Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV ved NAV Sirdal 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 13.6.2014 – 06.11.2014 tilsyn med Sirdal kommune/NAV Sirdal. Tilsynet, som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller, avgrenset til temaet forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av barneperspektivet.

Det ble ikke funnet avvik innenfor det reviderte området

Dato: 06.11.2014

Birthe Guttormsen
revisjonsleder

Elin Kristensen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sirdal kommune/NAV Sirdal i perioden 13.6.2014 – 06.11.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler forhold knyttet til revisjonens tema og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sirdal kommune har ca 1750 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert med rådmann og enhetsledere.

NAV Sirdal har kontor i kommunesenteret på Tonstad. Kontoret er organisert med mottak og oppfølging, men med tett dialog internt på kontoret. Det er totalt fem årsverk på kontoret, og tre av dem er kommunalt ansatte. Stillingsrammen er redusert med 0,3 årsverk i forhold til 2013. Flyktningetjenesten er lagt til NAV-kontoret. NAV leder er kommunal enhetsleder og deltar i enhetsledermøte med rådmannen på lik linje med andre enhetsledere i kommunen.

Rådmannen var nyansatt få uker før vi gjennomførte tilsynet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.6.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 28.8.2014.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved NAV Sirdal i forbindelse med tilsynet.

Sluttmøte ble avholdt 28.8.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Det er ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i NAV, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller, herunder de saksbehandlingskrav og styringskrav som følger av loven. Tema for tilsynet var avgrenset til temaet forsvarlig saksbehandling av søknader generelt og søknader fra personer med forsørgeransvar for barn spesielt. Det er undersøkt om kommunen ved tilstrekkelige styringstiltak, sikrer at det foretas en forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad, og om det foretas forsvarlige vurderinger av søknad om økonomisk stønad også for personer med forsørgeransvar for barn.

5. Funn

Det ble ikke gjort funn som ga avvik innenfor det reviderte området

6. Regelverk

LOV 2009-12-18 nr 131 Lov om sosiale tjenester i NAV
LOV 1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
FOR 2010-11-19 – 1463 Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Rundskriv hovednr. 35 Lov om sosiale tjenester i NAV
Rundskriv A-1/2013 Statlege rettleiande retningsliner for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av samarbeidsavtalen mellom NAV Sirdal og NAV Vest-Agder
• Organisasjonskart
• Lederavtale for NAV leder i Sirdal kommune
• Oversikt over ansatte i NAV Sirdal, stilling og oppgaver
• Ulike interne skjema til bruk i saksbehandlingen
• 4 vedtak der økonomisk stønad var innvilget, og 2 vedtak om avslag

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 10 søknader og vedtak om økonomisk stønad
• Gjennomgang av 5 saksmapper med dokumentasjon
• Søk i datasystemene «Arena» og «Velferd» for å sjekke journalnotater i 5 saker

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 13.6.2014
• Mottok dokumenter fra kommunen 13.8.2014
• Dagsorden for gjennomføring av tilsynet, datert 20.8.2014

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Birthe Guttormsen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Elin Kristensen
Rådgiver Heidi S. Svindland