Rapport fra tilsyn med foreldrenes medvirkning i planlegging og gjennomføring av oppholdet ved Solbakken barne- og familiesenter 2015

Sammendrag

Tilsynet er gjennomført i form av en systemrevisjon, og det vil ved et slikt tilsyn kunne gis avvik og/eller påpekes merknader innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Foreldrenes medvirkning i planlegging og gjennomføring av oppholdet ved Solbakken barne- og familiesenter.
• Hvordan Solbakken barne- og familiesenter styrer sin virksomhet for å sikre at foreldrenes medvirkning ivaretas i planleggingen og gjennomføringen av oppholdet ved senteret.

Det ble ikke gitt avvik eller påpekt merknader ved dette tilsynet.

Dato: 10.4.2015

Eva Angell
revisjonsleder

Janne Pedersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Solbakken barne- og familiesenter i perioden 17.2.2015 - 10.4.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn etter barnevernloven § 5-7 og forskrift for sentre for foreldre og barn. Tilsynsmyndigheten skal føre tilsyn med hvert senter så ofte som forholdene tilsier det, minimum annet hvert år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervju og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad– forhold som ikke er i strid merd krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Solbakken barne- og familiesenter gjennomgikk en omstilling i 2013 som omhandlet avvikling av driften av barneverninstitusjonsavdeling for inntil 5 barn under 13 år og økning i volumet av driften ved senteret for Avdeling foreldre og barn fra 2 til 5 plasser. I dag består Solbakken barne- og familiesenter av to avdelinger.  I tillegg til avdeling foreldre og barn, består sentret av Avdeling for beredskapshjem. Omstillingen innebar endringer i målgruppe, bygningsmessige forhold/materielle krav, bemanning og kompetanse. Endringsprosessen har tatt tid, og tilsetting av psykolog er først på plass i løpet av våren 2015.

Avdeling foreldre og barn v/ Solbakken barne- og familiesenter er et statlig tiltak for foreldre og barn og er godkjent for inntil 5 familier som får opphold på senteret på grunnlag av barnevernloven § 4-4, annet ledd. Senterets målgruppe er familier med barn i alderen 0-12 år, hvor de voksne strever med ulik problematikk som gjør at de i for liten grad klarer å holde fokus på barna og deres behov.

Senteret består av en bygningsmasse på et tun. I hovedhuset er det tre hybler som inneholder ett oppholdsrom, ett soverom og ett lite bad med dusj. Disse tre hyblene har felles kjøkken og felles oppholdsrom. I dette bygget er det også en selvstendig leilighet med soverom, kjøkken og bad. Det kan bo tre familier i hovedbygningen. I nabobygningen er det to leiligheter med stue, kjøkken, to soverom og bad. Det er også en felles stue i hovedbygningen hvor familiene kan møtes til felles aktiviteter og måltider. Dette rommet benyttes også til ulike møter, samtaler og veiledning. Senteret har uteareal med lekeplass, lekeapparater, sandkasse, ballplass og grillhytte.

Beliggenheten er i et rolig boligstrøk sentralt på Tromsøya. Det er gangavstand og kort vei til butikk, skole og bussholdeplass. I nærmiljøet er det mange fine turområder, svømmebasseng og museum tilrettelagt for barnefamilier.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselble utsendt 17.2.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 24.3.2015.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 26.3.2015.

4. Hva tilsynet omfattet

• Foreldrenes medvirkning i planlegging og gjennomføring av oppholdet ved Solbakken barne- og familiesenter.
• Hvordan Solbakken barne- og familiesenter styrer sin virksomhet for å sikre at foreldrenes medvirkning ivaretas i planleggingen og gjennomføringen av oppholdet ved senteret.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik eller påpekt merknader ved dette tilsynet.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynet har undersøkt om senteret gjennom sine styringstiltak og internkontroll sikrer at foreldrenes medvirkning ivaretas i planleggingen og gjennomføringen av oppholdet ved senteret.

Det følger av forskrift om sentre for foreldre og barn § 14 at senteret skal ha interkontroll for å sikre at det utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. I forskriftens § 14, annet ledd, betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av barnevernloven.

Senterets internkontrollsystem er beskrevet i dokumentet «Internkontrollsystem Solbakken barne- og familiesenter, 2015.» Videre foreligger rutiner/retningslinjer, sjekklister og prosedyrer som gjelder for brukermedvirkning. Senterets retningslinjer for brukermedvirkning er et dokument familiene blir gjort kjent med, og har tilgjengelig under sitt opphold ved senteret.

Det er utarbeidet en generell opplæringsplan, samt opplæringsplan for nyansatte og vikarer.

Uønskede forhold og avvik meldes til nærmeste overordnede. Erfaringer som ansatte gjør i sitt arbeid og de tilbakemeldinger familiene gir, blir tatt inn i senterets forbedringsarbeid.

Senteret har et avvikssystem (TQM) hvor uønskede forhold skal rapporteres. Dette avvikssystemet benyttes ikke for rapportering av avvik knyttet til tema for vårt tilsyn. Senteret vil arbeide med å avklare bruken for når og hva man rapporterer i TQM.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter:
  artikkel 12 å si sin mening og bli hørt
  artikkel 13  få og gi informasjon
• Lov om barneverntjenester:
  § 1-4  krav til forsvarlighet
  § 5-9  rettigheter under opphold i senter for foreldre og barn
  § 4-4, 1. og 2. ledd hjelpetiltak for barn og barnefamilier
  § 6-4  innhenting av opplysninger
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker:
  § 11  veiledningsplikt
  § 11d  nedtegning av opplysninger
  §§ 17, 3. ledd og 18 innsyn i egen sak
• Forskrift for sentre for foreldre og barn:
  § 17  vern om personlig integritet
  § 18  medbestemmelse
  § 14 og 15 internkontroll

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Institusjonsplan for Solbakken barne- og familiesenter
• Retningslinjer for brukermedvirkning
• Organisasjonskart Solbakken barne- og familiesenter
• Internkontrollsystem Solbakken barne- og familiesenter 2015
• Stillings- og kompetanseplan mars 2015
• Samarbeidsavtale mellom Solbakken foreldre- og barneavdeling, foreldre/foresatte og barneverntjenesten
• Opphold på Solbakken, faser
• Forløpsbeskrivelse
• Beskrivelse av institusjonen – for familiene
• Samtykke til WMCI intervju
• Avtale om bruk av video
• Kriseplan under opphold
• Husregler
• Faste møter ved Solbakken
• Inntaksmøte
• Spørsmål som ønskes utdypet ved inntak
• Døgnstruktur, ukeplaner
• Døgnrapport – dokument
• Vurdering av grad av bekymring
• Teamets oppgave og rolle
• Mal for periodeplan, eksempler
• Opplæringsplan for nyansatte og vikarer
• Opplæringsplan 2015
• Skjema samtale 1 og samtale 2
• Tilbakemeldinger og evalueringer fra familiene i forbindelse med utflytting
• Sjekkliste for brukermedvirkning (internt dok.)
• Utvalgte dokumenter i 8 saksmapper som omhandlet 10 barn

Dokumentasjon som ble fremlagt under tilsynsbesøket:

• Permer vedrørende rutiner, prosedyrer, regelverk for institusjonen
• Rutineperm for boenhetene
• Dokumentliste fra BIRK i 2 saker
• Dokumenter i en sak (døgnrapporter, sluttmøteevaluering, tilbakemelding til forelder, råd til foreldre, cos-veiledning, samtale 1 og 2)

Gjennomgåelse av annet bakgrunnsmateriale:

• Kopi av Bufetats rapport fra årlig oppfølging av Solbakken barne- og familiesenter, 26.1.2015

9. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Troms deltok:
Seniorrådgiverne Janne Pedersen og Eva Angell, med sistnevnte som revisjonsleder.