Tilsynsrapport

Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid I Mandal kommune 2014

Fylkesmannen i Vest-Agder 05.01.2015

Oppfølging av tilsynet

I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte 25. november 2014 tilsynsbesøk i Mandal kommune.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid, som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.

Fylkesmennene fikk i tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Det ble ikke påvist avvik. Mandal kommune har kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet. Det er organisatorisk forankret, og tverrsektoriell medvirkning er ivaretatt.

Kristian Hagestad
revisjonsleder

Marie Christine F. Calisch
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsynsbesøk 25. november 2014 med Mandal kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4-9 og §§ 27-30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf kommuneloven § 10A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:

1. Lovlighetskontroll

Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.

2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid

I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurderingen.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Mandal er Norges sørligste by med 15 344 innbyggere (pr. jan. 2014) og er den nest største kommunen i Vest-Agder. Befolkningen har økt med ca. 2000 innbyggere i løpet av tjue år. Kommunen har et areal på 222,43 km2 og grenser i vest og nordvest mot Lindesnes, i nord mot Marnardal og i øst mot Søgne.

Mandal er kjent for sin lakseelv, som sjøfartsby og for sin industri med bl.a. skipsverft. Kommunen er en typisk sørlandsby med hvite husrekker, trivelige handelsgater, badestrender i gåavstand fra sentrum og store arealer for friluftsliv.

Innbyggerne i Mandal bor mest sentret rundt selve bykjernen, og de fleste bor i egne hus. Kommunen legger til rette for leiligheter og boliger i sentrum og for boligbygging andre steder i kommunen. Det utvikles et spennende område med kultursenter, hotell, næring og boliger på nedre Malmø, rett ved elvemunningen og inngangen til Mandal.

Mandal har 23 barnehager, og innbyggerne kan velge mellom private og kommunale barnehager. Kommunen har barnehager med ulike pedagogiske tilbud og ulikt aktivitetstilbud. Mandal har fire barneskoler, to ungdomsskoler og en stor videregående skole.

Mandal har flere store næringsarealer. Det er nylig åpnet et nytt ltjøpesenter midt i byen. Næringsselskapet Lindesnesregionens Næringshage AS står til tjeneste når nye bedrifter ønsker å etablere seg.

Kommunikasjonen til og fra kommunen er god. E 39 går gjennom kommunen, og det er relativt god offentlig kommunikasjon til og fra byen med buss til nærliggende kommuner.

Kommunenes organisering:

Ansvaret for folkehelsearbeidet ligger til rådmannens stab. Tidligere var folkehelsekoordinator en del av staben, men etter en omorganisering ble stillingen lagt under teknisk forvaltning. Folkehelsekoordinator har 20 % stilling og jobber ellers som rådgiver for planarbeid.

3. Gjennomføring

Varsel om tilsyn ble sendt ut 3. juli 2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: Se kapittel om dokumentgrunnlag

Åpningsmøte ble avholdt 25. november 2014.

Intervjuer

Sju personer ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Se oversikt i kapittel om dokumentgrunnlag.

Sluttmøte ble avholdt 25. november 2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27; samt forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Det ble herunder undersøkt

om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang, og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

kommunens tilrettelegging/styring
hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på, sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder, og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Funn

Det ble ikke påvist avvik ved tilsynet. Mandal kommune har kommet i gang med det løpende oversiktsarbeidet, jf. folkehelseloven §§ 5, 27 og 30; jf. forskrift om oversikt over folkehelsen § 4, jf. § 3.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Forankring:

Fylkesmannen oppfatter det slik at folkehelsearbeidet - herunder oversiktsarbeidet - er klart forankret organisatorisk i rådmannens ledergruppe. Denne har gitt klarsignal for igangsetting av det løpende oversiktsarbeidet.

De ulike kommunale sektorer viser interesse og bevissthet om folkehelselovens forpliktelser, samtidig som mange setter "likhetstegn» mellom folkehelsearbeid og folkehelsekoordinator. Fylkesmannen anbefaler kommunen tydeligere å synliggjøre forankringen av folkehelsearbeidet i rådmannens ledergruppe. Det fremkommer av kommunens delegasjonsreglement at kommuneoverlege er delegert folkehelselovens myndighet (d.v.s. vedr. miljørettet helsevern). Det må også være klart innad i kommunen hvem som ellers har ansvar for oppgavene etter folkehelseloven.

Det fremkom at det er noe uklart hvilken rolle folkehelsekoordinator har etter omorganiseringen kommunen har hatt. Det er også usikkerhet knyttet til hvem folkehelsekoordinator rapporterer til. Dette bør avklares nærmere.

Folkehelse i plan og medvirkning:

Mandal kommune har før folkehelseloven ble vedtatt, gjort folkehelseperspektivet synlig i sine tidligere kommuneplaner og hadde allerede i 2010 en egen folkehelseplan. Ellers vises det gjennomgående i andre planer som Fylkesmannen har ratt innsyn i, at folkehelse er et tema som omtales. Vi anbefaler at kommunen i ny planstrategi gjør en vurdering av hvorvidt kommunen trenger en egen folkehelseplan, eller om folkehelse ivaretas best ved integrering i det ordinære kommuneplanverket.

Mandal kommune er et eksempel til etterfølgelse når det gjelder barn og unges medvirkning i kommunal planlegging. Kommunen har generelt et stort fokus på barn og unges oppvekst og levekår, noe som gjenspeiles i planverket til kommunen.

Om det løpende oversiktsarbeidet og internkontroll:

Mandal kommune har lagt ned et godt stykke arbeid i sitt oversiktsarbeid. Dokumentet «Folkehelseoversikt 2014» er et godt førsteutkast til fireårsdokumentet, som skal være grunnlag for kommunal planstrategi. Oversikten viser tydelig at forskriften og veilederen til oversikt over helsetilstand og faktorer som påvirker den, er blitt fulgt.

Arbeidet er koordinert av folkehelsekoordinator i samarbeid med kommunalsjef i helse- og omsorg samt kommuneoverlegen. Samtlige enheter i kommunen har bidratt inn i arbeidet, slik at den tverrsektorielle deltakelsen og eierskapet til dokumentet er godt ivaretatt. Samtidig ser Fylkesmannen at den samfunnsmedisinske kompetansens involvering i arbeidet med fordel kan bli bredere enn i dag, og at en bredere faggruppe kan være nyttig i videre analyse for å se nærmere på årsakssammenhenger.

Det er lagt opp til at oppdateringer av den løpende oversikten skal forankres i kommunenes årshjul; det kan gi grunnlag for eventuelle tiltak og omprioriteringer innen kommunen. Under systemrevisjonen ble det også nevnt et kvalitetskort som kommunen bruker for rapportering av virksomheten, og at det ble vurdert om samfunn, herunder folkehelsearbeid, skulle bli et rapporteringspunkt.

Selve innholdet i oversiktsdokumentet er vurdert til å være en meget god begynnelse. Kommunen har tatt i bruk flere ulike datakilder. Fylkesmannen bemerker at det er noe mangelfullt i forhold til utdypningen av helsetilstand. Det er for det meste fokus på barn og unge, ikke befolkningen som helhet. Vi oppfordrer kommunen til å bruke tall der dette finnes, gjeme over flere år, slik at utviklingen blir synligjort. Derved blir det ikke bare et <<her og nå bildet» som fremkommer av oversikten.

Fylkesmannen har et positivt inntrykk av Mandal kommunes satsning på systematisk folkehelsearbeid. Mandal oppfyller folkehelselovens krav til innhold i oversikt over helsetilstand og de faktorer som påvirker den, og kravet til internkontroll er oppfylt.

Vi ser frem til å se kommunen videreutvikle oversiktsdokumentet og håper at også politikere i større grad involveres i videre fremdrift og organisering.