Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i Lavangen kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Temaet for tilsynet er tildeling og gjennomføring av KVP. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammene er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om kvalifiseringsprogram med tilhørende stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) §§ 29, 30 og 31, samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig tildeling av KVP, herunder:
  - om tjenesten er tilgjengelig
  - om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
  - om tidsfrist for iverksetting overholdes
• Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder:
  - om kommunen tilbyr tilpasset program
  - om kommunen driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovkrav
  - om kommunen sørger for at krav til programmets varighet blir ivaretatt

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik. Denne rapporten beskriver to merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene:

Merknad 1:

Det bør skriftliggjøres hvem som har vedtaksfullmakt på området for KVP ved NAV-leders fravær.

Merknad 2:

Det bør inntas i kommunens egen prosedyre «Rutinebeskrivelse kvalifiseringsprogrammet» under pkt. 8, en henvisning til kravet om at tidspunkt for evalueringer skal fremgå av programmet.

Dato: 12.8.2014

Monica Solnes
fagansvarlig (revisjonsleder)

Marianne Pleym Arctander
rådgiver

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lavangen kommune i perioden 4.2.2014 – 12.8.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen plikter å føre tilsyn med kommunens virksomhet etter lov om sosiale tjenester i NAV kapittel 4, og skal påse at kommunens virksomhet drives i samsvar med loven og tilhørende forskrifter, jf. lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lavangen kommune har om lag 1000 innbyggere, og NAV-kontoret er lokalisert på Tennevoll, med umiddelbar nærhet til andre offentlige kontorer og virksomheter.

NAV Lavangen har ansvar for kommunens tjenester og oppgaver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, jf. samarbeidsavtale mellom Lavangen kommune og NAV Troms. Lavangen kommune v/ rådmannen avholder et månedlig fellesmøte med de kommunale lederne innenfor helse, omsorg og sosial, hvor også NAV leder deltar. Rådmannen og NAV leder har ellers møter ved behov.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 5.3.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 4.6.2014.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 5.6.2014 (videokonferanse).

4. Hva tilsynet omfattet

Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er en rettighet dersom vilkårene i lov om sosiale tjenester i NAV (STL) § 29 er oppfylt. Formålet med tjenesten er å bidra til at flere i målgruppen kommer i arbeid.

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, dvs. om tidsfrist for iverksetting overholdes,
• kommunen tilbyr tilpasset program og driver oppfølgingsarbeid i henhold til lov- og Forskriftskrav

5. Funn

Det ble påpekt to merknader.

Merknad 1:

Det bør skriftliggjøres hvem som har vedtaksfullmakt på området for KVP ved NAV-leders fravær.

Det følger av § 4 annet ledd bokstav a) i Forskrift om internkontroll i kommunalt NAV at «[d]et skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.»

Myndighet til å fatte enkeltvedtak etter lov om sosiale tjenester er i Lavangen kommune delegert fra rådmannen til NAV- leder. Av intervju går det fram at det er enighet i kontoret om at ved NAV-leders fravær som går over flere dager, har saksbehandlerne myndighet til å treffe vedtak etter lov om sosiale tjenester i NAV, herunder til å treffe vedtak om kvalifiseringsprogram. Denne delegasjonen av vedtaksmyndigheten er imidlertid ikke skriftliggjort.

Merknad 2:

Det bør inntas i kommunens egen prosedyre «Rutinebeskrivelse kvalifiseringsprogrammet» under pkt. 8, en henvisning til kravet om at tidspunkt for evalueringer skal fremgå av programmet.

Det følger av Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad § 1 fjerde ledd andre punktum at «[d]et skal framgå av programmet på hvilke tidspunkt det skal foretas evalueringer.

Det følger av rutinebeskrivelser, intervju og dokumentasjon at det foretas evalueringer av kvalifiseringsprogrammet og at tjenestemottaker blir orientert muntlig om tidspunkt.

Tidspunkt for evalueringer framgår imidlertid ikke av selve programmet.

6. Virksomhetens styringssystem

I henhold til lov om sosiale tjenester i NAV § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Forskrift om internkontroll for de kommunale tjenestene i NAV beskriver mer detaljert hvordan dette skal gjøres.

Lavangen kommunes samarbeidsavtale med NAV Troms skal sikre at flere av disse kravene blir ivaretatt. Lov og forskrift innebærer videre at kommunen gjennom ledelse og styring må sikre at kommunen foretar en forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Tilsynet har vist at dette skjer.

Styringsmessig går det frem hvem som har oppgaver knyttet til de ulike deler av arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, herunder også oppfølgning av deltakerne. Det er blant annet innarbeidet en praksis med avholdelse av ukentlige fagmøter, hvor også NAV leder deltar, der aktuelle saker diskuteres/ blir gjennomgått.

Kommunen holder på å etablere et felles, og elektronisk, avviksmeldingssystem. Dette vil komme i tillegg til det eksisterende avvikssystemet for den statlige delen av NAV-kontoret, og vil føre til en tydeliggjøring av rutiner for avvikshåndtering. Per i dag har Lavangen kommune et avvikssystem basert på skjema for melding. De ansatte ved NAV-kontoret er godt kjent med systemet.

Internkontrollsystemet som omhandler kommunens plikter etter lov om sosiale tjenester i NAV er dokumentert skriftlig. Kommunen har identifisert risikoområder knyttet til dens utøvelse av plikter etter loven, og vurdert tiltak for å minimere risikoen.

Kontakten mellom rådmann og NAV-leder er i liten grad formalisert, selv om kontakten er god og bidrar til å sikre at tjenesten ytes forsvarlig.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids – og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningen
• Rundskriv – Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale (NAV Lavangen) – Lavangen kommune og NAV Troms
• Oversikt over ansatte ved NAV Lavangen pr. 1.4.2014
• Delegasjon av vedtaksmyndighet fra rådmann til NAV-leder, datert 17.9.2007
• Internkontroll Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsetaten NAV Lavangen, sist endret 28.5.2014
• Rutiner for kvalifiseringsprogrammet (KVP), datert 26.5.2014
• Anonymisert liste over langtidsmottakere av sosialhjelp – løpende sosialsaker de siste 12 mnd.
• 5 vedtak om kvalifiseringsprogram, herunder to vedtak om forlengelse
• Oversikt over løpende kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 1 saksmappe vedrørende langtidsmottaker av økonomiske stønad. Med langtidsmottakere av sosial stønad menes her mottakere av stønad over en periode utover 6 måneder i løpet av det siste året.
• 1 saksmapper på tjenestemottakere som er i kvalifiseringsprogram
• Rutineperm for KVP ved NAV Lavangen

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 5.3.2014
• Tilsynsdokumentasjon mottatt 10.4.2014
• Møteplan datert 5.5.2014
• Korrigert møteplan datert 28.5.2014
• Tilleggsdokumentasjon mottatt 2.6.2014

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Monica Solnes, fagansvarlige (revisjonsleder)
Marianne Pleym Arctander, rådgiver

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet