i dialog med brannsjefen, og ekstrabil med bemanning fra brann iverksettes i morgen. Fint om du kan videreformidle følgende i linje til kommuneoverlege, og alt personell ved legevakten:

• Grunnet ras og rasfare er Tinnsjøveien stengt.
• Dette medfører at en ambulanse er bemannet som firstresponder med brannpersonell. Disse har meget liten akuttmedisinsk erfaring, slik at disse benyttes der annen ambulanse ikke er umiddelbart tilgjengelig.
• Dersom annen ambulanse ikke er tilgjengelig må lege i vakt vurdere å rykke ut med firstresponderbil til hendelse for å ivareta liv og helse, frem til annen ambulanse kommer frem. Det kan ta opp til en time.
• Firstresponderambulansen er kun for bruk i kommunen som en ekstraordinær ressurs i en ekstraordinær beredskapssituasjon.
• All ambulansetransport vil måtte påregnes forsinket. Dette gjelder spesielt pasienter ut av kommunen og over til sykehus. Vær derfor i perioden med stengt vei, særskilt oppmerksom på at man ikke kan forvente raske overføringer, og at pasienter må vente før transporter foretas.
• Påregne også at AMK ber om en medisinsk vurdering på om pasienten kan vente med transport til påfølgende dag, dersom dette kan være aktuelt/nødvendig ut fra ambulanseberedskap og andre oppdrag.
• Nærmestetilgjengelige ambulanser i kommende periode er i Vinje. AMK Vestre Viken varsler da AMK Tønsberg for rekvirering. Responstiden på disse ambulansene er ca 60 minutter.»

27.02.14 (torsdag)

Rådmannen i Tinn bekrefter overfor SBG kl 06.31 at ordningen er i orden fra kommunens side så lenge Tinnsjøvegen er stengt. Ambulansen kjøres til brannstasjonen kl 08.00 og bemannes med brannkonstabler (som blir vist hvordan båra og strømsystemet fungerer). Lege skulle være med ut hvis nødvendig. Ambulansearbeiderne som var på vakt på bilen ble dimittert.

Ifølge stasjonsleder Espen Skjellaug (ES) i Tinn ambulanse: Han fikk beskjed fra Wenche Kleven Nymoen (WKN) at VVHF hadde erklært Force Majeure og at de kunne bryte forskriften. «Brannvesenet måtte kunne ta pasienten inn i bilen hvis det var lenge å vente på ny ambulanse. Var pasienten dårlig så var det også bedre at brannvesenet kjørte pasienten til sykehus enn å vente på ordinær ambulanse som kunne være langt unna». Brannvesenet sa til ES at de hadde fått instruks om å «legge pasienten på båre og kjøre til sykehuset» hvis de ble kalt ut.

28.02.14

Brannsjef Ken Espen Drager (KED) oppramser innkallingsrutiner i en e-post til WKN kl 15.05 og spør i punkt 7 om de skal kjøre pasienten kun til lokalt sykehus eller til legevakt.

I svaret fra WKN til KED kl 15.20 kommenterer hun ikke noe om at denne firstresponder-bilen ikke skal kjøre pasienten noen steder.

KED spør WKN i e-post kl 17.30 om oppdragstype og avviksrutiner siden han må lage rutinebeskrivelse. Får beskjed fra WKN om at hun kommer tilbake til saken.

28.02.14

Brannsjef Ken Espen Drager etterspør i en e-post om brannvesenet i Tinn skal få opplæring i forbindelse med de ekstra oppgavene de nå skal ivareta. Han gjentar dette senere, i e-post datert 3. mars.

02.03.14 (søndag)

Legevakt kalles ut til Gaustablikk skisenter til et barn som hadde skadet seg kl 11.45, bruddskade. Barnet måtte vente på ambulanse, som kom kl 13.45 siden ambulansen var på annet oppdrag.

03.03.14 (mandag)

AMK Buskerud kaller ut brannvesenet med firstresponder-ambulansen på hasteoppdrag (gul), lårhalsbrudd i hjemmet. De drar ut ca kl 15.30. Lege ble varslet men ble ikke med ut. Pasienten fraktes til sykehus. Rjukan ambulanse (26-1) var i Skien. Tokke ambulanse var i beredskap i Tinn, men ble ikke brukt. Det er uvisst hvor lenge Tokke ambulanse var i Rjukan, var muligens sendt hjem for tidlig. Notodden ambulanse var i Tinn austbygd, på vei til Rjukan sykehus med pasient, var ca 30 minutter unna (og ble likevel ikke rekvirert av AMK til lårhalsbruddet).

04.03.04 (tirsdag)

Tillitsvalgt Anita Hagen (AH) skriver i epost til Fylkesmannen at denne ekstra ambulansen skal ha hatt flere oppdrag hvert døgn, noe som viser at det var behov for en ekstra ambulanse mens veien var stengt.

06.03.14 (torsdag)

Brannsjefen i Tinn sender ut pressemelding, etter at brannvesenet har blitt kritisert i media for å ha tatt på seg en oppgave de ikke er utrustet eller bemannet for.

07.03.14 (fredag)

Fredag formiddag er fylkeslege Steinar Aase i telefonisk kontakt med ass. rådmann i Tinn, og med flere personer i Vestre Viken HF ( WKN, EØS, AH) og informerer om at Fylkesmannen kommer på tilsynsbesøk i Tinn tirsdag 11. mars.

Fylkeslegen ringer klinikksjef Arne Aas Karlsen i Vestre Viken flere ganger uten å få svar, og sender e-post til AAK kl 12 39 for å be om opplysninger. Kl. 15 08 sender fylkeslegen e-post til adm. direktør i Vestre Viken HF, klinikksjef Karlsen (AAK), dessuten brannsjefen og rådmannen i Tinn, og informerer om tilsynsbesøk tirsdag 11. mars. Sammen med e-posten oversendte fylkeslegen program for tilsynsbesøket.

ES sier at WKN gir beskjed om å bemanne opp ekstra-ambulanse med ambulansearbeidere kl 14.25. Ambulansen hentes hos brannvesenet kl 16.00 og bemannes med to ambulansearbeidere i hjemmevakt og med responstid 60 minutter.

Stasjonsleder ES får beskjed om at 60 min tilkallingstid skal gjenspeile den tiden Notodden ambulanse ville brukt til Rjukan ved beredskapsforflytting.

08.03.14 (lørdag)

Bilen bemannes med ambulansearbeidere i tilstedevakt kl 08.00.

Det opplyses om at dette skjer fordi ambulansen i Vinje ikke lenger har høynet beredskap.

10.03.14 (mandag)

Tinnsjøveien åpnes og ekstra ambulanse tas ut av drift.

11.3.14 (tirsdag)

Tilsynsteam fra Fylkesmannen i Telemark gjennomfører tilsynsbesøk i Tinn.

Øvrige opplysninger/funn under og etter tilsynsbesøket:

• Rådmann Rune Lødøen i Tinn sa under tilsynsbesøket at selv om han den 27. februar inngikk muntlig avtale med Vestre Viken HF om økt beredskapsinnsats fra kommunens side, var det hele tiden hans oppfatning at det var Vestre Viken HF som hadde det faglige ansvaret for ambulansetjenesten.
• Hovedtillitsvalgt Dan Kristensen i Vestre Viken HF opplyste under tilsynsbesøket at ekstra ambulansemannskap i Vestre Viken var tilgjengelig i den aktuelle perioden, og at det ikke ville ha vært noe problem å få ambulansemannskap til å stille opp og ta vakter på en ekstra ambulanse i Tinn mens Tinnsjøveien var stengt på grunn av ras. Både i Kongsberg, Notodden, Vegli og Rødberg var det tilgjengelig autorisert ambulansepersonell som kunne ha trådt inn. Det pleier ikke å være vanskelig å få slikt mannskap til å ta ekstravakter når forholdene gjør dette nødvendig.
• Stasjonsleder Espen Østvedt Skjellaug opplyste under tilsynet at den ekstra ambulansen i Tinn var mye i bruk i den tiden da den var bemannet med ambulansepersonell. Mens det var stasjonert ambulanse på brannstasjonen, bemannet med brannpersonale, var denne i relativt lite bruk fordi ambulansesentralene i denne perioden prøvde å finne andre løsninger (dette medførte lengre responstider for bilene).
• Fung. klinikkdirektør Arne Aas Karlsen og spesialrådgiver Martin F. Olsen fra Vestre Viken forklarte under tilsynsbesøket om det samarbeidet som ble etablert med ambulansene i Vinje og Tokke i den tiden da ekstra-ambulanse i Tinn var bemannet med brannfolk. Etter avtale med Prehospital klinikk ved helseforetakene i Telemark og Vestfold, ble ambulansebiler fra Vinje og Tokke trukket mer over mot Rjukan i den aktuelle perioden.
• Fung. klinikkdirektør Karlsen og spesialrådgiver Olsen fra Vestre Viken forklarte at Vestre Viken sin intensjon i rasperioden var å sørge for en forsvarlig og god ambulansedekning for befolkningen i Tinn, og de mener at dette ble oppnådd gjennom samarbeidet med kommuneledelsen og brannvesenet i Tinn, med legevakta og kommuneoverlegen, og med Preshospital klinikk ved sykehusene i Telemark og Vestfold.
• I brev til Fylkesmannen i Telemark fra Vestre Viken HF datert 24. mars 2014 v/ kst. klinikkdirektør Arne Aas Karlsen, oversendt som vedlegg til e-post datert samme dato, påpekes det at Vestre Viken HF ikke er kjent med at ekstra-ambulansen på brannstasjonen ble brukt til pasienttransport mer enn én gang. Det framholdes videre at slik transport ikke var meningen, og at den var i strid med helseforetakets intensjon bak etableringen av ordningen. Brevet anfører også at Vestre Viken trodde at intensjonen hadde blitt forstått av de andre impliserte parter. Dette kan tyde på at her har forekommet en kommunikasjonsfeil.

7) Fylkesmannens vurdering av juridiske og helsefaglige forhold ved tilsynet:

Lovgrunnlaget for å vurdere lovligheten rundt «first responder»-ambulansen på Rjukan finnes i spesialisthelsetjenestelovens krav til forsvarlighet i § 2-2. Videre angir «Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus» rammer for hva som kreves av akuttmedisinske helsetjenester utenfor sykehus.

Det generelle kravet til forsvarlighet er som kjent et juridisk og helsefaglig minstekrav til standarden på helsetjenestene som ytes her i landet. Denne grensen ligger noe under det som regnes som vanlig god faglig standard. Forskriften er mer konsis og stiller spesifikke krav til bemanning av ambulanser og til samarbeidet i den akuttmedisinske kjeden.

I denne saken er det åpenbart at «first responder»-bilen har utført en ambulanse-oppgave. En pasient med brukket lårhals ble av denne bilen, bemannet med brannmannskap, kjørt til Rjukan sykehus. Det er helt klart at slike ambulanseoppgaver i henhold til forskriftens § 17 skal utføres av to helsepersonell, hvorav minst et av disse må ha autorisasjon eller linsens som ambulansearbeider. I det tilfellet konstateres det et helt klart brudd på gjeldende forskrift, og hendelsen må regnes som et avvik.

Når det gjelder selve stasjoneringen på Rjukan brannstasjon av en uniformert ambulanse som var bemannet av brannmannskaper og betegnet som en «first responder», så er vurderingen av forskriftsmessighet og forsvarlighet mer komplisert. I forhold til intensjonen fra Vestre Viken HF skulle ikke denne bilen dekke noe behov for «primær diagnostikk og stabilisering og eventuell behandling av akutte skader og sykdomstilstander», og heller ikke «bringe syke/skadde pasienter til adekvat behandlingsnivå i helse- og omsorgstjenesten når pasienten har behov for overvåkning og/eller behandling.» Slik forskriftens § 15 definerer ambulansetjenesten faller «first responder»-bilen etter VVHF sine intensjoner utenfor forskriftens virkeområde. Dersom bilen faller utenfor forskriftens virkeområde, kan ikke § 17 i forskriften gjelde direkte på dette forholdet.

I e-postutvekslingen mellom helseforetaket og kommunen er det imidlertid mer uklart hva slags rolle Vestre Viken HF tiltenker bilen. Snorre Birk Gundersen (26.02.14 og 27.02.14) bruker begrepet «en ambulanse er bemannet som first responder» og han skriver at den «benyttes der annen ambulanse ikke er umiddelbar tilgjengelig», videre at «first responder-ambulansen er en ekstraordinær ressurs…».

Vestre Viken sine folk omtaler gang på gang den angivelige «first responder»-bilen som en ambulanse. Fylkesmannen kan ikke forstå dette annerledes enn at bilen faktisk var en ambulanse som faktisk ble tenkt benyttet når autorisert ambulanse ikke var tilgjengelig. Brannsjef Ken Espen Drager oppramser innkallingsrutiner 28.02.14, og spør i punkt 7 (i e-post til seksjonsleder Wenche Kleven Nymoen) om de skal kjøre pasienten kun til lokalt sykehus eller legevakt. I svaret fra Wenche Kleven Nymoen kommenterer hun ikke noe om at denne first responder-bilen ikke skal kjøre pasienten noen steder, og man får helt klart inntrykk av at bilen faktisk kan kjøre pasienten dersom annen ambulanse ikke er tilgjengelig. Helseforetaket har her kommunisert en annen intensjon overfor kommunen enn de gjorde ovenfor Fylkesmannen ved tilsynsbesøket.

Uavhengig av dette kreves det i forskriftens § 4 at helseforetakene og kommunene skal sikre en rasjonell og koordinert innsats i alle leddene i den akuttmedisinske kjeden. For at dette skal kunne skje, må kommunikasjonen mellom helseforetaket og kommunen være tydelig, gjensidig og utvetydig.

Under intervjuene som ble utført 11.03.14 var det tydelig og gjennomgående at kommunikasjonen mellom kommunen og helseforetaket rundt den akuttmedisinske beredskapen i Tinn ikke var tilstrekkelig tydelig. Det er svært lite som er skriftlig nedtegnet, og det har vært flere misforståelser mellom partene. Det ser også ut til at det har vært uklart både for kommunen, brannvesenet, og ambulansestasjonen i Rjukan hva som var formålet med å utstyre brannfolkene med en «first responder»-bil. Vestre Viken HF må etter Fylkesmannens mening ta hovedansvaret for at kommunikasjonen var mangelfull. Helseforetaket, med sine store ressurser, er en nokså dominerende aktør i samspillet med en kommune som Tinn. Utvekslingen av e-poster mellom helseforetaket og kommunen, se s. 6 foran, tilkjennegir at helseforetaket har lagt et betydelig press på kommunen og uttrykt en klar forventning om at kommunen skulle stille opp. Dette framgår bl.a. av e-posten fra avdelingssjef Snorre Birk Gundersen til rådmannen i Tinn den 25. februar, der Gundersen skrev at Vestre Viken «imøteser» en økt innsats fra kommunens side. Presset overfor kommunen framgår enda tydeligere av e-post mellom Snorre Birk Gundersen og stasjonssjef Espen Østvedt Skjellaug dagen før, altså 24. februar. Gundersen skriver der at Vestre Viken

«imøteser et forslag fra Tinn på en type forsterket beredskap på legevakten. Per nå er det ambulansetjenesten som har tatt regninga for situasjonen, men vi ser at over såpass mange dager MÅ kommunen inn i bildet og ta sin del av ansvaret.»

Det kom frem under samtaler med Vestre Viken HF sine representanter at hensynet bak å stille ekstra- ambulansen til disposisjon var at det ville gi brannfolkene en mulighet til å ta pasienter inn i en varm bil mens de ventet på en ordinær ambulanse eller annet helsepersonell. Dette synes ikke å ha vært tydelig kommunisert til kommunen eller til ambulansestasjonen i Rjukan. Dette er åpenbart svært uheldig. Denne uklare kommunikasjonen antas også å ha bidratt til at pasienten med lårhalsbrudd forskriftsstridig ble kjørt til sykehuset.

Videre er det åpenbart at det å anvende en ordinært uniformert ambulansebil til «first responder»- oppgaver kan være svært uheldig. Publikum og pasienten kan bli ledet til å tro at brannmannskapet er helsefagsarbeidere. Dette kan skape forvirring og gi en falsk trygghet. Selv om brannfolkene har grunnleggende førstehjelpskompetanse og disponerer en hjertestarter, er de ikke å regne som helsepersonell. De mangler den nødvendige kompetansen til å vurdere en pasient, og til å formidle de rette observasjonene til helsepersonell på AMK. First responder-tjenesten er ikke ment å være en erstatning for forsvarlig ambulansedekning. Det er likevel på sin plass å gi betydelig anerkjennelse til brannsjefen i Tinn og til hans medarbeidere, som i en presset situasjon stilte opp og ville gjøre sitt beste for befolkningen. Brannsjefen etterspurte også opplæring til sine mannskaper, for at de skulle kunne utføre den ekstra oppgaven på en god måte.

Vestre Viken HF har etter egne uttalelser sørget for at de hele tiden har hatt en tilnærmet lik responstid som ved normalsituasjon i Rjukan. Dette er gjort ved at de i en periode hadde en forskriftsmessig bemannet ekstra-ambulanse i Rjukan, eller at det har vært oppbemannet en bil ved ambulansestasjonen i Vinje som har hatt samme reserve-funksjon som Notodden-ambulansen har i en normalsituasjon. Det fremstår i den forbindelse ytterligere forvirrende at Vestre Viken HF har sett det nødvendig med en bedring av «first responder»-funksjonen i Rjukan.

Stasjoneringen av en «ambulanse» (uten bemanning som ambulanse) på Rjukan brannstasjon har helt klart medført forvirring rundt den akuttmedisinske beredskapen på Rjukan. Dette medførte også at forskriften ble brutt en gang. Videre er det klart at det er en reell risiko for misforståelser og falsk trygghet når «first responder»-bilen er en fullt uniformert ambulanse. Denne falske tryggheten kan i verste fall medføre situasjoner hvor pasienten blir skadelidende.

Selve bruken av en «first responder»-bil bemannet av annet enn godkjent helsepersonell er ikke i strid med forskriften. Det må imidlertid presiseres at det er meget uheldig når en ambulanse brukes som slik «first responder»-bil uten at bilens uniformering skjules eller endres. Videre er det i denne saken gjort på en slik måte at det har oppstått uklarhet rundt bruken av denne bilen – og dermed tvil om hvordan den akuttmedisinske kjeden har fungert i Rjukan de dagene bilen har vært stasjonert på brannstasjonen. Dette er et brudd på forskriftens § 4 fra Vestre Viken HF sin side. Kommunen plikter også å bidra til samhandlingen, men i denne saken synes det å være Vestre Viken HF, som har ansvaret for ambulansene og tok initiativ til plasseringen av ambulansen på brannstasjonen, som må bære hovedtyngden av ansvaret.

Under tilsynsbesøket ble representanter for Vestre Viken HF spurt om det foreligger skriftlige rutiner for samhandling med kommunen om akuttmedisinsk beredskap ved flom og andre naturkatastrofer, og om de beskrevne hendelsene i Tinn fra 15. februar til 10. mars representerer et brudd på evt slike skriftlige rutiner. Vestre Viken kunne imidlertid ikke framlegge slike skriftlige rutiner eller beredskapsplaner som omhandler situasjoner av denne type. Fylkesmannen har imidlertid etter tilsynsbesøket mottatt noe skriftlig materiale fra Vestre Viken HF, som bl.a. omfatter organisering i krisesituasjoner og dessuten «AMK Varsling av First Responder», se s. 12 i det etterfølgende.

For øvrig er det klart definert i «Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus» at det er helseforetakene, i dette tilfellet Vestre Viken HF, som har ansvaret for ambulansetjenesten.

Forskriften sier bl.a.:

Ǥ14. Oppgaver
De regionale helseforetakene skal sørge for at personer som oppholder seg innen helseregionen tilbys nødvendige ambulansetjenester.»

De regionale helseforetakene utøver denne oppgaven gjennom sine enkelte helseforetak, i dette tilfellet Vestre Viken HF. Kommunene er ikke tillagt ansvar for ambulansetjenesten, verken økonomisk eller faglig.

Med den situasjonen og tidvise forvirringen som har vært rundt den akuttmedisinske beredskapen i Rjukan, konstateres det brudd på forskriftens § 4 og et brudd på forskriftens § 17. Dette medfører også at Vestre Viken HF ikke har sikret seg at de har forsvarlige rutiner for samhandling med kommunen om akuttmedisinsk beredskap utenfor sykehus ved naturkatastrofer.

Det kan ikke konstateres at noen pasient har fått uforsvarlig behandling eller blitt direkte skadelidende på grunn av forhold som skyldtes ambulansetjenesten i Tinn mellom 15. februar og 10. mars 2014. Det kan heller ikke med sikkerhet konstateres at tilgjengeligheten av autorisert ambulanse har vært uforsvarlig i Tinn i denne perioden, siden ekstradekning er skaffet via ambulansetjenesten i Vinje og Tokke.

Det ser imidlertid ut til at Vestre Viken HF selv har følt seg noe usikker på om beredskapen var god nok i denne perioden, og at de blant annet derfor har stasjonert en ekstra «ambulanse» på brannstasjonen og lagt press på kommunen for å øke beredskapen. Etter Fylkesmannens oppfatning kunne det imidlertid ha oppstått uforsvarlige situasjoner, dels fordi kommunikasjonen mellom helseforetaket og kommunen ikke var så tydelig som den burde være og dels fordi en «ambulanse» bemannet med brannpersonell i seg selv er en usikkerhetsfaktor. Brannpersonell er ikke trenet til å observere pasienter, vurdere helsefaglige forhold og avgjøre om det er forsvarlig at de flytter en pasient eller om pasienten bør holdes i ro inntil autorisert personell kommer til stedet med nødvendig utstyr og kompetanse. Slik sett kunne situasjonen i Tinn ha fått mer uheldige konsekvenser enn det som faktisk var tilfellet.

8) Lover og forskrifter som er relevante for denne revisjonen:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten.
• Lov om spesialisthelsetjenesten m.m.
• Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus.
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester.

9) Dokumentunderlag:

Dette tilsynet er basert på intervjuer og dessuten på vurdering av et stort antall e-poster mellom de ulike aktørene i saken, e-poster som det er referert til i det foranstående, se spesielt s. 5-8.

Fra Tinn kommunes side ble det dessuten under tilsynet lagt fram «Høringsuttalelse fra Tinn Kommune til Utviklingsplan 2014-2016 for Sykehuset Telemark HF», vedtatt av Tinn kommunestyre den 27. februar 2014. I denne uttalelsen omhandles beredskapsmessige forhold på s. 33-40, og ekstremvær med flom og ras omtales på s. 37.

Fylkesmannens i Telemark sitt engasjement i denne saken startet over en uke før det ble bestemt å gjennomføre et  tilsynsbesøk på kort varsel. Ut fra bekymringsmeldinger startet Fylkesmannen en tilsynssak allerede den 27. februar 2014, og tilskrev på samme dato Vestre Viken HF med anmodning om informasjon.

Som svar på dette mottok Fylkesmannen den 14. mars 2014 e-post fra Vestre Viken HF v/ fagdirektør Halfdan Aas og fung. klinikksjef Arne Aas Karlsen, der det var vedlagt en skriftlig redegjørelse for perioden i Tinn mens Tinnsjøveien var stengt av ras i februar – mars 2014. I brevet var det også en redegjørelse for «Organisering i krisesituasjoner». Med nevnte e-post var det også vedlagt en prosedyre for «AMK Varsling av First Responder».

Tinn kommune la imidlertid under tilsynsbesøket fram brev fra Vestre Viken HF til kommunen datert 15. februar 2010, om «Oppsigelse av avtale om førsterespondent i Rjukan», med diverse vedlegg. Det forelå altså ikke noen gjeldende avtale om slikt for den perioden som omfattes av dette tilsynet.

10) Deltagere ved tilsynet:

I tabellen som følger er det gitt en oversikt over deltagerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet:

Deltakere ved tilsynet

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Arne Aas Karlsen	Kst. klinikkdirektør, Klinikk Prehospitale Tjenester, Vestre Viken HF	X	X	X
Martin F. Olsen	Spesialrådgiver, administrasjonen i Vestre Viken HF	X	X	X
Snorre Birk Gundersen	Avdelingssjef, ambulanseavd., Vestre Viken HF	X	X	X
Espen Østvedt Skjellaug	Stasjonsleder i Tinn ambulanse, ansatt i Vestre Viken HF.		X	X
Dan Kristensen	Hovedtillitsvalgt (Delta), Klinikk Prehospitale Tjenester, Vestre Viken HF.	X	X	X
Bjørge Lie	Brannbetjent i Tinn (intervjuet på brannstasjonen, før åpningsmøtet)		X
Ken Espen Drager	Brannsjef, Tinn kommune		X	X
Rune Bottolf Lødøen	Rådmann, Tinn kommune	X	X	X
Jan Skov Våer	Kommunalsjef for levekår, Tinn	X	X	X
Merethe Skui	Enhetsleder for helse, Tinn	X	X	X
Sjur Widme Ohren	Kommuneoverlege, Tinn		X	X

Fra tilsynsmyndigheten deltok:

o  Steinar Aase, fylkeslege i Telemark (revisjonsleder) o     May Trude Johnsen, ass. fylkeslege Ph.D. (revisor) o   Knut-Eldar Eitran, rådgiver (jurist)

11) Kommentarer mottatt til den foreløpige tilsynsrapporten, tatt hensyn til under utarbeidelse av endelig rapport:

Etter tilsynsbesøket i Tinn den 11. mars 2014 ble det utarbeidet en foreløpig rapport, som ble datert den 10. mars 2014 og sendt ut som både papirbrev og e-post til Vestre Viken HF og Tinn kommune samme dato. De som ble intervjuet under tilsynsbesøket den 11. mars, fikk en tidsfrist til å uttale seg etter at den foreløpige rapporten ble sendt ut. Fristen var satt til den 24. mars, og det ble gitt adgang til å korrigere eventuelle faktafeil og misforståelser i den foreløpige rapporten, og i noen grad også til å kommentere tilsynsmyndighetens konklusjoner.

Det kom inn kommentarer fra brannsjef Ken Drager i e-post datert den 20. mars, og redegjørelser datert 14. mars og 24. mars 2014 fra Vestre Viken HF.

Kommentarene fra brannsjefen omhandlet hans stillingsbenevnelse, dessuten supplerende opplysninger om hvilken kontakt han hadde hatt med Vestre Viken HF om bruken av ambulansebil, og dessuten presisering av at han i e-poster datert 28. februar og 3. mars hadde etterspurt opplæring til sine mannskaper i forbindelse med den ekstra innsatsen som ble forventet av dem. Disse supplerende opplysningene er tatt med i denne endelige tilsynsrapporten.

Kommentarer fra Vestre Viken HF kom i brev datert den 14. mars 2014, og i e-post datert den 24. mars. Kommentarene i brev datert 14. mars omfattet en presisering av hvilke intensjoner som Vestre Viken HF hadde med ambulanse som ble stasjonert på brannstasjonen, dessuten en vurdering av den totale akuttberedskapen som tilsynet gjaldt. Vestre Viken HF oppfattet denne beredskapen som forsvarlig. E-posten fra Vestre Viken HF datert 24. mars var fra kst. klinikkdirektør Arne Aas Karlsen, og inneholdt presiseringer av hva som fra Vestre Viken HF sin side var intensjonene med bruk av ambulanse som «first responder»-bil. Disse kommentarene er tatt med i denne endelige tilsynsrapporten.

12) Fylkesmannens oppsummering, og kommentarer til gjennomføringen av tilsynet:

Fylkesmannen i Telemark ønsker å takke alle deltagere i tilsynet for grundige og samvittighetsfulle redegjørelser, og for god hjelp til å klargjøre de faktiske forhold.

Akutte hendelser som ras og andre naturkatastrofer kan innebære en betydelig ekstra påkjenning for både kommuner, helseforetak og andre for å få tjenestetilbud til å fungere forsvarlig. Det er imidlertid viktig at alle forbereder seg på forhånd for slike situasjoner. Ekstremvær med ras og flom forekommer stadig oftere, og det er viktig at både kommuner, helseforetak og andre gjennomarbeider sine rutiner for å kunne møte ekstraordinære hendelser med adekvate tiltak. Krav i lov og forskrift gjelder dessuten til enhver tid, også under naturkatastrofer og andre former for uventede hendelser.

I dette tilfellet konstaterer Fylkesmannen i Telemark at det synes å ha vært en betydelig utfordring for de berørte partene å sørge for en forsvarlig akuttmedisinsk beredskap og ambulansetjeneste mens Tinnsjøveien var stengt av ras. Tinn kommune, ikke minst brannvesenet, påtok seg ekstra oppgaver og prøvde å utføre dem på beste måte i en vanskelig situasjon. Legevakten ble også varslet om mulige ekstra utfordringer, og kommuneoverlegen gjorde nødvendig beredskapsmessig planlegging.

Vestre Viken HF ser av meldinger på e-post ut til å ha hatt betydelige utfordringer med å ivareta sine deler av forpliktelsene. Av meldinger på e-post (se bl.a. s. 6 og s. 10) framgår det at økonomiske betraktninger var sentrale i helseforetakets overveielser. Selv om det er helseforetakene som har ansvaret for ambulansetjenesten, la Vestre Viken HF et betydelig press på Tinn kommune for å kompensere for helseforetakets egne ressursproblemer. Dette viste at ansvarsforhold, prosedyrer og rutiner ikke er tilstrekkelig klarlagt for å møte situasjoner som denne.

I skriftlig redegjørelse fra Vestre Viken HF til Fylkesmannen i Telemark datert 14. mars 2014 (se også s. 12) finnes blant annet en redegjørelse for organisering i krisesituasjoner. Denne lyder slik:

«Organisering i krisesituasjoner

Ut i fra ansvars-, likhet og nærhetsprinsippet benytter helseforetaket sine ordinære ambulanseressurser i en krisesituasjon og flåtestyrer ressurser fra nærliggende områder – Notodden, Veggli, Kongsberg til berørte områder etter behov. Ytterlig styrking av ambulanseressurser skjer samarbeid mellom helseforetakene i Helse Sør Øst, slik at en bistår hverandre med ambulanseressurser i krisesituasjoner.

Luftambulansetjenesten med sine baser på Ål, Lørenskog og Arendal er også ressurser som bistår ved behov i området. Dersom det skulle være behov ut over dette, vil det løpende bli vurdert å bemanne reserveambulanser i området.»

Fylkesmannen konstaterer imidlertid at den nevnte redegjørelsen ikke sier noe om hvordan samarbeidet med kommunen skal foregå i en krisesituasjon. Sammen men nevnte redegjørelse fra Vestre Viken HF fulgte også en prosedyre for varsling av «first responder». Av det foranstående (se også s.12) framgår det imidlertid at avtalen mellom Vestre Viken HF og Tinn kommune om slik «first responder» ble sagt opp fra helseforetakets side i 2010.

13) Om korrigering / lukking av avvik påvist ved tilsynet:

Hensikten med revisjoner og tilsynsbesøk av denne typen er å identifisere utfordringer og problemer, i den hensikt at helsepersonell og virksomheter skal bli i stand til å lære og til å forbedre kvaliteten på sine tjenester. Alt personell som var til stede under tilsynsbesøket, viste forståelse for dette og vilje til å lære av feil.

Som nevnt på s. 12 påbegynte Fylkesmannen en skriftlig tilsynssak med Vestre Viken HF allerede den 27. februar 2014, altså over en uke før det ble besluttet å utføre et tilsynsbesøk. Fylkesmannen har slått sammen tilsynssaken som ble startet 27. februar med tilsynet som ble utført i forbindelse med besøket i Rjukan den 11. mars 2014. Fra og med den foreløpige tilsynsrapporten som ble sendt ut den 14. mars 2014, er disse tilsynssakene slått sammen til én.

Brudd på lov og forskrift som blir påvist ved revisjonsbesøk, skal korrigeres (avvik skal lukkes) før tilsynet kan anses som avsluttet.

I dette tilfellet var det ene avviket (avvik 2) delvis lukket allerede ved tilsynsbesøket, siden Vestre Viken HF da hadde trukket tilbake den ambulanse-bilen som var plassert på brannstasjonen. Dessuten inneholdt brev fra Vestre Viken HF v/ kst. klinikkdirektør Arne Aas Karlsen datert 24. mars 2014 informasjon om hvordan helseforetaket ser seg i stand til å lukke begge avvikene «med klare grep».

Basert på dette ser Fylkesmannen i Telemark at avvikene snarlig kan lukkes og tilsynet derved avsluttes. Beskjed om dette vil bli gitt i separat brev med det aller første.

Som foran nevnt, skal ansvaret for ambulansetjenestene til Tinn, Notodden og Hjartdal overtas av helseforetakene i Telemark og Vestfold den 1. april 2014. Kopi av denne tilsynsrapporten blir derfor oversendt til Sykehuset Telemark HF, og Fylkesmannen vil i framtidig tilsynsvirksomhet følge med på hvordan de omtalte forholdene blir ivaretatt også etter at nytt helseforetak har overtatt ansvaret.

Dette tilsynet er holdt i forståelse med Fylkesmannen i Buskerud, som har det meste av tilsynsansvaret med Vestre Viken HF (hovedkontor i Drammen). Kopi av tilsynsrapporten går derfor også til Fylkesmannen i Buskerud.

Fylkesmannen takker på ny alle de involverte for saklige og gode bidrag til tilsynet, og for at avvik snarlig kan lukkes.

Med hilsen

Steinar Aase Fylkeslege, revisjonsleder

May Trude Johnsen Ass. fylkeslege, revisor

Knut-Eldar Eitran Rådgiver, jurist

Kopi til:

Hovedtillitsvalgt Dan Kristensen, Prehospital klinikk, 3004 DRAMMEN

Vestre Viken HF,

Tinn kommune v/ rådmannen, Postboks 14, 3661 RJUKAN

Fylkesmannen i Buskerud, v/ fylkeslege Ketil Kongelstad, Postboks 1604, 3007 DRAMMEN

Sykehuset Telemark HF v/ adm. direktør, Ulefossveien 55, 3710 SKIEN