Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Gratangen kommune 2015

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte tilsynsbesøk i Gratangen kommune 3. og 4. februar 2015.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører i 2014 og 2015 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.   

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Det ble påvist følgende avvik:

Gratangen kommune har ikke kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet i tråd med folkehelselovgivningen.

Dato: 14.04.15

Anders Aasheim
Revisjonsleder

Lena Nordås
Revisor

Merete Jenssen
Revisor

Anette Moltu Thyrhaug
Revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 24.09.2014 – 14.04.2015 med Gratangen kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører i 2014 og 2015 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.    

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:  

1. Lovlighetskontroll:
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der Fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   I kommuner der Fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt hvorvidt og i hvilken grad de følger opp denne vurderingen.

2. Beskrivelse av kommunen

Gratangen kommune er en kystkommune som har vel 1100 innbyggere. Den ligger i Sør-Troms og grenser til Nordland fylke i sør. E6 er en viktig ferdselsåre som går gjennom kommunen. Kommunen har en rik kystkultur, med bl.a. båtmuseum og fartøyvernsenter. Kommunen er organisert i 10 ulike enheter, ledet av rådmann som har stab- og støttefunksjoner.

3. Gjennomføringen av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt ut 24.09.2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket:

Se kapittel 7 om dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 03.02.2015.

Intervjuer:
10 personer ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket:

Se kapittel 7 om dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 04.02.2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).  

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal ha løpende oversikt over helsetilstanden i befolkningen. I tillegg skal kommunene hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) utarbeide et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014 og våren 2015, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.   

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder  
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve laovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok Fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

Det ble påvist følgende avvik:

Gratangen kommune har ikke kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet i tråd med folkehelselovgivningen.

Dette innebærer avvik fra folkehelseloven §§ 5, 27, 30 og forskrift om oversikt over folkehelsen § 4, jf. § 3.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Folkehelsearbeidet er ikke tilstrekkelig forankret, koordinert og tilrettelagt av kommunens administrative ledelse.
• I rådmannens månedlige møte med enhetslederne tas det opp tema innen folkehelse, men informasjonen som framkommer er ikke systematisk tatt i bruk som en kilde i oversiktsarbeidet.
• Kommunen har ikke tatt stilling til hvilke opplysninger som skal innhentes i det løpende oversiktsarbeidet, eller hvilke kilder som skal benyttes i arbeidet.
• De ansatte har ikke stillingsbeskrivelser som beskriver oppgaver i oversiktsarbeidet.
• Det er ikke klart for de ansatte hvem som skal utføre de ulike oppgavene i det løpende oversiktsarbeidet. 
• Kommunen har ikke nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse og kapasitet til å ivareta oppgaver etter folkehelseloven, herunder oversiktsarbeidet.
• I forbindelse med kommuneplanens samfunnsdel har kommunen gjort noe arbeid med oversikt over helsetilstanden. Oversiktsarbeidet som inngår i kommuneplanens samfunnsdel er imidlertid ikke systematisk og helhetlig slik folkehelseloven krever.

6. Regelverk

• Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) 
• Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen 

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon som ble oversendt fra kommunen før tilsynsbesøket:

• Organisasjonskart Gratangen kommune.
• Utdrag fra kommuneplanens samfunnsdel, kap. 6 Trygghet og livskvalitet (Arbeidet med planen pågår)
• Prosessplan / prosjektplan for kommuneplanens samfunnsdel
• Handlingsplan for folkehelse, idrett og fysisk aktivitet 2011-2013
• Planprogram kommuneplanens samfunnsdel 2014-2024

Dokumentasjon gjennomgått under tilsynsbesøket:

• Trygg og tilgjengelig – Handlingsplan for skadeforebygging, sikkerhet og universell utforming
• Boligsosial handlingsplan 2013-2017
• Delegasjonsreglement for Gratangen kommune
• Notat med oversikt over planarbeid i kommunen av Rita H. Roaldsen, datert 29.01.2015
• Notat fra NAV Gratangen med statistikk om befolkning, arbeidsliv og sosiale forhold

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Troms deltok:
Anders Aasheim Revisjonsleder, seniorrådgiver
Lena Nordås Revisor, fagansvarlig
Merete Jenssen  Revisor, rådgiver
Anette Moltu Thyrhaug Revisor, seniorrådgiver

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet