Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helsemessig- og sosial beredskap Meråker kommune 2018

Tilsynsgruppe

• Knut Bakstad, seniorrådgiver beredskap og tilsynsleder
• Kaja Kristensen, rådgiver beredskap og tilsynssekretær
• Siri Ramberg Stav, seniorrådgiver helse- og omsorgsavdelingen

Deltakere fra kommunen

• Kari Anita Furunes, ordfører
• Inge Falstad, konstituert rådmann
• Anne Haneborg, utmarkskonsulent og beredskapskoordinator
• Leif Edvard Muruvik Vonen, kommuneoverlege
• Turid Brurok, leder kriseteam
• Hilde Jønsson, enhetsleder sykehjemmet
• Ragnhild Stavå, enhetsleder hjemmebaserte tjenester
• Gunhild Warø, sektorsjef skole, oppvekst og kultur
• Anne Kirsten Buland Øien, konstituert sektorsjef helse, pleie og omsorg

Innledning

Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt og helsemessig- og sosial beredskap.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i:

• Lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) § 29 og forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt §
• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. (helsetilsynsloven) § 2, 1. ledd, jfr. lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-1. Det ble ført tilsyn med følgende lovbestemmelser:
  • Helseberedskapsloven § 2-2, 1. ledd, jfr. lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) § 28, 2. ledd
  • Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. §§ 1 til 9
  • Folkehelseloven § 27 og Smittevernloven § 7-1 og § 7-2

Formålet med tilsynet var å:

• Fastslå om kommunen har kartlagt hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen (sivilbeskyttelsesloven § 14)
• Fastslå om kommunen har utarbeidet en egen beredskapsplan (sivilbeskyttelsesloven § 15)
• Fastslå om kommunen har tilstrekkelige planer og prosedyrer for utarbeidelse av beredskapsplan for de helse- og omsorgstjenester de er ansvarlige for (helsemessig beredskapslov § 2-2)

Dokumentgrunnlag

Generelle dokumenter:

• Kommuneloven
• Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvar
• Lov om helsemessig- og sosial beredskap
• Helsetilsynsloven
• Folkehelseloven
• Smittevernloven

Sentrale styringsdokumenter:

• meld 29 (2011 – 12) Samfunnssikkerhet

Kommunespesifikke dokumenter

• Helhetlig ROS-analyse 2014
• Vedtatt beredskapsplan med følgende vedlegg: Handlingsplan ved ekstremvær og naturkatastrofer, Handlingsplan ved langvarig strømbrudd, Evakueringsplan, Informasjonsplan, Operative skjema, Varslingslister og viktige kontakter
• Smittevernplan Meråker
• Beredskapsplan kriseteam
• Beredskapsplan helse og sosial
• Beredskapsplan hjemmebasert
• Meråker sykehjem BEREDSKAPSPLAN
• Rapport øvelse 2016
• Planstrategi
• Planprogram for Kommuneplanens Samfunnsdel 2019-2035

Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt i brev av 10.04.2018.

Innledningsvis informerte tilsynsleder om bakgrunn og plan for tilsynet, etterfulgt av en kort presentasjon fra kommunen. Det ble deretter gjennomført intervjuer med ordfører, rådmann, beredskapskoordinator, kommuneoverlege og leder kriseteam, samt enhetsleder sykehjem sammen med enhetsleder hjemmebaserte tjenester og sektorsjef helse, pleie og omsorg. De tre siste intervjuene ble ledet av representanter fra Fylkesmannens helse- og omsorgsavdeling.

Hovedkonklusjon

Kommunal beredskap

Meråker kommunen jobber engasjert og godt med samfunnssikkerhet og beredskap. For å sikre det helhetlige og systematiske arbeidet i kommunen, påpeker Fylkesmannen at arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap må forankres i overordnede planer og bør blant annet tas inn i kommuneplanens samfunnsdel som er under utarbeidelse.

Kommunen har en ROS-analyse fra 2014. Analysen må oppdateres i løpet av 2018 for å innfri lovens krav om revidering hvert fjerde år.

Kommunens beredskapsplan er godt utarbeidet, oppdatert og med informative vedlegg. Kommunen har øvd sitt planverk senest våren 2018. Kommunen har fokus på å etablere en god forståelse av roller og ansvar. Kriseledelsen møtes en gang i måneden der det blant annet gjennomføres test av systemer og øves på bruk av krisestøtteverktøyet CIM. For å styrke samhandling internt kan kommunens kriseteam med fordel integreres i kriseledelsens beredskapsøvelser.

Fylkesmannen oppfordrer kommunen til å etablere et kommunalt beredskapsråd og se på muligheten for å etablere samarbeidsavtaler med relevante aktører i kommunen.

Helsemessig- og sosial beredskap

Kommuneoverlegen:
Kommunen har en kommuneoverlege som fungerer som medisinskfaglig rådgiver innen helsemessig og sosial beredskap. Kommuneoverlegen har kontor på Stjørdal. Han har ansvaret for 4 kommuner i Værnesregionen og fordeler stillingen sin mellom disse kommunene inkludert Meråker kommune. Siden arbeidstedet er på Stjørdal, er det rådmannen i Stjørdal kommune som har arbeidsgiveransvaret for kommuneoverlegen. Det er planer om at kommuneoverlegen skal ha faste kontordager i Meråker kommune for å kunne følge opp kommuneoverlege-rollen bedre.

Kommuneoverlegen har det overordnede ansvaret for planarbeid innen helsemessig og sosial beredskap. Kommunens smittevernplan er fra 2006 og trenger å oppdateres. Det planlegges nå å ha felles planer innen helsemessig og sosial beredskap for kommunene i Værnesregionen. Smittevernplan er nå under utarbeidelse.

Kommuneoverlegen har vært med i opplæringen av kriseteamets medlemmer. Kommuneoverlegen er også med i kommunens kriseledelse og har vært delaktig i både planlegging og gjennomføring av øvelser.

Merknad:

En del av planverket er utdatert og trenger revidering. Spesielt gjelder dette smittevernplanen.

Kriseteam:
Kommunen har et kriseteam som er sammensatt av personell med forskjellig fagkompetanse. Oppdragene til kriseteamet utløses av legevakt, politi eller kommunens administrative ledelse. Medlemmene i kriseteamet har fått tilbud om kurs og opplæring. Kriseteamet får bistand fra RVTS i forhold til veiledning og kursing. Når det blir varslet om en hendelse, er det leder for kriseteamet som avgjør hvem av teamets medlemmer som skal rykke ut.

Det er lite kopling mellom kriseteamet og kommunens øvrige beredskapsarbeid. Kriseteamet har tatt opp dette med kommunens ledelse. Kriseteamet har til nå ikke deltatt på kommunens beredskapsøvelser. Fylkesmannen mener at kommunen med fordel kan involvere kriseteamet bedre i det øvrige beredskapsarbeidet og dra nytte av kriseteamets kompetanse.

Det er utarbeidet en plan for kriseteamets arbeid, og liste over kriseteamets medlemmer oppdateres jevnlig. Informasjon om kriseteamet finnes på kommunens hjemmesider. Det har også vært reportasje om kriseteamet i lokalavisen.

Kommuneoverlegen kan med fordel kobles bedre opp imot kriseteamets arbeid. Til nå har kommuneoverlegen deltatt på felles kurs sammen med kriseteamet, men har ikke deltatt på kriseteamets møter.

Det er uklart for kriseteamet om de er koblet opp mot kommunens varslingssystem, og kriseteamet er ikke blitt forelagt kommunens kriseplan.

Kriseteamet rapporterer til sektorsjef for helse- og omsorg.

Sykehjem og hjemmetjenester:
Det er utarbeidet lokale beredskapsplaner for både sykehjem og hjemmetjenesten. Det er også utarbeidet prosedyrer for forskjellige scenarier i sykehjemmet og hjemmetjenesten. Sektorsjef er med i kommunens kriseledelse.

Det er tatt høyde for strømbrudd, vannavstegning og brann, og sykehjemmet har eget aggregat som settes i gang ved strømbrudd. Det finnes et medisinlager på sykehjemmet som kan forsyne både hjemmetjenesten og sykehjemmet med medisiner i noen dager om medisinforsyningen skulle stoppe.

Ansatte i hjemmetjenesten har prosedyrer som beskriver når de skal ta kontakt med eksterne aktører ved for eksempel uframkommelige veier. Det er laget prosedyrer for smittevern. Det er også utarbeidet prosedyrer som skal følges om pasient forsvinner fra sykehjemmet og man må iverksette leteaksjon. Det gjennomføres brannøvelser på sykehjemmet jevnlig, og en stor øvelse en gang pr. år. Ansatte i hjemmetjenesten deltar på brannøvelsene sammen med sykehjemmets ansatte.

Kompetansen hos de ansatte i hjemmetjeneste og sykehjem kan med fordel brukes i kommunens øvrige beredskapsarbeid.

Mer om hjemmetjenesten:

Beredskapsplan er laget for en del år siden og revidert i forhold til tilsyn fra arbeidstilsynet. Hjemmetjenesten ønsker en mindre plan knyttet opp mot den overordnede planen.

Hjemmetjenesten har alle prosedyrer på nett. De viktigste prosedyrene er i tillegg oppbevart i en perm på vaktrommet/kontoret.

Beredskapsplanen for hjemmetjenesten ser på mange ulike scenarier blant annet i forhold til vær som gjør det vanskelig å komme ut til pasientene som bor hjemme i egen bolig. Det er mulighet til å få bestilt brøyting veldig raskt ved kontakt med teknisk vakt. Alle ansatte skal kjenne til denne muligheten.

Det er gjort nye ROS-analyser som blant annet tar høyde for det å jobbe alene og risikoer forbundet med dette. Det er utarbeidet tiltakskort, f.eks i møte med utagerende pasienter. Alle ansatte skal ha disse tiltakskortene med seg.

Hjemmetjenesten har mobile alarmer med toveis kommunikasjon.

Kommunen har diskusjoner rundt hvordan man skal fange opp pasienter som ikke mottar kommunale tjenester, f.eks de som bor på hyttene i kommunen eller pasienter med KOLS.

Mer om sykehjemmet:

Enhetsleder på sykehjemmet er ikke med i kommunens kriseledelse.

Sykehjemmet kan benyttes ved evakuering fra private boliger. Hjemmeboende pleietrengende kan bli flyttet til sykehjemmet ved behov. Dette er ikke godt nok beskrevet i planverk ennå.

Sykehjemmet har faste HMS-møter der prosedyrer gjennomgås og oppdateres. Vikarer og nyansatte får i opplæringsperioden kjennskap til nettsiden der prosedyrene finnes. Ansatte har tilbud om elektroniske kurs som kan tas i arbeidstiden.

Flyktninger/asylsøkere:

Kommunen har pr i dag kun bosatte flyktninger og ingen på mottak. Det er stort sett helsesøster og ansatte i psykiatritjenesten som har ansvaret for den helsemessige oppfølgingen. Det er fokus på smittevern, og da spesielt i forhold til tuberkulose. Det er laget tiltakskort i forhold til dette. Kommunen har eget flyktningkontor med koordinator som melder inn behov til hjelpeapparatet.

Merknader og avvik

Kommunal beredskap

Ingen avvik:

• Kommunen har en Helhetlig ROS-analyse som tilfredsstiller sivilbeskyttelsesloven § 14
• Kommunens beredskapsplan dekker sivilbeskyttelsesloven § 15

Merknad 1:

Analysen er revidert i 2014 og må derfor revideres i løpet av 2018 for å innfri krav i loven, jfr. sivilbeskyttelsesloven § 14 og forskriften § 6. Dette er ikke tatt inn i planstrategien og må derfor løftes opp og tas inn i planleggingen for inneværende år.

Merknad 2:

Jfr. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3 skal kommunen utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. Kommunens arbeid med samfunnssikkerhet- og beredskap må derfor forankres i kommunens overordnede planer og bør blant annet tas inn i kommuneplanens samfunnsdel som er under utarbeidelse.

Helsemessig og sosial beredskap

Ingen lovbrudd for det som gjelder helsemessig- og sosial beredskap.

Merknad:

En del av planverket er utdatert og trenger revidering. Spesielt gjelder dette smittevernplanen.