Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i Dyrøy kommune 2014

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Temaet for tilsynet er tildeling og gjennomføring av KVP. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammene er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om kvalifiseringsprogram med tilhørende stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) §§ 29, 30 og 31, samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig tildeling av KVP, herunder:
  - om tjenesten er tilgjengelig
  - om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
  - om tidsfrist for iverksetting overholdes
• Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder:
  - om kommunen tilbyr tilpasset program
  - om kommunen driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovkrav
  - om kommunen sørger for at krav til programmets varighet blir ivaretatt

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik under tilsynet. Denne rapporten beskriver to merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene:

Merknad 1:

Kommunen bør etablere et formalisert avvikssystem på området for KVP.

Merknad 2:

Det bør inntas i kommunens egen prosedyre «Rutiner for kvalifiseringsprogrammet (KVP)», en henvisning til reglene om programmets innhold, samt til kravet om at tidspunkt for evalueringer skal fremgå av programmet.

Dato: 14.8.2014

Monica Solnes
fagansvarlig (revisjonsleder)

Marianne Pleym Arctander
rådgiver

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Dyrøy kommune i perioden 5.3.2014 – 14.8.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen plikter å føre tilsyn med kommunens virksomhet etter lov om sosiale tjenester i NAV kapittel 4, og skal påse at kommunens virksomhet drives i samsvar med loven og tilhørende forskrifter, jf. lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Dyrøy kommune har om lag 1200 innbyggere, og NAV-kontoret er lokalisert i Brøstadbotn, med umiddelbar nærhet til flere offentlige kontorer.

NAV Dyrøy har ansvar for kommunens tjenester og oppgaver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, jf. samarbeidsavtale mellom Dyrøy kommune og NAV Troms. Dyrøy kommune v/ rådmannen avholder et månedlig fellesmøte med de kommunale enhetslederne, hvor også NAV-leder deltar. I tillegg møter rådmann og NAV-leder ved behov.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 5.2.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.6.2014.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 20.6.2014 (videokonferanse).

4. Hva tilsynet omfattet

Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er en rettighet dersom vilkårene i lov om sosiale tjenester i NAV (STL) § 29 er oppfylt. Formålet med tjenesten er å bidra til at flere i målgruppen kommer i arbeid.

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, dvs. om tidsfrist for iverksetting overholdes,
• kommunen tilbyr tilpasset program og driver oppfølgingsarbeid i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Det ble påpekt to merknader under tilsynet.

Merknad 1:

Kommunen bør etablere et formalisert avvikssystem på området for KVP

Det følger av § 4 annet ledd bokstav f at kommunen «skal skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er (…) mangel på oppfyllelse av myndighetskrav».

Av intervju fremgår det at de ansatte melder i fra til NAV-leder ved avvik i tjenesteytingen. Dette foregår muntlig. Det er beskrevet at det er lav terskel for å melde avvik på kontoret. Dette avvikssystemet er imidlertid i all hovedsak basert på personlige relasjoner mellom de ansatte og NAV-leder. For å ivareta kravet i internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav f, og særlig sett hen til at det planlegges nyansettelser, bør det etableres et formalisert avvikssystem.

Merknad 2:

Det bør inntas i kommunens egen prosedyre «Rutiner for kvalifiseringsprogrammet (KVP)», en henvisning til reglene om programmets innhold, samt til kravet om at tidspunkt for evalueringer skal fremgå av programmet.

Det følger lov om sosiale tjenester i NAV § 30 hvilket innhold programmet skal og kan gis. Av forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad § 1 fjerde ledd andre punktum at «[d]et skal framgå av programmet på hvilke tidspunkt det skal foretas evalueringer.

Det følger av intervju og notater i saksmappe at det programmet NAV Dyrøy har hatt ble tilpasset tjenestemottakerens individuelle behov, og at det ble foretatt evalueringer. Dette framgikk imidlertid ikke av selve programmet. For å sikre at fremtidige program gis et forsvarlig innhold og omfang, og at det foretas forsvarlige evalueringer, bør det inntas i kommunens egne prosedyrer en henvisning til kravene i lov og forskrift.

6. Virksomhetens styringssystem

I henhold til STL § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Forskrift om internkontroll for de kommunale tjenestene i NAV beskriver mer detaljert hvordan dette skal gjøres.

Dyrøy kommunes samarbeidsavtale med NAV Troms skal sikre at flere av disse kravene blir ivaretatt. Lov og forskrift innebærer videre at kommunen gjennom ledelse og styring må sikre at kommunen foretar en forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Tilsynet har vist at dette skjer.

Styringsmessig går det klart frem hvem som har oppgaver knyttet til de ulike deler av arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, herunder også oppfølgning av deltakerne. Det er blant annet innarbeidet en praksis med avholdelse av ukentlige kontormøter, hvor også NAV-leder deltar, der aktuelle saker diskuteres/ blir gjennomgått. Kommunen har identifisert at det viktigst risikoområde knytte til dens utøvelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i NAV, er at kontoret har så få ansatte. Det vil bli foretatt ansettelser i de vakante stillingene for å minimere risikoen. 

Internkontrollsystemene som omhandler NAV-leder og kommunens ledelse er i liten grad formalisert, selv om kontakten er god og tjener til å sikre at tjenesten ytes forsvarlig.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• FOR 2011 nr. 1471: Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Rundskriv – Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentgrunnlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansatte ved NAV Dyrøy, 28.3.2014
• Samarbeidsavtale (NAV Dyrøy) – Dyrøy kommune og NAV Troms
• NAV Dyrøy – Delegasjonsfullmakt, 6.12.2012
• Delegasjon av anvisningsmyndighet, 10.5.2010
• Rutiner for kvalifiseringsprogrammet (KVP), udatert.
• Anonymisert liste over langtidsmottakere av sosialhjelp, 28.3.2014
• Dokumenter i en avsluttet sak om kvalifiseringsprogram (NAV Dyrøy har ingen løpende saker om kvalifiseringsprogram)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 5 saksmapper – vedr. langtidsmottakere av økonomisk stønad. Med langtidsmottakere av sosial stønad menes her mottakere av stønad over en periode utover 6 måneder i løpet av det siste året.
• 1 saksmappe – avsluttet kvalifiseringsprogram
• Felles rutineperm for saker etter lov om sosiale tjenester i NAV, herunder KVP

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 5.3.2014
• Tilsynsdokumentasjon, mottatt 1.4.2014
• Møteplan datert 30.4.2014
• Endret møteplan datert 13.5.2014

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Monica Solnes, revisjonsleder
Marianne Pleym Arctander, rådgiver

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet