Rapport fra tilsyn med tildeling av helse- og omsorgstjenester i Tinn kommune 22.-23.04.2015

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Avvik 1:

Tinn kommune sikrer ikke gjennom sin internkontroll forsvarlig tildeling av helse- og omsorgstjenester.

Dato: 28.08.2015

Hilde Bøyesen
revisjonsleder

Anna Karin Hauge
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved i perioden  22.04.2015 – 12.08.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenester etter helsetilsynsloven § 2 og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3, 1. ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Pleie- og omsorg, Hjemmetjenester, ligger under tjenesteområdet levekår.  Anne Lise Lilleland er enhetsleder for Pleie- og omsorg.  Tildeling av støttekontakt og avlastning har frem til opprettelse av Tjenestekontor vært lagt til NAV.

Tildeling av helse- og omsorgstjenester er lagt til nyopprettet Tjenestekontor, hvor alle vedtak på det reviderte området blir skrevet.  Det blir ikke skrevet vedtak på det reviderte området ved andre instanser i kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.01.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.04.2015 .

Intervjuer
5 personer blr intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved nyopprettet avlastningstilbud for barn (i eget skjermet område i Sykehjemmet).

Sluttmøte ble avholdt 11.06.2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke følgende:

Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av personlig assistanse, herunder praktisk bistand og opplæring og støttekontakt, avlastningstiltak og omsorgslønn jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 bokstavene b og d samt 3-6.

For å undersøke om saksbehandlingen er forsvarlig har vi sett nærmere på:

• Om kommunen sikrer at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
• Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av alder og diagnose
• Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av sakene
• Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
• Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
• Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles og at alternative tiltak alltid iverksettes ved behov
• Om kommunen sikrer at det i vedtakene kommer tydelig fram hva som helt eller delvis er innvilget eller avslått, om vedtakene er begrunnet og beskriver de faktiske forhold vedtaket bygger på, og at det er opplyst om klageadgang

Når tilsynet har undersøkt om kommunen «sikrer tjenestene sine», innebærer dette undersøkelse av hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om det som gis er i samsvar med de krav som lovgivningen stiller.

5. Funn

Avvik 1:

Tinn kommune sikrer ikke gjennom sin internkontroll forsvarlig tildeling av helse- og omsorgstjenester,

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Prosedyrer oppdateres ikke løpende.
• Delegasjonsreglementet er datert 27.06.2013 og er derved ikke endret etter omorganiseringen.
• Det fremgår av dokumentgjennomgangen og intervjuer at det systematisk foretas avkorting i omsorsgslønnen, jf. kommunestyrevedtak 29.04.2004 og kommunens egne retningslinjer for godtgjøring av omsorg i hjemmet (saksnr. 03/2009).  Det innvilges ikke omsorgslønn for antall timer særlig tyngende omsorgsarbeid (som ikke er dekket opp av andre tjenester).
• Ut fra gjennomgått dokumentasjon og intervjuer er det uklare saksbehandlingsrutiner for BPA ordningen.
• Saksbehandlerne på Tildelingskontoret har spesifikt avgrensede områder og overlapper pr. i dag ikke hverandres oppgaver.
• Under intervjuene fremgikk at det er uklare ansvarsforhold mellom bestiller og utførerrollen.
• Enkelte vedtak er utilstrekkelig begrunnet til tross for at det foreligger god saksutredning.
• Kommunen har ikke systematisk gjennomgang av tjenestene for å utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av helse- og omsorgslovgivningen.

6. Regelverk

• Lov av 24.06.2011 om helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
• Lov av 02.07.1999 om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven)
• Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Forskrift av 20.12.2001 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesteloven
• Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart Tinn kommune 01.01.2015
• Organisasjonskart for Pleie og omsorg, Hjemmetjenester
• Delegering av rådmannens oppgaver og myndighet etter helse- og omsorgstjenesteloven 27.06.2013
• Kommunens prosedyrer for tildeling av tjenester
• Delegasjonsfullmakt fra enhetsleder til saksbehandler på Tildelingskontoret 23.04.2015
• Delegasjonsfullmakt fra enhetsleder til saksbehandler på Tildelingskontoret 13.03.2013
• Opplæringsplan Hjemmetjenesten 2014 samt for ansatte ved Tildelingskontoret 2015
• Prosedyrer for tildeling av de ulike tjenestene

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Revisjonsteamet gjennomgikk 20 vedtak på de ulike tjenestene.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 28.01.2015
• Oversendelse av dokumentasjon fra Tinn kommune 23.02.2015
• E-poster og telefonsamtaler vedrørende gjennomføringen av tilsynet
• Program for tilsynet 09.04.2015

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisor: rådgiver Anna Karin Hauge og revisjonsleder: rådgiver Hilde Bøyesen