Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helsemessig- og sosial beredskap Malvik kommune 2018

Tilsynsgruppe

• Dag Otto Skar, fylkesberedskapssjef og tilsynsleder
• Kaja Kristensen, seniorrådgiver beredskap og tilsynssekretær
• Marit Dypdal Kverkild, fagdirektør helse og samfunn
• Siri Ramberg Stav, seniorrådgiver helse- og omsorgsavdelingen

Deltakere fra kommunen

• Ingrid Aune, ordfører
• Carl Jakob Midttun, rådmann
• Ole Christian Iversen, næringssjef og beredskapskoordinator
• Lise Karin Dybvad, virksomhetsleder hjemmesykepleien
• Realf Ording Helgesen, kommuneoverlege
• Åshild Johansen, virksomhetsleder helse og rehabilitering

Innledning

Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt og helsemessig- og sosial beredskap.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i:

• Lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) § 29 og forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt § 10.
• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. (helsetilsynsloven) § 2, 1. ledd, jfr. lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-1. Det ble ført tilsyn med følgende lovbestemmelser:
  • Helseberedskapsloven § 2-2, 1. ledd, jfr. lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) § 28, 2. ledd
  • Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. §§ 1 til 9
  • Folkehelseloven § 27 og Smittevernloven § 7-1 og § 7-2

Formålet med tilsynet var å:

• Fastslå om kommunen har kartlagt hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen (sivilbeskyttelsesloven § 14)
• Fastslå om kommunen har utarbeidet en egen beredskapsplan (sivilbeskyttelsesloven § 15)
• Fastslå om kommunen har tilstrekkelige planer og prosedyrer for utarbeidelse av beredskapsplan for de helse- og omsorgstjenester de er ansvarlige for (helsemessig beredskapslov § 2-2)

Dokumentgrunnlag

Generelle dokumenter:

• Kommuneloven
• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvar
• Lov om helsemessig- og sosial beredskap
• Helsetilsynsloven
• Folkehelseloven
• Smittevernloven

Sentrale styringsdokumenter:

• St. meld 29 (2011 – 12) Samfunnssikkerhet

Kommunespesifikke dokumenter

• Helhetlig ROS Malvik kommune
• Beredskapsplan for Malvik kommune
• Varslingsliste for kriseledelsen i Malvik
• Plan for etablering og drift av EPS og tiltakskort etablering EPS
• Plan for helsemessig og sosial beredskap Malvik kommune
• Smittevernplan Malvik kommune
• Avtaler om interkommunal legevakt og kriseteam
• Plan for distribusjon av jodtabletter
• ROS-analyser og planer - helse
• Avtaler, prosedyrer og rutiner - helse
• Varslingslister - helse
• Kommunal planstrategi 2016-2020
• Kommuneplanens samfunnsdel 2018-2030
• Kommuneplanens arealdel 2010-2021

Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt i brev av 21.09.2018.

Innledningsvis informerte tilsynsleder om bakgrunn og plan for tilsynet. Det ble deretter gjennomført intervju med rådmann, ordfører, beredskapskoordinator, kommuneoverlege, virksomhetsleder hjemmesykepleien og virksomhetsleder helse og rehabilitering. Intervjuene som omhandlet helsemessig- og sosial beredskap ble ledet av representanter fra Fylkesmannens helse- og omsorgsavdeling.

Hovedkonklusjon

Kommunal beredskap
Malvik kommune jobber med bygging av beredskapskultur i alle sektorer og på alle nivå. Dette bærer beredskapsarbeidet i kommunen preg av. Kommunen jobber proaktivt med samfunnssikkerhet og beredskap og har god dialog med andre beredskapsaktører både i og utenfor kommunen.

Kommunen har en omfattende ROS-analyse fra 2015/16 som gir en god oversikt over risiko og sårbarheter i kommunen. I prosessen med å utarbeide analysen var det bred ekstern involvering og analysen har flere ganger vært behandlet i kommunestyret. I kommunen jobbes det helhetlig med å utarbeide ROS-analyser i kommunens virksomheter etter en ensartet mal. Arbeidet koordineres av beredskapskoordinator i kommunen.

Kommunen har en oppdatert, overordnet beredskapsplan som beskriver roller og ansvar for kommunens kriseledelse. Kommunen bruker krisestøtteverktøyet CIM aktivt og gjennomfører beredskapsøvelser. Etter hendelser og øvelser evalueres det og planverk oppdateres fortløpende. Kommunen har lav terskel for å innkalle kriseledelsen og det jobbes kontinuerlige med å videreutvikle systemer og rutiner for krisehåndtering.

Helsemessig- og sosial beredskap

Kommunelegen sin rolle
Kommuneoverlegen har 40% stilling. Kommuneoverlegen deltar i kommunens kriseteam og leder også kriseteamet.

Planer: Kommunen har utarbeidet en plan for helsemessig og sosial beredskap vedtatt i kommunestyret den 07.11.2018. Plan for smittevern skal revideres i 2019.

Kriseteam
Kommunen har et kriseteam som fungerer mellom kl. 0800 og 1530 på hverdager. Utenom disse tidene er det Barnevernsvakta i Trondheim kommune som har vaktberedskapen.

Ved kriser i helg og høytider blir kommunens kriseledelse informert og aktivert, også ved mindre hendelser. Det er behov for mer samhandling mellom kommunens kriseteam og barnevernsvakta i Trondheim. Det er også behov for avklaring på systemnivå mellom kommunalt kriseteam og barnevernsvakta. Dette vil bli igangsatt i 2019.

Helse- og omsorgstjenesten
Kommunen har lokale beredskapsplaner med bred involvering i planprosessen og i ROS-analysen. Enhetene innen helse- og omsorg er delaktig i både planarbeid og ROS-analyser. Kommunen opererer med et årshjul hvor beredskap og beredskapsplanlegging inngår.

I 2019 skal kommunen ha en teoretisk beredskapsøvelse hvor to definerte risikoområder vil bli øvet. Ledere og ansatte i helse- og omsorgstjenesten har ikke deltatt på øvelser som kommunen har arrangert.

Sykehjem har rutiner for pasient på avveie, og det finnes rutiner for bortfall av strøm, når journalsystemet ikke er tilgjengelig, ved brann og ved smitteutbrudd. Kommunen har nødstrøm som forsyner institusjoner ved strømbrudd, og i tillegg finnes egne aggregat.

Kommunen har ikke medisinlager som oppbevarer medisiner over en lengre periode.

Hjemmetjenesten har sjekkliste ved fare for strømbrudd og ved uvær. Det er rutiner som sikrer at hjelp tilbys pasienter og brukere også i en krisesituasjon. Når hjemmetjenesten kommer til låst dør hos pasienten/brukeren, er det utarbeidet rutiner som viser hvordan de ansatte skal forholde seg og hva de skal gjøre. Det er ikke etablert skriftlige rutiner for ufremkommelighet til pasient/bruker f.eks ved stengte veier, flom/ras/snø.

Merknader og avvik

Kommunal beredskap

Ingen merknader og avvik.

Helsemessig og sosial beredskap

Ingen merknader og avvik.