Rapport fra tilsyn med institusjonens rutiner og praksis vedrørende omsorg og behandling av beboerne i forbindelse med oppfølging av skole- og opplæringstilbud, samt tilrettelegging og oppfølging av fritidsaktiviteter ved Aleris Ungplan, avd. Tromsø 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens rutiner og praksis vedrørende omsorg og behandling av beboerne med følgende undertema:
  - oppfølging av skole- og opplæringstilbud
  - tilrettelegging og oppfølging av fritidsaktiviteter

Det ble ikke gitt avvik eller påpekt merknader ved dette tilsynet.

Dato: 06.05.14

Sølvi Melum
revisjonsleder

Eivind Bratsberg
revisor

Eva Angell
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aleris Ungplan, avdeling Tromsø i perioden 06.02.14 - 06.05.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet  i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 5-7. I tilhørende tilsynsforskrift er Fylkesmannen pålagt å føre tilsyn ved systemrevisjoner.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Aleris Ungplan Tromsø er en privat barneverninstitusjon, og er en del av Aleris Ungplan & BOI AS. Institusjonen har sitt hovedkontor i Tromsø sentrum, og de 7 ulike tiltakene som institusjonen består av har tilhørighet på Kvaløya (3 bofellesskap), Ringvassøya (3 bofellesskap) og fastlandet (1 bofelleskap). Aleris Ungplan & BOI AS har vært representert i region nord siden 2000, og ansvarlig leder av region nord er regiondirektør Håkon Melseth. Aleris Ungplan driver i tillegg til barneverninstitusjoner, bolig og omsorgstilbud til voksne brukere etter helse- og omsorgstjenesteloven. Aleris Ungplan, region nord, består av familiehjem, institusjonsenheter og ettervern. I følge institusjonsplanen fra 2014 består Aleris Ungplan Tromsø av 7 avdelinger med totalt 21 plasser. På tilsynsdagen ble det opplyst at 10 beboere er innskrevet. Hjemler for plassering kan være §§ 4-4 femte ledd, 4-12, 4-24, 4-25 og 4-26. Institusjonenes hovedmålgruppe er barn og unge i alderen 12 - 18(23) år.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.02.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 03.04.14.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 08.04.14.

4. Hva tiIsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at myndighetskravene knyttet til oppfølging av beboernes skole- og opplæringstilbud, samt tilrettelegging og oppfølging av fritidsaktiviteter ikke brytes.

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendt materiale, intervju av ansatte og materiale fremlagt på tilsynstidspunktet.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik eller påpekt merknader.

6. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20.11.1089.
• Lov om barneverntjenester av 17.juli  1992 nr. 100.
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon  av 15.11.2011 nr. 1103
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003 nr. 1564
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner  av 10.06.2008 nr. 580

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Sentral institusjonsplan
• Personaloversikt
• Opplæring og møteplan for 2013
• Opplæringsplan for 2013/2014
• Sjekkliste for oppfølging av nyansatte
• Opplæringsmal
• Oppfølging av nyansatte ved oppfølgingssamtale og vurderingssamtale
• Rutiner knyttet til kjerneprosessen
• Handlingsplaner og periodemål knyttet til den enkelte beboer
• Dokument som kan gi et bilde av samarbeid/dialog med aktuelle instanser for å kunne ivareta beboers rettighet til skolegang
• Rutine for forvern og inntak
• Institusjonsplan, datert 1.3.2014, med vedlegg.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Opplæringsplan region nord
• Eksempel på tilrettelegging for skolegang for barn i grunnskolealder
• Eksempel på overlappingsmøter
• Eksempel på teammøter
• Inntaksrutiner - skjema beboernes interesser
• Oversikt tilbud -dagtilbud  og skole-opplæringstilbud  -beboere  april 2014/ august 2013

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 06.02.14
• Oversendelse av dokumenter i brev av 15.11.13 og 11.03.14, samt e-post av 21.11.13 og 10.03.14.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene  deltok:
Seniorrådgiver Sølvi Melum
Fagansvarlig Eva Angell
Fagansvarlig Eivind Bratsberg