Rapport fra tilsyn med Skien kommune, barneverntjenesten 2015

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2015 undersøke den kommunale barneverntjenesten sitt arbeid med håndtering av meldinger og tilbakemelding til melder.

Barnevernloven har som formål å sikre at barn og unge som trenger det får rett hjelp til rett tid. Kommunens barneverntjeneste skal avdekke omsorgssvikt og atferdsproblemer så tidlig at varige problemer kan unngås. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom styringstiltak sikrer at deres håndtering av meldinger og tilbakemelding til melder utføres i tråd med krav gitt i lov og forskrift, jf. lov om barneverntjenester. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• at meldinger til barneverntjenesten vurderes forsvarlig
• at plikten til å gi tilbakemelding til melder er ivaretatt på ulike trinn i saksprosessen

Det ble avdekket to avvik:

Avvik 1: Skien kommune sørger ikke for at alle meldinger blir forsvarlig vurdert.

Avvik 2: Skien kommune sørger ikke for å gi tilbakemelding til melder i alle ledd i saksprosessen.

Dato: 03.12.15

Elin Gulliksen Lunden
revisjonsleder

Merete Haugen
revisor 

 

Laila Christensen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Skien kommune, barneverntjenesten i perioden 18.06.15 – 03.12.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om myndighetskravene blir overholdt.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Skien kommune hadde 53 745 innbyggere pr. 01.01.15, hvorav 11 255 var i alderen 0-17 år.

5,9 % av barna i nevnte aldersgruppe hadde tiltak fra barneverntjenesten.

Skien er Telemarks fylkeshovedstad og har en befolkning og et næringsliv i vekst.

Skien kommune er organisert med fire kommunalområder, Helse og velferd, Byutvikling, drift og kultur, Oppvekst og NAV. Hvert kommunalområde har egen kommunalsjef som rapporterer direkte til rådmannen. Barneverntjenesten lagt under kommunalområdet for oppvekst sammen med barnehagene, skolene, PP-tjenesten, forebyggende helsetjenester og enslige mindreårige.

Barneverntjenesten har totalt 50,3 stillinger fordelt på 5 team, - Mottaksteam, Barneteam,

Småbarnsteam, Ungdomsteam og enslige mindreårige og Team for barn under omsorg. Hvert team ledes av en teamleder som har ansvaret for den daglige drift av teamet.

Barnevernvakta i Telemark er administrativt lagt under Skien barnevernstjenesten.

Barnevernleder har overordnet faglige-, økonomiske- og personalansvar. Assisterende barnevernleder har det daglige ansvaret for det faglige arbeidet i barneverntjenesten.

Teamlederne rapporterer til barnevernleder. Barnevernleder rapporterer til sin kommunalsjef.

Arbeidet med meldingsavklaringer gjøres i mottaksteamet.  Meldinger som kommer inn til barneverntjenesten drøftes i ukentlig meldingsmøte hvor alle teamledere, barnevernleder og assisterende barnevernleder er til stede.

Skien kommunen har hatt utfordringer over tid når det gjelder håndteringen av saksmengden i barneverntjenesten. Barneverntjenesten har gjennom den statlige satsningen på kommunalt barnevern fått tildelt totalt 10,7 stillinger i tidsrommet 2011- 2014. I september 2009 ble 8 stillinger som arbeidet med tiltak overfor familier og barn/unge i barneverntjenesten overført til Familietjenesten i Skien som var et lavterskeltilbud til familier i kommunen. Familietjenesten ble lagt ned i juni 2013.

I 2013 initierte Skien kommune en evaluering av barneverntjenesten i Skien. Stiftelsen IMTEC ble engasjert for å utføre arbeidet og endelig rapport forelå i januar 2014. Som en konsekvens av IMTECs anbefalinger, ble det vedtatt i Bystyret at det skulle opprettes et prosjekt på inntil 3 år for å utforme ny organisering av barnevernet i Skien. Konstituert leder er prosjektleder med ansvar for utvikling og omstilling. Prosjektets overordnede mål er å styrke barnevernet som organisasjon.

Skien kommune har utarbeidet Strategisk plan for oppvekst 2013 – 2023 hvor det blant annet står at Vi skal sikre at barna og de unge blir sett, hørt og verdsatt. Det står videre at Alle barn og unge skal ha en trygg oppvekst og at kommunen skal ha 0-tolleranse mot omsorgssvikt og overgrep mot barn. Dette er også tatt inn i barneverntjenestens kompetansehevingsplan.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.06.15. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 14.09.15.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.09.15.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sørger for at meldinger håndteres forsvarlig og at det gjennom prosessen gis tilbakemelding til melder i tråd med myndighetskrav.

Kommunen er pålagt å ha internkontroll, jf. barnevernloven § 2-1 og forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte, kommunens ledelse følger med på at barneverntjenesten utfører de oppgavene de er pålagt etter barnevernloven § 1-4, jf. § 4-2, og § 6-7a.

5. Funn

Avvik 1: Skien kommune sørger ikke for at alle meldinger blir forsvarlig vurdert.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om barneverntjenester § 1-4, jf. § 4-2, og internkontrollforskriften § 4.

Avviket er basert på følgende:

Det fremkommer av rutiner/prosedyrer og intervju at meldinger drøftes kontinuerlig og i det ukentlige meldingsmøtet. Konklusjonen dokumenteres i meldingsbilde/hypotese i Familia. Mappegjennomgangen viste at meldinger henlegges uten at det var tatt stilling til de faktiske bekymringspunktene i meldingen. Slik hypotesen er formulert mener vi at 16 av 25 henlagte meldinger skulle vært undersøkt.

Mappegjennomgangen viste at barnevernfaglige vurderinger ikke dokumenteres i alle saker  når melding konkluderes. Ansatte bekreftet i intervjuene at de ikke i tilstrekkelig grad dokumenterte barnevernfaglige vurderinger i forbindelse med konklusjon av melding. Ledelsen følger ikke med på at barneverntjenestens faglige vurderinger/beslutninger dokumenteres.

Mappegjennomgangen viste at saker ble henlagt med begrunnelse i at andre instanser allerede var4 inne i saken. Det er ikke dokumentert at barneverntjenesten vurdert barnets behov for barneverntjenester på et selvstendig grunnlag.

Ansvaret og oppfølging av meldingsarbeidet blir i stor grad fulgt opp i mottaksteamet.

Teamleder rapporterer hver måned på nøkkelområder til ledelsen. Det fremgår ikke hvordan rapporteringen blir brukt av ledelsen i barneverntjenestens forbedringsarbeid.

Barneverntjenesten har utarbeidet prosedyren Avvikshåndtering herunder også merknadshåndtering. Her fremgår det hvordan barneverntjenesten skal håndtere avvik i barneverntjenesten. Det framgikk i intervjuene at prosedyren/avvikssystemet ikke blir fulgt opp slik det er ment. Det er usikkerhet både fra ledelsen og de ansatte om merknader som gjaldt brudd på interne rutiner og prosedyrer skulle rapporteres/meldes, og hvordan disse skulle følges opp.

Avvik 2: Skien kommune sørger ikke for å gi tilbakemelding til melder i alle ledd i saksprosessen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:
Lov om barneverntjenester § 6-7a og internkontrollforskriften § 4.

Avviket er basert på følgende:

• Barneverntjenesten har ikke en felles forståelse av lovkravet til tilbakemelding til melder jf. § 6-7 a, Tilbakemelding til melder.
• Det foreligger ikke en felles rutine/prosedyre for når melder skal få tilbakemelding og hva denne skal inneholde.
• Ved intervju kom det frem at private meldere som hovedregel ikke gis tilbakemelding om at melding er mottatt.
• Kommunen har ikke lik praksis for hvordan nye meldinger i aktive saker skal registreres og håndteres når det gjelder tilbakemelding til melder.
• Ledelsen etterspør ikke om det blir gitt tilbakemelding til melder.
• Barneverntjenesten har utarbeidet prosedyren Avvikshåndtering herunder også merknadshåndtering. Her fremgår det hvordan barneverntjenesten skal håndtere avvik i barneverntjenesten. Det framgikk i intervjuene at prosedyren/avvikssystemet ikke blir fulgt opp slik det er ment. Det er usikkerhet både fra ledelsen og de ansatte om merknader som gjaldt brudd på interne rutiner og prosedyrer skulle rapporteres/meldes, og hvordan disse skulle følges opp.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det følger av lov om barneverntjenester § 2-1, annet ledd at kommunen skal ha internkontroll som sørger for at oppgavene utføres i samsvar med loven eller i medhold av lov.

Internkontroll skal bidra til å forebygge svikt og uheldige hendelser og bidra til at kommunen lærer av de feil som skjer slik at de ikke gjentas.

Barneverntjenesten har ikke et innarbeidet internkontrollsystem. Det ble informert om at dette er et prioritert arbeid fremover og at barneverntjenesten skal være en del av kommunens internkontrollsystem, TQM.

Det er utarbeidet en rutine for avvik og merknadshåndtering. Denne blir ikke fulgt opp grunnet usikkerhet både hos ansatte og ledelse spesielt knyttet til hvordan meldte avvik skal følges opp og lukkes. Dette er det tatt tak i fra ledelsen, men det har så langt ikke blitt satt i verk korrigerende tiltak som er nødvendig for å sørge for at svikt i tjenesten blir oppdaget og korrigert.

Barneverntjenesten har rutiner for mottak av meldinger og hvordan meldinger skal håndteres.

Det kom også frem under tilsynet at meldinger vurderes og drøftes fortløpende med henblikk på om det er en sak en må gripe fatt i umiddelbart, eller om den kan vente til meldingsmøtet.  Alle meldinger blir drøftet i meldingsmøte og konklusjonen dokumenteres i meldingsbilde/hypotese i barneverntjenestens saksbehandlersystem. Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen ikke sørger for at de faglige vurderingene i meldingsarbeidet blir dokumentert i tråd med lov og forskrift. Kommunen har ikke kontrollrutiner som fanger opp denne type svikt, noe som fører til at kommunen mangler informasjon for å kunne rette på forholdet.

Det fremgår av barneverntjenestens rutiner at det skal gis tilbakemelding til offentlig melder etter mottak av melding og etter gjennomført undersøkelse. Under tilsynet kom det frem at private meldere som hovedregel ikke gis tilbakemelding om at meldingen er mottatt og at det ikke er lik praksis for hvordan nye meldinger i aktive saker skal registreres og håndteres når   det gjelder tilbakemelding til melder. Kommunen skal sørge for å utvikle, iverksette, kontrollere og forbedre nødvendige prosedyrer slik at en kan rette opp og forebygge overtredelse av barnevernlovgivningen. Når kommunen ikke foretar en systematisk overvåkning og gjennomgang som forutsatt, fører dette til at kommunen mangler grunnlag for å rette på forholdet.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansatte fordelt på team
•  Organisasjonskart over oppvekstområdet
• Årsmelding 2014
• Kompetanseplan Barneverntjenesten i Skien 2014/ 2015
• Prosedyre for rapportering internt i barneverntjenesten
• Avvikshåndtering herunder også merknadshåndtering
• Avvik og merknadsmelding
• Delegering av anvisningsmyndighet til ansatte
• Egenerklæring for ansatte som har anvisningsmyndighet
• Organisasjonskart – Barneverntjenesten
• Delegasjonsreglement i forhold til barn i alderen 0-18 år
• Prosedyre – Mottak av meldinger og akuttsaker. Innsynssaker og veiledning til andre.
• Drøftingstemaer ved akuttvurderinger / plasseringer
• Ansvars- og oppgavefordeling mellom barnevernleder, assisterende barnevernleder og teamledere
• Rammeverk for enhets-/seksjonsleders ansvar i Skien kommune
• 10 avviks og merknadsmeldinger
• 20 siste saker hvor barneverntjenesten har mottatt ny melding i «gammel» sak.
• Oversikt over de 50 siste gjennomførte undersøkelser etter lov om barneverntjenester
• Kopi av de 25 siste henlagte meldingene med begrunnelse og tilbakemelding til melder

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Prosedyre 2 – Akutt melding
• Prosedyre 3 – Melding om vold mot barn
• Fokusområde 2 – Hasteflytting (akuttplassering)
• Faglig veileder for brukerundersøkelse i barneverntjenesten
• Mottaksmøte
• Rapportering Mottak Akutt-team
• Prosedyre for barnevernfaglig undersøkelse
• Utskrift av bilde fra TQM

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Merete Haugen, Laila Christensen og Elin Gulliksen Lunden

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015–2016 Barnevern - Kommunens arbeid med meldinger

Søk