Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Kåfjord kommune / Gáivuona suohkan 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte 01.10. - 02.10. 2014 tilsynsbesøk i Kåfjord kommune.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.

Det ble påvist følgende avvik:

• Kåfjord kommune har ikke kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet i tråd med folkehelselovgivningen.

Kommentar:

Fylkesmannen i Troms så under tilsynet i Kåfjord at det foregår enkeltvurderinger og at det gjennomføres enkelte tiltak som har betydning i et folkehelseperspektiv. Folkehelsearbeidet mangler imidlertid nødvendig organisering og forankring for å ivareta kravene i folkehelseloven § 5, jf. §§ 30 og 27 og forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4.

Lena Nordås
revisjonsleder

Anders Aasheim
revisor

Merete Jenssen
revisor

Lill-Hege Nergård
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 11. 07.2014 – 19.11.2014 med Kåfjord kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:

1. Lovlighetskontroll

Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der Fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.

2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:

I kommuner der Fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kåfjord kommune ligger i Nord-Troms. Kommunen grenser til Storfjord kommune i sørvest, Lyngen kommune i vest, Nordreisa kommune i nord og til Finland i sør. Kåfjord presenterer seg selv (hjemmesiden) som en kreativ kulturkommune med forankring fra trestammers møte mellom kvener, samer og nordmenn. Det er om lag 2200 innbyggere i kommunen og administrasjonssted er Olderdalen. Kommunen inngår i forvaltningsområdet for samisk språk.

Kåfjord kommune har vært med på å opprette det interkommunale plankontoret Nord-Troms plankontor. Plankontoret er et samarbeid mellom kommunene Kvænangen, Skjervøy, Kåfjord, Storfjord og Nordreisa, og har hovedoppgaver knyttet til behandling av overordnede planer (arealplaner) og private reguleringsforslag i kommunene. Plankontoret ble etablert mai 2012 og er finansiert som et treårig prosjekt. Kommuneplanlegger har 80 % stilling ved plankontoret og 20 % stilling i kommunen.

3. Gjennomføring

Varsel om tilsyn ble sendt ut 11.07. 2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se kapittel 7 om dokumentgrunnlag.

Åpningsmøte ble avholdt 01.10..2014.

Intervjuer

12 personer ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Se kapittel 7 om dokumentgrunnlag.

Sluttmøte ble avholdt 02.10.2014

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

5. Funn

Det ble påvist følgende avvik:

Kåfjord kommune har ikke kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet i tråd med folkehelselovgivningen.

Dette innebærer avvik fra folkehelseloven §§ 5, 27 og 30, jf forskrift om oversikt over folkehelsen § 4, jf. § 3.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Folkehelsearbeidet er ikke tilstrekkelig forankret, koordinert og tilrettelagt av kommunens administrative ledelse. Oppgaver på folkehelseområdet er heller ikke delegert.
• Det er ikke klart for de ansatte hvordan folkehelsearbeidet er organisert.
• Det fremgår ikke av stillingsbeskrivelser til de som er intervjuet om folkehelsearbeid skal inngå i stillingen. Få av de som ble intervjuet har stillingsbeskrivelser.
• Det er ikke avklart hvem som har hvilke oppgaver i det løpende oversiktsarbeidet.
• Blant de som ble intervjuet er det lite kjennskap til pågående planprosesser i kommunen (kommuneplanens samfunnsdel og arealdel). Arbeidet med områdeplaner er i større grad kjent.
• De ulike sektorer er i varierende grad involvert i planprosesser som gjelder folkehelsearbeidet etter plan og bygningsloven.
• Kommunen skriver i sitt planprogram at folkehelse skal ivaretas i planbeskrivelse og planbestemmelser i kommuneplanens arealdel. Dette arbeidet er ikke ferdigstilt.
• Lovkravene som gjelder for folkehelsearbeidet er ikke kjent blant de som ble intervjuet.
• Det er ikke tatt stilling til hvilken kompetanse kommunen trenger og om kommunen har den nødvendige kompetansen innen folkehelsearbeid, herunder samfunnsmedisinsk kompetanse.
• Kommunen har ikke bestemt hvilke kilder som skal benyttes når det innhentes kunnskap om forhold knyttet til befolkningens helse.
• Selv om enkelte fagteam kan ta opp problemstillinger som har betydning i et folkehelseperspektiv er ikke dette systematisert og etterspurt av ledelsen som en kilde til informasjon om folkehelse.

Kommentar til avviket:

Fylkesmannen i Troms så under tilsynet i Kåfjord at det foregår enkeltvurderinger og at det gjennomføres enkelte tiltak som har betydning i et folkehelseperspektiv. Folkehelsearbeidet mangler imidlertid nødvendig organisering og forankring for å ivareta kravene i folkehelseloven § 5, jf. §§ 30 og 27 og forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4.

6. Regelverk

• Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
• Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon oversendt fra kommunen før tilsynsbesøket, eventuelt fra kommunens nettsider:

• Organisasjonskart (hjemmesiden)
• Ansatteoversikt (hjemmesiden)
• Stillingsbeskrivelse kommuneplanlegger
• Strategisk plan for helse- og omsorg i Kåfjord mot 2023
• Kommunedelplan Fysisk aktivitet og folkehelse 2010-2013
• Planstrategi for Gáivuona suohkan/Kåfjord kommune 2011-2016
• Info ang. planer ved Kåfjord helsestasjon

Dokumentasjon fra Fylkesmannens avdeling for plan, reindrift og samfunnssikkerhet:

• Kommunebilde 2013 Kåfjord kommune, med referat

Dokumentasjon gjennomgått under tilsynsbesøket:

• Stillingsbeskrivelse ledende helsesøster
• Årsmelding 2013
• Utkast til stillingsbeskrivelse for leder av utviklingsavdelingen datert 09.03.2010
• Arealplan 2014-2026 for Gáivuona suohkan / Kåfjord kommune, planprogram
• Kommuneplan 2013-2025, Forslag til planprogram - kommuneplanens samfunnsdel – Kåfjord kommune

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen

• Varsel fra Fylkesmannen datert 11.07.2014
• Dokumentasjon fra kommunen mottatt 10.09.2014 og 15.09.2014
• Telefon- og e-postkorrespondanse mellom revisjonsleder og kontaktpersoner
• Program fra Fylkesmannen datert 15.09.2014

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Troms fylke deltok:

Lena Nordås, revisjonsleder/fagansvarlig, Helse- og omsorgsavdelingen
Anders Aasheim, revisor/seniorrådgiver, Helse- og omsorgsavdelingen
Merete Jenssen, revisor/rådgiver, Helse- og omsorgsavdelingen
Lill-Hege Nergård, revisor/rådgiver, Avdeling for plan, reindrift og samfunnssikkerhet

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet