Rapport frå tilsynet med kommunen sitt arbeid med å halde jamleg oversikt over helsetilstanden og påverknadsfaktorar etter lov om folkehelsearbeid i Kviteseid kommune

Samandrag

Fylkesmannen i Telemark gjennomførte 18.02. 2015 tilsyn med Kviteseid kommune.

Tilsynet var ein oppfølgjing av det første landsomfattande tilsynet med folkehelsearbeidet i kommunane som fylkesmennene gjorde hausten 2014 etter oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med å halde jamleg1 oversikt over helsetilstanden til innbyggjarane og dei positive og negative faktorane som kan virke inn på denne.

Målsetjinga for tilsynet var å sjå etter at kommunar som ikkje hadde sett i gang systematisk, jamleg oversiktsarbeid, kjem i gang med dette.

Fylkesmennene fekk i tillegg i oppdrag å kartleggje det jamlege oversiktsarbeidet i kommunar der arbeidet var kome i gang, og ut frå denne kartleggjinga gje kommunen ei rettleiande vurdering av status for arbeidet.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Kviteseid kommune har ikkje kome i gang med å halde jamleg oversikt over innbyggjarane si helsetilstand og dei positive og negative faktorane som kan påverke denne.

Dato: 22.04.15

May Trude Johnsen
revisjonsleiar

Roger Jensen
revisor

 

Kristin Bjerkeseth Vindvad
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn 18.02.2015 med Kviteseid kommune.

Tilsynet var ein oppfølgjing av det landsomfattande tilsynet med kommunane sitt folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomførte hausten 2014 etter oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunen sitt arbeid med å halde jamleg oversikt over helsetilstanden til innbyggjarane og dei positive og negative faktorane som kan virke inn på denne.

Fylkesmannen har fått myndigheit til å føre tilsyn med korleis kommunen oppfyller plikter pålagt i eller i medhald av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven). Fylkesmannen sitt tilsynsansvar og myndigheit følgjer av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette tilsynet med kommunane sitt folkehelsearbeid har følgjande innretning:

1. Lovlegkontroll
   Fylkesmannen undersøkjer om kommunen har kome i gang med eit jamleg oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, vert kommunen følgd opp til tilhøva er retta.
2. Rettleiande vurdering av kommunen sitt jamlege oversiktsarbeid:
   I kommunar der fylkesmannen konkluderer med at eit jamleg oversiktsarbeid har kome i gang, skal dette arbeidet kartleggjast. Fylkesmannen gjev kommunen ei tilbakemelding i form av ei rettleiande vurdering av status. Kommunane står fritt i høve til om, og i kva grad, dei følgjer opp denne vurderinga.

2. Skildring av kommunen

Kviteseid kommune ligg sentralt i Vest-Telemark og hadde 2468 innbyggjarar pr 1.1.2014. Kommunen er organisert med tre nivå; rådmann, tre kommunalsjefar og dei ulike verksemdene.

Når det gjeld folkehelsearbeidet var det fyrst i 2014 at kommunen oppnemnde ein folkehelsekoordinator. Kommunen har ikkje definert storleiken på stillinga, som gjerast av kommunalsjefen for skule og barnehage. Kommunen si leiargruppe er referansegruppe for folkehelsearbeidet.

Kviteseid kommune har ikkje eigen plan for folkehelsearbeidet, men kan vise til stor aktivitet ikkje minst i friviljuge lag og foreiningar når det gjeld helsefremjande arbeid. Av kommunale planar kan kommunen vise til ein ny kommunedelplan for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv 2014-18, samt utviklingsprosjektet «Kviteseid i framtida». Begge desse planane viser eit tydeleg folkehelseperspektiv.

3. Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsyn vart sendt ut 16.12.2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon før tilsynsbesøket: Sjå kapitel 8 om dokumentunderlag

Opningsmøte vart halde 18.02.2015.

Intervju. Fire personar som vart intervjua i gruppesamtale.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Sjå oversikt i kapitel 8.

Sluttmøte vart halde 18.02.2015.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta kommunen sitt arbeid med å halde jamleg oversikt over helsetilstanden til innbyggjarane og dei positive og negative faktorane som kan virke inn på denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valet av jamleg oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstanden og påverknadsfaktorar er ein naudsynt føresetnad for at kommunane skal ha eit kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor eit naturleg temaval for det første landsomfattande tilsynet med kommunane sitt folkehelsearbeid i 2014.

Kommunane skal både ha jamleg oversikt, og kvart fjerde år (neste gang innan hausten 2016) ha utarbeidd eit samla oversiktsdokument som del av grunnlaget for planstrategien sin. Tilsyn med folkehelsearbeidet i kommunen skal vere tilpassa den fireårige plansyklusen i kommunen.

Lovlegkontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetjing å sjå til at kommunar som ikkje hadde sett i gang systematisk, jamleg oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kome i gang inneber at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det jamlege oversiktsarbeidet kan gjennomførast slik folkehelselova og forskrift om oversikt over folkehelsa legg opp til, og at det er aktivitet på området.

Det vart undersøkt

• om arbeidet hadde ei tilstrekkeleg forankring i kommuneleiinga
• om det var avklart kva tilhøve det jamleg ville vere naudsynt å innhente oppdaterte opplysningar om
• om det var lagt til rette for å kunne nytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskjelder
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningane hadde ei tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordelinga var avklart og gjort kjent for involverte einingar/sektorar
• om det var sørgt for at medarbeidarane hadde tilstrekkelege kunnskapar og dugleik til å utføre oppgåvene sine, og om kommunen hadde sørgt for å ha naudsynt samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommuneleiinga følgde med på at det jamlege oversiktsarbeidet var kome i gang og at det skjedde aktivitetar på området

Kartleggjing og rettleiande vurdering av det jamlege oversiktsarbeidet

I tillegg til sjølve lovlegkontrollen, hadde tilsynet som målsetjing å bidra til at kommunar som allereie hadde starta opp eit jamleg oversiktsarbeid, vidareutvikla dette. Med utgangspunkt i dei aktuelle lovkrava gjennomførte fylkesmannen i desse kommunane hausten 2014 ei

kartleggjing av kommunen sitt jamlege oversiktsarbeid. Kartleggjinga danna grunnlaget for ei tilbakemelding til kommunen i form av ei rettleiande vurdering av status for kommunen sitt jamlege oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsa overlet i stor utstrekning til kommunen sjølv å vurdere, ut frå lokale tilhøve og prioriteringar, kva som er naudsynt innhald og omfang av opplysningar og vurderingar i kommunen sin jamlege oversikt.

Aktuelle tema som var ein del av fylkesmannen si kartleggjing og vurdering (ikkje uttømmande):

• kommunen si tilretteleggjing/styring
• kva kommunen hadde avgjort å følgje med på sett opp mot dei folkehelseutfordringane kommunen hadde identifisert
• om kommunen hadde teke stilling til kva for opplysningar som skulle hentast inn frå kva kjelder og i kva utstrekning opplysningane vart henta inn
• i kva omfang det vart gjort faglege vurderingar av dei innhenta opplysningane
• i kva omfang det fanst skriftleg dokumentasjon av opplysningar og vurderingar

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlegkontrollen

Ved tilsynet vart det påvist følgjande avvik:

Kviteseid kommune har ikkje kome i gang med å halde jamleg oversikt over innbyggjarane sin helsetilstand og dei positive og negative faktorane som kan påverke denne.

Faktagrunnlaget for dette er:

• Folkehelsearbeid er ikkje innarbeida i styringsdelen av kommunens sitt internkontrollsystem
• Folkehelseperspektivet kjem i svært liten grad til syne i kommunen sitt planverk
• Kommunen har ikkje bestemt kva for kjelder som skal nyttast når det skal samlast kunnskap om tilhøve som har samband med befolkninga si helse
• Organisering av det jamlege arbeidet med å halde oversikt er ikkje avklara
• Kommuneleiinga etterspør ikkje systematisk  dei einskilde fageiningane om informasjon som kan nyttast til ein samla kommunal oversikt over helsetilstand og faktorar som påverkar denne.
• Kommunen har ikkje bestemt kva tilhøve som skal følgjast med på, og kommunen sine utfordringar i eit folkehelseperspektiv er ikkje systematisk identifisert.
• Kommunen har ikkje eit oversiktsdokument over helsetilstand og faktorar som påverkar denne.
• Vidare organisering av arbeidet med å ferdigstille eit oversiktsdokument er ikkje avklara.

Dette inneber avvik frå folkehelseloven § 5 og 30, samt forskrift om oversikt over folkehelse § 4, jf. § 3.

Kommentar til avviket: - på dette grunnlag konkluderer Fylkesmannen med at kommunen ikkje har kome i gang med eit systematisk, tverretatleg og kunnskapsbasert arbeid med å ha jamleg oversikt over innbyggjarane sin helsetilstand og faktorar som påverkar denne.

6. Regelverk

Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) (http://lovdata.no/dokument/NL/lov/2011-06-24-29)

Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen (http://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2012-06-28-692)

7. Dokumentunderlag

Korrespondanse mellom Kviteseid kommune og Fylkesmannen i Telemark:

• Varsel om tilsyn, frå Fylkesmannen 16.12.14
• Gjennomføring av tilsyn, frå Fylkesmannen 14.01.15
• Dokumentasjon frå Kviteseid kommune 30.01.15

Dokument som er tilsendt frå Kviteseid kommune:

• Statusrapportering om folkehelse, datert 16.06.14
• Organisasjonskart
• Kommuneplan 2006-2018, arealdelen
• Kommuneplan 1995-2010, langsiktig del
• Kviteseid i framtida, eit utviklingsprosjekt for Kviteseid kommune
• Kommunedelplan for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv 2014-18

8. Deltakarar ved tilsynet

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over dei personane som vart intervjua.

Ikkje publisert her

FråFylkesmannen i Telemark deltok: May Trude Johnsen, ass. fylkeslækjar; Kristin Bjerkeseth Vindvad , seniorrådgjevar (Landbruksavdelinga); Roger Jensen, seniorrådgjevar og Lillian Olsen Opedal, rådgjevar (observatør)

1 Statens helsetilsyn har avklåra med Helsedirektoratet om å omsetje løpende oversikt til jamleg oversikt.