Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Lenvik kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte tilsynsbesøk i Lenvik kommune 22.- 23.10.2014.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.

Fylkesmennene fikk tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Det ble ikke påvist avvik.

• Kommunen er kommet i gang med oversiktsarbeidet. De har utarbeidet dokumentet «Folkehelse 2014 – en oversikt for Lenvik kommune». Arbeidet er forankret i kommunens øverste administrative ledelse.

Anders Aasheim
revisjonsleder

Lena Nordås
revisor

Merete Jenssen
revisor

Lill-Hege Nergård
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 11.07.2014 -03.12.2014 med Lenvik kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:

1. 1. Lovlighetskontroll
   
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. 2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   
   I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lenvik kommune ligger midt i Troms fylke. Kommunesenteret Finnsnes har hurtigbåtforbindelse sørover til Harstad og nordover til Tromsø. Kommunens areal er på ca. 890 km2, med halvparten på inner- og nordøstsida av Senja, mens den resterende del ligger på fastlandet. Innbyggertallet er på ca. 11 000. Lenvik er den tredje største kommunen i Troms. Kommunen har mange arbeidsplasser innen handels- og servicenæringen, samt fiske og jordbruk. Lenvik har også flere industribedrifter innen fiskeforedling, fiskeredskap, fiskeoppdrett, samt smelteverk.

Kommunen er organisert i en tonivåmodell, hvor rådmannen og tre kommunalsjefer utgjør det øverste administrative nivået.

Kommunen er vertskap for Senjalegen, en felles legetjeneste for flere kommuner på Senja. Senjalegen har også en kommuneoverlegetjeneste som bl.a. betjener Lenvik kommune.

3. Gjennomføring

Varsel om tilsyn ble sendt ut 11.07.2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se kapittel 8 om dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.10.2014.

Intervjuer: 12 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 23.10.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

• kommunens tilrettelegging/styring
• hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
• om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
• i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
• i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Funn

Det ble ikke påvist avvik under tilsynet.

6. Fylkesmannens kartlegging og vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid

Kommunen er kommet i gang med oversiktsarbeidet. De har utarbeidet dokumentet «Folkehelse 2014 – en oversikt for Lenvik kommune». Arbeidet er forankret i kommunens øverste administrative ledelse.

I dokumentet «Folkehelse 2014 – en oversikt for Lenvik kommune» påpeker kommunen at oversiktsarbeidet skal sees i sammenheng med kommuneplanens samfunnsdel, som kommunen vedtok i juni 2014. Dette kom også fram under intervjuene. Kommuneplanens samfunnsdel har to hovedtema: folkehelse og barn og unge.

Kommunen har en folkehelsekoordinator i 100 % stilling. Stillingens hovedarbeidsoppgaver er bl.a. plan- og strategiarbeid innen folkehelse, samt å innkalle og være møteleder for kommunens folkehelseforum. I forumet deltar politikere, frivillige lag og foreninger samt flere kommunale sektorer.

Kommunen har samfunnsmedisinske tjenester via den interkommunale samarbeidsordningen «Senjalegen». Legene i ordningen har definerte oppgaver tilknyttet folkehelsearbeidet i Lenvik kommune.

I det videre folkehelsearbeidet anbefaler Fylkesmannen at kommunen internt avklarer disse forholdene som gjelder det løpende oversiktsarbeidet:

• Hvilken informasjon som skal samles inn
• Hvordan kommunen sikrer at det innhentes opplysninger fra alle relevante fagmiljøer og sektorer
• Hvordan faglige vurderinger og analyser av de innhentede opplysningene skal gjøres

7. Regelverk

• Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
• Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen

8. Dokumentunderlag

Dokumenter som ble oversendt, eller som Fylkesmannen ble vist til på kommunens nettsider i forkant av tilsynet:

• Planstrategi Lenvik kommune 2012-2015
• Lenvik kommune – Boligsosial handlingsplan 2009-2013
• Kommuneplan – samfunnsdel med handlingsdel 2014-2026
• Folkehelse 2014 – en oversikt for Lenvik kommune
• Organisasjonskart
• Orientering om organisasjonen Lenvik kommune
• Oversikt over ansatte som er ansvarlig i forhold til tilsynets tema
• Verdiplakat Lenvik kommune
• Utviklingsmål Lenvik kommune 2014-2017
• Handlingsplan mot vold i nære relasjoner 2012-2016
• Kommunedelplan for folkehelse, idrett og friluftsliv i Lenvik kommune 2012 – 2015
• Ruspolitisk handlingsplan 2014-2018
• Stillingsbeskrivelse for kommuneoverlegetjenesten i Senjalegen
• Informasjon om samfunnsmedisinsk avdeling i Senjalegen
• Stillingsbeskrivelse for folkehelsekoordinator
• Stillingsbeskrivelse for samfunnsutvikler
• Prosjekt ROS-analyse for Lenvik kommune (notat)
• Handlingsplan trafikksikkerhet 2013-2016
• Utskrift av sentrale vedtak som gjelder folkehelsearbeid
• Retningslinjer for bruk av økonomiske stimuleringsmidler til aktivitetstilbud til beboere i sykehjem og omsorgsboliger i Lenvik

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Troms deltok:
Anders Aasheim, seniorrådgiver, revisjonsleder
Lena Nordås, fagansvarlig, revisor
Merete Jenssen, rådgiver, revisor
Lill-Hege Nergård, rådgiver, revisor
I tillegg deltok Cathrine Tanbo, rådgiver, observatør fra Statens helsetilsyn.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet