Rapport fra tilsyn med tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år ved Drangedal kommune - NAV Drangedal 2016

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år.

Dato: 15.11.16

Inger Tveit Espeland
revisjonsleder

Merethe Boyesen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Drangedal kommune - NAV Drangedal i perioden 09.06.2016 – 11.11.2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven) § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Drangedal kommune har i underkant av 4200 innbyggere. Kommunalsjef for helse og velferd er nærmeste overordnede leder for NAV-leder. Rådmannen sammen med NAV-leder deltar i partnerskapsmøtene mellom kommune og stat.

Det er 8 ansatte ved kontoret og hvorav 2 i redusert stilling. Kontoret er organisert etter en generalistmodell med tre saksbehandlere som har sosialområdet som en del av sine arbeidsoppgaver. Det er fagmøter / vedtaksmøter hver mandag.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.06.16. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 17.10.16.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.10.16.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenestene og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøker vi om det finnes rutiner på de områdene tilsynet omfatter. Vi undersøker også om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Tilsynsmyndigheten skal deretter vurdere om de rutinene som eventuelt er utarbeidet, er i overensstemmelse med regelverket på området. Videre skal vi undersøke hva som praktiseres på det aktuelle området, om dette er i overensstemmelse med de rutinene som er utarbeidet, og til slutt om rutiner og praksis er godt nok dokumentert i det materialet som fremlegges.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 1. januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen ble gitt 19. november 2010.

Fylkesmannen har under tilsynet i Drangedal kommune ved NAV Drangedal undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning av søknader om økonomisk stønad. At det skal være en ”forsvarlig behandling” betyr at det skal være en tilstrekkelig kartlegging, vurdering og beslutning av hjelpebehovet. I tillegg må de krav til forsvarlig saksbehandling som forvaltningslov og sosialtjenestelov oppstiller følges. Det betyr at stønadsbehovet skal vurderes individuelt. Dessuten betyr det at utmålingen av stønad skal samsvare med søkerens hjelpebehov

5. Funn

Det ble ikke gjort funn.

6. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009.

• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (trådt i kraft 19.11.2010)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Opplærings for ansatte i NAV Drangedal
• Samarbeidsavtale Drangedal kommune og NAV Telemark
• Delegasjonsreglement
• Samarbeidsavtale Flyktningetjenesten og NAV Drangedal
• Samarbeidsavtale Drangedal kommune – rus, psykiatri, barnevern og NAV Drangedal
• Oversikt over ansatte og arbeidsoppgaver
• Rutinebeskrivelse sosiale tjenester
• Sjekkliste for samtale

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Det ble gjennomgått 14 saksmapper
• Oversikt over brukere

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 09.06.2016
• Innhenting av ytterligere dokumentasjon 04.10.16
• Program for tilsynet, 06.10.16

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Merethe Boyesen Revisor/jurist
Inger Tveit Espeland revisjonsleder
Karin Sørensen observatør

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet