Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Harstad kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Temaet for tilsynet er tildeling og gjennomføring av KVP. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammene er forsvarlig.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig tildeling av KVP, herunder:
  - om tjenesten er tilgjengelig
  - om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
  - om tidsfrist for iverksetting overholdes

• Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder:
  - om kommunen tilbyr tilpasset program
  - om kommunen driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovkrav
  - om kommunen sørger for at krav til programmets varighet blir ivaretatt

Det ble gitt ett avvik ved tilsynet:

Avvik:

Harstad kommune sikrer ikke at kvalifiseringsprogrammet som tjeneste er tilgjengelig.

Dato: 1.9.2014

Marianne Hovde
seniorrådgiver (revisjonsleder)

Monica Solnes
fagansvarlig

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Harstad kommune i perioden 10.2.2014 – 1.9.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag for Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens virksomhet etter lov om sosiale tjenester i NAV kapittel 4, og skal påse at kommunens virksomhet drives i samsvar med loven og tilhørende forskrifter, jf. lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

NAV Harstad har ansvar for kommunens tjenester og oppgaver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, jf. samarbeidsavtale mellom Harstad kommune og NAV Troms. Vi bemerker at avtalen som vi har mottatt kopi av i forhold til delegasjon av myndighet og spesifikasjon av tjenesteområder inneholder henvisning til gammel sosialtjenestelov, slik at det ikke foreligger en korrekt henvisning til bestemmelsene om kvalifiseringsprogrammet i ny lov.

Harstad kommune v/rådmannen avholder faste ledermøter med enhetslederne i kommunen, men NAV-leder deltar ikke på disse. NAV-leder deltar imidlertid i kommunens lederprogram. Utover dette er det faste møtepunkter mellom kommunen og NAV-leder i form av virksomhetsmøte et par ganger i året, og ellers ved behov.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.02.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 30.5.14.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet. Grunnet varslet fravær hos henholdsvis sosialkurator Hege Anita Bakken og veileder Sonja Ulriksen, ble rådgiver Berit Sandtorv intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 02.06.14 ved videokonferanse.

4. Hva tilsynet omfattet

Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er en rettighet dersom vilkårene i lov om sosiale tjenester i NAV (sotjl) § 29 er oppfylt. Formålet med tjenesten er å bidra til at flere i målgruppen kommer i arbeid.

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, dvs. om tidsfrist for iverksetting overholdes
• kommunen tilbyr tilpasset program og driver oppfølgingsarbeid i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Det ble gitt ett avvik ved tilsynet:

Avvik:

Harstad kommune sikrer ikke at kvalifiseringsprogrammet som tjeneste er tilgjengelig.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Sotjl. §§ 17, 29, 4, 5 og fvl. § 11, samt forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Lovgrunnlaget for kravet om at tjenesten KVP skal være tilgjengelig kan utledes fra flere bestemmelser, blant annet av sotjl. § 29 som gir et rettskrav på tjenesten forutsatt at inngangsvilkårene er oppfylt. I Ot.prp. nr. 70 (2006-2007) redegjøres det for at kvalifiseringsprogrammet skal være en rettighet og at rettighetsfestingen skal bidra til at ordningen blir tilgjengelig. Også forsvarlighetskravet i sotjl. § 4 og informasjonsplikten som fremgår av sotjl. § 17 og fvl. § 11 underbygger tilgjengelighetskravet, ettersom kommunen for å tilfredsstille disse må sikre at det gis informasjon om tjenesten, og at den er tilgjengelig for alle som har et hjelpebehov

I Rundskriv 35 til sotjl. fremgår det under omtalen av sotjl. § 17 at bestemmelsen hjemler en plikt for kommunen til å gi generell informasjon ut til befolkningen, og til å drive oppsøkende informasjonsvirksomhet til særskilte grupper hvis dette er i tråd med bestemmelsens hensikt. Hovedmålgruppen for kvalifiseringsprogrammet er langtidsmottakere av økonomisk stønad, Disse er kjent for kommunen/NAV-kontoret, og det må forventes at kommunen sørger for å ha en praksis som bidrar til oversikt over langtidsmottakere, og en jevnlig evaluering av om tjenestene som ytes mottakerne er hensiktsmessige og tilstrekkelige, herunder om vilkårene for å søke om kvalifiseringsprogram er oppfylt. Denne praksisen må også være ettersporbar.

Avviket bygger på følgende:

• Det eksisterer ikke retningslinjer for hvordan informasjonsplikten og arbeidet med å identifisere potensielle KVP-deltakere skal ivaretas.
• Det er ikke foretatt risiko- og sårbarhetsanalyse i forhold til tildelingsprosessen når det gjelder KVP
• Det gjøres ikke noen systematisk gjennomgang av langtidsmottakere av økonomisk stønad med tanke på å identifisere aktuelle kandidater i denne gruppen.
• Det er ulik forståelse av konsekvensene av at KVP er en rettighetsfestet tjeneste, særlig i forhold til informasjonsarbeidet som gjøres. Ledelsen ved kontoret anser KVP som et virkemiddel/tiltak på lik linje med andre tilgjengelige virkemidler/tiltak.
• Det informeres ikke om tjenesten KVP på kommunens hjemmeside.
• Det drives ikke alminnelig opplysningsvirksomhet om KVP som tjeneste, og ikke informasjonsvirksomhet i forhold til særskilte grupper. Ledelsen ved kontoret forutsetter at det skal foretas en «siling» i forhold til hvem som skal få slik informasjon, og når.
• Det gjøres ikke systematiske evalueringer av informasjonsarbeidet.
• Det er ikke faste møtepunkter mellom kommunen v/rådmann og NAV-leder der styring av tjenesten KVP er et tema, og heller annen etablert rutine foruten at det tas kontakt ved behov.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

I henhold til STL § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Forskrift om internkontroll for de kommunale tjenestene i NAV beskriver mer detaljert hvordan dette skal gjøres.

Kommunen har etablert et avvikssystem som også omfatter kommunale tjenester i NAV. Melding av avvik som tema ved NAV-kontoret begrenser seg imidlertid til særskilte hendelser som vold og trusler mot de ansatte o.l, og det er ikke etablert en felles forståelse av hva som representerer et avvik på området. Kommunens avvikssystem synes dermed ikke å være tilstrekkelig kjent for de ansatte. Eventuelle mangler ved tjenesten etterspørres videre ikke rutinemessig av leder, og blir ikke systematisk fanget opp. Økonomistyring av tjenesten foregår kontinuerlig fra kommunens ledelse, men det er ikke etablert faste møtepunkter i forhold til å sikre at internkontrollen på det reviderte området, det vil si knyttet til tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet, fungerer som forutsatt.

Tilsynsmyndigheten finner på denne bakgrunn at styringstiltakene fremstår som utilstrekkelige, og at man i for stor grad er avhengig av det arbeidet som enkeltpersoner utfører.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids – og Velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids – og Velferdsforvaltningen
• Rundskriv – Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale (NAV Harstad) – Harstad kommune og NAV Troms
• Oversikt over ansatte ved NAV Harstad som jobber/har jobbet med kvalifiseringsprogrammet
• Virksomhetsplan for NAV Harstad 2013 – 2015
• «Kvalifiseringsprogrammets gang i NAV» inkl. «Sjekkliste for veileder ved søknad om KVP», «Lønnsopplysningsskjema», skjema for aktivitetsplan, eksempel på informasjon fra Lønningsavdelingen til mottakere av kvalifiseringsstønad, «Bekreftelse på mottatt informasjon», mal for bekreftelse til Husbanken i forbindelse med søknad om bostøtte, søknadsskjemaet «Søknad om økonomisk stønad».
• «Prosedyre for KVP» datert 30.05.11
• Anonymisert oversikt over vedtak vedr. innvilgelse av KVP i perioden 01.01.13 – 10.03.14, datert 10.3.2014.
• Anonymisert liste over mottakere av økonomisk stønad siste år med informasjon om antall utbetalinger og totalt utbetalt beløp pr. person, samt dato for første utbetaling.
• 5 vedtak om tildeling av kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 saksmapper - langtidsmottakere av økonomisk stønad. Med langtidsmottakere av sosial stønad menes her mottakere av stønad over en periode utover 6 måneder i løpet av siste året.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 10.2.2014
• Tilsynsdokumentasjon, mottatt 13.3.2014
•  Møteplan datert 14.4.2014
•  Foreløpig tilsynsrapport datert 15.6.2014

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marianne Hovde, revisjonsleder
Monica Solnes, fagansvarlig

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet