Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i Målselv kommune 2014

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Temaet for tilsynet er tildeling og gjennomføring av KVP. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammene er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om kvalifiseringsprogram med tilhørende stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) §§ 29, 30 og 31, samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig tildeling av KVP, herunder:
  - om tjenesten er tilgjengelig
  - om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
  - om tidsfrist for iverksetting overholdes
• Kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder:
  - om kommunen tilbyr tilpasset program
  - om kommunen driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovkrav
  - om kommunen sørger for at krav til programmets varighet blir ivaretatt

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik under tilsynet.

Dato: 14.8.2014

Renate Kristiansen
rådgiver (revisjonsleder)

Monica Solnes
fagansvarlig   

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Målselv kommune i perioden 4.2.2014 – 14.8.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen plikter å føre tilsyn med kommunens virksomhet etter lov om sosiale tjenester i NAV kapittel 4, og skal påse at kommunens virksomhet drives i samsvar med loven og tilhørende forskrifter, jf. lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Målselv kommune har i overkant av 6500 innbyggere, og NAV-kontoret er lokalisert tettstedet Bardufoss, med umiddelbar nærhet til flere offentlige kontorer.

NAV Målselv har ansvar for kommunens tjenester og oppgaver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, jf. samarbeidsavtale mellom Karlsøy kommune og NAV Troms. Målselv kommune v/ rådmannen avholder et månedlig fellesmøte med de kommunale lederne innenfor helse- og omsorg, hvor også NAV leder deltar. I tillegg er det månedlige møter med hvor samtlige av de kommunale lederne deltar.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4.2.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 27.5.2014.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 28.5.2014 (videokonferanse).

4. Hva tilsynet omfattet

Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er en rettighet dersom vilkårene i lov om sosiale tjenester i NAV (STL) § 29 er oppfylt. Formålet med tjenesten er å bidra til at flere i målgruppen kommer i arbeid.

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, dvs. om tidsfrist for iverksetting overholdes,
• kommunen tilbyr tilpasset program og driver oppfølgingsarbeid i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknader under tilsynet.

6. Virksomhetens styringssystem

I henhold til STL § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Forskrift om internkontroll for de kommunale tjenestene i NAV beskriver mer detaljert hvordan dette skal gjøres.

Målselv kommunes samarbeidsavtale med NAV Troms skal sikre at flere av disse kravene blir ivaretatt. Lov og forskrift innebærer videre at kommunen gjennom ledelse og styring må sikre at kommunen foretar en forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Tilsynet har vist at dette skjer.

Styringsmessig går det klart frem hvem som har oppgaver knyttet til de ulike deler av arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, herunder også oppfølgning av deltakerne. Det er blant annet innarbeidet en praksis med avholdelse av ukentlige fagmøter, hvor også NAV leder deltar, der aktuelle saker diskuteres/ blir gjennomgått.

Kommunen holder på å etablere et felles, og elektronisk, avviksmeldingssystem. Dette vil komme i tillegg til det eksisterende avvikssystemet for den statlige delen av NAV-kontoret, og vil føre til en tydeliggjøring av rutiner for avvikshåndtering.

Internkontrollsystemene som omhandler NAV-leder og kommunens ledelse er i liten grad formalisert, selv om kontakten er god og tjener til å sikre at tjenesten ytes forsvarlig.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids – og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningen
• Rundskriv – Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentgrunnlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale (NAV Målselv) – Målselv kommune og NAV Troms
• Oversikt over ansatte ved NAV Målselv, udatert.
• Rutiner for kvalifiseringsprogrammet (KVP), udatert.
• Anonymisert liste over langtidsmottakere av sosialhjelp – løpende sosialsaker de siste 12 mnd.
• 2 saksmapper – løpende kvalifiseringsprogram
• Oversikt over løpende kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 3 saksmapper – vedr. langtidsmottakere av økonomisk stønad. Med langtidsmottakere av sosial stønad menes her mottakere av stønad over en periode utover 6 måneder i løpet av det siste året.
• 3 saksmapper – løpende kvalifiseringsprogram
• Felles rutineperm for oppfølgingsavdelingen (sosiale tjenester, herunder KVP)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 4.2.2014
• Tilsynsdokumentasjon, mottatt 17.3.2014
• Møteplan datert 10.4.2014

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Renate Kristiansen, revisjonsleder
Monica Solnes, fagansvarlig

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet