Rapport frå tilsyn med helsestasjonen og skulehelsetenesta i Åseral kommune 2014

Samandrag

Rapporten gjer greie for funn på dei områda det er ført tilsyn med. Tilsynet blei gjennomført som systemrevisjon. Vi såg særleg på om kommunen gjennom systematisk styring og internkontroll sikrar at:

• alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år får forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer, nedfelte i nasjonale faglege retningsliner og vegleiarar
• alle barn frå 1. til og med 10. trinn får eit forsvarleg tilbod frå skulehelsetenesta i samsvar med fagleg forsvarlege normer, nedfelte i nasjonale faglege retningsliner og vegleiarar. Dette omfattar bl.a. skulestartundersøkinga, anbefalte helseundersøkingar/skrining, oppfanging av barn med behov for individuell rådgiving, samt opplysning og vegleiing til skoleelevar med aldersadekvat helseinformasjon
• helsestasjons- og skulehelsetenesta bidrar til at barn og familiar med spesielle behov mottar eit heilskapleg tenestetilbod
• kommunen har internkontroll på dei reviderte områda; om kommunen har planlagt, organisert og styrt verksemda si på dei reviderte områda på ein tilfredstillande måte.

Det blei påpeikt tre avvik:

1. Åseral kommune sikrar ikkje at alle barn i alderen 0-6 år får forsvarlege helsestasjonstenester i samsvar med nasjonale normer og vegleiarar
2. Åseral kommune sikrar ikkje at barn og unge blir gitt tilstrekkelege helsefremjande og førebyggande tenester i skulehelsetenesta
3. Åseral sikrar ikkje at internkontroll er ivaretaken for helsestasjons- og skulehelsetenesta.

Dato: 02.09.14

Hanne Damsgaard
revisjonsleiar

Geir Stangeland
Revisor

Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift.

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Helsehuset i Åseral kommune i perioden 24. mars 2014 – 2. september 2014. Revisjonen er ein del av Fylkesmannen si planlagde tilsynsverksemd i dette året. Éin grunn til at det er ført tilsyn med helsestasjons- og skulehelsetenesta i Åseral er bekymringsmelding frå tilsette ved helsestasjonen og i skulehelsetenesta.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenestene med heimel i lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. § 2.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøke om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar dei avvika som er avdekte og dei merknadene som ev. er gitt under revisjonen. Den gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfattar.

• Avvik dreiar seg om at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

2. Omtale av verksemda - spesielle tilhøve

Åseral kommune har ca. 900 innbyggjarar. Det er ca. 10 fødslar per år og 160 elevar ved Åseral barne- og ungdomsskule. Dei kommunale tenestene er organiserte med rådmann og tre fagavdelingar med kvar sin avdelingssjef; avdeling for drift og utvikling, avdeling for oppvekst og kultur og avdeling for levekår. Avdeling for levekår har ansvar for tre område; pleie, rehabilitering og omsorg, NAV Åseral og Helsehuset. Kvart av desse områda har ein einingsleiar. Under Helsehuset ligg dei tenestene som Fylkesmannen har tilsyn med denne gongen. Kommunen brukar Kvalitetslosen som kvalitetssikringsprogram. Her blir avvik meldt.

Per i dag har helsestasjonen og skulehelsetenesta ei 100 % stilling som helsesøster, ein sjukepleiar som er under vidareutdanning til helsesøster i 70 % stilling, samt ein sjukepleiar i 100 % stilling i eit vikariat frå 5. mai til 31.desember 2014. Den sistnemnte blei tilsett for å forsøke å ta att oppgåver som ikkje er blitt gjort på grunn av fråver. Helsesøster har sagt opp stillinga si frå august 2014 på grunn av vidareutdanning.

Legedekninga for helsestasjons- og skulehelsetjenesta er ca. 10 % stilling, fire timar i veka. På grunn av langvarig fråver av helsesøster og lege har denne dekninga ikkje vore reell det siste året. Kommunen har ei  jordmorstilling på 40 %, som også omfattar ei beredskapsordning. Jordmor utfører heimebesøka etter fødsel. Fysioterapeut har ei 45 % stilling i kommunen, av denne går ca. 10 % til helsestasjons- og skulehelsetenesta.

Fysioterapeuten er fast inne på 4 månaders kontroll, førskulekontroll og kontroll ved 13 år.

Åseral kommune er i gang med Kvello-prosjektet. Dette inneber at tilsette i det kommunale hjelpeapparatet (helsestasjon, PPT, barnevern, fysioterapi- og ergoterapiteneste) observerer barn anonymt i barnehagen for å sjå om nokon som har behov for tenester.

Åseral kommune samarbeider interkommunalt med Audnedal, Marnardal og Lindesnes om ei psykologstilling. Psykologen starta arbeidet i mars 2014 og skal ha fokus på den psykiske helsa til barn og unge.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen har omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 24. mars 2014. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøteblei halde 16. mai 2014.

Opningsmøte blei halde 5. juni 2014.

Intervju 9 personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 6. juni 2014.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta Åseral kommune si helsestasjons- og skulehelseteneste til barn 0-15 år. Vi undersøkte om kommunen sikrar at alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år får forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer, slik det går fram av nasjonale faglege retningsliner og rettleiarar. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak syter for at helsekontrollane følgjer program i samsvar med nasjonale retningsliner og faglege rettleiarar som understøttar måla om fagleg forsvarleg praksis. Vidare såg vi på om kommunen sikrar at barn frå 1. til og med 10. trinn får eit forsvarleg tilbod frå skulehelsetenesta i samsvar med fagleg forsvarlege normer, nedfelte i nasjonale faglege retningsliner og vegleiarar. Dette omfattar bl.a. skulestartundersøkinga, anbefalte helseundersøkingar/skrining, oppfanging av barn med behov for individuell rådgiving, samt opplysning og vegleiing til skuleelevar med aldersadekvat helseinformasjon.

Vidare undersøkte vi om kommunen har tilstrekkeleg personell til å kunne tilby fagleg forsvarlege helsekontrollar, og om helsekontrollane vert gjennomførte av personell med nødvendig fagleg kompetanse til å fange opp teikn på omsorgssvikt, utviklingsforstyrringar og sjukdom. Vi såg også på om journalføringa sikrar kontinuitet i helseundersøkinga, og om personvernet til barn og foreldre blir ivareteke.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at helsestasjons- og skulehelsetenesta bidreg til at barn og familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praksis syter for at helsestasjonstenesta bidreg til samhandling om og koordinering av helsehjelp mellom fastlege og helsestasjonen for barn som treng legetenester for behandling av sjukdom eller funksjonssvikt. Vidare såg vi på om helsestasjonen bidreg til å sikre barna sine behov for nødvendig fysioterapiutgreiing og -behandling. Vi såg også på om helsestasjonen bidreg til samhandling og koordinering for barn og foreldre som har behov for helse-, omsorgs- og sosiale tenester frå fleire einingar. Tilsynet såg dessutan på om kommunen sikrar at helsestasjons- og skulehelsetenesta har internkontroll på dei reviderte områda; om kommunen har planlagt, organisert og styrt verksemda si på dei reviderte områda på ein tilfredstillande måte.

5. Funn

Det blei under tilsynet gitt tre avvik:

Avvik 1

Åseral kommune sikrar ikkje at alle barn i alderen 0-6 år får forsvarlege helsestasjonstenester i samsvar med nasjonale råd og vegleiarar

Avvik frå:

Helse- og omsorgstenestelova §§ 3-2 nr. 1b, 4-1, 4-2 jf. 12-5
Forskrift om kommunane sitt forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten §§ 2-1 og 2-3
Pasient- og brukerettigheitslova § 6-1
Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Kommunen sikrar ikkje at helsestasjonen til ei kvar tid har tilstrekkeleg bemanning med den nødvendige kompetansen
• Den faktiske legeressursen har vore mindre enn 10 %
• Legeressursen ved helsestasjonen gir ikkje rom for tverrfaglege diskusjonar og evalueringar av det einskilde barnet
• Ved fråver av helsestasjonslegen er det uklart kva det medisinsk-faglege ansvaret omfatter
• Det er ikkje utpeikt ein journalansvarleg person for tenestene
• Leiinga kontrollerer ikkje om journalføringa er i samsvar med forskrifta
• Funn i journal viser i nokon grad manglande dokumentasjon av legeopplysningar
• Det er ikkje dokumentert at helsestasjonen har tverrfaglege møte
• Det er ikkje dokumentert at meldte avvik medfører naudsynte korrigeringar
• Helsesøster og lege har ikkje hatt kapasitet til å møte i ansvarsgrupper og tiltaksteam
• Funn i journal viser at helsestasjonslege har fråveke anbefalt vaksinasjonsprogram for eitt barn i ein innvandrarfamilie, uten at det er gitt nokon grunn for dette i journalen
• Kommunen har ikkje planar for vedlikehald eller oppdatering av kompetanse

Avvik 2

Åseral kommune sikrar ikke at barn og unge får tilstrekkeleg helsefremmjande og forebyggjande tenester i skulehelsetenesta.

Avvik frå:

Helse- og omsorgstenestelova §§ 3-2 nr.1 a, 3-3, 3-4, 4-1, 4-2 jf. 12-5
Forskrift om kommunest forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten §§ 2-1 og 2-3
Pasient- og brukarettigheitslova § 6-1
Forskrift om internkontroll i og helse- og omsorgstjenesten § 4 og §§ 3 til 5

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Skulehelsetenesta har ikke utført aktivitetar i 3., 5. og 8. klasse dette året
• Det er i inneverande skuleår ikkje for noko klassesteg gitt undervisning i dei emna som er anbefalte i vegleiar
• HPV-vaksinering er ikkje fullført i dette skuleåret
• Det er manglande samarbeid mellom skulen og skulehelsetenesta
• Det finst lite spor i journalar av at helsestasjonen er involvert i tverrfagleg samarbeid om barn i skulehelsetenesta
• Det er redusert trefftid hos helsesøster for barn og unge på skulen
• Vaksinasjon har blitt delegert til helsepersonell utan naudsynt opplæring i vaksinasjon

Avvik 3

Åseral kommune sikrar ikkje at internkontrollen er ivareteken for helsestasjons- og skulehelsetenesta.

Avvik frå:

Helse- og omsorgstenestelova §§ 3-1, 3-2 nr.1a og b, 4-1
Pasient- og brukarrettigheitslova § 6-1
Internkontrollforskrifta §§ 3 til 5

Avviket byggjer på følgjande:

• Det framgår ingen dokumentasjon på at leiinga i kommunen etterspør planar og måloppnåing for helsestasjons- og skulehelsetenesta
• Det er ikkje gjort nokon risiko- og tryggingvurderingar knytta til helsestasjons- og skulehelsetenesta
• Kommunen har ikkje dokumentert at det er gjort ei risikovurdering av om avvik frå bemanningsnorma tilseier at dei må styrkje personellet
• Det er ikkje gjort funn som tyder på at avvik medfører korrigering av praksis
• Tenesta har ikkje opplæringsplan
• Ved stadfortredarfungering er ansvar til medisinsk-fagleg rådgivar uklart

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Tilsynet har avdekka manglande forankring av helsestasjons- og skulehelsetenesta i kommunen si leiing og dermed i styringa av denne verksemda. Det er ikkje funne at det blir gjort risiko- og tryggingsvurderingar innanfor nokon av områda i tenesta. Dette har bl.a. ført til at det i lange periodar har vore betydeleg underkapasitet på helsepersonell, som skulle utføre dei pålagde oppgåvane innanfor helsestasjons- og skulehelsetenesta. Det har også ført til at langvarige samarbeidsproblem i skulen har resultert i at barn og ungdom ikkje har fått dekte behova sine frå skulehelsetenesta, og at forebyggande tenester ikkje er gitt. Det er dermed påvist fråver av internkontroll og kvalitetssikring av tenestene på systemnivå.

Evaluering av tenestene blir derved heller ikkje gjort. Det er meldt fleire avvik, utan at ein kan sjå at det har ført til noko endring eller korrigering av tenesta.

7. Regelverk

• Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. i kommunene
• Lov av 1. januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v.
• Forskrift av 3. april 2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjon- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunenes helsetjeneste

For avklaring av god praksis på området, herunder vurdering av forsvarlege tenester ved helsestasjonen og skulehelsetenesta, er følgande lagt til grunn:

• Veileder til forskrift av 3. april 2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1154)
• Faglige retningslinjer for oppfølging av premature barn (IS-1419)
• Retningslinjer for undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn (IS-1235)
• Nasjonale faglige retningslinjer for veiing og måling i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1736)
• Barnevaksinasjonsprogrammet i Norge (Folkehelseinstituttet)

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold, som det frå Fylkesmannen blei bede om, da revisjonen blei førebudd:

1. Organisasjonsframstilling, arbeids-/stillingsinstruks eller -omtale, oversikt over leiarar og tilsette i de aktuelle delane av kommunen; samt eventuelle skriftlege samarbeidsavtalar eller prosedyrar som omtaler samarbeid mellom etatane og mellom spesialisthelsetenesta og kommunen, som er relevant for helsestasjonstenesta og/eller skulehelsetenesta
2. Styrande dokument og annan informasjon som kan gi oversikt og informasjon om  tenestene og tiltak i helsestasjonstenesta og skulehelsetenesta, herunder planar for helsestasjonsverksemda, planar for skulehelsetenesta og samfunnsdelen av kommuneplanen heimla i plan- og bygningsloven
3. Verktøy (malar, skjema), eventuelle skriftlege prosedyrar og tiltak som blir brukt for å koordinere utredning, planlegging, gjennomføring og evaluering av tenestene til barn, inkludert førebuing av overgangar
4. Opplysningar om tiltak som sikrar medverknad frå brukarar av helsestasjonstenestene for barn frå 0 til 6 år
5. Opplysningar om tiltak som sikrar medverknad frå brukarar av skulehelsetenesta for barn frå 6 til 15 år
6. Verksemda si systematiske gjennomgang av drift og resultat innan tema for tilsynet, herunder resultat frå eventuelle internrevisjonar på området
7. Eventuelle avviksmeldingar det siste året
8. Oversikt over dei tilsette i helsestasjons- og skulehelsetenesta med opplysningar om utdanning, erfaring og oppgåver per i dag
9. Kompetanseplanar og oversikt over kompetansetiltak for personellet tilknytta helsestasjonsverksemda og skulehelsetenesta
10. Opplæringsplanar for nytilsette
11. Sørviserklæringar
12. Oversikt over korleis kommunen har organisert arbeidet sitt med koordinerande eining
13. Oversikt over oppgåver som er utførte og kva som ikkje er utført på helsestasjonen og i skulehelsetenesta

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Rapport frå Bedrift og personalpsykologi, helsestasjonen,
• Rapport frå Bedrift og personalpsykologi, felles rapport skule og helsestasjonen, datert 17. februar 2014
• Oppgåver og funksjonar til fysioterapeut
• Møteplan for Helsehuset 2014
• Internt notat om samarbeid mellom helsestasjon og skule, Åseral kommune
• Oversikt over gjennomførte og ikkje gjennomførte oppgåver i helsestasjons- og skulehelsetenesta, datert 19. mars 2014
• Utkast til oversikt over oppgåver, eigna for gjennomgang av tenesta som grunnlag for handlingsplan for kvalitetsforbetring
• Notat med forslag til forbetring av samarbeidet mellom helsestasjon og skulehelsetenesta
• Oversikt over oppgåver og funksjonar som er tillagt den kommunale fysioterapistillinga
• Journalgjennomgang:
• Barn som har fylt 6 månader: 8 journalar
• «Premature» barn: 4 journalar (ingen premature, men fødd før termin)
• Barn med skulestartundersøking: 10 journalar (skulestartundersøkinga var ikkje gjennomført, men innkallingar til undersøkingar i juni 2014 låg i mappene)
• Barn som har fått/får oppfølging i skulehelsetenesta: 5 journalar
• Barn som skulehelsetenesta har teke initiativ til å følgje opp: 3 journalar
• Barn med behov for fleire tenester: 7 journalar

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Ikke publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Hanne Damsgaard, seniorrådgivar (jurist), revisjonsleiar
Geir Stangeland, ass. fylkeslege Oslo og Akershus, revisor
Aud Garman Askevold, ass. fylkeslege Vest-Agder, observatør