Rapport fra tilsyn med kvalifiseringsprogrammet i NAV ved NAV Lindesnes 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Tilsynet omfatter undersøkelse av om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet i NAV er i samsvar med lov om sosiale tjenester i NAV. Under tilsynet undersøkte vi om tjenesten er tilgjengelig for aktuelle deltakere, om kartlegging av sakene er tilstrekkelig og om vurderingene er forsvarlige, også om det er en individuell vurdering i den enkelte sak. Videre undersøkte vi om deltakerne får oppfølging i samsvar med loven.

Det ble gitt to avvik under revisjonen.

Dato: 13.6.2014

Birthe Guttormsen
revisjonsleder

Trond Sælør
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Lindesnes i perioden 28.01.2014 – 13.06.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknader forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Lindesnes kommune er det ca 4 850 innbyggere. NAV-kontoret er i kommunehuset på Vigeland. Administrativt er kommunen organisert med rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere. NAV-leder en enhetsleder under helse- og omsorgsetaten. Nåværende NAV-leder ble tilsatt i stillingen i oktober 2013.

NAV-Lindesnes er organisert med 6 ansatte inkludert NAV-leder. Det er NAV-leder som har det helhetlige ansvaret for all virksomhet ved kontoret. Når det gjelder de kommunale oppgavene som er lagt til NAV-kontoret, rapporterer NAV-leder til helse- og omsorgssjefen i kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselble utsendt 28.01.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet 8, Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 26.03.2014.

Intervjuer 5 personer ble intervjuet 26.03.2014 (en av dem per telefon), og en ble intervjuet 27.03.2014.

En oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet 8, Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i publikumsmottaket ved NAV Lindesnes 26.03.2014.

Sluttmøte ble avholdt 27.03.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet i medhold av lov om sosiale tjenester i NAV. Under tilsynet undersøkte vi om tjenesten er tilgjengelig for alle aktuelle kandidater, om kartleggingen av sakene er tilstrekkelig og om vurderinger er forsvarlige – også om det blir foretatt individuelle vurderinger i den enkelte sak.

Kommunen skal ha internkontroll etter lov om sosiale tjenester i NAV § 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhold av loven. Tilsynet undersøkte om, og på hvilken måte, kommunens ledelse følger med på at de oppgaver som er pålagt etter loven blir gjennomført.

5. Funn

Avvik:

1. Lindesnes kommune sikrer ikke, gjennom tilstrekkelig styring, forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet.

2. Lindesnes kommune sikrer ikke, gjennom tilstrekkelig styring, forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i NAV § 30 (kvalifiseringsprogrammets innhold) Lov om sosiale tjenester i NAV § 4 (krav til forsvarlighet)

Lov om sosiale tjenester i NAV § 5 (internkontroll)

Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV §§ 4 og 5. Forskrift om kvalifiseringsprogram – og stønad § 1.

1. Lindesnes kommune sikrer ikke, gjennom tilstrekkelig styring, forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet

Avviket bygger på følgende:

• Det er ikke etablert rutiner/struktur for å identifisere mulige KVP-deltakere
• Det er ikke rutiner som ivaretar hvem som har ansvar/myndighet til å identifisere mulige KVP-deltakere. Gjennom intervju kommer det frem at delegasjon av myndighet og vedtaksfullmakt er uklart når det gjelder KVP
• Det var ingen informasjon om KVP på kommunens hjemmeside, og det var ingen informasjon/brosjyrer om KVP i publikumsmottaket
• Søknadene i de 6 sakene vi har gjennomgått er ikke tilstrekkelig opplyst. Det mangler skriftlig dokumentasjon på kartlegging og vurdering.
• Det er ingen dokumentasjon i de 6 sakene vi har gjennomgått som viser bruk av egenvurderingsskjema, eller annen form for brukermedvirkning

2. Lindesnes kommune sikrer ikke, gjennom tilstrekkelig styring, forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet

Avviket bygger på følgende:

• Det er ikke KVP-program i de 6 sakene vi har gjennomgått
• Siden det ikke er program i de 6 sakene vi har gjennomgått, er det heller ikke mulig å fastslå om kravet om 37,5 time per uke er oppfylt. Det er heller ikke mulig å vurdere om arbeidet med KVP er i tråd med kravet om arbeidsrettet aktivitet, arbeidssøking og andre tiltak, som støtter opp under, og forbereder overgangen til arbeid.
• Det er ikke rutiner for håndtering av permisjon, fravær og trekk i stønad for de som er i programmet
• I de 6 sakene som ble gjennomgått var det ikke noe skriftlig notat som underbygget brukermedvirkning
• I de 6 sakene vi har gjennomgått står det at det er utarbeidet individuell plan, men gjennom intervju ble det bekreftet at dette var feilregistrering og at det ikke var individuell plan
• Det gis ikke deltakerbevis ved avslutning av KVP
• Det er ingen rutine som beskriver omfanget og innholdet i kontakten med tiltaksarrangør når kommunen kjøper bistand til oppfølgingsarbeidet. Gjennom intervju gav ansatte uttrykk for at de ikke hadde tid til oppfølgingsarbeidet i KVP
• Det er ingen kartlegging av kompetanse og kompetanseplan, som beskriver tiltak for å heve/vedlikeholde kompetansen for de som jobber med KVP

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Fra 01.01.2010 ble det innført en plikt for kommunen til å etablere internkontroll på områder som omfattes av lov om sosiale tjenester i NAV (STL). Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av lov om sosiale tjenester i NAV gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring. I dette tilsynet er det avdekket svikt på dette området, svikt som har ført til at lovens krav knyttet til KVP ikke er overholdt. Det er kultur for å gi muntlig beskjed til leder om feil, men hvordan dette håndteres videre er ikke klart. Kommunen planlegger å innføre et nytt avvikssystem (IKKS), for å ivareta dette.

Kommunen har ansvar for at virksomheten er innrettet slik at tildeling og gjennomføring av KVP programmet følges opp på en forsvarlig måte. KVP er en rettighet for dem som fyller kriteriene for inntak i programmet. KVP er videre en engangsytelse som kan fås inntil 2,5 år. Det er derfor ekstra viktig at programmet har tilstrekkelig innhold i hele perioden, for å nå målet om arbeid og aktivitet. Det er et krav at NAV kan tilby en tett og koordinert oppfølging.

Ifølge forskriften skal virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Manglende opplæring er spesielt sårbar når medarbeidere får nye saksområder, nye arbeidsmåter og ny teknologi. Systematisk arbeid med opplæring og kompetanseutvikling er nødvendig i alle ledd i organisasjonen, for å sikre at tjenestene er forsvarlige. NAV må derfor ha et system for å evaluere, kontrollere og justere sin praksis slik at den ivaretar den enkeltes rettigheter i tråd med lov og forskrift.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr 131

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

Forvaltningsloven av 10.02.1967

Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr 1456

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Dokumentasjon som ble sendt til Fylkesmannen før tilsynet:

• Samarbeidsavtale mellom Lindesnes kommune og NAV Vest-Agder om etablering og drift av felles arbeids- og velferdskontor
• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte som jobber med temaet for tilsynet
• Årsmelding fra Lindesnes kommune for 2012
• Informasjon om saksflyten når det gjelder KVP
• Kompetanseplan for NAV Lindesnes (gjelder for perioden 2011 – 2013)

Dokumentasjon som ble gjennomgått forut for revisjonsbesøket:

• Det ble den 14.03.2014 gjennomgått 6 saksmapper på NAV Lindesnes der KVP var innvilget. NAV Lindesnes har ingen saker der KVP er avslått. Med hjelp fra ansatte på NAV Lindesnes ble sakene søkt opp i de ulike datasystemene. Dette ble gjort for å danne seg et best mulig inntrykk av jobben som gjøres med kvalifiseringsprogrammet
• Befaring i mottaket på NAV Lindesnes

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 28.01.2014
• Brev fra kommunen, datert 02.02.2014
• Telefonkontakt for avtale om tidspunkt for innlevering av dokumentasjon til Fylkesmannen, og tidspunkt for gjennomgang av saker på NAV Lindesnes
• Dagsorden for tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Jon Buestad ble intervjuet per telefon.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Trond Sælør, revisor Elin Kristensen, revisor
Birthe Guttormsen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet